『最高の自分』（2021年刊）は、時間管理を超えた実用的なガイドです。著者キャリー・ニューホフの数十年にわたるリーダーシップ経験をもとに、時間、エネルギー、優先順位を同期させ、目標を達成し、大好きなことに注ぐエネルギーを増やし、仕事と家庭の両方で活躍する方法を示します。
このまとめで得られること──燃え尽きを克服し、最高の自分で生きるためのシンプルなガイド
時間が足りないと感じていませんか？一生懸命働いても、やりたかったことはほとんどできず、人生の目標は遠ざかるばかり。忙しさは現代生活のデフォルトです。
周囲には気が散るものがあふれ、おそらく働きすぎで、抱えすぎているでしょう。しかし問題は、この過剰なストレスが健康に深刻な悪影響を及ぼすことです。あなたはもっと報われてしかるべきです。そろそろストレスに振り回されるのをやめ、持続不可能なペースで生きるのをやめる時です。実感が湧かないかもしれませんが、実はあなたにも時間はあるのです。
世界で最も生産性の高い人たちと同じ1日24時間が与えられています。問題は、それをどう使うかです。この要約では、単に時間を管理するだけでは十分でない理由を明らかにします。著者が燃え尽きから回復した経験をもとに、時間、エネルギー、優先順位という3つの中核的な資産を連携させて、燃え尽きを防ぎ、最高の自分で生き始める方法を学びます。この要約では、以下のことを学べます：
- 集中力と優先順位がどのように妨害されるか
- 「エネルギーの時間帯」が成功の鍵である理由
- 上手にノーと言う洗練された技術
活躍とは、時間、エネルギー、優先順位が同期している状態である。
30代後半という若さで、彼の組織は誰もが予想しなかったほど大きくなっていました。高校時代の恋人と幸せな結婚生活を送り、2人の健康な息子にも恵まれていました。しかし、内面はまったく別の話でした。ニューホフは、仕事上の要求がほとんど耐え難く、健康と家庭生活に悪影響を及ぼしていたと述べています。ストレスのスパイラルに巻き込まれ、すべてを捨ててフィジーのハンモックで過ごす夢を見るようになりました。何か別の方法があるはずです。ニューホフが燃え尽きから回復し始めたとき、彼は逃げ出さずに済む人生を築くための3つの重要な資産を発見しました。ここでのポイントは、活躍するとは、時間、エネルギー、優先順位が同期している状態を指す、ということです。 持続可能なペースで生きる方法を模索する中で、彼は他のトップパフォーマーたちが何を上手くやっているのかを観察しました。分かったのは、彼らは単に時間を管理しているだけではなかったということです。
彼らはまた、エネルギーと優先順位を味方につけ、3つが自分に逆らうのではなく、味方するように戦略を立てていたのです。彼がこれら3つの中核的資産を同期させるとすぐに、仕事の燃え尽きから回復しただけでなく、身体的にも精神的にも、家族関係においても、活き活きと輝く自分を取り戻しました。最初の重要な資産は、集中した時間です。十分な時間がない理由の1つは、時間を集中して使えていないことです。おそらくすべての時間を同じように扱っていますが、実際にはそうではありません。あなたの時間は、気が散ることや小さなタスクに食い潰されています。
一日があっという間に過ぎ、肝心なことに手が回りません。ほとんどの人は時間と競争していることを意識していますが、2つ目の重要な資産であるエネルギーについて考える人はほとんどいません。自分のエネルギーレベルを活用できなければ、最も生産的で価値ある時間を無駄にし、重要なタスクに充てるエネルギーがほとんど残らなくなってしまいます。最後の3つ目の資産は優先順位です。他人にその日の行動を決められてしまうと、優先順位は簡単に乗っ取られてしまいます。相手は自分の優先順位にあなたを集中させようとするからです。鍵は、ノーと言うことを学び、それに罪悪感を感じないことです。
この要約では、ストレスのスパイラルから脱出し、その逆の「活躍サイクル」で生きるために、時間、エネルギー、優先順位を調整する方法を探っていきます。午後2時です。
エネルギーの時間帯を知り、時間を集中させる
午後2時、あなたは同僚のプレゼンに集中しようとしていますが、まぶたを開けておくのに爪楊枝が必要なくらい眠い。心当たりはありませんか？ あなたも気づいているかもしれませんが、エネルギーは一日の中で上がったり下がったりするものです。これはまったく正常なことです。
医師でさえそうです。例えば、麻酔科医の有害事象の発生率は、時間が経つにつれて高まることが研究で分かっています。大切なのは、自分のエネルギーサイクルを理解し、それを味方につけることです。ここでのポイントは、自分のエネルギーの時間帯を把握し、時間を集中させることです。 エネルギーのサイクルは人それぞれですが、多くの人は1日のうち3～5時間ほど、最も調子が良い時間帯があります。著者はこれをグリーンゾーンと呼び、集中力が高く、生産的で、気分も良い状態が特徴です。
