『成功者が知っている時間管理の15の秘密』（2015年）は、億万長者、オリンピック選手、優等生、起業家たちが使う時間管理の秘訣を明かす。疲れ果てることなく極限の生産性を手に入れるためのガイドブックだ。
この本で得られること：時間管理スキルを高めよう
現代生活は時間泥棒で溢れている。ポケットの中のスマホが最新ツイートで震えたり、同僚が重要な作業中に邪魔をしてきたり、押し寄せる日々のメールに追われたり……。あなたの時間は一分一秒、絶えず奪われている。そして一度失った時間は二度と取り戻せない。
集中を保ち、時間泥棒に主導権を握らせないためには、いくつかのコツを掴んでおく必要がある。これから紹介する要約がその第一歩となるだろう。
この要約では、以下のことを学べる。
- なぜ「1,440」という数字がそれほど重要なのか
- 「321-Zero（スリー・ツー・ワン・ゼロ）」システムについて
- ジョージ・W・ブッシュが大統領在任中に読んだ本の冊数
時間は最大の資産。賢く使おう。
1日にもう1時間あれば、読書をしたり、運動をしたり、大切な人と過ごせるのに――そう思ったことはないだろうか？ 実は、それは魔法など使わずとも可能なのだ。ただし、まず時間の貴重さを理解しなければならない。
だからこそ、時間管理の第一の秘訣は「時間こそ最も価値ある資産であり、失えば二度と戻らない」と知ることだ。この貴重な資源を見える化するには、細かく分解してみるのがよい。たとえば、1日は1,440分。その1分1分を賢く投資すべきなのだ。
著者自身も、この事実を忘れぬようオフィスのドアに「1,440」と書いた紙を貼っている。日々の時間が有限であることを思い出させてくれるからだ。
しかし、なぜ分単位なのか？ 1日86,400秒で考えてはいけないのか？
というのも、1分あれば実際にできる日々の小さなタスクが山ほどあるからだ。腹筋30回、詩をひとつ読む、植物に水をやる――こうした具体性が「分」を時間管理の鍵にしている。
さて、時間の価値が身にしみたところで、優先順位づけに移ろう。これが第二の秘訣だ。すなわち、「最も重要なタスク（MIT＝Most Important Task）」を決め、最優先にすること。それは自分の人生や仕事に最大のインパクトをもたらす、たったひとつのタスクである。
ミズーリ大学セントルイス校のテレーズ・マカン教授は、生産性を決める最も重要な要素のひとつが「優先順位を見極める力」だと発見した。だからMITを特定することがタイムマネジメントの中核となる。
たとえば、新アプリ開発を目標に掲げるシニアエグゼクティブなら、MITは「新しいプログラマーを雇うこと」かもしれない。スタートアップのCEOなら「大型投資を得るための最高のプレゼンを準備すること」かもしれない。どんな内容であれ、日々のMITを持つことで幸福感が高まり、集中力が向上することが研究で示されている。
やることリストを捨て、カレンダーを手にすれば、もっと成果を出しストレスも減る。
多くの人が、終わりのないTO-DOリストに押しつぶされそうになっている。あなた自身のリストを見てみよう。何週間も居座り、無意味にストレスを与えているタスクはいくつあるだろうか？
おそらく少なからずあるはずだ。そんな時こそ、昔ながらのカレンダーを取り出すのが一番。ここで第三の秘訣が登場する。つまり、TO-DOリストを捨て、カレンダーを使って一日のストレスを取り除くのだ。
研究によると、TO-DOリストの項目の平均41％は実際には完了しないという。この衝撃的な数字の理由のひとつは、リストに書かれたタスクに「完了にかかる所要時間」が示されていないことにある。そのため、難しかったり重要度が低かったりするタスクはそのまま放置されがちなのだ。
未完了のままの項目があること自体は問題ではないかもしれないが、それが避けられるはずの大きなストレスを生み出すのは避けたい。実際、フロリダ州立大学の研究者たちは、タスクを完了させる計画を立てるだけで、そのストレスを回避できることを発見した。
オリンピック体操選手のシャノン・ミラーが好例だ。彼女は、家族との時間、学業の義務、五輪に向けたトレーニング、さらにはメディア取材まで、重要なタスクのために時間をスケジュールすることで成し遂げた。
この戦略は「タイムブロッキング」または「タイムボクシング」と呼ばれ、驚くべきことに、必要なのは詳細なカレンダー管理だけだ。ミラーはこれによって、目標達成に近づくタスクを無理やり優先させ、現在もほぼ分刻みのスケジュールを維持している。
