『良い一日を過ごす方法』（原題: How to Have a Good Day、2016年）は、心理学、経済学、神経科学の最新の知見に基づくアドバイスを紹介しながら、仕事の一日を最大限に生かす方法を解説する一冊です。本要約を読めば、現代の職場における課題をプロのように乗り越え、緊張する日や疲れる日にエネルギーレベルを高める方法がわかります。
あなたが得られるもの——毎日を「良い一日」に変える
多くの人は、仕事で最高の調子が出た素晴らしい一日を思い浮かべられるでしょう。アイデアが次々に湧き、どんな問題にも対処でき、あの不機嫌な同僚とさえうまくやれる一日です。もちろん、毎日がこれほど順調に進むわけではありません。しかし、この要約のアドバイスに従えば、ほぼ毎日を少なくとも「良い」一日に変えることができます。物事をやり遂げ、あまり苦労せずに集中し、先延ばしにしたい衝動をぐっと抑えられるため、自分に自信が持てるようになります。さらに、同僚との関係も心地よくなり、プレゼンでは聴衆が本当にあなたの話に耳を傾けてくれるようになるでしょう。
いいと思いませんか？ では始めましょう。この要約で学べるのは、以下のことです。
- 過去の大失敗を考えると、なぜ今日の自信が高まるのか
- 一流のバイオリニスト、チェスの名人、一流アスリートのスケジュールに共通するもの
- スポーツへの興味が、まったく無関係の分野での就職につながる理由
一日の終わりが近づいたとき、「今日は完全に無駄だった」と感じたことはありませんか？ その感覚を減らすためのヒントをいくつか紹介します。
生産性の高い一日にするには、まず意図と目標を明確にすることから始める
まず、毎日の意図を明確に定め、その達成の妨げになりがちな活動を排除しましょう。たとえば、著者のクライアントであるマーティンは、航空機メーカーの戦略担当ディレクターです。彼は日々の業務に圧倒されると、ニュースサイトをチェックするなどの気を散らす習慣に無意識に逃げ込んでしまうことに気づきました。そこで生産性を高めるには、自分にとっての気を散らす習慣を特定し、それを避けることに特に集中しましょう。
一日の目標に目を向け続けましょう。次に、目標はポジティブな言葉で表現しましょう。ポジティブに表現された目標は「接近目標」とも呼ばれます。つまり「自社製品を魅力的にする」のように、達成したい肯定的な結果を示す目標です。これと対照的なのが「顧客を失わないようにする」のような「回避目標」です。この戦略の利点を裏付ける研究があります。1997年の研究では、接近目標を使った学生は成績が向上し、回避目標を使った学生はその逆だったことが示されました。第三に、目標達成の妨げになり得る障害に備えるために「when-thenプラン」を立てましょう。
著者はもともと朝型ではありません。自分のコンサルティング会社を立ち上げ、朝9時に出社を求める上司がいなくなったとき、彼女は朝寝坊をして午前中をだらだら過ごしたい誘惑に駆られました。そこで彼女はこの障害を乗り越えるために、次のようなwhen-thenプランを実行しました。「目が覚めたら（when）まず短い散歩をし、それから（then）メールをチェックする」。この小さなルールが彼女をベッドから出る後押しをし、毎日を良い気分で始める助けになっています。
過負荷を管理し、先延ばしを防ぎ、集中を保つには、計画を立てて十分な休憩を取る
予定がぎっしり詰まったカレンダーや、やることでいっぱいのToDoリストを抱えると、誰でも圧倒されやすくなります。そうした状況に対処する方法を見ていきましょう。まず身体面から。ソファやエクササイズボール、あるいはオフィスの椅子に数分間もたれかかり、呼吸に意識を向け、冷静に考えられるようになるまで落ち着きましょう。次に、混沌を管理しやすいまとまりに整理するために、計画を立て、どこから始めるかを決めます。
まず、今後数日から数週間でやるべきことをすべて書き出します。最も重要なタスクに印を付け、今日そのタスクを完了へ近づける一歩を踏み出しましょう。どんなに小さくてもかまいません。アンジェラの事例を見てみましょう。アンジェラは弁護士で、管理職を任命ではなく選挙で選ぶ会社で役職に立候補したいと考えていました。しかし「選挙準備を始める」というタスクはいつもあまりに気が重く感じられました。その三語が重すぎて不安になり、彼女はタスクを避け続け、先延ばしにしていました。
最終的に彼女に効果があったのは、タスクをより小さなステップに分割することでした。たとえば「自分の考えについて上司と話す」というように分解しました。大きなタスクを小さく管理可能なステップに分けると、「選挙準備」ははるかに圧倒的に感じられなくなり、彼女はそれに取り組めるようになりました。集中力のためのもう一つの必須条件は、少なくとも1時間半ごとに休憩を入れることです。集中力は一日を通して必然的に揺らぎ、定期的に充電し直す必要があります。