限られた高エネルギーの時間があるにもかかわらず、多くの人は貴重なグリーンゾーンを、何の戦略もなく定例会議やメールの返信などに無造作に使っています。本来、この時間は最も重要で集中を要するタスクに充てるべきです。では、その他の時間はどうでしょうか？ イエローゾーンは、最高でも最低でもない、中程度の状態です。決して無駄な時間ではありません。イエローゾーンでも多くのことをこなせますが、最高の仕事には向きません。レッドゾーンは、エネルギーが最も低い時です。
動きが鈍く、注意力を保つのに苦労します。何をするにも無理やり自分を奮い立たせなければならない時間帯です。数日から数週間かけて、自分のエネルギーサイクルを把握しましょう。いつ最高の調子で、どんなことにも立ち向かえる気がするか、あるいはいつ昼寝しか考えられなくなるかを観察してください。グリーン、イエロー、レッドの各ゾーンを使い、自分の「エネルギー時計」と各ゾーンに費やす時間を描いてみましょう。
いくつか注意点があります。グリーンゾーンの時間は必ずしも連続していません。例えば、著者のベストな時間は午前7時から11時までで、その後、午後1時ごろにもう一度エネルギーの高まりが訪れます。また、完璧を目指す必要はありません。日によって変わるものですから、できるだけ正直かつ正確に行ってください。最後に、グリーンゾーンを無理に引き延ばそうとしないでください。逆効果になるだけです。3～5時間が正常で、活躍サイクルで生きるには十分です。次のセクションでは、各ゾーンで行うべきタスクの種類を探ります。
最高の自分でいるときに、最高の仕事をすることでエネルギーを活用する
あなたは自分のエネルギーサイクルを特定し、グリーンゾーンにいてエネルギーが満ちている時間を把握しました。また、いつエネルギーがイエローゾーンに移行し始めるかも分かっています。そして最後に、レッドゾーンでほとんどのタスクに苦戦する時間帯も分かっています。では、それぞれのゾーンで実際に何をすべきでしょうか？
ここでのポイントは、最高の状態の時に最高の仕事をすることで、エネルギーを活用することです。 活躍するとは、最も重要なタスク、つまり「自分の才能」「情熱」「影響力」をグリーンゾーンで最大限に発揮することです。「才能」には、他の人が難しいと感じるのに自分には簡単にできること、自分独自の才能が含まれます。例えば、著者は多くの人が怖がるような大勢の聴衆の前でも、あまり準備やメモなしで話すことができます。しかし、天性の才能に甘んじてはいけません。グリーンゾーンは、その才能を伸ばすための時間でもあります。
この時間を使って、スキルを向上させたり、新しいことを学んだり、練習したりしましょう。あなたの「情熱」とは、大好きなことです。得意なことに情熱を感じることがほとんどですが、情熱は才能の範囲を超えることもあります。エネルギーを消耗するのではなく、与えてくれる活動、やりがいを感じたり、それなしでは生きていけないと思える活動を探しましょう。趣味や大切な人と過ごす時間も含まれます。最後に、最も大きな違いを生み出すタスクにグリーンゾーンを集中させましょう。
多くの場合、組織に最高の価値をもたらす中核的な責任や、本を書くといった大きな人生の目標などがそれにあたります。自分は人生で何を成し遂げたいのか、自問してみてください。そこに到達するためにグリーンゾーンの時間を使いましょう。重要なタスクをグリーンゾーンで片付けてしまえば、負荷の低い仕事を自由に行えます。イエローゾーンは、中程度の重要度や中程度のエネルギーで済むタスクに使いましょう。
例えば、ミーティングを行ったり、全社向けメールを送ったりするのに適しています。レッドゾーンは、最も重要度の低いタスクにあてます。メールの処理、定型業務、運動などはこの時間帯がいいでしょう。重要なのは、レッドゾーンは重要な決断や、人間関係の衝突への対処といったデリケートなタスクには向かないと覚えておくことです。
さあ、ここで少し時間を取って、自分のタスクと目標を各ゾーンに振り分けてみましょう。重要で、活力を与え、得意なことはグリーンゾーンに。イエローゾーンに残せるタスクは何か？ そして、レッドゾーンの低エネルギーの時間をどう有効に使うか？ を考えてみてください。
適切なタスクに集中し、邪魔を排除して優先順位を実現する
あなたはデスクに落ち着き、カレンダーを開きます。すると驚いたことに、スケジュールは完全に空っぽです。午前8時半から