とはいえ、カレンダー上のタスクをどうしても達成できない時は出てくる。そんな時は、そのまま過去のものにしてしまうのではなく、単にリスケジュールすればいい。たとえば、いつもは正午にジムへ行くのに、同じ時間に飛行機に乗らなければならないなら、ワークアウトを午前中の早い時間に移せばよい。
未来の自分の行動を予測し、「常にやることはある」と受け入れることで先延ばしを克服する
誰にでも経験があるだろう。大事な締め切りが迫っているのに、手元のプロジェクトに取り組むどころか、画面の前に座ってFacebookをスクロールしたり、友だちにメッセージを送ったり、お気に入りのテレビ番組を見ている。先延ばしは厄介だが、幸い、そこから抜け出して物事を片付け始めるための戦略がある。
ここで第四の秘訣が登場する。それは、「未来の自分を想像することで先延ばしを克服できる」というものだ。
しばしば、先延ばしは怠惰のせいではなく、単にモチベーション不足から起こる。未来の自分を想像すればこの問題は解決でき、その方法はとてもシンプルだ。自分に次の2つの質問を投げかければいい。「これをやることで、どんな喜びが得られるか？」「やらなければ、どんな痛みを感じるか？」
たとえば、毎日運動するのが目標なのに体が動かないなら、大きなビール腹を抱えてだらだらしている自分の姿を想像してみるといい。そうしたメンタルルーティンが、ソファからあなたを引き離し、トレッドミルへと向かわせてくれる。
同時に、未来の自分が取るであろう行動を正直に予測することも、目標達成に役立つ。たとえば、将来の休憩時間に不健康なスナックを食べたくなるのがわかっているなら、家にあるジャンクフードをすべて捨てて自分を守ればいい。さらに一歩進んで、ベビーキャロットとフムスなど、ヘルシーな選択肢を家に満たす手もある。
ここから第五の秘訣に進もう。それは、「やることは常に尽きない。すべてはできない。そして、実はそれでまったく問題ない！」というものだ。
実際、やりたいタスクに優先順位をつけスケジュールすることは、できるだけ多くの項目を消し込むことよりはるかに価値がある。ジョージ・W・ブッシュ元大統領は、その好例だ。彼は、やるべきことは常にあると知っていた。だからすべてをこなそうとせず、読書を最優先にした。それが癒しにも教育にもなると感じていたからだ。その結果、大統領在任中に約95冊もの本を読破したのだ！
アイデアを書き留め、受信トレイへのアクセスを制限すれば、頭がクリアになり生産性が上がる
買い物中や犬の散歩中に、素晴らしいアイデアが浮かんだ経験はないだろうか？ 後で必死に思い出そうとする代わりに、その場でさっとメモできたらどんなにいいだろう。
だからこそ第六の秘訣は、「常にノートを手元に置く」ことだ。結局のところ、思考を書き留めることが、それを手放さないための助けになる。ヴァージン・グループ創設者のリチャード・ブランソン卿は、信頼するノートなしではビジネス帝国を築けなかったと語っている。
彼はそれほどアイデアを書き留めることにこだわっていて、ある時、商売のアイデアが浮かんだのにノートがなかったため、パスポートにその考えを書きつけたほどだ！ 彼にとって、書き留めなければアイデアは永久に失われかねないのだ。
手書きでメモを取ることは記憶の助けにもなる。たとえば、心理学者パム・ミューラーとダニエル・オッペンハイマーは、TEDトークを聞きながら手書きでノートを取った学生は、ノートパソコンでメモを取った学生よりも内容をよく思い出せたことを発見した。
思考を書き留めることは極めて重要だが、スケジュールの主導権を握ることも同じくらい大切だ。ここで第七の秘訣が関わってくる。それは、「メールをあまり頻繁にチェックすべきではない。さもないと、他人に自分の時間の使い方を決められてしまう」というものだ。
実際、よくある思い込みとは裏腹に、メールを絶えずチェックすることは非生産的だ。なぜなら、受信トレイを開く時の期待感は、スロットマシンのレバーを引くのに似ているからだ。たいていは新しいメッセージはない。しかし、たまに新着がある。この予測不能さが中毒性を生み、人はますます頻繁にチェックし、メッセージがもたらすドーパミンを求めるようになる。明らかに、これは時間を奪い、集中力を妨げる。
メール依存から抜け出す良い方法は、unroll.meのようなプログラムを使ってニュースレターの配信を解除することだ。しかし、「321-Zeroシステム」を採用する手もある。やり方は、1日のメールチェックを3回に制限し、受信トレイを21分でゼロにすることを目指す、というものだ。
会議を避け「ノー」と言うことで、自分の時間を取り戻す
