『Joy at Work』（2020年発行）は、世界中で愛され、人生を変えるほどの影響力を持つ「こんまりメソッド」を、あなたの職場に応用する一冊です。この新しいアプローチは、机や本棚だけでなく、パソコン内のデータやメールの受信箱までも整理整頓することを目指します。こんまりメソッドを使えば、いつも通り、あなたの人生で本当に大切なものを見つめ直し、「ときめき」を発見することに近づくでしょう。
仕事をもっと楽しく、効率的にするシンプルな方法とは？
たとえ世界一の片づけ上手でなくても、「こんまりメソッド」という言葉を聞いたことがある人はきっと多いはずです。ここ10年近く、近藤麻理恵は「整った家が人生を変え、より多くの喜びをもたらす」という考え方を広めてきました。彼女の著書は世界的なベストセラーとなり、Netflixの番組も持つほどです。しかし、彼女のメソッドは居住空間だけに限ったものではありません。仕事にも応用できるのです。
実は、彼女の片づけビジネス全体の原点は、まさに職場にありました。かつて、日本の企業で人事として働いていた彼女は、人々のデスクやオフィスを片づける手助けをしていました。様々なことが繋がり、気がつけば片づけへの真の情熱が彼女のキャリアとなりました。こうして原点に立ち返り、私たちは「こんまりメソッド」を、自分のワークスペースに応用するのです。それがオフィスの自席であれ、会議室であれ、自宅であれ。
ここでは、次のような内容をご紹介します。
- 散らかったデスクが、数十億ドル規模の生産性低下を招く理由
- 書類は「垂直方向」に収納すべき理由
- 会議ではスマートフォンを遠ざけるべき理由
ワークスペースの片づけは、単に探し物を見つけやすくする以上の意味があります。
大切な書類をいつも探し回っていませんか？ お気に入りのペンを使う時間より、探す時間の方が長くなっていませんか？ 自分のデスクを「散らかっている」と表現するのは、まだ控えめな表現でしょうか？
大丈夫です。散らかったデスクやオフィスを持つことは特別なことではありません。しかし、それは単に整理整頓ができないという問題より、はるかに大きな影響を及ぼします。実際、2011年の調査によると、アメリカ人労働者の90％が、散らかった環境はモチベーション、生産性、そして全体的な幸福度に悪影響を与えると感じています。
ここで最も重要なポイントは、「ワークスペースの片づけは、単に探し物を見つけやすくする以上の意味がある」ということです。
書類の置き場所を間違えて、時々少し探すくらいなら大したことではないと思うかもしれません。 しかし、それは大きな問題になり得ます。生産性について考えてみましょう。研究によると、置き忘れた物を探すのに費やす時間を積み重ねると、平均して年間まるまる一週間分の労働時間を無駄にしていることが分かっています。そして、生産性の損失は、お金の損失を意味します。アメリカだけでも、これが原因で年間推定890億ドル（約13兆円）が無駄に消えていると試算されています。
つまり、片づけは生産性と収益を向上させることができるのです。しかし、整頓されたワークスペースには、より個人的な別のメリットもあります。
まったく公平とは言えないかもしれませんが、身の回りがきちんと片づいている人は、上司からより良い評価を受ける傾向があります。これは、全員に利益をもたらすポジティブなフィードバックループを生み出します。上司があなたの人間性や能力を高く評価すれば、あなたの自尊心とモチベーションは向上します。それがさらに勤勉な仕事ぶりにつながり、上司からのさらに良い評価へと繋がるのです。
片づけをするにはこれだけで十分な理由に聞こえるかもしれませんが、正しい姿勢で取り組むことが重要です。誰かに言われたからという理由だけで、がらくたを捨て、見かけだけ片づいた空間を作ったとしても、 しばらくすれば、再び散らかってしまうのは時間の問題でしょう。
これから見ていくように、近藤麻理恵の片づけメソッド、すなわち「こんまりメソッド」は、あなた自身を人生の目標や目的と再び一致させることに関するものです。ですから、単に効率や生産性を上げるだけの話ではありません。その手順に従えば、整頓されたあなたのワークスペースは、あなたの目標や願望が実現してく場所を体現することになります。だからこそ、このメソッドを実践した人々は、最初の変化を起こしてからずっと後になっても、散らかりのない環境を維持し続けるのです。
