『時間管理を成功させる方法』（2003年）は、ワークフローの生産性を向上させるためのツールとテクニックを収録した実践的ガイドです。プロジェクトの整理、業務の委任、職場での優先順位の決定に役立つ、時間節約につながる実用的なアドバイスを提供します。
この記事で得られること：時間を味方につけて、一歩先へ
終わりのない書類の山、絶え間なく届くメール、時間ばかりかかる会議に押しつぶされていませんか？ 仕事があまりにも目まぐるしく、圧倒されて、十分な成果を上げられないと感じていませんか？
心配はいりません。
本書は、現代の職場を生き抜くために欠かせないスキル、すなわち「時間管理の技術」を身につけるための一助となります。業種を問わず、効率的かつ効果的に、本当に重要なことに集中するために必要なツールとテクニックを紹介します。
それでは、これ以上時間を無駄にせず、早速始めましょう。あなたの真の生産性を引き出す準備をしてください。
時間節約のための基礎
現代のオフィスで働く人なら、時間は貴重であり、常に不足していると感じることに同意するでしょう。
しかし、自問してみてください。実際に仕事に費やしている時間はどれだけで、何に取り組むかを考えたり、書類を探したり、似たようなメールを書いたりすることに、どれだけの時間を使っているでしょうか？
いや、自問するだけでは不十分です。1週間、タイムログをつけてみましょう。1日を通して行ったすべてのタスクを記録し、計画的時間、対応的時間、無駄な時間に分類します。計画的時間とは、本来の仕事に充てる時間です。対応的時間とは、人への対応、技術的な問題の解決、その他の突発的なトラブル処理に費やす時間です。無駄な時間とは、文字通り無駄な時間です。
自分の1週間のうち、後者の2つがどれほど大きな割合を占めているかに驚くことでしょう。
しかし、適切な戦略があれば、これは変えられます。
時間管理は、職場で成功を目指すすべての人にとって不可欠なスキルです。時間管理は本質的に自己管理であるため、何が最も効果的かは、あなたの置かれた固有の状況によって異なります。しかし、優れた時間管理には、状況を問わず当てはまるいくつかの基本的な要素があります。
第一の要素は計画です。何かを始める前に、それを最善の方法で行うにはどうすればよいかを考えます。ここでの黄金律は、タスクの理解と整理に投資した時間は、実行時の時間節約となって倍返しされるということです。
「SMART目標」という言葉を聞いたことがあるかもしれません。SMART目標を設定するということは、具体的で（Specific）、測定可能で（Measurable）、達成可能で（Achievable）、現実的で（Realistic）、期限が明確な（Timed）目標を設定するということです。このような明確な目標は、明瞭さと方向性を与えてくれます。
優れた時間管理の第二の要素は、適切な実行です。ここで最も重要な戦略は、大きなタスクをより小さく管理しやすいサブタスクに分割することです。SMART目標を設定していれば、これは比較的容易なはずです。タスクを分割することで、進捗状況の追跡も容易になります。
そして第三の要素であるモニタリングにつながります。結果と方法を定期的に評価することで、長期的に計画通りに進めることができます。
第四の、そして最後の要素はコミュニケーションです。明確なブリーフィングと効率的な報告は、コストのかかる誤解や同僚との不必要なやり取りを最小限に抑えることができます。
さて、優れた時間管理の要素の概要を把握したところで、具体的な方法に入っていきましょう。
LEADシステムで整理整頓する
時間管理において、整理整頓はすべてです。
整理整頓ができていなければ、時間は無駄になり、作業は重複し、締め切りは守られず、結果は悪化します。では、どうすれば整理整頓し、その状態を維持できるでしょうか？
まず、タスクの概要を書面で作成しましょう。週間カレンダーや日々の手帳など、自分の仕事のニーズに合った形式と期間を選びます。整理された状態を保つために、この概要を定期的に確認し、更新しましょう。
次に、LEADシステム（L-E-A-D）に従います。
「L」は活動のリスト化（Listing activities）を意味します。達成すべきすべてのタスクを書き出し、タスクの種類と締め切りに基づいてカレンダーに振り分けます。
「E」は時間の見積もり（Estimating time）を意味します。各活動にかかる時間を現実的に見積もります。タスクにかかる時間を理解することで、より良い計画とリソースの配分が可能になります。
