『マルチタスクの神話』（2009年）は、重要な真実を明らかにします。マルチタスクという概念は、私たちがあまりにも長く信じてきた嘘だということです。真実は、人間の心は注意を分割するようにはできておらず、質の高い仕事を効率的かつタイムリーに成し遂げたいなら、一度に一つのことに取り組む必要があるということです。
この要約で得られること：マルチタスクの神話を捨てよう
今、スマホでいくつのアプリを開いていますか？ブラウザのタブはいくつ開いていますか？メールのスレッドやFacebookのメッセージはどうでしょうか？
多くの人と同じように、おそらくそれぞれかなりの数があり、実際多すぎるでしょう。マルチタスクの神話は、コミュニケーションの取り方だけでなく、働き方や日々の生活のあらゆる側面に浸透しています。
そしてマルチタスクは、あなたが思っているよりも大きな問題かもしれません。時間を断片化させることは、役に立たず非効率的であるだけでなく、実際には逆効果なのです。
この要約で学べること：
- 「マルチタスク」という言葉が、それが表すものを正確に言い表していない理由
- 決まった応対時間を設定すべき理由
- 好きなことのためにもっと時間を見つける方法
マルチタスクというものは存在しない。あるのは能動的・受動的なタスク切り替えだけ
現代では、かつてないほど多くの方法でつながり、コミュニケーションを取れるようになったため、同時にこなさなければならないタスクが無限にあるように感じられるかもしれません。
当然ながら、複数のタスクを同時に処理する従来の方法はマルチタスクと呼ばれてきました。
しかし、ここで重要なのは、マルチタスクは嘘だということです。この働き方のより正確な名前はタスク切り替え（スイッチタスキング）であり、非効率的で不十分な仕事の進め方なのです。
人間の脳は驚くべきものですが、一度に複数のことに集中しようとするとうまく機能しません。
これを裏付ける研究は数多くあり、ヴァンダービルト大学の最近の研究もそのひとつです。研究者たちは、人間の脳が一度に複数のタスクを処理できるという神経学的証拠を一切見つけることができませんでした。
脳ができるのは、あるタスクから別のタスクへ行ったり来たり切り替えることだけです。その切り替えが十分に速いため、マルチタスクをしているように感じられますが、実際にはタスク切り替えをしているに過ぎません。
タスク切り替えには2種類あります。能動的な切り替えと受動的な切り替えです。
能動的な切り替えは、自分自身で作り出した状況で起こります。例えば、電話で誰かと話しながらメールをチェックしようと決めるような場合です。これらはあなたが自発的に行っている切り替えです。
受動的な切り替えは、何かまたは誰かによって引き起こされる状況で起こります。例えば、締め切りが迫っていて書類を作成している最中に、同僚が立ち寄って話しかけてくる場合です。ここでは、書類と同僚の間で注意を切り替えることを求められています。
これから、こうした切り替えが仕事にどれほど悪影響を及ぼすのか、そして職場でそれを減らすために何ができるのかを詳しく見ていきましょう。
タスク切り替えは、物事を成し遂げるのに効果的でも効率的でもない
これまでに、複数のタスクを切り替える能力を誇りに思い、履歴書にその才能を強調したことがあるかもしれません。
しかし実際には、タスク切り替えは効果的でも時間の節約にもならない働き方なのです。
良い例として、典型的な仕事の一日のシナリオを見てみましょう。
ヘレンは、成功している衣料小売会社の勤勉なCEOです。しかし、毎日毎時間、彼女は通常複数の割り込みに対処しなければなりません。
典型的なシナリオでは、ヘレンがメールを作成しているときに、アシスタントのサリーが重要な質問で割り込んできます。ヘレンは早くメールを送る必要があるため、最初はタイピングを続けながらサリーとメールの間で注意を行ったり来たりさせようとします。
しかし、サリーの質問は一般的に複雑なため、ヘレンは最終的にタイピングをやめて答えを出すために質問に全注意を向けざるを得なくなります。サリーに答えた後、ヘレンはメールに戻ることができますが、以前の集中レベルに戻るまでに数分かかることを認識することが重要です。
