『Manage Your Day-To-Day』は、著名なクリエイティブな人々によるアイデア・知恵・ヒントをまとめた一冊です。効果的な仕事のルーティンを築き、集中力を持続させ、創造性を解き放つための貴重な洞察を読者に提供します。
何が学べる？日々の生活をマネジメントする最も効果的なコツ
『Manage Your Day-To-Day』は、さまざまな分野の20人のクリエイティブな頭脳から得た洞察をまとめた一冊です。有名なクリエイターたちについて読むなかで、彼らが実際に使っている時間管理術、効果的な仕事のルーティンの築き方、創造性を育てるコツを学べます。
さらに、こうした原則やテクニックを日常生活に取り入れるのがいかに簡単かもわかります。ほんの少しの工夫でも、仕事の効率は大きく上がり、テクノロジーの使い方にも自覚的になり、創造性の壁に足を引っ張られにくくなります。この要約を読めば、次のことがわかるでしょう。
- 歯をフロスすることがなぜ生産性向上につながるのか
- 昼食前には絶対にメールに返信してはいけない理由
- 庭いじりが次の創造的ブレイクスルーを生む理由
体のリズムに合った毎日のルーティンを築く
多くの人と同じなら、オフィスに着いたらまずメールをチェックするのではないでしょうか。これは良さそうに思えるかもしれませんが、その単純な作業で一日を始めると、全体の生産性が実際には下がってしまいます。私たちの体は「概日リズム（サーカディアンリズム）」に従っており、エネルギーは24時間周期で上がったり下がったりします。このリズムによって、私たちは午前中のほうが効率的に動けるため、重要な仕事や難しい仕事はその時間帯に取っておくべきです。
職場に着き、未読メールでいっぱいの受信箱を見ると、「誰かが返事を待っている」というストレスをすぐに解消したくなり、つい返信してしまいがちです。しかしメール返信は、あまり思考や創造性を必要としない単純作業です。さらに、午前中にメールや電話に対応すると、最も効率的な時間帯を他人の優先事項のために使うことになります。そしてようやく自分のプロジェクトに取りかかる頃には、疲れて生産性が下がってしまいます。だからこそ、クリエイティブコーチのマーク・マクギネスは、一日の始まりを自分のプロジェクトに使えるような仕事のルーティンを組むよう勧めています。自分のクリエイティブな仕事が終わるまでは、メールに返信しないことをルールにしましょう。さらに、体のエネルギーを最大限に活用するために、休憩を取り、十分な睡眠を確保することも大切です。
睡眠はどれくらい必要なのでしょうか？正確には言いにくいものの、7時間未満の睡眠で快適に過ごせる人は人口のわずか2.5％にすぎないことを考えてみてください。つまり、ほとんどの人にとっては、コーヒーのおかわりに頼るよりも、毎晩少なくとも7時間は眠れるルーティンを組むほうが現実的です。新しい仕事のルーティンには休憩も忘れずに組み込みましょう。研究によると、私たちが最高のパフォーマンスを維持できるのは一度につき約90分だけです。定期的に立ち止まってリラックスし、エネルギーを回復させましょう。
効果的な仕事のルーティンに欠かせないのは、頻繁に取り組むこと
クリエイティブな気分ではないときにクリエイティブな仕事をするのは大変です。残念ながら、気分が乗るまで待てるとは限りません。しかし、その日の気分に頼るのではなく、日々の調子にかかわらず創造性を引き出しやすくするルーティンを築くことができます。端的に言えば、定期的に作業をしていれば、定期的にインスピレーションが湧いてくるのです。
クリエイティブなプロジェクトに取り組むとき、多くの人は「十分なインスピレーションがないから毎日は作業できない」と感じます。しかし、それはまったく違います。実際、作家のグレッチェン・ルービンが述べているように、たとえ1日30分でも、クリエイティブなプロジェクトに毎日取り組むことで、たくさんの新鮮なアイデアを生み出せます。毎日作業する習慣を作ることで、プロジェクトが日常生活の一部となり、まったく無関係な状況からでもインスピレーションを得られるようになります。実際、アイデアは思わぬタイミングで浮かぶものです。たとえば、友人から真新しいネオングリーンのスニーカーを見せてもらった直後に、プロジェクトにぴったりの配色がようやく見つかる、といったこともあるでしょう。
