『生産性プロジェクト』（2016年）は、生産的で有意義な人生を送るための実践的なガイドです。わかりやすいテクニックと信頼できるアドバイスにより、より賢く働き、本当に重要な仕事を成し遂げる方法がわかります。時間の浪費や先延ばしをやめ、人生の主導権を握るための新しいツールを手に入れましょう。
この本の要点：やることを減らして、生産性を高める
多くの人は、もっと生産的になりたいと思いながらも、タスクや責任をうまく管理できずにいます。そこで著者は1年かけて、世の中にあるあらゆる生産性テクニックを試しました。本書では、あなた自身の生産性プロジェクトに役立つテクニック、方法、考え方を紹介します。どれもシンプルに見えるかもしれませんが、すぐにわかるように「少ないことは、より豊かなこと」なのです。
生産性とは、時間・注意力・エネルギーを管理し、より賢く働くこと
本書で学べること：
- 生産性に必要な3つの要素
- 労働時間を増やすと、かえって生産性が下がる理由
- 「ブレインダンプ」とは何か、なぜそれを行うべきか
働き方の両極端として、 frantic なウォール街のトレーダーと仏教僧を考えてみましょう。理想的なのは、この両者が完璧に出会う地点を見つけることです。典型的な株式トレーダーは、あまりに慌ただしいペースで働くため、意図が分散し、自分の仕事の意味や価値を見失ってしまいます。一方、僧侶は毎日時間をかけて瞑想し、何が有意義かを内省しますが、あまりにゆっくりとしたペースで働くため、ほとんど成果を上げられません。つまり、僧侶のリズムとウォール街のトレーダーのリズムの中間に身を置いたときにのみ、真の生産性が見つかるのです。この理想的な働き方のペースは、何が重要かを見極めるのに十分な慎重さを持ち、かつ目標を達成できるだけの目的意識を持っています。
この完璧なペースを見つけるには、時間・注意力・エネルギーを管理する必要があります。結局のところ、世界中のエネルギーを持っていたとしても、スケジュールがうまく管理されていなければ、ほとんど成果は上がりません。逆もまた真なりで、夢のプロジェクトを完成させる完璧な計画があったとしても、エネルギーをすべて別のことに浪費していては意味がありません。しかし、心が常にさまよっていて集中できなければ、時間もエネルギーも無駄になってしまいます。だからこそ、注意力が生産性パズルの3つ目の鍵となるのです。この先の各章では、内なる僧侶とウォール街のトレーダーの完璧なバランスを見つけ、最も生産的な自分になるためのテクニックを探っていきます。
自分の価値観と動機を認識することで、生産性を高められる
では、より生産的になるための第一歩は何でしょうか？何をするにしても、まず目的と動機を見つける必要があります。それらは、目標に向かってペースを維持するための適切なルーティンを作る助けになります。このステップを飛ばそうとすると、長期的に見て自分に不利になる悪い習慣や不適切なルーティンを確立してしまう可能性が高いでしょう。
著者も、生産性を高めようと最初に取り組んだとき、この失敗を犯しました。毎朝5時30分に起きられるように、午後9時30分に就寝するようにしたのです。
このスケジュールなら、仕事前にジムに行ったり、読書をしたり、朝食を食べたり、1日の計画を立てたりする時間が増えると考えました。しかし、何ヶ月も続けた後、このルーティンに魅力を感じていないことに気づきました。朝の習慣をこなしているのは、周りから「たくさん成し遂げている」と思われたいからに過ぎず、そこに個人的な満足はなかったのです。つまり、彼はより生産的になる目的を考えていなかったため、その目標に合ったルーティンを作ることができなかったのです。このような失敗を避けるには、重要な質問を自分に問いかけてみましょう。「1日にもう2時間与えられたら、その時間で何をしますか？」その答えは、あなたが生産性を高めたいと思う真の目的の方向を示してくれるはずです。
友人や家族と過ごす時間を増やしますか？もしそうなら、あなたはおそらくコミュニティや人とのつながりという価値観に最も強く動かされています。そして、そうであるならば、活発な社会生活から遠ざけるようなルーティンからは恩恵を受けられないでしょう。ですから、第一歩は、そもそもなぜ生産的になりたいのか、その理由を考えることです。自分に問いかけてください。何が重要で、何が意味のあることなのか？これらの質問への答えは、良いルーティンを維持し、より生産的になるための核心です。
「3つのルール」で生活を整理し、仕事をより賢く進める
