『エクストリーム・プロダクティビティ』（2012年）は、タイムマネジメントと、仕事の範囲や要件を専門的にコントロールすることで生産性を高めるためのガイドです。この要約では、重要なタスクに優先順位をつけ、先延ばし癖をなくし、全体的により効率的になる方法を学びます。
あなたが得られるもの——生産性を最大限に高めよう
人は、生産性を高めることは疲れ果てるものだと考えがちです。野心を満たすためには、常に全力で働き続けなければならないと信じているのです。しかし実際はその逆です。生産性が高ければ高いほど、仕事を早く終わらせることができます。
ということは、あなたにとって本当に大切なことをする時間が増えるということです。その結果、より幸せでリフレッシュした状態になり、さらに生産性が高まります。では、どうすればこの好循環に入れるのでしょうか。鍵となるのはシンプルさです。生産性とは、最小限の労力で最大の結果を出すという、禅的な「忙しさ」の感覚を養うことです。この要約では、次のことを学びます。
- 仕事を効率的に計画する方法
- 時間を無駄にせず集中力を高める方法
- 本当に1日8時間未満の労働で済む理由
タスクに優先順位をつけ、時間をそれに応じて投資する
来年、来月、あるいは来週の計画を立てることは、仕事に追われているときには大変な作業に思えるかもしれません。しかし長期的に見れば、先を見通すことには大きな見返りがあります。より長期的な視点で考えるために、まずは仕事を整理することから始めましょう。タスクを長期的目的、中期目標、短期目標に分けて、優先順位をつけられるようにします。
良い戦略は、達成にかかる期間に応じてタスクを分類することです。例えば、キャリアにおける長期的目的は5年以上かかります。ビジネスネットワークの拡大や、役員レベルの昇進などがこれにあたります。中期目標は3か月から24か月かかるものです。たとえば靴の会社で働いているなら、スニーカーラインのブランド刷新が中期目標になり得ます。そして短期目標は3か月以内で完了するもので、進捗報告書の作成や大きなプロジェクトの一部を仕上げることなどが含まれます。
中期目標と短期目標はどちらも欠かせません。なぜなら、これらの基礎的な取り組みに注力しなければ、より大きなキャリアの長期的目的に到達することはできないからです。しかし同時に、自分と雇用主の双方が賛同している長期的目的・中期目標・短期目標を優先することも重要です。まずは自分と上司の両方が達成したいことに集中し、それが終わってから自分の関心事に取り組むべきです。たとえば、業界でもっと人脈を広げたいと思っている一方で、利益を伸ばすために会社のスニーカーラインのブランド刷新もしたいとしましょう。上司も2番目のことを望んでいるのであれば、まずブランド刷新に注力するのが最善です。
タスクを分類したら、次は最優先事項を設定しましょう。つまり、自分の時間の大部分を費やすプロジェクトを決めるのです。これを効果的に行うには、自分の仕事の日々を記録し、時間配分をモニタリングする必要があります。中期目標や短期目標とあまり関係のない活動に多くの時間を費やしていることに気づくかもしれません。社内会議に参加しすぎて、重要な会議を優先できていないかもしれません。時間をどう配分するかは生産性にとって極めて重要です。そしてここから別の問題、つまり先延ばしへと話がつながります。
責任を果たすためのミニ締切で先延ばし癖と戦う
やるべき仕事が山積みなのに、どこから手をつければいいかわからない——そんな経験はありませんか？このような状況では身動きが取れなくなることがあるため、対処法を知っておくことが不可欠です。ひとつの方法は、プロジェクトをより小さな目標に分解し、それぞれにミニ締切を設定することです。結局のところ、多くの人と同じように、プレッシャーが高まってはじめて仕事を始めるものだからです。
しかし、締切直前まで待ってカフェインに頼りながら雑な仕事を仕上げるよりも、タスクを扱いやすい単位に分けて小さな締切を設定するほうがはるかに良い方法です。そうすれば、期日よりかなり前に段階的に仕事を終わらせることができます。この方法を使う際は、締切を同程度の間隔で設定し、最後にすべてが集中しないようにしましょう。たとえば、4週間で6,000ワードのレポートを書く必要があるとします。最初の3週間は毎週2,000ワードずつ書き、最後の1週間は校正と調整に充てるという締切設定ができます。さらに、締切を上司と共有することで自らにプレッシャーをかけ、責任を果たすよう促すことができます。
