『最も大切なことを行う』（2021年）は、時間をより効率的に管理するためのガイドです。パフォーマンスを高め、本当に大切なことに集中し続ける助けになります。個人的なビジョンの構築、年間目標の設定、週単位の優先順位リストの実践など、多くの手法が詰まっています。
この要約から学べること：タスクに優先順位をつけ、毎日を最大限に生かす方法
締め切りに追われて夜遅くまで働いたことはありますか？やるべきことリストが遅れていますか？やるべきことが多すぎて、すべてに取り組む時間が足りないと感じていますか？もしそうなら、あなたは一人ではありません。
実際、ほとんどの経営者が苦労しているのは、自分の時間の管理です。多くの人が本当に大切なことを見落としてしまっても不思議ではありません。幸い、仕事でも家庭でも毎日を最大限に活用するのに役立つものがあります。その秘密のソースは「優先順位づけ」です。この要約では、優先順位を特定し、それに集中し続けるためのシンプルなプロセスを学びます。この要約で学べるのは以下の通りです。
- 人生の最優先事項に対するストレスの少ないアプローチの確立方法
- 人生の各役割に対して個人的なビジョンを構築すべき理由
- 週間計画ツールを使って年間目標を達成する方法
本当に大切なことに優先順位をつけて、時間をより効果的に管理する
著者の一人、元アメリカ空軍パイロットの話を紹介しましょう。彼は通常の訓練任務に就いており、すべて順調に見えました。機体を180度旋回させたとき、コックピットのシステムの一つから警告が鳴り、注意を引かれました。さまざまなスイッチやボタンを操作するために下を向いたとき、別のジェット機が突然、彼の飛行経路を横切りました。
両機は時速1000マイルで空を飛んでいました。二機は衝突寸前で、100フィート未満の距離でかろうじてすれ違いました。後の報告会で、両パイロットはなぜ相手のジェット機に気づかなかったのか、同じ理由を述べました。自分たちのコックピット内の活動に圧倒されていたのです。これは「タスク飽和」として知られる現象の一例です。パイロットにあまりに多くのことが起こり、環境が投げかけるすべての情報を処理しきれなくなる状態です。これは危険な見落としにつながり、航空機内だけでなく職場でも問題となります。
ここでの重要なメッセージは、本当に大切なことに優先順位をつけて、時間をより効果的に管理するということです。あなたは戦闘機パイロットではないかもしれませんが、日常生活でタスク飽和を経験したことがある可能性は高いでしょう。タスク飽和は、多くのことが起きていて、すべてに対処する時間が少なすぎるときに起こります。著者らが調査したマネージャーの68%が、最大の課題は本当に大切なことに集中することだと答えました。80%は時間に優先順位をつける明確なプロセスを持っていませんでした。著者らの答えは、時間をより効果的に管理するためのシンプルなプロセスを作ることでした。
これは空軍の働き方に大まかに基づいています。パイロットは「プライマリー・インストルメント」と呼ばれる最も重要な信号に集中するよう訓練されています。例えば、対気速度や高度が表示されます。ジェット機では、生き延びたければこれらに優先順位をつける必要があります。
職場でも、優先順位づけを学ぶことでタスク飽和を克服できます。「最も大切なことを行う」メソッドは、次の3つの習慣を身につけることから成ります。個人的なビジョンを書き出すこと、仕事と私生活の両方の年間目標を設定すること、来週を事前に計画することです。しかし、著者が飛行を評価するために報告会を必要としたように、優先順位づけを始める前には一歩下がる必要があります。それは次のセクションで説明します。
まずは自分自身と現在の優先順位へのアプローチを評価する
アメリカン・エキスプレスのエグゼクティブであるエイミーは、年々昇進を重ね、ついにはシニア・ディレクターになりました。しかし、新しい役職に就いて最初の数か月で、彼女は圧倒され、不満を感じていることに気づきました。確かに仕事上の成果には誇りを持っていましたが、夫や娘との関係は悪化していました。エイミーは、ある会議で著者らの「最も大切なことを行う」基調講演に参加したとき、モチベーションだけでは不十分だと気づいたのです。