オフィス勤務を経験したことがあるなら、会議がいかに退屈かをよく知っているだろう。しかし、それは会議の唯一の問題ではない。第八の秘訣は、「ほとんどの会議は非効率であり、やむを得ない場合にのみ設定すべき」というものだ。
実際、2015年の調査によれば、回答者の35％が週次の進捗会議を時間の無駄と考えており、その主な理由は次の2つだ。
第一に、「パーキンソンの凡俗法則」に従い、参加者は些細な問題に多大な時間を浪費しがちである。第二に、外向的な人間が会議を支配しがちで、他の人の参加意欲をそいでしまう。結果として、そうした集まりでは貴重な情報が共有されない恐れがある。
とはいえ、どうしても会議を開かなければならないなら、座って行うよりもスタンドアップ形式を選ぼう。奇妙に思えるかもしれないが、ワシントン大学の研究者たちは、立ったまま行う会議の方が協働が促進され、アイデアへの執着が薄れ、参加度が高まり、問題解決がより効果的になることを発見した。
ヤフーのCEO、マリッサ・メイヤーは、別の良いヒントを与えてくれる。彼女は会議を5分刻みや10分刻みでスケジュールすることで、週に最大70もの会議をこなしている。標準の30分ブロックに固執していたら、決して達成できなかっただろう。
つまり、会議の時間枠をコントロールすれば、他人に自分の時間を吸い取られるのを防げる。これは重要なポイントだ。なぜなら、人は常にあなたに何かを頼んでくるからであり、その事実は第九の秘訣「ほとんどのことにノーと言うことで、目先の目標をより早く達成する」にうまくつながる。
結局のところ、何かにイエスと言うたびに、何か別のことにノーと言っているのだ。オリンピックのボート競技選手、サラ・ヘンダーショットが良い例だ。彼女は社交の場やその他の約束にノーと言うプロである。この苦労して身につけたスキルにより、彼女は2012年ロンドン五輪に向けて目標を見失わず、決勝進出を果たした。
おまけに、自分の時間を求められた時にノーと言う傾向のある人は、より幸福でエネルギーにも満ちていることが研究でわかっている。
「80対20の法則」といくつかの自問で、効率と満足度を高める
ここまでで、限られた時間を最も大きなインパクトをもたらすタスクに使うことがいかに重要かはお分かりだろう。第十の秘訣は、その手助けをしてくれる。すなわち、「パレートの法則」を応用することで、成功への近道が見つかるというのだ。これはどういうことか。
1890年代、イタリアの哲学者であり経済学者でもあるヴィルフレド・フェデリコ・ダマソ・パレートは、自分の庭のエンドウ豆の20％が収穫できた健康なさやの80％を生産していることを発見した。彼はこの「80対20の法則」を一般原則に拡張し、それが現在彼の名を冠している。この法則はさまざまな領域に応用できる。
たとえば、この法則を従業員に当てはめれば、営業成績が最も低い大部分の社員を手放すべきかもしれないと判断できる。そして、すでに売上の80％を生み出している残り20％の社員に報酬と手厚いサポートを与えて注力する。最終的には、売上全体の向上につながるだろう。
あるいは、自分の生活でこの法則を使うなら、毎週行っているタスクを分析し、その中で最も大きな影響を与えているのはどれかを見極めればよい。
とはいえ、目の前のタスクを批判的に評価することでも、より多くのことを成し遂げられる。第十一の秘訣は、それを助けるためのものだ。それは「自分のスキルを活用し、仕事を任せることで生産性が上がる」というもの。ジュリアン・バーキンショー教授とジョーダン・コーエン教授が『ハーバード・ビジネス・レビュー』に発表した2013年の実験を見てみよう。それによると、労働者の43％が仕事で行うタスクに不満を感じていた。
従業員に立ち止まっていくつかの質問を自問するよう訓練するだけで、この研究の著者たちは重要なタスクを特定し、週に8時間もの余剰時間を生み出した。人々にさせた最初の質問は、「このタスクは会社にとってどれほど重要か？」次に、「それを完了できる他の人はいるか？」そして最後に、「もし時間が半分しかなかったら、このタスクをどうやって達成するか？」
曜日をテーマで色分けし、短いタスクは即実行すると効率が上がる
いつものオフィスでの一日、集中するのに苦労したことはないだろうか？ ほとんどの人に当てはまるだろう。ここで少しのアドバイスが大いに役立つ。それこそが第十二の秘訣だ。つまり、「毎週繰り返すテーマに仕事をグループ化すると、より効果的になる」というものだ。
Twitterの共同創業者でSquareの創設者でもあるジャック・ドーシーが素晴らしい例だ。彼は、両社を運営する秘訣は「曜日ごとにテーマを持つこと」だと言う。たとえば、月曜はマネジメント、水曜はマーケティング、日曜は振り返りとフィードバック、翌週の戦略に充てる、といった具合だ。
