本書は、デビッド・アレンの前作であるベストセラー『Getting Things Done（仕事を成し遂げる技術）』の原則を基に発展させたものです。タスクを管理し、意味のある人生の目標を追求する方法を解説します。
この要約で学べること：ただ忙しいだけじゃない、意味のある生産性を手に入れよう
現代の私たちは、常に気を散らすものに襲われています。メールやSNSの通知、テキストメッセージなどに邪魔されずに5分間集中できることさえ、奇跡のようなものです。このように容赦なく注意が散漫になる環境では、適切に集中する力がこれまでになく重要になっています。もしあなたが多くの時間を意味のない小さな雑務に費やし、集中力を欠いていると感じているなら、この要約は、日々の行動を人生の大きな優先事項、つまり全体的な目標や夢に再調整する手助けとなるでしょう。
本書では、なぜ私たちはメールの着信音が鳴ると大事なことを放り出してしまうのかを明らかにします。また、ただ忙しいことと生産的であることが同じではない理由も学べます。さらに、ベストセラー『Getting Things Done（仕事を成し遂げる技術）』の優れたアドバイスを、人生のあらゆる領域で実践する方法を見つけられます。
簡単に気が散るために、優先順位を見失ってしまう
こんな経験はありませんか？重要な書類に取り組んでいるときに、突然新着メールが画面にポップアップ表示されます。あなたならどうしますか？ほとんどの人と同じなら、おそらく高優先度のその書類のことを即座に忘れて、メールに返信してしまうでしょう。でも、なぜそんなことが起こるのでしょうか？
それは基本的に、私たちの心が移り気だからです。今や私たちは、ツイートやメール、テキストメッセージといった驚異的な量の新情報に絶えずさらされています。そして新しい情報が届いたとき、それに注意を向けなければ、それが重要なのかどうかはわかりません。メールの受信トレイが「ピン」と鳴って新着を知らせたとき、それがスパムなのか求人案件なのかは、実際に見てみないとわからないのです。つまり、私たちは常に気を散らされ、重要なタスクを終わらせるのに十分な時間、集中し続けるのに苦労するのです。さらに、新しい情報やタスクが絶え間なく流入するため、成し遂げた仕事の量が生産性の指標としてますます重視されるようになります。営業担当者には販売目標、教師には生徒の卒業目標がある、といった具合です。でも、タスクの量に焦点を当てるのは良い指標ではありません。
たくさんのメールを送ったり、多くの会議に出席することは、従業員に「忙しく生産的だ」という感覚を与えるかもしれませんが、それは仕事の質については何も語っていません。生産性を測るはるかに優れたバロメーターは、事前に定義した重要な目標に対してどれだけ進捗があったかを見ることです。この量への偏重は、日々の些細なタスクにどっぷり浸かって、より大きな人生の目標を見失う原因にもなります。たとえば、あなたの夢が作家になることだとしても、日中の仕事でいつも気が散ってしまい、低い生産性を取り戻すために夜遅くまで働かなければならないとします。その場合、仕事でも家庭でもきちんと整理整頓して、より集中し、自分の個人的な野心に向けて努力する時間を確保することは、自分自身に対する義務と言えるでしょう。あなたは自分を夢想家だと思いますか、それとも実行家だと思いますか？
自分の可能性を最大限に発揮するには、創造性と整理整頓の両方が必要
この質問は、自分の可能性を実現するために必要な二つの主要な特性を浮き彫りにします。全体像を見る能力である「視点」と、その全体像に沿って自分の義務を実際に整理・管理する能力である「コントロール」の両方が必要なのです。しかし、ほとんどの人は、これらのどちらか一方さえも十分に発揮できません。実際、コントロールと視点の両方が欠けているように見える人もいます。そういった人はかなり無力で、不安を抱え、常に緊急事態のように慌てふためいているように見えます。