90分の間に、私たちの脳は高度に集中した状態から散漫な状態へと変わり、そのため、それ以上集中しようとすると落書きやスマートフォンいじりをしてしまうのです。著名な心理学者K・アンダース・エリクソンは、世界的なバイオリニストやアスリート、チェスプレーヤーなど、各分野のトップに立つ人々を調査し、彼らも90分以下のまとまりで練習し、間に短い休憩を挟んでいることを発見しました。
人間関係を心地よく保つには、出会う人とラポールを築き、緊張は率直に解消する
周囲の人とうまくやることは、一日を最大限に生かすために欠かせません。その関係づくりを始める方法は次のとおりです。まず、職場で誰かと関わるときはラポール（信頼関係）を築きましょう。オフィスのキッチンで二人ともマグカップに手を伸ばしながら気まずくすれ違うだけにせず、「休暇はどう過ごす予定ですか？」といった相手に開かれた質問をして会話をしましょう。
同僚や出会う人に対して純粋な好奇心を示すことで、共通点や関心の重なる領域を見つけましょう。こうしたつながりの感覚を生み出すことは重要です。職場に信頼と協力の文化を生むからです。共通の関心を強調することは就職活動でも重要です。雇用主は自分と似たところがある人を採用しやすいからです。ノースウェスタン大学の社会学者ローレン・リベラの研究を見てみましょう。彼女は採用担当マネージャーに最近の採用について尋ねました。すると74％が、新しい採用者と何らかの類似点を感じていたと認めました。それがスポーツやテクノロジーなどへの共通の関心に基づくものであれ、何であれ。これは、マネージャーが自分と共通点のある人を採用し、一緒にいたいと思う傾向を示しています。
良い一日を過ごすには、同僚との緊張も解消することが重要です。それはあなたの熱意を大きく削いでしまうからです。そのための最善の方法は、同僚に対して自分の感じていることと理由を、礼儀正しく、しかしはっきりと率直に説明することです。たとえば、不動産アドバイザーのサイモンは、特定の仕事を任せると約束しながら、いざという時にほとんど実行してくれないクライアントに苛立っていました。サイモンはクライアントを責めたり、不満をため込んだりする代わりに、率直に気持ちを伝えました。「良いフィードバックをいただいたのに、プロジェクトを任せてもらえず困惑しています。何にご不満があったのか、次回どう改善すればいいか教えていただけませんか？」このアプローチにより、クライアントは攻撃されて身構えることなくサイモンを理解でき、二人はクライアントが求めていることについて突っ込んだ話し合いをすることができました。
難しい決断を下すことに圧倒されて苦労していませんか？
意思決定は体系的に——思考ルーティンを使い、複雑な問題はイシューツリーに分解する
次にそのように感じたら、次のシンプルなステップを試してください。まず、どんな状況でも健全な決断に至るのに役立つ、応用のきくルーティンを身につけましょう。ルーティンは「この選択肢の代わりとなる案と潜在的なデメリットは何か？」「最悪のシナリオは何か？ それが起きた場合の選択肢は何か？」など、一連の質問を自分に問いかけるだけのシンプルなもので構いません。ペギーは広告のアートディレクターで、自分に合ったルーティンを開発しました。
彼女のコツは、現在の仕事について同僚にフィードバックを求めることです。いつも同意できるわけではありませんが、彼らの意見によってキャンペーンの潜在的な問題に気づくことが多く、意思決定の質が向上しています。良いアドバイスは専門家だけから得られるものではないことを忘れないでください。ペギーはかつて、芳香剤のキャンペーンについてカスタマーサポート担当者から貴重なフィードバックを受け取りました。そのサポート担当者は現場の知識から、顧客がキャンペーンのビジュアルを理解していない可能性を示唆し、ペギーはそれに応じて調整できました。問題解決能力を高めるもう一つのコツは、複雑な問題をイシューツリーで分解することです。
まず中心となる問題を書き出します。たとえばビジネスがうまくいっていないなら、中心的な問いは「どうすれば利益を増やせるか？」になるでしょう。その問いがツリーの幹になります。次に、その枝となる2つの選択肢を書き出します。この場合、収入を増やすかコストを減らすかです。それから、それらの選択肢を実現するための具体的な行動を考えます。たとえば、コストを減らすために従業員を解雇する、収入を増やすために新製品を発売するなどです。これらの提案がイシューツリーのさらなる枝になり、最終的には問題に取り組むために取れる多くの行動を体系的に書き出すことができます。
メッセージを伝えるには、聴衆を巻き込み、プレゼンを記憶に残るものにする