こんまりメソッドをワークスペースに応用する第一歩は、本と書類から始めます。
では、有名な「こんまりメソッド」とは具体的に何なのでしょうか？ 簡単に言うと、それは自分の環境にあるモノの中で、次の3つのカテゴリーのうち少なくとも1つに当てはまらないものをすべて取り除くことです。つまり、「触れた瞬間にときめくモノ」、「機能的に役立つ喜びを与えてくれるモノ」、そして「将来的に喜びにつながるモノ」です。
モノがこれらのカテゴリーに当てはまるかどうかを知るには、あなたの理想のワークプレイスを、細部に至るまではっきりと思い描いてみてください。その理想のワークプレイスは、どのように見えますか？ そこでどんな気持ちになりますか？ そこにはどんなアイテムがあり、すべてがどこに収まっているかをイメージしてみてください。自分に問いかけてみましょう。「仕事中や、デスクで休憩しているとき、自分はどんな感情を抱いているだろうか？」 自分の理想のワークスペースを熟知したら、いよいよ片づけを始めるときです。
ここで最も重要なポイントは、「こんまりメソッドをワークスペースに応用する第一歩は、本と書類から始める」ということです。
このプロセスを通して、私たちは様々なモノを一箇所に集め、一つひとつ順番に向き合っていきます。まずは、あなたのワークスペースにある本をすべて集め、目の前に積み上げてみましょう。一冊ずつ手に取り、こう問いかけてください。「これはときめくか？」 「これが近くにあると知って、私は幸せな気持ちになるだろうか？」「これは自分の仕事をより良くするための重要な情報を与えてくれるだろうか？」 これらの質問全てに「ノー」なら、手放しましょう。
しかし、ただ無造作に捨てないでください。代わりに、これまでよく仕えてくれたことに感謝の気持ちを伝えましょう。そうしてから手放すのです。最終的に残った本は、あなたの価値観や、あなたが大切だと思うことを明確に示すものになるはずです。
書類の場合は、喜びというより、仕事にとって何が重要かということに焦点を当てるため、プロセスが少し異なります。まずは、すべての書類を一箇所に集め、一枚一枚確認することに変わりありません。しかし今回は、書類を3つのカテゴリーに分類します。「保留中」（進行中の案件に関わる書類）、 「必要だから保存」（仕事上、保管が義務付けられている書類）、そして「手元に置きたいから保存」 （仕事の遂行に役立つ書類）です。
これらのカテゴリーに当てはまらない書類を分類して処分したら、ただ積み重ねてはいけません。そんなことをすれば、またすぐにどこかへ行ってしまいます。その代わりに、すべて垂直に吊るすファイルシステムに入れましょう。こうすれば、書類は常に取り出しやすく、見つけやすい状態を保てます。
こんまりメソッドの次の段階は、消耗品（小物類）と思い出の品です。
本と書類の整理が終わったところで、いよいよワークスペースの物理的なモノの最後の2つのカテゴリーに移りましょう。今回も、すべてのアイテムを一箇所に集め、一つひとつ順に見ていきます。
ここで最も重要なポイントは、「こんまりメソッドの次の段階は、消耗品、すなわち『小物類（こもの）』と思い出の品である」ということです。
自宅を片づける場合でもオフィスを片づける場合でも、「小物類」はこんまりメソッドの中で最大のカテゴリーです。つまり、このプロセスで最も難しい部分の一つになりがちです。「小物類」とは、近藤麻理恵が名付けた、仕事を助けるために周りに置いてあるすべての文房具、ガジェット、スナック菓子、その他の備品を指します。かなりの量になります。ですから、どの小物類を残すか決める際には、サブカテゴリーに分けるのが役立ちます。代表的なものには、オフィス用品、身の回り品、食べ物、電子機器などがあります。
種類別に整理したら、次にそれらを一つずつ手に取っていきます。それぞれのアイテムについて、それが本当にときめくか、あるいは仕事の質を高める助けになるかを問いかけます。例えば、3年間使っていない古い携帯電話の充電ケーブルは本当に必要ですか？ 長年かけて溜め込んだ、ケチャップの小袋やナプキン、プラスチックのフォークでいっぱいの引き出しはどうでしょうか？ この引き出しは、もっと有効活用できるかもしれませんね？