そんな人は、たぶんディナーパーティーを開くのにも苦労するでしょう。一方で、コントロールを好む傾向が強いけれど、視点が欠けている人々もいます。想像力や創造性は彼らの得意分野ではなく、新しいアイデアを生み出すよりも、既存のアイデアを分類したり整理したりすることを好みます。例えば、書類のフォントを微調整したり、プリンターの用紙を補充したりするのには秀でているけれど、新しい企画書を実際に作成するとなるとまったくお手上げ、といった人です。
そして、コントロールは欠けているが視点が豊かな人々もいます。この人たちはたくさんのアイデアを持っていて、絶えず落書きをしたりメモを取ったりしていることでそれが証明されますが、いつも次の素晴らしいアイデアに気を取られてしまうため、それらをあまり進められません。
おそらくお察しの通り、理想的な解決策は、コントロールと視点のバランスを取ることです。このうらやましい状態は、自分のタスクと目標を非常によく整理することによってのみ達成できます。そうすれば、創造的になる自由と自信が得られるのです。この組み合わせを体現するのは、新しい革新的なアイデアを夢見る視点を持ちながら、同時にそれらのアイデアを実行し実現させるコントロールも持ち合わせている人々です。仕事で難しいプロジェクトに取り組むときも、自宅の庭にガゼボを建てるときも、彼らの成功はこの二重の能力に由来します。
次の章では、すべての義務や計画に対するコントロールを取り戻す方法を学びます。
記憶を外注する：アイデアやタスクをすべて書き留め始めよう
買い物に行って三つのものを買うつもりが、二つしか持って帰らなかったことは何度ありますか？あるいは、昼食時に素晴らしいアイデアを思いついたのに、夕方には完全に忘れてしまったことは？おそらくかなり頻繁に起こっているでしょう。実際、私たちの ToDo や意図はすべて、何らかの形で永続的に捕捉されなければ忘れ去られる危険にさらされています。
そして、それらを永続的に捕捉する唯一の方法は、記憶を外注することです。つまり、自分の考えやアイデアをすべて紙に書き出すことです。思いついたアイデア、タスク、考えをすべて記録するジャーナルを使う習慣をつけましょう。悪いアイデアや意識の流れのように出てくるものでも気にせず、とにかくすべてを紙に書くことが肝心です。ソフトウェアだけに頼らず、実際の紙にも書いてください。家やオフィスのあちこちにこうしたジャーナルを数冊置いておき、アイデアが浮かんだらすぐに書き留められるようにしましょう。
また、会議をするときは必ずホワイトボードを用意して、出てきたメモやアイデアを走り書きできるようにします。それらをもとにマインドマップを作り、後で写真を撮っておけば何も失われません。
アイデアやタスクを捕捉する際には、すぐに行動に移せるものだけでなく、生涯の目標のような長期的なプロジェクトも忘れずに書き留めてください。例えば、投資ポートフォリオの再評価、ピアノを習う、新しい言語を学ぶ、といったプロジェクトです。さらに、これらの夢の追求に役立ちそうなことを思いついたら――たとえばピアノの先生を雇う、など――それも書き留めることで、行動に移す可能性が高まります。
アイデアを整理し、それを追求するためのシンプルで実行可能なタスクを定義する
ここまでで、頭に浮かんだアイデアをすべて書き留めることの重要性がわかり、うまくいけば素敵な長いメモのリストができているでしょう。さあ次はどうしましょう？当然ながら、メモを最大限に活用するには、それを分類して順序立てる必要があります。まずは各アイデアを検討し、実際に行動に移せるものはどれかを判断しましょう。
行動に移せるものについては、そのアイデアを実現させるために必要な、簡単で具体的な物理的アクションを考え出します。ここで具体的であればあるほど、タスクをイメージして完了させるのが簡単になるため、可能であれば取り組む特定の時間と場所を定義してください。それを実行しやすくするために、カレンダーをオープンにしておきましょう。
これらの実行可能なタスクは、それをすべて完了することで、長期的なプロジェクトや目標も実現できるようなものであるべきです。