プレゼンテーションの終わりまでに、彼女はシンプルな真実を理解しました。パフォーマンスと生産性を高める意欲があるのは素晴らしいことですが、一歩下がって優先順位を組み直す必要があるのだと。ここでの重要なメッセージは、まずは自分自身と現在の優先順位へのアプローチを評価するということです。優先順位へのアプローチを変える前に、自分が今どこにいるのかをしっかり把握する必要があります。どうすればいいのでしょうか？一つの方法は、日々の活動を「最も大切なことを行う」マトリックスに分類することです。これは日々の活動を4つのカテゴリーに分けます。
一つは、高ストレスかつ高優先度の活動を指し、もう一つは低ストレスかつ高優先度の活動を指します。残りの2つのカテゴリーは、最も重要度の低い活動、つまり緊急だが重要ではないもの、または最後のカテゴリーでは緊急でも重要でもないものを表します。例えば、重要な出張の数日前まで予約を待つと、フライトや宿泊の手配はカテゴリー1の活動になります。人生のすべてをカテゴリー1のことに費やしている人は、アドレナリンの高まりを楽しめるかもしれませんが、常に火消しに追われていることも多く、それが燃え尽きにつながります。では、数週間前にフライトを予約するとどうなるでしょうか。これはカテゴリー2の活動に数えられます。低ストレスですが、依然として高優先度です。
事前に計画すれば、体にかかるストレスが減り、それが生産性の向上につながります。最後に、残りの2つのカテゴリーは、不要な会議から先延ばしまで、何でも表します。では、それぞれのカテゴリーにどれだけの時間を使っているか、自問してみてください。著者らによると、日々の活動のうち高ストレス・高優先度のものは4分の1だけであるべきです。時間の70%はカテゴリー2、つまり高優先度だが低ストレスのものに使うべきです。では、重要でない他の領域はどうでしょうか？
理想的には、それらに使う時間は5〜15%だけであるべきです。しかし現実には、私たちは皆これらのカテゴリーに引き寄せられてしまいます。そうである必要はありません。
人生の各役割についてビジョンを形成し、優先順位を知る
夢の家を建てたいとしましょう。予算を組んだり、建築図面を描いたりする前に、想像力を働かせる必要があります。家がどこに建つのか、どれだけの大きさか、寝室はいくつあるのかを思い描く必要があります。同じように、最高の自分になるためには、まず新しい自分を想像する必要があります。それから初めて、それをどう達成するかを決められるのです。
この方向性の感覚は、あなたの「パーソナルビジョン」と呼ばれます。どこに行き着きたいのかという鮮明なイメージです。ここでの重要なメッセージは、人生の各役割についてビジョンを形成することで、優先順位を知るということです。パーソナルビジョンを形成するプロセスは、自分にとって何が最も大切かを特定するのに役立ちます。始め方はこうです。時間を確保し、書くものを用意してください。ペンと紙でも、コンピュータのスプレッドシートでも構いません。最初のステップは、以下の質問について考えることです。20年後、自分が成し遂げていたいことは何でしょうか？
自分の人生やコミュニティについて改善したいことは何でしょうか？他人の中で最も尊敬する資質は何でしょうか？このリストを目の前にしたら、人生において自分が持つさまざまな役割について考えてみましょう。私たちは皆、毎日異なる帽子をかぶっています。親、パートナー、マネージャー、従業員であると同時に、自分の体を健康に保とうとする自己中心的な存在でもあります。これらの役割を5つから7つ書き出してください。
それぞれの下に、その役割に対する具体的なビジョンを書き留めてください。精神的な現実をより鮮明にするために、現在形を使いましょう。例えば、「仕事」の下には「私はチームに最高の力を発揮させる優れたマネージャーである」と書いたり、「自己」の下には「私は健康的なライフスタイルを生きることを選ぶ」と書いたり、「友情」の下には「私は友人を励まし、刺激する存在である」と書いたりできます。ビジョンが正しく定まっていれば、さまざまな感情を呼び起こすことがわかるでしょう。