たとえば、上司に「競合他社の分析に取り組んでいて、タスクを4つの章に分けました。月曜日から始めて、金曜日までにレポートをメールボックスに入れておきます」と伝えることもできます。さらにカレンダーイベントを作成して上司を招待し、期日をリマインドしてもらうこともできるでしょう。このような方法を取れば、上司を失望させたくないという気持ちから、約束を必ず果たすことができます。ただし、締切を達成した後は自分にご褒美をあげることも大切です。美味しい食事や面白い本で自分を労い、よくやったと認識しましょう。
完璧主義を抑えて、優先度の低いタスクは素早く処理する
小さな単純なタスクに時間をかけすぎて、本当に重要なタスクに取り組む時間がなくなってしまった経験は誰にでもあるでしょう。だからこそ、仕事をする際は、細かい作業を最初に片付けてしまうことが重要です。結局のところ、優先度の低い小さなタスクに時間をかけすぎると、時間と忍耐の両方を無駄にしてしまいます。それほど重要でない仕事に多くの時間を割くのではなく、単純なことは素早く片付けて、より重要なタスクのための時間を確保しましょう。
たとえば、毎日同僚や上司、家族からさまざまな依頼が舞い込んできます。これらの依頼が来たら、対応するかどうかをできるだけ早く決めることが大切です。対応すると決めたら、素早く処理しましょう。ここで有効なのがOHIOの原則、つまり「Only Handle it Once（一度だけ処理する）」です。例として、会議への招待メールを受け取ったとしましょう。メールにさっと目を通してから脇に置いておきます。
3日後、そのメッセージのことは覚えていても、送信者の名前を思い出せません。その結果、受信トレイを延々とスクロールすることになります。さらに、もう一度読み直さなければならず、時間をさらに無駄にしてしまいます。一方、OHIOの原則を使っていれば、日程が空いているか、トピックが興味深いかをその場で確認し、すぐに決断できていたはずです。
仕事を前に進めるもうひとつの方法は、優先度の低いタスクに対して完璧を求める誘惑と戦うことです。すべてを完璧に仕上げる必要はないことを忘れないでください。完璧を期す特権は、最優先の仕事のために取っておくべきです。なぜなら、上司が見て評価するのはそうした仕事だからです。意味のないメールの返信に多くの時間を費やしても誰も喜びません。ですから、そうしたタスクはそれに応じて処理しましょう。素早く片付けて、重要な仕事に移るのです。
構造と静けさを活かして効率的に書く
小説であれブログ記事であれ、何かを読むとき、あなたは書き手の頭の中を垣間見ることになります。その頭の中が整然としているのか、それとも劇的に混沌としているのかは、すぐに判断できます。そして、あなた自身が書き手であるなら、読者はあなたの文章の流れから、あなたの頭の働きについて多くを知ることになるでしょう。文章の効率と質を高めるには、プロセスに構造を取り入れる必要があります。
これは、ブレインストーミング、分類、そしてアウトライン作成の順に行うことで実現できます。ブレインストーミングの段階では、テーマについて頭に浮かんだことを何でも書き出します。順序や構造は気にせず、できるだけ大まかに書き出しましょう。たとえば、会社をもっと環境に優しくする方法について経営陣に提案することになったとします。まずは企業イメージ、製品パッケージの再デザイン、エネルギーコスト、炭素排出量、LED電球などをブレインストーミングで書き出します。その後、分類の段階に入り、アイデアに一定の秩序を与えます。
アイデアをカテゴリーにまとめ、さらにサブカテゴリーに分類します。環境提案の例では、カテゴリーは「無形の利益」（企業イメージや価値観）、「廃棄物とエネルギー」（パッケージやLED電球が含まれる）、「損益」（エネルギーコスト、炭素排出量、戦略的ポジショニングを含む）などになるでしょう。それができたら、カテゴリーを論理的な順序に並べてアウトラインを作成する準備が整います。上記の例では、カテゴリーはすでに正しい順序になっているので、あとは序論と結論を加えて書き出すだけです。しかし、効率的な文章執筆に必要なのは構造だけではありません。時間と静けさも必要です。
結局のところ、電話が鳴り、メールが絶えず受信トレイに飛び込み、同僚があなたを煩わせる中で、どうやって集中できるというのでしょうか。誰もいない早朝に出社するか、同僚が帰った後に少し残ってみましょう。あるいは、電車や飛行機での移動がある仕事なら、集中して文章を書く絶好の機会として活用しましょう。
費やす時間よりも、成果物の質が重要
本の質を、著者が書くのにかかった時間で判断しますか？もちろんしません。仕事も同じです。重要なのは結果なのです。