これが、タスク間の切り替えが最終的に非効率的で時間の無駄である理由です。能動的な切り替えであれ受動的な切り替えであれ、ある思考の流れを止めて別の思考を始めなければならないからです。
ヘレンは、メールにもサリーの質問にも、それぞれが必要とするだけの注意を向けられないと気づいたとき、やっていることを止めざるを得ませんでした。そして何があっても、切り替えには新しいタスクに集中する時間と、その後元のタスクに再び集中する時間が余分にかかり、どちらも貴重な一日の時間を奪います。
おそらくこう思うでしょう。「どうすれば切り替えを避けられるのか？こうした割り込みは単に避けられないものなのでは？」と。
これから、一日の切り替えを最小限に抑え、仕事の効率を最大化する方法を見ていきます。
定期的な時間を設定して従業員や同僚に対応することで、割り込みを避ける
あなたが成功している会社の忙しいCEOだとしましょう。割り込みを減らし、切り替えを最小限に抑えるためにどのような対策が取れるでしょうか？
誰かがあなたのドアをノックする最も一般的な理由のひとつは、他にいつあなたの注意を引けるかわからないからです。
ここでの解決策は、あなたの意見を最も必要とする同僚との定期的なミーティングを設定することです。そうすれば、彼らは次の予定されたミーティングまで質問を取っておけば、すぐに答えが得られるとわかります。そして、彼らがドアをノックする必要がなくなるため、ミーティングの合間に集中して仕事に取り組む時間が確保できます。
苦労しているCEOのヘレンの場合、毎朝10時にサリーとの定例会議を設定してからは、毎日何度もサリーがドアをノックする音を聞かずに済むようになりました。
割り込みを防ぐもうひとつの方法は、助けを必要とする従業員が誰でも訪ねてこれる定期的な時間帯を設けることです。
ほとんどの店舗は24時間営業ではありませんが、顧客はいつ行けば必要なものが手に入るかをよく知っているので、それでうまくいっています。同じ考え方があなたのオフィスにも応用できます。誰でも質問や確認に来られる定期的な応対時間を設定するのです。
これらの時間帯を明確にするために、ドアに時間を掲示し、会社や組織の全員に一斉メールを送りましょう。
同様の対策で、迷惑な電話にも対応できます。留守番電話に、いつ連絡が取れるかを発信者に伝えるメッセージを設定しておきましょう。
例えば、「現在、会議中またはお客様対応中のため電話に出られません。メッセージは毎日午前10時、午後2時、午後4時に確認していますので、簡単なメッセージを残していただければ折り返しご連絡いたします」といったメッセージを設定できます。
時間の予算を立てることで、スケジュールをコントロールし、重要なことを優先できる
先週を振り返って自問してみてください。「テレビを見たり、寝たり、通勤したりするのに何時間使ったか。実際に仕事に使ったのは何時間か。」
仕事に情熱を持っていたとしても、実際に時間をどのように使っているかを自覚していないかもしれません。
これは、衣料会社のCEOであるヘレンが、ビジネスコンサルタントに一週間の活動を合計するよう求められて気づいたことです。ヘレンは、他の多くのタスクに加えて、週に49時間睡眠、28時間家族と過ごし、70時間働いていると見積もりました。
しかし、一週間は168時間しかないため、ヘレンの見積もりの合計が190時間になるのは不可能でした。
これは、ほとんどの人が時間の使い方について抱いている共通の誤解を明らかにしました。ヘレンが考え直したところ、家族と過ごす時間を過大評価していたことに気づきました。家にいても、ヘレンはメールに返信したり業界誌を読んだりして、しばしば仕事をしていたのです。
家族と仕事の間でタスク切り替えをすることで、ヘレンは実際にはその時間に本当に存在していなかったにもかかわらず、より多くの時間を家族と過ごしているという幻想を抱いていました。この気づきはヘレンを打ちのめしました。彼女は家族を心から愛しており、仕事よりも家族を優先したいと思っていたからです。
ですから、自分の時間を望むときに望む場所で使えていることを確実にしたいなら、スケジュールを作成し、将来のための時間予算を立てましょう。