午後4時半まで、一件のアポイントもありません。完璧だ、と思います。ずっと夢見ていた大きなプロジェクトにようやく着手できる。新しいブログ記事を書けるかもしれない。
ところが…コンコンとドアをノックする音。同僚が「ちょっと5分だけ」と言って入ってきて、結局20分に。その間に受信箱はメールでいっぱいになり、午後には緊急会議が招集されます。
あなたがようやくデスクに戻ったときには、一日がほぼ終わっています。何が起きたのでしょうか？ 一日中働いたのに、目標はゼロです。ここでのポイントは、適切なタスクに集中し、注意散漫と戦うことで、自分の優先順位を実現することです。 起きたことは、あなたの優先順位が、気が散るものや、あなたが優先していないタスクによって妨害されたのです。あなたは一日中、入ってくるものすべてに反応するだけで過ごしてしまいました。
こうした一見緊急に見えるが重要でないタスクは、放っておくとあなたの時間を食い尽くします。注意散漫を最小限に抑えることは不可欠です。テクノロジー主導の現代文化では、あらゆるものがあなたの注意を奪い合っています。ある研究によると、平均的な人は1日にスマートフォンを2,617回もタッチしているそうです！ 集中できないのも無理はありません。だから、通知は必ずオフにしましょう。
また、最高の仕事は最高の環境で行うことも助けになります。あなたは植物のようなもので、活躍するには適切な生態系が必要です。居心地が良く、注意散漫のないワークスペースを作ることで、成功に備えましょう。現実には、上司からの電話に出たり、プレゼンの準備をしたりといった、緊急で重要なタスクは常にあなたの時間を取ります。しかし、グリーンゾーンを最大化する鍵は、優先すべき適切なタスクを知ることです。丸一日を無駄にした経験がある人なら分かるように、これは言うは易し行うは難しです。
有益な戦略は、高い収益をもたらす活動に集中することです。イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートは、努力の20％が結果の80％を生むことを観察しました。著者は、優れたコンテンツを提供し、健全な職場文化を育てるといった少数の主要優先事項が、自分の組織の価値を牽引していると気づきました。重要だが緊急ではないこれらの活動こそが、目標達成を助け、影響を与え、あなたを活躍サイクルに乗せてくれます。
しかし、それらは To-Do リストの一番下に追いやられがちです。なぜなら、それらを省いた結果がすぐに表面化することがほとんどないからです。しかし、毎日自分の優先事項のためにスペースを作ることで得られる利益は、指数関数的に大きくなります。
適切な人間関係を優先し、ノーと言うことを学ぶ
子供の頃、著者は祖母の家で多くの時間を過ごしました。毎日10時になると、友人のナンシーから電話がかかってきました。祖母はいつも電話に出ましたが、ナンシーは何時間でも話し続けるため、気が進みませんでした。祖母は電話を上手に切る丁寧な方法を思いつかず、時には孫に助けを求めて代わってもらうことさえありました。
注意散漫や重要でないことが、あなたの集中力と優先順位を乗っ取ろうとすることは学びました。では、人間関係はどうでしょうか？ 人間関係は大切ですし、意地悪くもなりたくないものです。ここでのポイントは、適切な人間関係を優先し、ノーと言うことを学ぶことです。 悲しいことに、あなたの時間を欲しがる人は、それを受けるべき人とは限りません。職場では、改善しようとしない成果の低い人や、あなたを自分のドラマに巻き込もうとする消耗させる人などがそうです。
一方で、あなたの時間を最も受けるに値する人ほど、めったに要求してきません。前のセクションで出たパレートの法則を覚えていますか？ ここでも当てはまります。あなたの「ベスト」に投資しましょう。時間の80%を、最も成果を出す人、あなたに活力を与える人、そしてあなたが最も大切に思う人に費やすのです。現実には、誰に時間を投資するかをあなたが優先しなければ、他の誰かがあなたの代わりに決めてしまいます。英国の人類学者ロビン・ダンバーは、人間が育める有意義な関係の数には上限があるという理論を提唱しました。
どれくらいの数でしょうか？ 3つの同心円を想像してみてください。最も親しい3～5人の友情が中心にあります。これは週に一度程度つながる人たちです。2番目の円には、月に一度程度つながる、共感グループの12～15人が含まれます。一番外側の円は、あなたの拡張ネットワークです。
