Less Doing, More Living（2014年）は、あなたがより効率的になるための9つの基本ステップを案内します。この要約では、著者がお気に入りのツールやテクニックを使って、厄介なToDoリストのすべてを最適化・自動化・アウトソースし、人生で本当に大切なことをするための時間を生み出す方法を紹介します。
自分にとってのメリットは？超効率化で自由な時間を生み出す方法
誰もが、家族と過ごす時間や趣味に使う時間をもっと増やしたいと願っています。しかし、時間はいつも足りないもの。ここで役立つのが、この要約です。ここでは、あなたのスケジュールと頭の中に余裕を作り、やりたいことにほとんどの時間を使えるようになる方法をお伝えします。アドバイスの核となるのは、「最適化」「自動化」「アウトソース」の3つです。それぞれに集中することで、家計管理から健康維持まで、あらゆることに効率の波が押し寄せます。
自分の行動を記録して、時間を節約できる場所を見つける
「80対20の法則」をご存じですか？これは、成果の80％は、費やした時間とエネルギーのわずか20％から生まれるというものです。この法則は、勉強、仕事、運動など、ほとんどすべてのことに当てはまります。
この法則が示すように、集中すべきは、この重要な20％です。では、自分にとってどの20％に集中すべきか、どうやって見極めればいいのでしょうか？
それには、まず「記録」をつけることです。仕事や時間の使い方を記録すれば、どこにうまく時間を使えているか、どこが無駄かがはっきりします。
もちろん、忙しいスケジュールをこなすだけで精一杯なのに、それを観察する時間などないと思うかもしれません。でも、時間の記録をずっと簡単にしてくれるツールがいくつかあります。
まずはRescueTime。これは、パソコンで実際に行っていることを1日中監視してくれるプログラムです。これを使えば、どのウェブサイトやアプリがあなたの時間を奪っているかがはっきりし、それらへのアクセスをブロックする手助けもしてくれます。
RescueTimeは生産性を追跡するのに最適ですが、健康管理の記録も取りたくなったらどうでしょう。
健康管理の記録には、昔ながらの紙の日記をつけるのがおすすめです。食べたものをすべて書き留め、万歩計やスマートウォッチで歩数をカウントし、毎日体重を測る習慣もつけましょう。手間に感じるかもしれませんが、日々の自分の健康状態を詳しく知るほど、早く改善できるようになります。
こうして自分の生活を記録し、賢く時間を使っている部分と無駄にしている部分を把握したら、次は「最適化」の段階です。しかし、どうやって？自分に合った日課を作るには、プロセスを最適化すると考えてください。お手本はIKEAです。IKEAの製品には、コーヒーテーブルでも幾何学的なランプでも、組み立て手順が限界まで最適化された説明書がついています。説明は本質だけに絞り込まれ、言語に依存せず、誰でも簡単に手順を追えるようになっています。
自分の生活もIKEAの説明書のように扱いましょう。メールを書くのも会議を設定するのも、手間を最小限にして、できるだけ少ないステップで済ませるのです。
「外部の脳」を作って、自分の脳の貴重なスペースを節約する
誰もが、自分はマルチタスクの達人で、記憶力も抜群だと思いたがります。しかし、現実は違います。追跡すべき情報をすべて頭の中でやりくりできるほどの容量は、たいていの人にはありません。私たちに必要なのは、もう一つの脳です。でも、そんなこと不可能ですよね？
いいえ、不可能ではありません。もう一つの脳は、誰でも手に入れられます。
必要な日付や詳細を記憶する助けとなる、新しいツールがいくつも登場しています。たとえばEvernoteは、テキスト、画像、手書き、ウェブ上の情報など、あらゆる種類のメモを取れるアプリです。無料で容量制限もなく、著者は今、約4000件のノートをEvernoteに保存しています。
Evernoteは単に「脳のバックアップ」と考えることができます。神経科学者は、Evernoteが人間の脳とよく似た方法で情報を整理し、似た思考を複雑で相互接続されたネットワークに結びつけていると指摘しています。
すべてのタスクを把握し続けるためのもう一つの戦略は、自分専用のバーチャルアシスタントを見つけることです。現在では、オンラインで人を雇い、タスクを委任できます。バーチャルアシスタントには大きく分けて「オンデマンド型」と「専任型」の2種類があります。