ワクワク感と同時に、少しの居心地の悪さも感じるはずです。それはビジョンがあなたの成長を助けるためのものだからです。ビジョンの役割は、本当に大切なことにあなたを導くことです。
生産性を高めるには、測定可能で達成可能な年間目標を設定する
ある夜、父親はまた家族との夕食を抜きにして、夜遅くまで働いていました。幼い息子が近づいてきて尋ねました。「パパ、1時間にいくら稼ぐの？」父親は「40ドルだよ」と答え、息子は「20ドルもらえる？」と返しました。気が散ってイライラした父親は、息子に寝なさいと怒鳴りました。
しかし、寝室からすすり泣きが聞こえると、罪悪感を覚えた父親は息子のベッドのそばに行き、20ドルを渡しました。少年はにっこりして、ベッドの下の貯金箱に手を伸ばし、お金を全部合わせました。数えて、コインと紙幣を父親に差し出して言いました。「これで40ドルになったから、パパの1時間を買える？」この心温まる話は、本当に大切なことに集中することがなぜ重要なのかを思い出させてくれます。そのための最善の方法は、仕事と私生活の両方で年間目標を設定することです。ここでの重要なメッセージは、生産性とパフォーマンスを高めるには、測定可能で達成可能な年間目標を設定するということです。
人生の各役割についてビジョンを作ったのを覚えていますか？今度は、そのビジョンを現実にするための計画を作る時です。使うツールは目標設定です。著者らは、今から年末までの目標を設定することを推奨しています。もちろん、11月か12月にこれを読んでいるときは、クリスマス明けから始めても構いません。始めに、ビジョンを形成したときと同じように、役割を横に並べて書き出してください。ただし今回は、各役割の年間目標を設定します。
目標が効果的かどうかを確認するのに便利な方法は、SMARTという頭字語を使うことです。これは、具体的（Specific）・測定可能（Measurable）・達成可能（Achievable）・関連性がある（Relevant）・期限がある（Time-bound）という目標を表します。例えば、個人的な目標の一つが体力をつけることだとしましょう。これをSMART目標に変換すると、「8月31日までに安静時心拍数を66 BPMにする」と書けます。
ビジョンと目標を設定したら、机の上や洗面所の鏡の横など、目に見える場所に置いてください。そうすれば、意識的に、あるいは無意識にでも、常にそれらを参照することになります。プログラムの最後のステップに近づいてきました。次のセクションで説明するように、それは行動計画を作ることです。著者らはこれを「プレ週間計画」と呼んでいます。
プレ週間計画ツールを使って、時間をより効果的に管理する
各フライトの前、パイロットは「飛行前計画」として知られるプロセスを実行します。それには最大10時間かかり、目的地や気象条件の調査から、ルートの計画、機体が実際に飛行可能かどうかの確認まで、すべてが含まれます。では、パイロットがこのプロセスを一度でも省いたらどうなるか想像してみてください。間違いなく、混乱と混沌が生じるでしょう。
飛行前計画がパイロットにとって重要なのと同様に、人生をコントロールし続けたいなら、「プレ週間計画」は私たち全員にとって不可欠です。ここでの重要なメッセージは、プレ週間計画ツールを使って、時間をより効果的に管理するということです。毎週事前に計画する習慣を身につければ、パーソナルビジョンを現実に変える準備が整います。すでに毎日のやるべきことリストや付箋があって、何をすべきかを思い出させてくれるかもしれません。しかし、プレ週間計画はそれらを次のレベルに引き上げます。毎週、自分の優先順位を振り返り、本当に大切なことをスケジュールに組み込むことを強制してくれます。
メモ帳を使うかノートパソコンを使うかは関係ありません。計画がどのように見えるかも重要ではありません。重要なのは計画するプロセスです。カレンダーを見て、この作業のために毎週20〜45分を確保してください。ほとんどの人は、プレ週間計画を前の週の終わり、例えば金曜日の午後や週末に行うことを選びます。いずれにしても、月曜日の朝まで残しておかないでください。結局のところ、要点は週が始まる前に計画することです。