常に、理想のワークスペースのイメージに立ち返ることを忘れないでください。そのビジョンを現実にするのに役立つアイテムだけを手元に残しましょう。
こんまりメソッドで最も難しい部分は、最後に取っておきます。それは「思い出の品」です。ここには写真や、心に響くメモ書きなどが含まれます。これらは仕事に直接関係するものではありませんが、それでもあなたのモチベーションを保ってくれるものです。
これらのアイテムをすべて集めたら、一つひとつ手に取って尋ねます。「これを今、自分のデスクに置いておいたら、ときめくだろうか？」 往々にして、私たちは過去のある時点では確かにときめいたけれど、その後その力の一部を失ってしまったモノを持ち続けています。そうなった場合でも、そのアイテムを手放すのは非常に難しいことがあります。そんな時に役立つヒントは、そのアイテムの写真を撮ることです。スマートフォンやパソコンに写真を保存しておくと、散らかりの原因になっている思い出の品を手放すのが、多くの場合、ずっと楽になります。
こんまりメソッドは、物理的ではないワークスペースの整理にも使えます。
片づけプロセスのこの段階まで来ると、あなたのワークスペースには最も本質的なアイテムだけが残り、すべてが決まった定位置を持っているはずです。著者は、すべてを整理整頓して保つために、引き出しの中に収まる仕切りや小箱を使うことを推奨しています。こうすれば、USBメモリは他のデバイスや電子機器と同じ引き出しの中でも、きちんと区切られた自分専用の場所を持つことができます。
この時点で、デスクの上には書類や備品が一切ない状態になっているべきです。結局のところ、デスクは作業をする面であって、収納スペースではないはずですよね？ さらに、デスクの上が完全に片づいていることは、クリアで、邪魔が入らず、散らかっていない心で仕事に取り組むのに非常に役立ちます。
さて、物理的な散らかりに対処したので、次はデジタルの領域に移りましょう。
ここで最も重要なポイントは、「こんまりメソッドは、物理的ではないワークスペースの整理にも使えます」ということです。
まずは、コンピューターの電源を入れて最初に目にするものから始めましょう。それは仮想デスクトップです。このデジタル空間は、あなたの仕事人生に喜びをもたらす大きな可能性を秘めていますが、多くの人はそれを、コンピュータファイルのための雑多な「ごみ捨て場」のように使っています。共著者のスコット・ソネンシェインのデスクトップはかつてあまりに散らかっていて、ファイル名さえ読めないほどでした。
このスペースを片づけるには、「保存」や「現在のプロジェクト」といったフォルダをいくつか作成し、ファイルを整理してデスクトップから移動させましょう。理想的には、デスクトップは、インスピレーションを与える壁紙画像を表示し、現在取り組んでいるごく少数のファイルに一時的にアクセスするためだけに使うべきです。
ハードドライブの整理に関しては、メインフォルダはいくつも必要ありません。ソネンシェインは3つしか使っていません。第一は「現在のプロジェクト」（これはさらにプロジェクトごとにいくつかのサブフォルダに分けます）。 第二は「記録」（契約書、従業員ファイル、ポリシーや手順書などを含みます）。そして最後は「保存された作業」（これは基本的に、過去のプロジェクトと、それに関連したリサーチのアーカイブです）。
では、ファイルを確認し、適切なフォルダやサブフォルダに振り分けましょう。あるいは、ただ削除してください。このプロセスでは、こう問いかけるべきです。「このドキュメントは現在の仕事に必要か？ これは将来の仕事におけるインスピレーションや導きとなるか？ そのドキュメントはときめきをもたらすか？」3つの質問すべてに「ノー」なら、その役目を果たしてくれたことに感謝の気持ちを伝えましょう。そして、ゴミ箱に送ってください。
メールやその他のデジタル通知に、仕事を邪魔させてはいけません。
あなたの仕事内容の中で、メールはどれほどの割合を占めていますか？ たとえ職務経歴書に記載されていたとしても、それはあなたの主な責任ではないはずです。にもかかわらず、私たちの多くにとって、このタスクは終わりがなく、すべての時間を奪うもののように感じられます。