「A」は予備時間の確保（Allowing contingency time）を意味します。予期せぬ中断に備えてバッファ時間を計画します。これにより、予期せぬ遅延が発生しても生産性が確保されます。
「D」は優先順位の決定（Deciding priorities）を意味します。各タスクの重要性と緊急性を評価し、状況の変化や新しい情報に基づいて優先順位を更新します。
LEADシステムは、すべての仕事を俯瞰する優れた手段となります。
また、タスクをバッチ処理することも可能になり、ワークフローをさらに円滑にします。例えば、メールへの返信など、活動をグループに分類し、一気に片付けることができます。これにより、通常はコンテキストの切り替えに費やされる時間を大幅に節約できます。
LEADシステムには、定型的なタスクのためのチェックリストを組み込むこともでき、一貫性と正確性を確保できます。例えば、上司に定期的に報告書を提出する必要がある場合、報告書に含めるべき項目のチェックリストを作成しましょう。
最後に、整理整頓を物理的な作業スペースにも広げるようにしましょう。机の上を清潔に整頓し、書類、ツール、リソースのための明確な整理システムを導入します。
適切な整理整頓により、仕事をするための「下準備の仕事」を大幅に削減できます。次に何をすべきか考えたり、無関係なタスクの間を行ったり来たりしたり、適切な書類を探したりする必要がなくなり、重要なことに、重要なときに集中できるようになります。
時間の無駄を最小限に抑える
想像してみてください。あなたは重要なタスクに没頭し、順調に進めています。すると突然、電話が鳴ります。相手は上司なので、電話に出ます。すると、彼女がかけているのは、単に昼食にどこへ行くかについてあなたの意見を聞きたいだけだと気づきます。それなのに、どういうわけか電話は10分もかかり、あなたのワークフローを完全に狂わせてしまいます。
誰もが同意することです。中断ほどイライラさせるものはありません。不必要な中断ならなおさらです。そして、意図的かどうかに関わらず、その原因はほとんどの場合、人です。
率直に言って、他人をコントロールすることは不可能です。しかし、いくつかの重要な戦術を使うことで、少なくとも彼らが自分の仕事時間に与える影響を管理することはできます。
まず何よりも、ノーと言う力の重要性を学びましょう。貴重な時間を守るために、必要であれば追加の依頼やタスクを断ります。依頼を延期できる場合は、後で対応する時間を設定し、現在のフローを妨げないようにします。
第二に、境界線を設定することです。オフィスのドアに古典的な「邪魔しないでください」のサインを掲げたり、通知をオフにしたり、より静かな場所に移動して中断を減らすことを検討しましょう。中断に対応することを選んだ場合は、10分など限られた時間だけを割り当て、その対処方法を考えるようにします（必要であれば後で）。
第三に、模範を示すことです。他人とのコミュニケーションは簡潔かつ要点を絞ったものにしましょう。例えば、明確な目的を持ってメールを作成し、関連する背景情報を提供し、本当に読む必要がある人にだけ送信します。不要な受信者を最小限に抑えることで、コミュニケーションを合理化し、貴重な時間を節約できます。より複雑な問題については、対面や電話での会話の方が実際には効率的にコミュニケーションできる場合があることも考慮してください。
最後に、自分自身が生み出す時間の無駄についても取り組みましょう。難しかったり、単に楽しくなかったりするために先延ばしにしてしまうタスクは誰にでもあるものです。しかし、真実はこうです。先延ばしは生産性を妨げるだけです。適切な整理整頓ができていれば、どのタスクを優先すべきかについて良い見通しが立つはずです。次のセクションでは、優先順位を決定する技術についてもう少し詳しく見ていきましょう。
優先順位の決定
自分の努力のごく一部が、結果の大部分を生み出していると感じたことはありませんか？ これは、イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが確立した80対20の法則の本質です。パレートは、結果の約80パーセントは、原因の約20パーセントから生じると主張しました。
仕事で正しい20パーセントのタスクを優先すれば、生産性は飛躍的に向上するはずです。
しかし、その20パーセントをどのように特定すればよいのでしょうか？
タスクを4つの異なるカテゴリーに分類しましょう。
第一に、緊急かつ重要なタスクです。これらのタスクは目標に直接影響を与えるため、即座に対応する必要があります。
次に、緊急だが必ずしも重要ではないタスクです。これらのタスクは注意を引くかもしれませんが、長期的な成功には大きく貢献しません。
