『Free to Focus』（2019年）で、マイケル・ハイアットは生産性にまつわる一般的な誤解に挑み、私たちの働き方に対する新しいアプローチを提案する。気を散らす要素に溢れ、注意力が奪われがちな現代社会において、本書は実践的なヒントに満ちた現実チェックの書である。
本書から得られるもの：活動量ではなく、成果を増やす生産性を
現代社会で最も重要な言葉は「もっと」だ。私たちはより多くの製品、より速いスピード、より多くの仕事、そしてより多くのストレスに常にさらされている。すでにいっぱいのスケジュールに、さらに何かを詰め込もうと必死だ。だからこそ、私たちは——そう——より多くの生産性を求める。しかし、自分自身とスケジュールをどこまで引き延ばせるだろうか？マイケル・ハイアットは、この自己破壊への道に代わる方法を示してくれる。『Free to Focus』で彼は、私たちは間違った目標を追いかけていると主張する——必要なのは「より多くのことをする」ことではなく、「より多くの正しいことをする」ことなのだ。
言うは易く行うは難し。特に、注意力と集中力を奪う気を散らす要素に溢れた職場ではなおさらだ。しかしハイアットは、そうした要素をうまく管理できれば、生産性は飛躍的に向上し、仕事を終えるときには落ち着きと充実感を得られるようになると説明する。
本書で明らかになるのは、次のようなことだ。
- 時間はゼロサムゲームであること
- 睡眠時間を増やすと、成し遂げられることが増える理由
- 「注意散漫エコノミー」の中で何をすべきか
私たちの生産性の概念には欠陥がある
仕事の日々は、終わりのないタスクで満ちている——出席すべき会議、行うべきプレゼンテーション、書くべきレポート、完成させるべきプロジェクト。しかし、私たちの努力が十分であることはほとんどない。まるで穴の空いたボートに乗っていて、必死に水をかき出しているような感覚だ。水は溜まっていき、私たちは沈み始める。その瞬間、私たちは生産性という神話を信じ始める。「もう少し速く働ければ、なんとかなるはずだ」と考えるのだ。そして、数分の時間を節約できるというライフハックを探し始める。
しかし、スピードに執着することは、実際には生産性を低下させる。なぜなら、時間をもっと活用しようとして、節約できた時間を、すでに溢れているスケジュールにさらに何かを詰め込むことに浪費してしまうからだ。例えば、毎日のメールをより速く書く方法を見つけても、結局は翌日のメールの準備をより早く始めるだけなのだ。
生産性を高めるもう一つの欠陥のあるアプローチは、すべてのタスクを終わらせるために残業を始めることだ。時には「残業は一時的なもので、すぐに落ち着くはずだ」と自分に言い聞かせることもある。しかし、実際は逆だ。New Leaf Project Managementの創設者であるジャック・ネヴィソンは、職場の生産性に関するいくつかの主要な研究結果をまとめた。その結果、週に55時間以上働く労働者は、ストレスと精神的疲労のために、50時間以下の労働者よりも生産性が低いことがわかった。
私たちが現在抱いている生産性の神話は、持続不可能で非効率だ。だからこそ、生産性の代わりに、自由を目指すべきなのだ。
自由には多くの意味がある。例えば、集中する自由。これは、中断されることなくディープワークに集中し、成し遂げるための時間を見つけることを意味する。これは最も重要で、しばしば最も困難な種類の仕事だ。なぜなら、より多くの成果を生み、厳しい頭脳労働を伴うからだ。ディープワークは集中的な集中力を必要とするため、エネルギーを消耗し、毎日限られた時間しか続けられない。
これにより、生産性のもう一つの目標がさらに重要になる——それは、何もしない自由だ。直感に反するように聞こえるが、私たちの画期的なアイデアのほとんどは、心がリラックスしているときに生まれる。平日に生産的であるということは、休みの日に何もしない自由を手に入れることを意味し、そのときに創造性が本当に流れ始めるのだ。
回復のための時間を確保することは贅沢ではなく、必要不可欠だ
カレンダーが溢れ始め、ToDoリストが買い物リストよりも長くなると、私たちは本能的にレクリエーションやリラクゼーションを削ってしまう。忙しい時期には、友人との夕食をキャンセルしたり、睡眠時間を数時間削ったりする人がほとんどだ。しかし、休息や余暇を削ることは、感情的な健康を損なうだけでなく、完全に非効果的なのだ。