オンデマンドのアシスタントサービスは、アシスタントのプールで構成されています。文書の校正やPowerPointプレゼンテーションの改善など、やるべきタスクがあれば、プールの中で手の空いている人が対応してくれます。Fancy Handsという会社では、月25ドルで最大5件、月95ドルなら無制限にタスクを依頼できます。
一方、専任のアシスタントは、あなたのタスクをすべて個人的に処理します。そのため関係性はより深まり、アシスタントはあなたのことをよく知り、やがてより難しい仕事も引き受けてくれるようになります。Chatterbossなら、月に数十ドル程度で、毎月数時間の専任アシスタントを利用できます。
ぜひ試して、時間と脳のスペースを節約し始めましょう。
カスタマイズで時間とお金を節約！
自分にぴったりの完璧な寝室用シェルフユニットのアイデアを思いついたとしましょう。それを自分で作ろうと思えば、材料を買い、道具を借り、準備と片付けに何時間も費やすことになります。なかなかの大仕事です。もっと簡単で安い方法があればいいのに！
実はあるのです。3Dプリントです。
3Dプリントなら、自分だけのカスタマイズ製品を簡単に作れます。
たとえばShapeways。これは3Dモデルをアップロードするだけで、それを印刷してくれるサイトです。
著者は新しいMacMiniを壁に取り付けるための特注ブラケットを欲しがり、アイデアの簡単なスケッチを描き、オンラインのアウトソーシングプラットフォームFiverrで3Dモデルを作れる人を探しました。そして完成したモデルをShapewaysに送り、1週間後には完成したブラケットが郵便受けに届いていました。
これだけでも成功と思えますが、さらに彼はShapewaysのeコマースプラットフォームを使って、そのMacMiniブラケットを販売しました。6個売れて、400ドルの利益です。
それだけではありません。カスタマイズはお金を節約し、稼ぐだけでなく、自由時間も増やしてくれます。
Vitamins on Demandを考えてみてください。これは、あなたが必要とするすべての薬やサプリメントを集め、1日分ずつパックにまとめてくれるサービスです。旅行のスーツケースに薬瓶を詰め込み、忘れ物がないか心配する日々とはお別れです。必要なパック数だけをつかんで、家を出られます。
もう一つの例として、自分に合うスーツを探す面倒な作業があります。その時間を半減させたいなら、Indochinoに登録しましょう。この会社はオーダーメイドスーツを製造しており、採寸プロセスをガイドしてくれるので、ぴったり合うスーツのために何度でも使える寸法を手に入れられます。
自分の仕事週間をコントロールする
ティム・フェリスがベストセラー『4時間の仕事週間』を出版したとき、誰もがある程度の誇張があると知っていました。週に4時間しか働かなければ本を書き上げられないのは明らかです。しかし、この本は重要なポイントを突いています。仕事週間を「自分のもの」にし、何をいつやるかを自分で決める必要があるのです。
仕事週間を自分のものにする第一歩は、自分にとって最も仕事がはかどる時間帯を特定することです。これを知るだけで、自動的に効率が上がります。夜に働くのを好む人もいれば、朝型の人もいます。毎日少しずつ働くのが好きな人もいれば、短期間に集中して詰め込むのが好きな人もいます。
人によって働き方は異なります。自分に最適なスタイルを見つけ、その時間帯に集中して仕事をしましょう。
次に、何があなたを遅らせているのかを見極めることが重要です。多くの場合、それは外的要因です。たとえば、いつも遅れる仕入先や、優柔不断なクライアントです。
こうした場合の解決策は、クライアントとのやり取りの枠を狭めることです。外部とのやり取りの時間枠を狭くすれば、自分の1日が効率的になるだけでなく、クライアントもより効率的にならざるを得ません。彼らは後であなたに感謝するでしょう。
そして、仕事の時間を奪っているもう一つの要素は、会議のスケジュール調整です。平均して、会議を1回設定するのに7通ものメールのやり取りが必要だといいます。これは明らかに多すぎます。幸い、Calendlyのようなアプリが、その名の通り、最初のやり取りで会議をスケジュールする手助けをしてくれます。
このアプリはカレンダーを公開し、あなたと同僚が関係者全員にとって都合のいい時間を見つけられるようにしてくれます。シンプルで効果的です。
雑用は積み重なるから、なくしてしまおう！
自分が毎月どれだけの時間を雑用に費やしているかをはっきり自覚したら、きっと衝撃を受けるでしょう。でも、普段はそんな風に考えません。「トイレットペーパーか食器用洗剤を買いに角の店までちょっと走るくらい、大したことじゃない」と思うでしょう。