こんな経験はありませんか？「今日は何をやるか完璧に計画して目が覚めたのに、最初のメールをチェックした時点で、その計画が崩れ去ってしまった」というようなこと。ありがたいことに、より達成可能な目標を立てるのに役立つ「3つのルール」があります。この「3つのルール」は、マイクロソフトの重役であるJ.D.マイヤーが提唱したもので、彼の著書『Getting Results the Agile Way』でその方法を説明しています。基本的には、毎週の初めに、その週に達成したい3つのことを特定することから始めます。そして、毎日の仕事の始めに、その日の終わりまでに達成したい3つの目標を特定します。シンプルに聞こえますが、それこそがこの方法が非常に効果的な理由の一部です。日ごと、週ごとに何を達成したいかを前もって見据えることで、時間・注意力・エネルギーを重要なことにどう配分するのが最善かをすでに考え始めていることになるのです。例えば、週末までの目標が「本の最初のセクションを書き上げる」「ウェブサイトを新しいコンテンツで更新する」「パスポートを更新する」だとします。
これらの目標が決まれば、1日の終わりまでの目標は「執筆中の本の次の章を書き上げる」「次のブログ記事のテーマを決める」「パスポート更新の申請書に記入する」などになるかもしれません。目標を設定するときは、カレンダーを確認しましょう。野心的すぎる目標や非現実的な目標を選ばないようにするには、カレンダーを確認して、すでに時間とエネルギーを別のタスクに割いていないか確かめる必要があります。例えば、本のそのセクションを終わらせたいと思っていても、金曜日に大きなプレゼンテーションが予定されていることをカレンダーが教えてくれたら、その準備に集中する方が良いかもしれません。覚えておいてください。生産的であるということは、スケジュールについて賢明であることも意味します。達成不可能な目標を設定して自分を失敗に追い込まないでください。2014年にSalary.comが実施した調査によると、回答者の31パーセントが1日少なくとも1時間は先延ばしに費やし、26パーセントは2時間以上を費やしていました。
タスクを魅力的でやりがいのあるものにすることで、先延ばしを防ぐ
では、なぜ先延ばしはこれほど克服が難しいのでしょうか？問題の一部は、一部のタスクが持つ特定の特性にあります。オタワのカールトン大学の心理学教授ティモシー・ピチルによると、先延ばしの可能性を高める6つの特性があります：退屈、イライラする、難しい、非構造的または曖昧、個人的な意味の欠如、そして内発的報酬の欠如です。
タスクがこれらの特性を多く持てば持つほど、先延ばしにする可能性が高くなります。毎年、税金の申告をぎりぎりまで先延ばしにする人が多いのは、テレビ番組を見る方がはるかに魅力的だからです。ですから、この問題を回避する秘訣は、魅力のないタスクをより魅力的に見せることです。悩ましいタスクをイメチェンさせると考えてみてください。税金の申告期限が近づいているのに、書類に記入するくらいなら歯の根管治療の方がましだと思っているとします。でも、誰がそれが退屈で面倒でなければならないと言ったのでしょうか？
お気に入りのカフェで席を取り、おいしい飲み物を飲みながら、用事を済ませつつ楽しく人間観察もできたらどうでしょう？そして、タスクに具体的な報酬が欠けていると感じるなら、自分で報酬システムを作ってみてはどうでしょう？タスクを終えるのにかかった時間に対して時給を自分に支払い、最後にはずっと買いたかったプレゼントを自分にご褒美として買うことができます。
働きすぎは非効率を招く。週の労働時間は50時間未満に抑えよう
多くの人にとって、より多く働くことは、より多くの成果を上げることと同義です。しかし、物事は決してそれほど単純ではありません。特に、私たちのエネルギーには限りがあることを考えると。だからこそ、時間を最大限に活用するには、エネルギーと注意力をできるだけうまく使えるようにスケジュールを管理する必要があるのです。ある1時間にどれだけの仕事ができるかを正確に示す完璧な方程式は存在しません。
そこで著者は、週に何時間働くのが最良の結果を生むのかを調べる実験を行いました。週20時間から90時間まであらゆる労働時間を試した結果、どの労働時間でも、成し遂げた仕事の量はほぼ同じだったのです。わかったのは、発揮するエネルギーと注意力の量は、使える時間の量に直接関係しているということです。つまり、週90時間労働ではエネルギーと注意力のレベルが低下し、週20時間労働ではタスクを期限内に終わらせるために集中力と活力を維持していたのです。ですから、理想的な労働時間はこれら両極端の中間、つまり週35～40時間程度ということになります。これを超えると、生産性に悪影響が出始めます。