そして、重要だが緊急ではないタスクです。これらのタスクは注意を必要としますが、戦略的にスケジュールを組む柔軟性があります。
最後に、緊急でも重要でもない、しかしそれでも必要なタスクです。例えば、文書アーカイブのアルファベット順整理などです。
これらの雑多なタスクにいくらかの時間を割り当て、何も漏れがないようにしましょう。しかし、仕事のスケジュールは、緊急かつ重要なタスク、つまり20パーセントのタスクを中心に構成しましょう。
これらのタスクをスケジュールする際は、逆算して行います。例えば、ニュースレターを作成している場合は、締め切りから始めて逆算します。執筆、デザイン、フォーマットなど、各段階に必要な時間を見積もります。予期せぬ遅延のためのバッファ時間を忘れずに確保しましょう。そして、それらのサブタスクをカレンダーにスケジュールします。
定期的に方法論を見直すことで、20パーセントのタスクを完璧にこなし、重要性の低いタスクにも対処できるようになります。自問してみてください。物事をより速く終わらせるためにアプローチを変えることはできるか？ ランダムなタスクをシステム化する方法はあるか？ 誰かと協力して作業負荷を軽減できるか？
最後に、優先順位を特定したら、それに自信を持ちましょう。優先順位に合わないタスクを手放すことをためらってはいけません。習慣、保険、回避、あるいは単に期待に応えるために行っているタスクを特定します。それらが目標に役立たないのであれば、切り捨てましょう。
80対20の法則の力を活用し、タスク管理を合理化することで、より少ない時間でより多くの成果を達成できるでしょう。
他人とうまく協働する
人の話題に戻りましょう。人は最大の資産であると同時に、最大の時間の浪費源でもあります。
気軽な雑談から長いビジネスランチまで、社会的な交流は職場の生産性を高めることもあれば、皆の集中力を妨げることもあります。
しかし、適切なツールがあれば、親しみやすさと生産性の適切なバランスを取ることが可能です。
まず、職場での社会的交流を批判的に見直してみましょう。例えば、終わりの見えない多くのビジネスランチや外出を考えてみてください。それらは実際にどのような価値をもたらしているでしょうか？ これらの交際が有意義な関係構築につながっているのか、それとも別のアプローチで同じ結果をより短時間で達成できるのかを評価します。場合によっては、同僚やアシスタントを代わりに派遣することもできるかもしれません。
対立の解決も、時間の大きな浪費源になり得ます。積極的に対立を最小限に抑えることは、望む以上に大人の対応を取ることを意味するかもしれませんが、貴重な時間を節約できます。管理職の立場であれば、調和のとれた職場環境を育むための追加の選択肢があります。例えば、仕事に適した人材を確実に採用し、タスクに関する明確な指示を提供し、仕事の割り当てに関するフィードバックを求めましょう。
管理職の立場はまた、委任の機会をより多く提供します。委任は時間的制約との戦いにおける秘密兵器です。どのタスクを最小限のリスクでアウトソーシングできるかを検討しましょう。そして、適切な人材を選び、明確なコミュニケーションを維持し、進捗状況を監視するようにしましょう。これは自分の時間を解放するだけでなく、チームのモチベーションを高め、育成することにもつながります。
人が助けを求めてきたときは、「あなたはどうすべきだと思いますか？」という強力な質問を受け入れましょう。自主的な問題解決を促すことで、成長の文化も育むことができます。
最後に、悪名高い会議の問題に取り組みましょう。会議を予定する前に、その会議から何を得たいのかを明確にしておきましょう。開始時刻と終了時刻を設定し、よく準備された議題を持って臨み、他の参加者にも同じことを求めましょう。これらの集まりを合理化することで、本当に価値のあるものにすることができます。
まとめ
現代の職場において、優れた時間管理は成功の重要な要素です。その基盤となる要素は、適切な計画、賢い実行、定期的なモニタリング、効果的なコミュニケーションの4つです。
LEADシステムを使えば、活動に優先順位をつけ、効率的に時間を配分できるようになります。LEADとは、活動のリスト化（Listing activities）、時間の見積もり（Estimating time）、予備時間の確保（Allowing for contingency）、優先順位の決定（Deciding priorities）の頭字語です。
同僚との効果的なコミュニケーションは、調整と生産性を確保します。これらのテクニックを実践し、整理整頓を受け入れることで、時間をコントロールし、目標を達成することができるでしょう。