例えば、最初にアイデアを走り書きしたときに「父のために何かをする」という考えを書き留めたかもしれません。最初にすべきことは、この漠然とした考えを「父に素晴らしい七十歳の誕生日パーティーを開く」といった具体的なプロジェクトに変えることです。このプロジェクトは、会場の予約、ケーキの注文、ブルーグラスバンドの手配など、複数の個別アクションに分解されます。また、「父のために何かをする」ということが、もっと大きな目標である「家族ともっと時間を過ごす」の一部であることに気づくかもしれません。もう一つ、より仕事寄りの例として、最初に「従業員の士気を向上させる」とメモしていた場合を考えてみましょう。先ほどと同様、まずはより具体的なレベルを目指し、例えば「定期的なチームイベントを企画する」というプロジェクトを定義します。これもまた、「カラオケバーを予約する」「案内を送る」といった複数の個別アクションから成り立ちます。一方で、「従業員の士気を向上させる」ことは、「離職率を15％削減する」といった長期的な全体目標の一部分に過ぎないかもしれません。
タスクを「いつ、どこで」やるかに基づいてカテゴリー分けする
ここまでで、意味のある形で積み上がっていく、実行可能なタスクの長いリストができているはずです。そして、もしあなたが多くの人と同じなら、このリストに加えて、ポストイットのメモ、紙の ToDo リスト、デジタルカレンダーのリマインダーなどが入り乱れた渦に囲まれていることでしょう。様々な形で存在するこの大量のタスクが意味をなすためには、それらを整理し、優先順位をつける必要があります。
まずは、実行可能なタスクを三つの ToDo リストに分けましょう。今すぐやるべきタスク、後でやるべきタスク、誰かに依頼したタスクです。
最初のリストのタスクはすぐに実行可能なものですが、二番目のリストに入れるものは、おそらくタスクの文脈を追加するサブカテゴリーを作ると効果的でしょう。例えば、「求人応募書の下書きをする」というタスクを見つけたら、「後でやる – コンピューターの前にいるときのタスク」というサブカテゴリーに入れることができます。
あるいは、読みたいけど時間がないものを見つけたら、「後でやる – 読むもの」に分類します。
また、人生で大切な人たちそれぞれのサブカテゴリーを定義しておけば、例えば配偶者や昔の同僚といった人と次に連絡を取るときに何を話せばいいかがわかります。
三番目のリストには、他の誰かに委任して、その結果を待っているタスクを含めます。
実行可能なタスクを扱い終えたら、それ以外のものはすべて後で使うために別のリストに保存しておきます。
そうすることで、すぐに対応しなければならないことからそれらを切り離し、本質的なことに集中できるようになります。例として、「人生の目標の一つが、社会の恵まれない人々を助けることだ」というメモがあるとします。そういったアイデアは「ビジョン」リストに入れます。また、「いつかやるかもしれない」リストを作り、将来関係してくるかもしれない項目を追加することもできます。たとえば、今はそうでなくても、将来的に状況が許せば第三者と協力することに興味を持つかもしれません。
リストと作業スペースを定期的にメンテナンスして、圧倒されないようにする
さて、よく整理された ToDo リストがいくつかあると仮定しましょう。それをどう維持すればいいでしょうか？結局のところ、新しいアイデアやタスクは、あなたがそれらを片付けるよりも速く生み出される可能性が高いのです。つまり、あなたのリストは拡大し続け、やがて完全にコントロール不能になり、何ページにもわたる未完了のタスクで埋め尽くされてしまうでしょう。
では、その対策は？答えは至ってシンプルで、定期的にリストを見直し、「古くなった」タスクやもはや関係のないタスクを容赦なく切り捨てる必要があります。毎週最大2時間かけて、すべてのリスト、カレンダー、プロジェクトの内容をレビューし更新しましょう。
たとえば、何ヶ月もかけて新しい仕事を探し、ようやく見つけたとします。これはあなたの ToDo リストに大きな影響を与えるはずです。求人を探すなど、新しい仕事を見つけることに関連していたものはすべて削除しましょう。