プロジェクトが常に頭のどこかにあったからこそ、思いがけない場所でインスピレーションを得られたのです。さらに、定期的に作業することは、クリエイティブな仕事に伴うプレッシャーを大きく減らしてくれます。もちろん、何も進められないと感じる日は必ずあります。しかし、毎日作業を続けていれば不安を防げます。たとえば、自分がジャーナリストで、記事の締め切りがあると想像してみてください。十分早く作業を始め、その後も毎日続ければ、最適な切り口を見つけるためにさまざまなアプローチを試す時間がたっぷりあります。
取材先の返事がなかなか来ない、編集者に草稿をボツにされるなど、避けられない障害が起きても、「まだ時間は十分ある」とわかっているので、ストレスは少なくて済みます。ただし、気が散って何も手につかなければ、毎日作業をしていても大きな効果は得られません。次のセクションでは、避けられない邪魔があるなかで集中する方法を紹介します。
集中力を定期的に鍛え、ネガティブな気晴らしを無視する
正直に認めましょう。多くの人と同じように、退屈な仕事や面倒な作業に集中するのは苦手なはずです。残念ながら、好きではないというだけで、その作業を無視するわけにはいきません。幸い、作家・講師・生産性コンサルタントのエリン・ルーニー・ドーランドによると、そうした退屈な作業を乗り切るための優れたコツが2つあります。1つ目は、仕事以外の領域で意志力を鍛えることで、仕事中の意志力を強化することです。
混雑したオフィスのような雑然とした環境で働いているなら、どれほど気が散りやすいかよくわかるでしょう。同僚との雑談にすぐ気を取られたり、友人からのFacebookメッセージなど仕事と関係のないものに注意を向けてしまったりしがちです。しかし、何かを成し遂げたいなら、自分をコントロールして集中力を保たなければなりません。仕事中にそれが難しいなら、他の場面で自分をコントロールする練習をしてみましょう。たとえば、毎晩歯をフロスする習慣をつければ、歯医者さんを喜ばせるだけでなく、退屈で時間のかかる作業でも自分をコントロールする習慣を生活に組み込めます。簡単に言えば、歯のフロスのような小さな習慣を身につけるだけでも、職場での気晴らしを避けやすくなるのです。2つ目は、仕事と関係のないネガティブな気晴らしをポジティブなものに置き換え、うまくできたら自分にご褒美を与えることです。
次の研究を考えてみましょう。部屋に一人で座った子どもに、おいしそうなマシュマロを前にして2つの選択肢が与えられました。「今すぐ食べる」か「数分待てば2個もらえる」かです。子どもたちが誘惑に耐えようとする様子が観察されました。待つことができた子どもたちは、ネガティブな気晴らしである「おいしいマシュマロ」を、歌を歌うなどのポジティブな気晴らしに置き換えていました。つまり、マシュマロ以外のものに注意を向けていたのです。この原則はあなたにも応用できます。Facebookメッセージや給水器の前での雑談を、仕事を頑張った後のご褒美として取っておくのです。
効率を最大化するには、一度に一つの作業に集中する
お気に入りのテレビ番組を見ながら真剣な仕事を片付けようとしたことがあるなら、そのやり方がいかに非効率か身に染みているでしょう。なぜでしょうか。根本的に、私たちはマルチタスクがあまり得意ではないのです。それにもかかわらず、心理学者のクリスチャン・ジャレット博士によれば、たいていの人は「自分は同時に二つのことをこなすのがうまい」と思い込んでいます。しかし、それがうまくいくのは、歩くなど、片方の作業が単純で自動化されている場合に限られます。両方の作業に注意が必要なとき、私たちは注意を一方から他方へ切り替えますが、これには時間がかかり、効率も悪くなります。たとえば、歩きながら話すことはできても、話しながら読むことはできません。ある研究で確認されたように、友人とメッセージをやり取りしながら本を読む学生は、読書に完全に集中している学生に比べて、1ページ読むのに約25％も余計に時間がかかりました。ですから、一度に複数の作業をこなそうと思ったときは、それが実際には生産性を高めないことを思い出してください。
むしろ逆に、仕事の質はさらに下がってしまいます。このジレンマを避けるには、一日のうちに邪魔が入らない時間を必ず確保し、その時間に仕事を集中して終わらせることです。ただ、たとえ絶対に一つの仕事だけに集中しようと決意していても、周りの人が何かを頼んでくることがあります。では、どうすればよいのでしょうか。カル・ニューポート教授の優れた答えは「集中ミーティング」を設定することです。ある作業に2時間必要なら、他の会議や予定と同じようにカレンダーに記入し、同じ扱いをしましょう。