デジタル上の片づけの一環として、メールへの取り組み方を変える時が来ました。同時に、スマートフォンを持つことに伴うその他の注意散漫の原因にも対処しましょう。
ここで最も重要なポイントは、「メールやその他のデジタル通知に、仕事を邪魔させてはいけません」ということです。
まず第一に、メールの受信箱を、物理的なデスクトップと同じように扱うことです。つまり、現在の仕事を処理するための場所であり、保管場所ではありません。これを実現するために、理想的には10個以下で、いくつかのフォルダを作成しましょう。これらのフォルダを使えば、メールをカテゴリー別、関連するプロジェクト別に整理し始めることができます。
もし現在、何万通もの未整理メールが受信箱にあって、それらを全部整理する気が遠くなるようであれば、まず現在のメールをすべて「アーカイブ」フォルダに入れてしまいましょう。今後の新しいメールは、削除するか、フォルダに分類してください。ご心配なく、古いメールも引き続き見つけることができます。以前の受信箱を検索していたのと同じように、アーカイブフォルダ内を検索すれば良いのです。
もう一つ検討すべきは、メールの処理時間を決めることです。研究によると、新着メールに注意をそらすことは集中力を著しく損なうことが分かっています。実際、元の集中レベルに戻るには約26分もかかります。だからこそ、多くのプロフェッショナルはスマートフォンのすべての邪魔な通知をオフにしています。代わりに、一日の始めと終わり、あるいは特定の時間帯をまとめて確保し、集中してメールを処理しているのです。
ついでに、登録しているすべてのメールマガジンやメーリングリストも見直してみましょう。これらのメールを受け取ったとき、喜びを感じますか？ 本当に仕事の役に立っていますか？ もしそうでなければ、配信停止にしましょう。 実際、現在購読しているニュースレターをすべて一度停止するのも良い考えかもしれません。そして、本当に心ときめくものだけに再度登録し直せば良いのです。
スマートフォンのメール関連以外のアプリも同様です。それらを一つずつ確認し、自問自答してください。「これらのアプリは本当にときめきを与え、目標達成に役立っているだろうか？」もし答えがノーなら、削除しましょう。あるいは、いっそ全部削除して、本当に大切なものだけを再インストールするのです。
仕事人生を整理するには、スケジュールと、本当にあなたの時間とエネルギーを必要とするタスクを見直します。
ここまでは、ワークスペースとデジタルデバイスの整理についてお話ししてきました。しかし、仕事人生を本当に片づけるには、物理的な環境の枠を超えて考える必要があります。日々の業務に喜びと調和を見出すには、散らかりや無駄な時間のないスケジュールも必要なのです。
メールに時間を使いすぎるのと同じくらい、非生産的な会議から別の会議へと渡り歩くことで、何週間も無駄にしてしまうこともあります。あるいは、常に他人のニーズに対応していて、自分の仕事をする時間がほとんど残されていないことに気づくかもしれません。さあ、今こそ、こうした「活動の散らかり」をコントロールする時です。
ここで最も重要なポイントは、「仕事人生を整理するには、スケジュールと、本当にあなたの時間とエネルギーを必要とするタスクを見直しましょう」ということです。
ここでも最初のステップは、理想のスケジュールを視覚化することです。あなたの完璧な一日は、どのようなものですか？ 同僚とブレインストーミングをしていますか？ それとも、邪魔されずに自分のデスクで過ごす時間を楽しんでいますか？ あなたが「イエス」と言うこと、そしてカレンダーに書き込むイベントは、この理想像からあなたを遠ざけるものではなく、それに近づけるものであるべきです。
仕事人生の整理整頓から恩恵を受けた一人がクリスティンです。彼女は通勤のストレスや、会議から会議への移動に疲れ果てていました。彼女の理想のスケジュール像は、「柔軟性」でした。電車が遅れたときに不安になるのはもうやめたいと思っていましたし、自然体でいる機会、つまり、友人からの突然の楽しい誘いに「イエス」と言える機会も欲しかったのです。