同時に、サブカテゴリー内で項目を移動する必要があるかどうかも評価してください。例えば、「いつかやるかもしれない」サブカテゴリーに入っていた「体を鍛える」という大きな人生の目標が、「来年のマラソンに出る」といった実行可能なプロジェクトに格上げできるかもしれません。
ToDoリストの整理整頓と同じくらい重要なのが、タスクやアイデアを保管している物理的な場所についても、定期的に同じことを行うことです。
受信トレイや未処理の書類入れは、散らからないように1〜2日に一度は片付け、すべての書類を一箇所に集めて処理することで、常にきれいな作業スペースを保つようにしましょう。
もっと抜本的な対策として、オフィスを別の場所に移すことも考えられます。それに伴う大規模な再編成は、最終的には有益となることが多いのです。
次の章では、長期的で高次元な思考に合うように、個人的および仕事上の目標を整理する方法を学びます。
日々のタスクを、長期的な目標に近づくプロジェクトにまとめて、意味のあるものにする
一日中様々な小さなタスクを片付けて過ごし、後から振り返ったときに、それらが実際には何か意味のあることに結びついていなかったと気づいたことはありませんか？もし仕事上や個人的な優先事項に忠実でありたいなら、これを避け、日々行うことが重要であることを確実にしなければなりません。
これを実現するには、三つのことを行う必要があります。まず、自分が人生で負っているすべての責任を特定し、何をするにしてもそれを全うできるようにします。
自分自身と他人に対するすべての義務を、より詳細な領域へと枝分かれする組織図にマッピングしてください。しばしば見過ごされがちな個人的な責任領域の一例として、健康があります。これをマップ上に記し、そこから歯科ケア、年に一度の健康診断、運動、食事といったサブポイントを枝分かれさせます。これ以上具体的に細かくする必要はありません。それらを認識しているだけで十分です。
日々の行動を意味あるものにするために次に行うべきことは、個々のタスクを管理可能なプロジェクトにまとめることです。プロジェクトは、後ほど説明するより高次の目標に向けてあなたを前進させるものであるべきで、かつ一年以内に達成可能なものでなければなりません。
個人的な領域では、「いずれ完全に流暢になる」という目標を追求するためのプロジェクトとして、「ドイツ語の基礎を学ぶ」などが挙げられます。仕事の領域では、「マーケティングの達人を雇う」や「新しいオンラインストアを立ち上げる」といったプロジェクトが考えられます。これらはどちらも「売上を15％成長させる」といったより大きな目標の達成を目指しています。
最後に、あなたの目標を評価する必要があります。目標はプロジェクトとは異なり、より長期的で戦略的です。目標は通常、一年から三年かけて達成されるものです。例えば、あなたの長期的な目標が「借金を完済する」ことであれば、それにはローンの再交渉やより生活費の安い都市への引っ越しといった様々なプロジェクトが必要になるかもしれません。
組織は、どこへ向かいたいのかというビジョンと、そこへ至る過程で守るべき原則を定義する必要がある
ここまでは主に、個人がどのように自分の野心を達成するかを見てきましたが、組織の場合はどうでしょうか？組織をあるべき姿に導くにはどうすればよいのでしょう？明らかに、最初のタスクは目的地を特定することです。
成功を収めるために組織が向かうべき方向を思い描きましょう。そうすることで、進むべき道が明確になります。
例えば、あなたの会社が「最高品質の農産物を販売することで、地域で一番人気の食料品店になる」ことを究極のビジョンに掲げたとします。このビジョンは、「最高の農産物を調達し始める」という明確な道筋を示してくれるでしょう。
次に行うべきは、より具体的にすることです。経営陣は、ビジネスが行動指針とするべき指針、すなわち価値観を定義すべきです。通常、組織には「地元コミュニティへの貢献」や「優れた顧客サービスの提供」といった、3〜30の原則があります。これらの原則は経営チームによって定義され、その後すべてのレベルで実際に実行に移されなければなりません。