しかし、そんな雑用が積み重なり、1日を大きく食いつぶします。生産性を高めたいなら、それらの雑用をやっつけなければなりません。
どう始めればいいでしょうか？
一つの良い方法は、オンライン宅配サービスに登録することです。たとえばAmazonの定期おトク便（Subscribe & Save）を使えば、トイレットペーパー、カミソリ、シャンプー、洗濯用洗剤などの必需品を、決まった間隔で自宅に届けてくれます。
あなたが毎月歯磨き粉を2本使うなら、月末に2本届くように手配して、歯磨き粉を買う時間を永久に節約しましょう。
トイレットペーパーや歯磨き粉は明らかな必需品ですが、他にも配達してもらえる重要な品物はたくさんあります。たとえば、定期おトク便で6ヶ月ごとに9ボルト電池が届くように設定しておけば、煙探知機が常に作動する状態を確保できます。
とはいえ、自動化できない雑用もあります。突然発生し、慌てて駆けつけなければならないような用事です。でも、アウトソーシングを使えば、そんな用事にも時間を無駄にせずに済みます。
TaskRabbitは、そうした小さな予測不能のタスク（たとえば急な食料品の買い出しや、パソコンや車の修理）を頼める、オンラインのアウトソーシングマーケットプレイスの好例です。
著者がこのサービスをどう活用したか、例を紹介します。
ロサンゼルスに住む甥っ子が、2歳の誕生日にすべり台を欲しがりました。著者はニューヨーク在住のため、TaskRabbitを使ってロサンゼルスの人を雇い、ロングビーチのIKEAですべり台を購入し、甥の両親の家まで運んで組み立ててもらいました。まさに忘れられない贈り物になりました。
最新ツールで家計管理をしっかりと
最初の章では、時間や食習慣などを記録することの価値を学びました。しかし、あらゆることを記録するのに多大な時間を費やすことが常に有益とは限りません。たとえば家計を細かく記録しようとすると、かえって負担やストレスになることもあります。
特に複数の銀行口座やクレジットカード、ローン、住宅ローン、株式や債券などを抱えていると、いつどこで何にお金を使っているかを把握するのは困難です。
そこで、いくつかの新しいツールを活用して、予算に頭を悩ませる時間を削減しましょう。
TrueBillは、家計を整理し、財務状況を把握し続けるための優れたツールです。
銀行口座やローン、クレジットカードの詳細とログイン情報をTrueBillに提供するだけで、残高が危険水域に近づいたときや、大きな入出金があったときを知らせてくれ、支払いが滞りなく行われているかも確認してくれます。
また、TrueBillはカテゴリ別の包括的な家計の概要を提供し、お金と時間をどのように使っているかを可視化します。過去の支出パターンを分析して、予算案を提案してくれることもあります。
ストレスを減らして貯蓄を始めるためのもう一つの革新的な新ツールがBillSharkです。BillSharkは、当座預金口座情報や運転習慣、携帯電話の使用頻度、映画のストリーミングや雑誌の定期購読といった他のサービスに支払っている金額など、いくつかの個人情報を尋ねます。
その情報をもとに、BillSharkはコスト効率の良い代替案を提示し、それらの代替案によって2年間でどれだけ節約できるかを示します。
自分が思っている以上に節約できる可能性があっても驚かないでください。著者が初めてBillSharkを使ったとき、2年間で約1万4000ドル節約できることに気づきました。
自分に制限を設けて、生活の質を高める
誰しも経験があります。書類の山であふれかえるデスク、物の混沌の狭い道しか通れない床。そしてそんな物に囲まれていると、必要なときに必要なものが決して見つかりません。
しかし、こんな頭痛の種は必要ありません！自分に制限を設けることで克服できます。
まずは「上限」を設定しましょう。これは持ち物を見つけやすくし、把握し続けるのに役立ちます。
著者の電子機器の備蓄がそうでした。かつてはクローゼット全体を占めていましたが、やがてパンパンになり、特定のケーブルやガジェットを探すには、すべてをクローゼットから床に引っ張り出さねばなりませんでした。彼は事態が手に負えなくなったと悟り、行動を起こしました。
彼は電子機器に別れを告げ、そのほとんどをeBayで売り払いました。残ったのは1つの箱に収まるだけ。これが彼の「上限」になりました。新しい電子機器を買ったら、何か他を処分するのです。こうして備蓄は管理しやすく整理され、いつでも必要なものが見つかります。