プレゼンをしていて、周りを見ると聴衆のほとんどが実際には聞いていないことに気づいた経験はありませんか？ 今後それを避けるには、次のシンプルなテクニックに従いましょう。まず、聴衆を巻き込み、何を学ぶかを自分たちが選んでいるように感じさせると、はるかに受容的になることを覚えておきましょう。たとえば、エマは教師向けに新しい教育法を紹介する研修プログラムを運営しています。
以前は、参加者の誰も自分の確立した方法から離れようとせず、研修中に積極的に話を聞いてもらうのが難しい状況でした。そこでエマは新しい形の会議を試しました。10人の教師がそれぞれテーブルの周りの別々のステーションで自分の方法を発表するというものです。参加者は自由に歩き回り、興味のあるステーションに立ち寄ることができました。エマの戦略は、何を学ぶかについて教師たちにより多くの主体性を与え、その結果、彼らは研修に対してはるかに熱心になりました。
第二に、ビデオやポスターを取り入れてプレゼンを面白くし、聴衆が退屈しないようにしましょう。ホワイトボードがあれば必ず使いましょう。あらかじめ用意したスライドだけを使うよりも、リアルタイムで絵や文字を描いた方が、聴衆はメッセージをずっと多く取り込めます。スタンフォード大学の実験では、完成したグラフをスライドで見るよりも、描かれていく過程を見た方が、グラフの内容を9％多く記憶できることが示されました。そして常に、短くシンプルな文章を流れるように使って聴衆の注意を保ち、あなたが伝えている内容に彼らがなぜ関心を持つべきかを強調しましょう。
自信をつけるには過去に克服した問題を思い出し、前向きな思考でエネルギーを高める
月曜日、疲れていてすでに週末が待ち遠しいのに、朝一番に不満を抱えた顧客との会議が入っている。どうしますか？ まず、状況から距離を取って冷静さを保ちましょう。顧客と向き合わなければならないのが自分ではなく友人だと想像してください。あなたならどんなアドバイスをしますか？ さらに一歩進めて、二人称で自分に語りかけることで、より距離を置いた視点を得られます。次に、うまく対処できた過去の状況を思い出し、そのときに何が助けになったかを自問しましょう。それは機転だったかもしれませんし、恐れない心や支えてくれる友人の存在だったかもしれません。それらは現在の状況でもおそらく役立つはずです。大学の広報担当官であるジャッキーを例に見てみましょう。かつて地震で大学の電力と水道が止まったことがあります。
しかしジャッキーはそれを災害と捉える代わりに、地震を大学にとってポジティブな広報ストーリーに変えました。大学は破壊された建物の中で卒業式を行い、その話は忍耐とコミュニティのサクセスストーリーとして全国メディアで取り上げられました。これは主にジャッキーの姿勢とメディア対応スキルのおかげです。彼女はその状況をどう乗り切ったかを思い出すことで、今ではどんなことにも対処できると感じ続けています。困難なときに前向きな考えに切り替えることも、一日にエネルギーと明るさをもたらす確実な方法です。次に厳しい状況に陥ったら、次のテクニックを試してください。まず、自分のエネルギーの増減に影響する精神的・身体的・時間的なパターンと引き金を特定しましょう。
たとえば、昼食後にいつもだるくなるかもしれません。次に、エネルギーの低下時にエネルギーを高める方法を見つけましょう。お茶を淹れるために席を立つ、同僚と5分おしゃべりする、近所を一周歩くなどです。さらに感謝のエクササイズを試すこともできます。今日起きたことで感謝できることを3つ考えましょう。傘を忘れずに持ってきたことのような小さなことでも、あるいは傘を忘れて雨の中を子どものように走って帰ったことでも構いません！
こんな小さな考え方でも大きな違いを生みます。本書の要点：疲れを感じるのは普通のことです。しかし、前向きなルーティンを育て、過去から学び、同僚とつながることは、起きている時間を最大限に生かす良い方法です。 エネルギーを高めるために何が必要かを認識できるくらい自分をよく知っていれば、ほぼどんな日も良い一日に変えることができます。
実践アドバイス：メールを減らす 受信トレイをチェックするたびに、それまでしていた仕事が中断されます。さらに、仕事に戻ろうとするときに再び集中するための時間も余分にかかります。
まとめ
これを積み重ねると、一日のうちにかなりの時間が失われます。受信トレイをチェックする時間を一日に数回（あるいは一回だけ）に設定し、それ以外の時間は閉じておくことで、生産性を高く保ちましょう。
さらに読むなら：『チェックリスト・マニフェスト』（アトゥール・ガワンデ） 一般外科医としての経験から書かれたアトゥール・ガワンデの『チェックリスト・マニフェスト』は、航空、エンジニアリング、医療などの複雑な専門職で、シンプルなチェックリストを使うだけでヒューマンエラーを大幅に減らせるという驚くべき証拠を明かします。