一部の企業では、従業員が原則を順守するようにするために、専任の人事マネージャーを置いているところもあります。たとえば、会社の原則の一つが「従業員の育成」であれば、全スタッフを対象とした厳格な360度評価を導入することで、それを具体化できるかもしれません。
組織がどこへ行きたいのか（ビジョン）と、そこへ至る道のりでどのように振る舞うべきか（原則）を理解すれば、ほとんどどんな問題も簡単に解決できます。「あの会社を買収すべきか？」「研究にもっと投資すべきか？」「この市場に進出すべきか？」といった難しいジレンマでさえ、簡単に解決できます。なぜなら、あらゆる答えは会社をビジョンに近づけ、かつ原則を守っていなければならないからです。まるで森の小道を一人で歩いているところを想像してみてください。
自分自身の道と価値観を定め、人生の大きな問いに大胆に答える
分かれ道に差しかかるたびに、どちらの道を進むべきか推測しなければなりません。なぜなら、ほんの少し先しか見通せないからです。では今度は、同じ状況で、あなたの視点が劇的に空中へと舞い上がったところを想像してみてください。高いところから自分を見下ろすと、自分が進む道はもちろん、他のすべての道も完璧に見えるので、どの道を進めばいいかが正確にわかります。
この視点の上昇によって森の中で進みたい道が見えるようになったのと同じように、あなたもまた、日々の些末なことの上に立ち上がり、自分の人生の全体像を見なければなりません。
自問してみてください。10年後の自分はどこにいると思いますか？もしすべてがうまくはまり、あなたが大成功を収めたとしたら、どこにいるでしょうか？例えば、豪邸を建てますか？世界中を旅しますか？慈善財団を設立しますか？こうした理想の未来をすべてリストにまとめてください。実際に起こってほしいと思う出来事をすべて含めます。
この未来の展望は、あくまで思索的なものではありますが、森の中で見えた道――あなたが進みたいと望む道――そのものです。あなたはそこにたどり着くために努力を集中し、毎年この目標を見直すべきです。
しかし、自分が何を達成したいかを知ることに加えて、自分の個人的な価値観が何であるかも知っておくべきです。例えば、多くの人は、持続可能なライフスタイルを送り、地域社会に貢献しながら、正直で、賢く、寛大でありたいと望みます。ほとんどの人にとって、自分の価値観は、それを満たしている限り、自分がどこにいるか、誰と一緒にいるかは気にならないという形で識別できます。自分の価値観を書き出して、いつでも参照できるようにしておきましょう。
最後に、人生の大きな問いについても大胆に自問しなければなりません。たとえば、あなたはどのように記憶されたいですか？家庭を持つべきですか？自分のキャリアは心を揺さぶるものですか？これらの問いに答えることによってのみ、本当に重要なことに集中できるようになるのです。
最終的なまとめ
この本の重要なメッセージ：生産的になるためには、自分の日々の行動をコントロールしなければなりません。まず、すべてのアイデアやタスクを紙に書き留め、人生のより大きな目標に沿って意味のある階層構造に整理しましょう。
実践的なアドバイス：すぐに終わるタスクはその場で片付けましょう。何かをしている最中に、より重要なタスクからあなたの注意をそらす新たなタスクが発生したら、その新しいタスクを完了させるのにどのくらい時間がかかるか評価してください。短いメールを送るなど、おそらく2分以内で終わりそうなら、すぐに実行してしまいましょう。それより長くかかるなら、他の誰かに委任してみてください。この二つのルールを守ることで、受信トレイを最小限に保つ驚くべき効果が得られます。
メールプログラムでリストを管理しましょう。様々なToDoリストは、メールシステムに組み込むことで効果的に管理できます。例えば、MS Outlookでは「メモ」機能を使ってリストを作成し維持できますし、Gmailでは、単にすべてのリストを異なる件名の下書きメールとして保管し、必要に応じて編集することができます。