ほとんどの人はここに約150人を持つ余裕があり、これは古代の人類の村の規模とほぼ同じです。ダンバーのフレームワークは、人生におけるすべての人を同じように扱う必要はないことを理解するのに役立ちます。なぜなら、異なる関係性に対するあなたのキャパシティは限られているからです。それでも、自分の時間を求める要求に対処することは人生の一部です。明確にノーと言える戦略を持たなければ、デフォルトでイエスと言ってしまうことになります。
相手との関係を壊したり、感情を傷つけたりしないように、穏やかな方法でノーと言うようにしましょう。例えば、おそらく本当にそう思っているでしょうが、「ぜひお会いしたいです」と伝え、できないことへの共感を示しつつ、しかし断固とし、別の人やリソースを紹介し、最後に、自分のことを考えて連絡してくれたことへの感謝を伝えます。数年前、著者は新しいSUVを購入し、あっという間に30万マイル以上走行しました。
人生では予期せぬことが起きる。自分がコントロールできることに集中し、必要に応じて再調整する
車は依然として素晴らしい状態で、人々はどうやってそんなに長く良い状態を保っているのかとよく尋ねました。しかし、大きな秘密はなく、単に推奨されるメンテナンスに必ず出していただけです。壊れる前に修理するほうが、壊れてから直すよりも簡単でコストもかからないことが多いのです。ストレスが人生の一部であることは誰もが知っています。
変化も同様です。そして、ストレスも変化も、あなたを再びストレスのスパイラルに引き戻そうと脅かす可能性があります。そこで、活躍状態を維持し、故障を防ぐための戦略をいくつか探ってみましょう。ここでのポイントは、人生では予期せぬことが起きる、ということです。自分がコントロールできることに集中し、必要に応じて再調整しましょう。 最初の戦略は、家族との時間を含め、すべての優先事項をスケジュールに入れることです。
なぜなら、カレンダーの空白は罠になりうるからです。例えば、著者は理事会の会議中に、スケジュールが空いているという理由で、土曜日のバーベキューに「はい」と言ってしまったことがあります。一週間が計画通りに完璧に進むことは決してない、ということを覚えておいてください。それでいいのです。完璧を目指さないでください。しかし、すべての優先事項をスケジュールしておくことは、軌道に乗る助けになります。とはいえ、多くの人は自分のカレンダーを全くコントロールできないと感じています。
上司ならこうした戦略を実行しやすいが、現実には柔軟性がほとんどない仕事もある、と思うかもしれません。本当に正直にカレンダーを見直して、融通の利く余地が全く見つからないなら、上司と話して何か変えられないか相談してみるのも一つの方法です。例えば、自分のグリーンゾーンに合うように始業時間を調整するなどです。たとえ週40時間の労働時間をあまりコントロールできなくても、168時間のうちの128時間は完全にあなたのものです。もちろん、家庭生活は非常に忙しくなることがあり、特に小さな子供を育てている時期や、病気の親の介護、健康問題への対処といったライフステージではそうなりがちです。時には、自分のライフステージに合わせて、アプローチを再起動する必要があるかもしれません。
例えば、赤ちゃんが生まれる予定なら、野心的なプロジェクトを始めたり、20ポンド減量しようとしたりするのに適切な時期ではないかもしれません。もしあなたが活躍サイクルから外れてしまったと感じたら、自分が実際にどのように時間を使っているかを追跡してみましょう。あなたのゾーンは変わりましたか？ 時間を浪費しているものは何ですか？ 優先順位はどのように変化しましたか？ 変化はいつか必ず起こるものなので、それを受け入れるのが最善です。
最後のまとめ
現代生活のストレスと忙しさのスパイラルに巻き込まれることは、決して避けられない運命ではありません。そうではなく、自分のエネルギーの時間帯を発見し、それを味方につけましょう。最も大切な活動や人々に深く集中するための時間を優先することで、最高の自分でいるときに最高の仕事をしましょう。自分のエネルギーサイクルに合わせて働き、時間を集中させ、優先順位が乗っ取られるのをやめれば、人生のあらゆる領域で活躍し始めることができます。
さらに実践的なアドバイスがあります：カテゴリー別に意思決定する 時間を勝ち取る簡単な方法は、意思決定にかける時間を減らすことです。カテゴリー別の意思決定を行えば、一つの選択が何十もの他の選択を排除してくれます。例えば、仕事では、会議の時間を減らすためにプロジェクトの特定の段階でのみチームとして集まると決めたり、特定のセクターのクライアントとのみ仕事をすると決めたりできます。私生活では、毎年寄付を支援する3つの慈善団体を選ぶとカテゴリー的に決めれば、誰かに寄付を頼まれたときのプレッシャーから解放されます。カテゴリーを決めたらそれを守り、絶対に必要な場合にのみ例外を作りましょう。