そうすることで、全体像を見るのに十分な距離が生まれます。では、週の終わりで、座って計画を立てるとしましょう。やり方はこうです。まず、1分かけて自分のパーソナルビジョンと目標を見直してください。書き出してありますよね？では、目標に向かって前進するために、来週できることは何か、自問してください。
時には、答えは「何もない」かもしれません。例えば、「10月1日までにネットワーキング・イベントを開催する」という目標があるとします。今が2月なら、その目標を達成するためにまだ何もできないかもしれません。しかし4月なら、招待者リストを作ったり、出欠確認メールを送ったりできるかもしれません。大切なのは、やりたいことすべてを特定の時間と日付にスケジュールすることです。そうすれば、漠然としたアイデアが明確な行動項目に変わります。
プレ週間計画リストの各行動項目に具体的な時間を割り当てる
ジョンはペプシコの上級管理職でした。彼が著者らの「最も大切なことを行う」ワークショップに参加したとき、すでに数十年その仕事に就いていました。ビジョン構築のエクササイズで、彼は「親」としての役割の下に、一つの明確な目標を書きました。「息子に電話する」。誰かがなぜかと尋ねると、ジョンは7年前の口論以来、息子と話していないと言いました。
そこで著者らは、ジョンに目標の期限を設定するように促しました。それは「水曜日の午後7時に息子に電話する」となりました。6か月後のフォローアップワークショップで、ジョンは目標を達成したと発表しました。最初の電話以来、父子は毎週話し、新しい友情さえ築きました。ジョンの経験が示すのは2つのことです。優先順位を明確にすることは重要な第一歩ですが、目標をスケジュールすることこそが本当に大きな違いを生むのです。
ここでの重要なメッセージは、プレ週間計画リストの各行動項目に具体的な時間を割り当てるということです。目標は測定可能で期限があるべきだということはすでに知っていますね。しかし、プレ週間計画も具体的であるべきです。各活動には時間と日付が必要です。例えば、月末までに後輩のメンターを増やすことが目標の一つなら、手帳に「火曜日の午後2時、スーにメンターシップを提供する」とスケジュールできます。著者らは、1年間でスケジューリングだけで生産性が50〜80%向上すると保証しています。
プレ週間計画はチームにも効果的です。一つだけ覚えておいてほしいのは、部門として一緒に計画するからといって、個人が自分の計画プロセスを省いていいわけではないということです。チームリーダーなら、チームの各メンバーに、これまでのセクションで説明した3つの原則を実践するように勧めてください。それは、パーソナルビジョンを構築すること、年間目標を設定すること、プレ週間計画を行うことです。
チームの各メンバーがこれらの習慣を身につけたら、月曜日の朝に全体ミーティングを設定し、全員が週間計画をすり合わせられるようにしましょう。目標設定とプレ週間計画を自然にできるようになるには、コミットメントと一貫性が必要です。しかし、ビジョンに従い、明確な優先順位をスケジュールすることが生産性を高めてくれることにすぐに気づくでしょう。それだけでは不十分なら、人生のストレスもずっと減るでしょう！
まとめ
この要約の重要なメッセージ：本当に大切なタスクに優先順位をつける方法を学ぶことで、生産性とパフォーマンスを高めることができます。優先順位を知るために、パーソナルビジョンを構築し、仕事でも私生活でも、人生で果たす各役割の年間目標を設定しましょう。最後に、目標達成に役立つ週間活動をスケジュールすることで、成功の可能性を高めましょう。実践的なアドバイス：毎朝、優先順位を見直しましょう。
プレ週間計画は素晴らしいツールですが、生産性を向上させるためにできることがもう一つあります。朝のルーティンを身につけることです。ベッドから出る前に、その日に予定されている行動項目を数分かけて見直し、優先順位の上位2つか3つを特定しましょう。正しいスタートで1日を始めれば、より意欲的になり、集中力も高まります。