そこでクリスティンは、自分のカレンダーの予定をすべてスプレッドシートに書き出し、 それぞれのイベントがどれほどの喜びを与えてくれるかを評価しました。これにより、彼女にとって最も重要な活動を特定することができました。彼女はまた、自分自身に新しい約束をしました。自分の時間を要求してくる人に、反射的に「イエス」と言うのをやめる、と。その代わり、その活動が喜びをもたらさない限り、失礼のないように「ノー」と言うことにしたのです。
意思決定に費やす時間についても、同様の整理整頓ができます。多くの人は、任せれば成長につながる同僚がいるにもかかわらず、タスクを委任するのに苦労しています。
そこで、自分が日常的に行っている意思決定のタスクをインデックスカードに書き出し、一つひとつ見直しましょう。次のような質問をします。「これらの決定は、他の誰かの方が適任ではないか？」「私の代わりに誰か信頼して任せられる人はいないか？」「このタスクは自動化したり、頻度を減らしたりできないだろうか？」
しばらくの間、同じ方法で行われてきたからといって、改善できないわけではないのです。
会議とチームを見直すことで、仕事にもっと喜びを加えられます。
正直なところ、避けられない会議もあります。しかし、それらの会議をもっと価値あるものにするために、何もできないわけではありません。もし、定例の会議が非生産的だと感じているなら、他の人たちもおそらく不満を感じているでしょう。それならば、一緒に協力して会議を整理整頓し、より喜びに満ちたものにしてみてはいかがでしょうか？
ここで最も重要なポイントは、「会議とチームを見直すことで、仕事にもっと喜びを加えられます」ということです。
完璧な会議について考えるとき、それはどのように見えますか？ 主催者は何を準備し、参加者は何をしますか？ それは楽しいですか？ 時間はどれくらいですか？ 参加者はどのような成果を持ち帰るのでしょうか？
あなたの完璧な会議をイメージし、次に、定期的に予定されている会議をインデックスカードに書き出します。それらを見直しながら、次の質問を投げかけてください。「それは私の仕事に必須ですか？」「それは私を理想のワークライフに近づけてくれますか？」「それは私に喜びをもたらしますか？」
これらの答えから、生産的な会議にどれだけの時間を費やし、非生産的な会議にどれだけの時間を浪費しているかが明らかになるはずです。もしあなたが、3つの質問すべてに「ノー」という結果になった会議の責任者なら、感謝の気持ちを伝え、 その会議を中止しましょう。
非生産的な会議を中止したり避けたりできない場合でも、改善する方法はあります。まず、参加者がより良い準備をできるようにすることから始められます。強力な目的を含むアジェンダを用意し、参加者がアイデアを持って参加できるように、事前に全員と共有するようにしましょう。また、会議への電子機器の持ち込みを禁止することも試せます。スマートフォンがマナーモードで画面を下にして置いてあっても、人々の完全な集中を妨げる可能性があるのです。
時には、整頓されていない会議は、チームが整頓されていないことの兆候でもあります。そこで、同様のインデックスカードを使ったエクササイズを行いましょう。あなたが所属しているすべてのチームの名前を書き出し、こう問いかけます。「私たちのチームは、会社の目標にどのように貢献しているだろうか？」「私たちは、どんな有益な情報を生み出しているだろうか？」「このチームの一員であることで、私は何を楽しんでいるだろうか？」
もし、これらの質問に答えるのが難しいと感じたら、他のチームメンバーと話し合ってみてください。彼らもきっと同じ困難を感じているでしょう。もしそうなら、そのチームはかつて有意味だったものの、もはや本当の目的を果たしていない可能性があります。
長期的に仕事の喜びを維持する方法はたくさんあります。
仕事に喜びを見出すことは、身の回りのものを片づけることだけではありません。健全な職場環境を育むことでもあるのです。その一部は、あなたのコントロールの及ばないことかもしれませんが、だからといって、自分の環境をできるだけ楽しいものにするために、自分の役割を果たせないわけではありません。
ここで最も重要なポイントは、「長期的に仕事の喜びを維持する方法はたくさんあります」ということです。