どんなプロジェクトでも、費やした時間数は無関係です。結局のところ、余計な時間をかけたせいで結果が悪くなった場合に、もっと時間をかけてほしいと思う顧客や同僚がひとりでもいるでしょうか？たとえば、あなたがレポートを2本書いたとしましょう。1本目は8時間かけましたが、着手が遅れ、執筆中も不安だったため内容はイマイチでした。2本目はわずか3時間で書き上げましたが、準備をして何を書くべきかわかっていたため優れた出来栄えでした。上司はどちらを好むと思いますか？
つまり、何かに費やした時間数を結果の質よりも重視することは、まったく不合理なのです。とはいえ、速く働くことが常に早退を意味するわけではありませんが、休暇を取ることをためらう必要はないということです。生産性よりも長時間労働を好む文化を受け入れるのは理にかなっていません。残念ながら、多くのマネジャーはいまだに生み出された結果よりも働いた時間を重視しています。彼らは、しばしば無意識のうちに、残業や週末勤務をする従業員を高く評価する傾向があります。その結果、多くのマネジャーは口では結果を重視すると言いながら、実際には長時間働く従業員を好むのです。
生産性について理解した今となっては、これは明らかに問題です。しかし、こうした文化が根付くのを防ぐことで変えることができます。そのためには、長時間働くことの重要性を強調するような発言を避ければよいのです。たとえば、同僚が早く帰ったら「やけに早い退社だね」などと言わないようにしましょう。
また、同僚が遅れて来たら、「ようやく来たか！」といったコメントも避けましょう。こうした嫌味な発言を避けることで、職場の文化を改善することになるのです。もちろん、長時間労働を減らすことには他の利点もあります。ひとつは、家族との外出や運動など、私生活のための時間が増えることです。
私生活を優先し、柔軟な働き場所を見つける
多くの人はただ働き続け、それが最も生産的な方法だと考えています。しかし生産性とは、仕事だけにとどまりません。私生活や全体的なライフスタイルとも密接につながっています。結局のところ、仕事で効率的であることの目的は、仕事以外の生活のための時間を作ることだからです。
仕事以外の活動を優先し、自分で設定した基準を守ることが重要です。これは個人的な時間や家族との時間を守るために不可欠です。たとえば、「必ずこの時間までに帰宅する」というルールを作ることができます。どうしても延期できない緊急の用事が入った場合は、上司と計画を立てて、自宅で仕上げるか、翌朝早く来て終わらせるようにしましょう。家族と過ごす時間を確保することは不可欠です。一緒に料理をする、夕食をとりながら会話を楽しむ、子供がいるなら寝る前の読み聞かせをするなど、方法はいろいろあります。どのようにするにせよ、愛する人たちのそばにいることを確実にすることが大切です。
しかし、そのような目標を実現するには、上司に自分が信頼できることを示す必要があります。上司との信頼関係を築けば、早く帰宅したり、翌日に時間を調整したりすることを許可してくれるでしょう。可能であれば、遅い会議にはノーと言うことを学びましょう。夕食を家族ととる必要があることをはっきり伝えて、会議を延期するのです。そして最良のシナリオでは、フレックスタイム制の会社に就職することです。2008年の調査によると、フレックスタイム制は、求人を検討する際に従業員にとって最も重要な決定要因であることがわかりました。この要約を読めば、それも十分に納得できるでしょう。
たとえば、パートナーが突然病気になったり、子供が午後5時から始まる劇に出演するところを想像してみてください。そのような大切なときに職場に縛られていたくないでしょうし、実際、そうする必要はないのです。
最終まとめ
この本の重要なメッセージ：生産性は効率性にかかっています。明確な目標と優先順位を設定すれば、より速く、より賢い働き手になるのを妨げるものは何もありません。結果重視のアプローチは、先延ばし癖をなくし、大きなプロジェクトを分割し、労働時間を明確に定義します。実践的なアドバイス：速く読むことで生産性を高めましょう。
速く読むための鍵は、1分あたりに読む単語数を増やすことではありません。全体として読む単語数を減らすことです。試しに、興味のあるテーマの本を手に取ってみてください。序論を読み、結論を読み、最後に本文を拾い読みして必要な情報を探します。探していた最も重要な情報はほぼ確実に得られるはずです。そして多くの時間を節約できます。
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