まず、現在の時間の使い方について正直かつ正確になり、スケジュールに活動を書き出しましょう。
そうすることで、改善したい領域を特定できるはずです。家族や友人との時間をもっと見つけたいのか、あるいは集中したい新しいプロジェクトにもっと時間を割きたいのか。
次に、将来の時間予算を立てます。もっと運動したい、子どもと過ごしたいと思うなら、その時間をブロックして、あなたにとって重要なことに充てましょう。
変化を強制するのではなく、模範を示して従業員に自発的に従わせる
もう一度CEOの立場になって、従業員がタスク切り替えをやめ、一度に一つのタスクに集中し始めるようにするために何ができるかを考えてみましょう。
最初の本能としては、会議を開いて単に「タスク切り替えをやめなさい」と全員に伝えることかもしれませんが、人々の習慣を変えるにはもっと効果的な方法があります。
マルチタスクという考え方が長い間理想化されてきたため、より良い方法を認識させ習慣を変えてもらうことは、プロセスとして捉えるべきです。
そのためには、自ら模範を示し、従業員にタスク切り替えがどれほど非効率的か、そして一度に一つのタスクに集中することでどれだけ時間を節約できるかを直接目の当たりにさせることが有効です。
ですから、従業員に変化を強制しないでください。個人的なシステムを確立し、それがより大きなビジネスシステムに影響を与えていくようにしましょう。
CEOや部門長として、あなたの個人的なシステムは他の人のやり方とは異なるかもしれませんが、優れた結果をもたらすことが明らかになれば、それがビジネスの標準的なやり方として受け入れられるようになります。
では、これまでの内容で紹介したタスク切り替えを防ぐ変更を実践し始めましょう。定期的なミーティングを設定し、定期的な応対時間を掲示し、メールや電話を集中的かつ計画的に管理し始めましょう。
これらの方針はすべて、やがてより広範なビジネスの慣行に良い形で影響を与えるでしょう。
従業員は、あなたの運営方法が信頼でき一貫性があり、同時に必要なときには従業員に対応できることを理解するでしょう。
やがて、彼らも自分の仕事にこれらの方針を取り入れるようになります。
あなたとの関わりの中で、一度に一つのタスクに集中することがいかに効果的かが明らかになるでしょう。そして、彼らが必然的にこのアプローチを自ら採用し始めたとき、それは強制されたものではなく自分たちでそうすることを選んだため、さらに効果的になります。
こうなれば、非常に効率的なビジネスが手に入るでしょう。
まとめ
この本の重要なメッセージ：
マルチタスクという考え方を終わりにする時が来ました。すべてを同時にこなせるという誤った考えは、長い間職場の足かせになってきました。実際のところ、一度に複数のタスクに注意を分割することは単に不可能であり、実際にしていることは活動やタスクの間を行ったり来たり切り替えることであり、その結果、より多くの時間を費やしながら、成し遂げられることは少なくなっているのです。
実践的なアドバイス：
マルチタスクが非効率的で時間を奪うことを証明する簡単なエクササイズを試してみましょう。
ペンと紙を用意し、タイマーをセットします。では、「マルチタスクは実はタスク切り替え」のような短い文を書く準備をしてください。各文字の下に数字を書いていきます。1から順番に始めます。タイマーをスタートして「マ」を書き、その下に「1」を書きます。次に「ル」を書いて、その下に「2」を書きます。文の終わりまで続け、終わったらタイマーを止めます。もう一度タイマーをスタートして、今度は先に全文を書いてから、後で各文字の下にすべての数字を書きます。結果は明らかでしょう。一度に一つのことをする方が常に速いのです。
関連書籍のおすすめ：『シングルタスキング』 デボラ・ザック著
『シングルタスキング』（2015年）は、マルチタスクと生産性をめぐる一般的な神話に取り組んでいます。一日からより多くを得るための実践的なアドバイスとコツが満載で、『シングルタスキング』は、一つのタスクへの没頭がいかに効率的で、最終的により幸せな人生につながるかを明確に示しています。