著者たちが最もよく耳にしてきた不満の一つは、自分の努力が全く認められていないと感じている人々からのものです。あなたがマネージャーであれ、監督者であれ、あるいは同僚であれ、このミスを正すための手助けができます。
承認はトップダウンである必要はありません。たとえ同僚からのものであっても、自尊心、モチベーション、そしてもちろん喜びを高めてくれます。さらに、あなたが他者を褒めれば、あなた自身の努力が認められる可能性も高まります。また、あなたが窮地に陥ったとき、同僚が助けてくれる可能性も高まるでしょう。
自分の持ち物に感謝の気持ちを示し続けることからも、恩恵を受けるでしょう。ワークスペースをきちんと整理整頓された状態にしたら、それを維持するかどうかはあなた次第です。著者の経験によれば、最もエネルギーが湧き、リラックスできる空間とは、絶え間ない愛情と注意が注がれている場所です。これは、自分の持ち物を清潔に、整然と、埃をかぶらないように保つことを意味します。
もしよければ、それを退屈な雑用と考えなくても良いのです。代わりに、「インテリアデザイン」として捉えてみてください。あなたは、雑念やストレスを減らし、生産性と素晴らしい仕事を生み出す静けさを高める、そんな職場環境を「創造」しているのです。
このような考え方を持てば、インテリアデザインを楽しむことができます。ときめきをくれる写真や装飾品を探しましょう。メモを書くことさえ喜びの体験になるように、美しい万年筆を使いましょう。心を落ち着かせたり、元気づけたりするアロマを使いましょう。そこはあなただけの空間です。最大限に活用してください！
最後に、仕事の喜びを維持するための最も良いヒントの一つは、自己内省です。隔週くらいで時間を取り、自分が行ってきた仕事と、それがどのように自分の目標と一致しているかを考えてみてください。自己内省がなければ、小さな問題が悪化し、拡大し、手に負えなくなりかねません。しかし、あなたが勤勉に取り組めば、理想の職場を心眼に新鮮に保ち、正しい道を歩み続けることができるのです。
最終的なまとめ
ここで最も重要なポイントは以下の通りです。
「こんまりメソッド」は、家を片づいた楽しい居住空間に変えることで有名ですが、あなたのワークスペースにも応用することができます。デスクやオフィスだけでなく、仕事用のパソコンも整理整頓することで、生産性を高めつつ、仕事の原動力となる情熱や価値観に集中し続けることができます。このメソッドはカレンダーにも応用でき、毎日のスケジュールを整理し、本当に重要なことに多くの時間を集中させることができます。理想のワークスペースや完璧な会議をイメージすることで、仕事や人生の目標達成に、さらに近づくことができるのです。
実践的なアドバイス:
質の高い人脈を築いて、ネットワークを整理整頓しましょう。
「人脈は広ければ広いほど良い」というのは、よくある誤解です。しかし、これは事実ではありません。よく知らない人々が100人載っている連絡先リストよりも、有意義な人間関係の方がはるかに重要なのです。
ですから、仲間の話に耳を傾け、彼らが仕事上の目標を達成するのを助け、彼らに対してオープンで信頼できる態度を示すことで、有意義なつながりを築きましょう。往々にしてソーシャルメディア上では、私たちは自分の一番良い面だけを見せています。これは、つながりを非常に浅い表面的なレベルに制限してしまいます。自分の過ちや欠点について正直に話すことで、他の人たちも同じようにできる空間を創り出すことができます。そうすれば、お互いから学び合い、双方の成功に役立つ、意味のあるつながりを形成できるのです。
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次に読むべき本：ブルース・デイズリー著『The Joy of Work』
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このタイトルが示す通り、『The Joy of Work』は、パフォーマンスを向上させ、仕事をよりやりがいのあるものにするためのアイデア、方法、実践が満載です。デイズリーは、人気のポッドキャスト『Eat Sleep Work Repeat』で長年専門家と対談してきた経験から、今日から役立つ豊富な知識を集めています。