私たちの多くは、時間は柔軟で、エネルギーレベルは一日中変わらないと信じている——仕事時間を20パーセント延長すれば、成果も20パーセント増えると考えている。しかし、時間は固定されており、エネルギーレベルは有限だ。私たちは通常、頭が冴えている午前中に最高の仕事をし、昼食後は遅くなり、生産性が低下する。これは、エネルギーレベルが変動し、集中力と意志力が補充を必要とする有限のリソースであることの日々の証拠だ。
ここでもう一つの逆説的な生産性の原則がある：集中力を最大化し、より効率的になりたいなら、回復のための時間を削ってはいけない。回復は、疲れた脳を活性化し、体にエネルギーを与える。最も重要で——しばしば無視される——回復の形は睡眠だ。
これは生産性のまさに基盤である。デイヴィッド・K・ランドールは著書『Dreamland』で、睡眠不足は問題解決、集中力の維持、良い意思決定を困難にすると述べている。同様に、神経科学者のペネロープ・A・ルイスは『The Secret World of Sleep』で、睡眠不足の人は独創的なアイデアがはるかに少ないと主張している。
私たちの社会生活も、生産性への終わりのない行進におけるもう一つの犠牲者だ。人間は本質的に社会的な生き物であり、親密な関係は感情的な幸福に不可欠だ。私たちの最も重要な関係のいくつかは家族とのものであり、仕事のためにこれをないがしろにすることはひどい考えだ。個人的な関係が悪化すると、エネルギー、意欲、精神的健康が損なわれ、それが生産性に影響を及ぼす。
最後に、遊びの力を過小評価してはいけない。遊びとは、純粋な喜びのために行うあらゆるレクリエーション活動を指す。ハイキング、絵を描くこと、釣り、子供を公園に連れて行くことなどが含まれる。こうした外出は非効率的に思えるかもしれない——結局、遊んでいる間は迫り来る締め切りに向けて働いていないのだから——しかし、実は強力な生産性ツールなのだ。遊びは、精神的なバッテリーを充電し、鋭い集中力を持って仕事に取り組むための最良の方法の一つだ。
生産的であるためには、不要なタスクを見極めること
明らかに、生産性は回復のための時間を増やし、集中力と効率を高めるはずだ——しかし、どうすればそれを達成できるだろうか？最初のステップは、庭師のように行動することだ。
時間を節約するには、仕事の中の非本質的なタスクを剪定する必要がある。生産性を高めるためにより少なくすることが奇妙に思えるかもしれないが、これこそが効率性の最も重要な秘訣だ。生産性とは、あらゆることをより多く行うことではなく、より多くの正しいことを行うことだ。つまり、集中すべき重要なタスクを見極め、それ以外のすべてを削ぎ落とすことを意味する。
削除すべき候補は、各タスクに対する情熱と熟練度を評価することで特定できる。情熱とは、特定のタスクに対して持ち込む高いモチベーションを指す。一方、熟練度とは、そのタスクに熟練しており、かつそのタスクが仕事に大きく貢献していることを意味する。
各タスクの情熱と熟練度を評価することで、削るべき最適な対象が見つかる——それは、情熱と熟練度の両方で低いスコアのタスクだ。例えば、オフィス用品の発注が退屈で、しかもいつも間違えてしまう場合。管理職なら、これを従業員に委任し始めればいい。
熟練しているが情熱がないタスクも剪定できる。例えば、チームの四半期予算をうまく処理できていても、数字を眺めていると残りの一日が眠くなってしまうなら。自営業なら、明確な解決策は会計士やCFOを雇うことだ。
情熱はあるが、特に熟練していないタスクはより厄介だ。これらは気を散らす要因になりやすいが、熟練度が低いということは、自分で行っても会社に価値を追加していないことを意味する。ウェブデザインが好きでも経験が浅いなら、専任のウェブ開発者に任せればはるかに速く作成できるのに、新しいページの作成に足を取られてしまうことになりかねない。
情熱と熟練度の両方を持っているタスクに時間を費やすことが、最も楽しく、最も価値の高い時間の使い方だ。情熱と熟練度のスコアが高いタスクを仕事の指針とし、それ以外のすべてを削ぎ落とすことで、これまでにないほど生産的になることができるだろう。
集中する自由を得るには、イエスとノーの力を学ぶ必要がある
今日、過重労働と過剰なコミットメントに陥るのは簡単だ——難しいのは、優先順位をつける規律を持つことだ。同じ時間の中で、ある人が他の人よりもはるかに多くのことを成し遂げられるのはなぜだろう？一つの理由は、生産性の高い人はノーの力を理解していることだ。