上限を使ってやりすぎを抑えられるのと同じように、「下限」を使えば、生活の質を高める活動（運動、瞑想、旅行など）をもっとするよう自分を仕向けられます。
たとえば著者は、毎月最低1回の旅行、週に最低30マイルのランニング、週に最低3日は自宅で料理をする、といった下限を設けています。このように余暇時間に下限を設定することで、自分の時間がいつも仕事やその他重要性の低いタスクに食い尽くされないようにできるのです。
タスクを「バッチ処理」して集中力を保つ
何かに没頭し始めたまさにその瞬間に、気の散るテキストやメールで中断された、というイライラする経験はありませんか？集中力が台無しになり、さらに苛立ちまでつのります。
そんな風に集中力を破壊されないための方法があります。それが「バッチ処理」です。
バッチ処理とは、似たようなタスクをグループ化し、1つずつではなくまとめて片付けるシンプルなプロセスです。これにより、今まさに行っていることに集中しやすくなります。
たとえば、「メールが届いたらその都度返信する」のではなく、「毎時最初の10分間だけにメールに返信する」と決めてバッチ処理を実践する人もいます。また、請求書が届くたびに支払うのではなく、金曜日に1週間分まとめて支払うのも一例です。
もちろん、バッチ処理を始めると、特定のことにどれだけ時間がかかっているかを正確に把握できるようになります。もっと時間がかかるべきでないタスクに時間がかかっている場合は、最適化が必要なサインだと受け止めましょう。
管理業務を削減する必要があると分かったら、まずは不要な書類作業をなくすことから始めましょう。ペーパーレス社会の実現が叫ばれていますが、私たちは今でも毎日、厄介な書類と格闘しています。幸い、書類作業をさらに減らすための優れたオンラインツールがいくつかあります。
もし郵便で書類を送らなければならないなら、Postal Methodsが役立ちます。書類をアップロードするだけで、会社が印刷し、切手を貼った封筒に入れ、郵便で送ってくれます。これで大幅に時間を節約でき、切手を舐めるのが好きな人もいないでしょう。
健康こそが究極の生産性の秘密
単純明快です。十分な睡眠と健康的な食事が、自分がやりたいことを行うためのエネルギー量を決めます。どれだけ多くの生産性アプリがあっても、これを変えることはできません。
睡眠を削ると、体は何とも不快な名前のホルモン「グレリン」を作り出します。グレリンは空腹感を高め、代謝を調節する別のホルモン「レプチン」のレベルを下げます。代謝が正常に機能しないと、当然疲れてしまいます。
睡眠の質を改善したいなら、シンプルな2つのステップが効果的です。第一に、毎朝朝食時にビタミンDを摂ること。第二に、就寝前の1時間は、テレビ、iPad、パソコンなど、ブルーライトを発する機器を避けることです。
より健康的な生活を始めるのも簡単です。何をすべきかもおそらくご存じでしょう。ただ脂肪を排除すればいいんですよね？
違います！
多くの人が相変わらず脂肪を敵視していますが、真の悪者は砂糖です。私たちの脳は脂肪なしでは機能できませんが、砂糖が多すぎるとビタミンA、D、E、Kの吸収を妨げます。だから、加工食品や甘いものに時間を費やすのはもうやめましょう。自然な選択肢を探し始め、オリーブオイルやアボカドに含まれる「良い」脂肪の摂取を増やしましょう。
十分な睡眠と良い食事を確保できたら、次は体を動かすことを考え始めましょう。「ストレスがたまっていて運動どころじゃない」というのは言い訳になりません。実際には、運動はストレスを軽減し、良いフィットネスプログラムは日々より上手く対処できるようにしてくれるのです。
あなた自身の運動メニューをデザインし、3つの種類の動きを組み込みましょう。
第一に、筋力とスキルの要素。ロッククライミングやパルクールのようなものが効果的です。
第二に、高強度インターバルトレーニング。全力を尽くす短いインターバルと、アクティブレスト（積極的休息）のインターバルを交互に行います。
そして最後に、モビリティートレーニング（可動性トレーニング）。ヨガや単なる昔ながらのストレッチセッションなどがこれにあたります。
最後のまとめ
この要約の核心は…
現代の生活はストレスに満ちているように思えますが、混乱を断ち切り、自分の時間を掌握する方法はあります。シンプルなテクニックと革新的な新しいツールやサービスを導き手とすることで、あなたはあっという間に、大好きなことのための時間を節約できるようになるでしょう。常に「最適化」「自動化」「アウトソース」を忘れずに。