あるいは、起業家コーチのダン・サリバンの方法もある。彼は、集中を保ち活力を維持するために、1週間を3種類の日にテーマ分けすることを勧めている。1つ目は「フォーカスデー」。収益を伸ばすタスクなど、きわめて重要な活動に充てる日だ。2つ目は「バッファデー」。メールの処理、電話の折り返し、会議、タスクの委任、事務作業に追いつくための日だ。そして最後が「フリーデー」。一切仕事をしてはいけない日で、休暇や家族との時間、慈善活動のためにとっておく。
効率を上げるもう一つのシンプルな方法は、小さなタスクの扱い方にある。これが第十三の秘訣だ。それによれば、完了まで5分とかからないタスクはすぐに行動に移し、同じタスクを何度も繰り返し思い出すのを避けるべきだという。
全優学生のニハール・スターを見てみよう。彼は5分で終わる課題はすぐに片付け、小さなタスクの長いリストができるのを防いでいる。
著者自身もそうだ。最近、妹のデビーからメールが来たが、メールの返信をする代わりに、すぐに電話をかけて話せるようにした。カレンダーに通話をスケジュールすることで、いつ返事をしようかと気を揉む精神的エネルギーを節約し、そのタスクを即座に処理したのだ。もしTO-DOリストに書き込んだり受信トレイに残したままにしていたら、おそらく永遠に対処しなかっただろう。
朝のルーティンとシンプルなテクニックで、エネルギーレベルと注意力を高める
朝6時に起きて45分運動し、それから美味しい高タンパクの朝食を手早く作る――難しそうに聞こえるかもしれないが、第十四の秘訣はなぜそれが欠かせないかを教えてくれる。
それは、「毎日の最初の1時間を朝のルーティンに充てることで、心・体・魂の健康が高まる」というものだ。実際、一日をワークアウトで始めることは、創造力を刺激する素晴らしい方法だ。
『ニューヨーク・タイムズ』のベストセラー作家、ダン・ミラーを見てみよう。彼は毎朝、30分の瞑想から始め、その後オーディオプログラムを聴きながら45分間エクササイズをする。彼はこの時間帯にはニュースをチェックしたりスマホを見たりせず、最初の1時間をポジティブで刺激的な体験だけに充てている。しかも、最もクリエイティブなアイデアは、この日々の「自分の時間」に浮かぶと主張している。
さらに、健康的な朝食をとり、水をたっぷり飲むことで、エネルギーと幸福感をさらに高められる。これはベストセラー作家でポッドキャストのホストも務めるショーン・スティーブンソンにとって非常に重要なことだ。彼はエネルギーこそがすべてだと考え、毎朝「インナーバス（体内の水浴び）」と呼ぶ習慣から一日を始める。浄水を約900ml飲むだけで、老廃物を洗い流して代謝を一気に活性化させるのだ。
実は、第十五の秘訣によれば、エネルギーが何よりも重要だ。その秘密とは、「生産性とは時間の問題ではなく、集中力とエネルギーを維持することだ」というものだ。
だからこそ、フランチェスコ・シリロは「ポモドーロ・テクニック」を考案した。これは、気を散らすものを減らし生産性を高めるための手法だ。彼のやり方は、タイマーを25分にセットし、その25分間はひとつのタスクだけに全注意力を注ぎ、5分間の休憩をとってから再びサイクルを繰り返すというもの。
作家のモニカ・レオネルは、1日のうちにまとまった空き時間がまったくないことに気づき、ポモドーロ・テクニックで大きな成功を収めた。このテクニックを使うことで、休憩中に充電し、一日中安定したエネルギーを維持し、他のテクニックも組み合わせて、1時間あたりの執筆量を600語から3,500語にまで伸ばしたのだ！
最後のまとめ
大成功を収める人々は、時間を最も価値ある資産と見なしている。タスクの優先順位づけからエネルギーの向上、集中力の維持まで、あらゆることを可能にする彼らの最も効果的なライフハックを取り入れれば、あなたも時間を最大限に活用できる。
実践可能なアドバイス：
朝のルーティンをデザインしよう！ 朝のルーティンを組み立てる際は、成功コーチのハル・エルロッドが開発した LIFE S.A.V.E.R.S システムを活用しよう。この頭字語は、最も大切な要素を取り入れるのに役立つ。
S は Silence（静寂）：感謝と瞑想を育む
A は Affirmations（肯定の言葉）：目標と優先順位を再確認
V は Visualizations（視覚化）：理想の人生をイメージ
E は Exercise（運動）
R は Reading（読書）
最後の S は Scribing（記述）：ジャーナルに書くこと。