生産性のスーパースターは、前のセクションで見たように不要なタスクに対しても、同僚やクライアントからの依頼に対しても、ノーと言うことができる。彼らは、もし許せば、こうしたタスクや依頼がすべての時間とエネルギーを奪い、本当に重要な仕事に集中することを妨げてしまうことを知っている。
時間がゼロサムゲームであることを理解すれば、このようにノーと言うことがはるかに簡単になる。一日に数時間を追加したり、ソファの隙間から小銭を見つけるように空き時間を見つけたりすることはできない。覚えておこう——一週間は168時間しかないのだ！
ノーと言うのが苦手なイエスマンは、すべてのイエスの背後にはノーが潜んでいることを忘れてはいけない。朝7時に朝食ミーティングに同意すれば、朝のランニングにノーと言っていることになる。残業にイエスと言うことは、パートナーとの夕食にノーと言うことを意味する。次に誰かに何か頼まれたときは、このことを念頭に置き、自分に厳しくあろう。誰かに今夜レポートの校正を頼まれたが、運動する予定だったなら、後で用事があるとシンプルに伝えよう。これは完全に真実だ——あなたは自分自身との約束があるのだから。
儀式（ルーティン）も、時間を守り生産性を最大化するのに役立つもう一つのツールだ。これは、行動を構造化する小さなルーティンを週の中で確立することを意味する。儀式の最も優れた点の一つは、一日の始まりに明確さを与え、一日の終わりに区切りをもたらすことだ。朝には、この明確さが重要な目標を狙った仕事につながる。夜には、区切りの感覚が満足感をもたらし、回復を助け、明日の生産的な一日への準備を整えてくれる。
儀式はまた、非常に実用的だ——一度確立すれば、大幅な時間節約になり、実行にほとんど意志力を必要としない。
素晴らしい儀式の二つの例は、朝のルーティンと仕事開始のルーティンだ。細かい点は人によって異なるが、朝のルーティンには、コーヒーを淹れる、瞑想する、ジャーナリングする、その日の目標を見直す、などが含まれる。同様に、仕事開始のルーティンには、メールをチェックする、スケジュールを確認する、今日連絡が取れない時間帯を同僚に知らせる、などが含まれる。
次のセクションで見るように、儀式だけが仕事生活を構造化する唯一の方法ではない。
「ビッグスリー」を中心に一日を計画し、理想の一週間を描こう
どれだけの人が、計画もなくオフィスに入り、その日の出来事に受動的に反応しているだろうか？しかし、この行動は失敗への準備をしているようなものだ。著作家のロビン・シャーマはかつてこう書いた。「見えない標的を打つことは決してできない」。これは非常に理にかなっている——行動が構造化されておらず、特定のものを狙っていないなら、生産的であることに何の意味があるだろう？生産性に意味を持たせ、集中力のはけ口を作るには、方向性が必要だ。
したがって、事前に一日を計画することが不可欠だ。これにより、目標が明確に設定され、狙うべきものができる。これは、ビッグスリー——その日に必ず成し遂げなければならない3つのタスク——を中心に一日を計画することで実現できる。これらが優先事項であり、それ以外に達成できたことはボーナスだ。3つは少ない数に思えるかもしれないが、複雑なタスクを選ぶことができる。このシステムの利点は、目的に優先順位をつけることを強制することだ。
生産性を飛躍的に高めるもう一つの素晴らしい方法は、理想の一週間を描いておくことだ。空白の週間プランナーから始めて、完璧な一週間をデザインしよう。歯医者や会議など既存の予定があるときに行うのではなく——これは理想の一週間なのだ！
例えば、すべてのアポイントメントを月曜日にまとめてスケジュールし、残りの週を中断されないようにしたいかもしれない。金曜日はチームプロジェクトやクライアント対応に充て、水曜日に数時間の残業を入れて滞っている仕事を片付ける、といった具合だ。回復のための時間もたっぷりスケジュールすることを忘れずに！木曜の夜にヨガクラスに行き、土曜日にハイキングをしたいかもしれない。
理想の一週間を計画するときは、一日の計画も立てるべきだ。毎日朝7時から8時まで言語などの新しいスキルを学ぶ時間に充てたいかもしれないし、午後1時に1時間チームとのキャッチアップに取るかもしれない。