2012年、ジャーナリストのサラ・ロビンソンは150年分の研究をまとめ、60時間を超えて働くと、どんなタスクでも通常の2倍の時間がかかるようになることを示しました。つまり、週30時間労働の人が1時間で終わらせる作業も、週60時間を超えた人は2時間かかるということです。ジャーナリストのボブ・サリバンが2015年に発表した同様の記事では、スタンフォード大学の研究を紹介し、労働者が週55時間の壁を超えると生産性が急落することを示しています。週70時間働く人が、追加の15時間で何かより多くのことを成し遂げるわけではないことが明確に示されています。これらを総合すると、週35～40時間の労働が、最適なエネルギーと集中力を得るための理想的なスケジュールであることが示唆されます。
予定やタスクを書き出すことで、脳のリソースを解放し生産性を高める
リストを書き出すことは、見た目以上にシンプルな行為です。紙にいくつかの項目を書き留めるのに大した手間はかかりませんが、過負荷になった脳には大きな違いをもたらします。買い物リストを書かずにスーパーに行き、豊富な選択肢を前にして頭が真っ白になった経験がある人も多いでしょう。私たちの脳は、そもそもこのような情報の保存には向いていません。だからこそ、時にはスペースを空けて助けてあげる必要があるのです。
これは生産性やタスクの完了にも当てはまります。ブレインダンプを行い、物事を書き出すことで、貴重なスペースを解放し、思考をより鋭く、より明確にすることができます。ブレインダンプとは、脳が抱え込もうとしているすべてのものを外在化する方法です。そうすることで、脳は本来得意とすること、すなわち問題解決と新しいアイデアの創出に集中できるようになります。ですから、週の始めと毎日の始めに、まだやらなければならないことを記録しておくためにエネルギーを無駄にしないよう、自分自身のためにこれらのタスクを書き出しましょう。このシンプルだが役立つテクニックは、脳に行動を起こし物事を成し遂げるために必要なスペースを与えてくれます。食料品のリストやタスクだけではありません。仕上げたい未完成のプロジェクトから、読みたい本、忘れたくない素晴らしいアイデアまで、書き出すことで脳のスペースを解放できます。
ペンと紙を持ち歩きたくない場合は、モバイル端末のノートアプリに書き留めることもできます。必要な脳のリソースを解放するもう一つの方法は、簡単なタスクが現れたらすぐに片付けることです。すぐに処理できるなら、なぜわざわざ書き留めたり覚えようとしたりする必要があるでしょうか？手に入れたい本があるなら、できるならすぐに注文しましょう。
まとめ
本書の要点：生産的であることは、単により多くのことを成し遂げることではありません。効率的である方法を見つけ、時間を最大限に活用することで、より賢く働くことです。 そのためには、自分にとって何が最も重要かを認識し、その上で最も効率的な方法で仕事に取り組む必要があります。 実践的なアドバイス：気を散らすものを避けて生産性を高めましょう。 生産的でありたいなら、できる限りの注意力をかき集める必要があります。
残念ながら、あなたの注意を奪おうとする気を散らすものはたくさんあります。メッセージやメールが届くたびに鳴るスマートフォンの通知を考えてみてください。通知が鳴るたびに再集中するのに時間がかかります。だからこそ、自分自身と生産性のために、気を散らす可能性のあるものをできるだけオフにしましょう。ご意見をお聞かせください。 本書のタイトルを件名にして、感想をぜひお寄せください！ さらにおすすめの一冊：『習慣の力』チャールズ・デュヒッグ著 『習慣の力』（2012年）は、歯磨きから喫煙、運動に至るまで、私たちの生活において習慣がいかに重要な役割を果たしているか、そしてそれらの習慣が正確にどのように形成されるのかを説明しています。『習慣の力』の研究とエピソードは、個人としても組織としても習慣を変えるための簡単なヒントを提供します。本書は『ニューヨーク・タイムズ』のベストセラーリストに60週以上ランクインしました。「朝の瞑想のような良い習慣を身につけようと何度も挑戦して失敗してきた私にとって、本書は問題の根本を理解するのに本当に役立ちました。」