もちろん、理想の一週間を毎週実現できるわけではない——私たちは常に予期せぬ出来事に見舞われ、リズムを乱す問題が発生する——しかし、それでいいのだ。人生は完璧ではない。理想の一週間の明確なイメージを心に持つことで、新しい目的意識、狙うべき標的、そしてそれを達成したときの満足感を得ることができる。
注意散漫エコノミーに挑戦すれば、その報酬を得られる
インスタントメッセージ、プッシュ通知、ウェブサーフィン、ソーシャルメディアの無限スクロール——これらは日常生活に組み込まれており、すべてが私たちの集中力と注意力を奪おうと共謀している。そして、それらの多くは個人的・職業的な生活にかなりの利益をもたらしてきた一方で、先延ばしをかつてないほど容易にした。
実際、テクノロジーが育んできた即時満足の文化は、新しいタイプの経済——注意散漫エコノミー——として捉えることができる。電話、メール、ソーシャルメディア、ニュースサイトなどはすべて私たちの注意力を奪い合っており、これは貴重な商品だ——だからこそ、私たちは注意を「払う」と言うのだ！
しかし、スピードと利便性の仮面の背後に隠れたこれらの気を散らす要素は、集中してディープワークを行うことをかつてないほど困難にしている。週報を書き始め、フェイスブックをチェックするために一時停止し、気がつけばニュースをチェックし、コーヒーを注ぎ直している。戻ったときには思考の流れが中断されており、再び集中ゾーンに入るために努力しなければならない。
例えば、カリフォルニア大学の研究者チームが行った研究では、オフィスワーカーは一度中断されると、元のタスクに戻るまでに平均23分かかることがわかった。一日に5回中断されたら、2時間以上の無駄な時間だ！では、集中力をより長く維持するために何ができるだろうか？
注意散漫エコノミーと戦う鍵は、集中しやすい環境を作ることだ。まずはメールを一日2回、朝と昼食後にだけチェックすることから始めよう。ディープワークを完了する必要があるときは、スマートフォンの「おやすみモード」をうまく活用しよう。さらに進めたいなら、集中アプリを試してみよう。これは、一日の特定の時間帯にアクセスできるソフトウェアやウェブサイトをカスタマイズできるコンピュータプログラムだ。
最後に、ワークスペースをコントロールしよう。プリンストン大学による2011年の研究では、視覚的な刺激のために、散らかった環境は情報処理能力を著しく低下させることがわかった。だから、机、オフィス全体、そしてデジタルファイルをシンプルに整理しよう。注意散漫エコノミーを把握するのは難しいが、それが生産性にどれほど有害かを認識し、その影響を制限するための措置を講じれば、私たちは集中する自由を手に入れることができる。
まとめ
本書の重要なメッセージ：
生産性とは、各タスクで数分を節約し、その時間で盲目的にさらに多くの仕事を引き受けることではない。どのタスクに集中するかをより賢く選び、それらがビジネスに最も利益をもたらす価値の高い仕事であることを確実にする必要がある。何を引き受けるかについてより慎重になり、それを質の高い休息と回復と組み合わせれば、注意散漫エコノミーの地雷原をうまく通り抜けられる限り、生産性の高い一日への準備が整う。
実践的なアドバイス：
「やらないことリスト」を作ろう。
これまで見てきたように、生産性向上の秘訣はより多くのことをすることではなく、より多くの正しいことをすることだ。そして生産性志向の人にとって、最も難しいのは、週間スケジュールからどのタスクと責任を排除するかを決めることだ。この課題に取り組むには、「やらないことリスト」を作成することを検討しよう。例えば、自分の部署外の問題に対処する時間を無駄にしたくない？これらを「やらないことリスト」に入れて、それを守ろう。これは、「すべてを引き受ける」という有害なマインドセットから態度をシフトさせるのに役立つだろう。
次に読むべき本：『Your Best Year Ever』（マイケル・ハイアット著）
今見てきたように、マイケル・ハイアットは、集中、計画、そしてあらゆる生産性に関する知識の素晴らしい源だ。ハイアットの自己改善の知恵と大局的な視点をもっと知りたいなら、『Your Best Year Ever』の要約に飛び込んでみよう。
そこには一連の実践的なヒントが示されており、個人的・職業的な人生を変革する一年間のプロセスを案内してくれる。自己改善に捧げる一年は簡単ではないかもしれないが、『Your Best Year Ever』のおかげで、少なくとも明確になるだろう。新しい一歩を踏み出すのに1月1日を待つ必要はない——今すぐ始めよう！