そうすれば、あなた自身はもちろん、特に関係者や同僚もその時間はあなたが手が離せないことを認識し、目の前のプロジェクトだけに集中できます。とはいえ、テクノロジーが仕事に深く入り込むほど、私たちは気が散りやすくなります。次のセクションでは、必要でありながら管理も必要なテクノロジーとの付き合い方を詳しく見ていきます。
テクノロジーとSNSを、どう使うか・なぜ使うかを自覚する
最後にスマートフォンを手に取ったときのことを思い出してください。なぜそうしたのか、正確な理由を説明できますか？ほとんどの人は説明できません。特にSNSでは、何となくスマホを手に取り、ウェブを見たりFacebookをチェックしたりすることがよくあります。テクノロジーにのめり込まないための良い方法は、SNSを使うたびに「なぜ使うのか」を意識的に考えることです。私たちは退屈すると、気晴らしを求めて習慣的にSNSにログインしがちです。
問題は、いつやめて次のことに移ればいいのかわからなくなることです。これに対処するために、ブログ「tinybuddha.com」創設者のロリ・デシェンは、SNSへのログインは常に意図的に行うべきだと提案しています。SNSを完全に禁止する必要はありません。むしろ、自分の意図をしっかり自覚したうえで、意味のある使い方をしましょう。もちろん、たった今食べたピザが絶品だったレストランの場所を共有するためにログインするのは構いません。ただし、その後は必ずログアウトしましょう。
そうすれば、Facebookで起きていることに夢中にならずに、現実の生活を続けられます。それと並行して、姿勢を含め、自分がコンピューターの前でどのように過ごしているかも意識すべきです。多くの人にとって、仕事に行くことは一日中コンピューター画面の前に座っていることを意味します。しかし、元ハイテク企業幹部のリンダ・ストーンが衝撃的な研究から観察したように、コンピューターやスマートフォンの画面の前での私たちの振る舞いは、健康に大きな悪影響を及ぼす可能性があります。たとえば、画面を見つめているとき、私たちは無意識に息を止めたり、浅く不自然な呼吸をしたりして、それがストレス関連の病気につながります。これに対抗し、テクノロジーの使い方全般にもっと注意を向ける一つの方法は、ヨガや意識的な呼吸法を実践することです。
テクノロジーは助けになるはずのもの。人生を支配させてはいけない
スマートフォンやノートパソコンなどは、私たちの生活をより便利で快適にするために発明されました。それなのに、時には自分たちが作り出したテクノロジーに完全に振り回されるSF映画の中にいるような気分になります。スマートフォンがあなたの体を直接支配するわけではありませんが、それなしではいられない以上、あなたの行動を支配しているのです。スマートフォンが生活のあらゆる場面で必要というわけではないことを忘れてはいけません。
スマートフォンはとても便利なサイズなので、どこへでも簡単に持ち運べます。ポケットさえあれば、常につながっていることができます。作家で映画監督のジェームズ・ヴィクトールは、「それは本当に必要なのか」と正しく問いかけています。たとえば、夕食中に電話に出ることはかつて、重大なマナー違反でした。しかし今では完全に普通のことになっています。でも、過剰なスマートフォン利用と引き換えに、良いマナーを失ってしまっていいのでしょうか。自分へのご褒美として、次のデートのときは機内モードにしてみましょう。
問題は、テクノロジーが使える状態にあると、私たちは使わずにいられないということです。より効果的に仕事をしたいなら、電源を切るしかありません。集中しようとしているときにスマホやパソコンの画面がすぐそばにあるのは、ダイエット中においしそうなクッキーの皿の隣に座っているようなものです。つまり、抗うのは難しいのです。残念ながら、それは同時に「どんなときでも、一日中いつでもすぐに対応してくれるはず」と周囲から期待されることにもつながります。この期待は深刻な問題で、心理学者のダン・アリエリー教授は、常にメールにさらされないよう、社内ITチームがメールの配信を一日の決まった時間まで遅らせることさえ提案しているほどです。
アリエリーの提案のような全社的な取り組みが実現しないとしても、本当に集中したいときは、すべてのデバイスの電源を切るか、別の部屋に移動すればよいのです。ここまでは、主に気が散る要素を防ぎ、持っている創造性を最大限に引き出す方法を見てきました。最後のセクションでは、創造性の源そのものを増やす方法を扱います。
クリエイティブ・ブロックは誰にでも起きるが、抜け道はある
少し空き時間ができると、あなたは普段何をしますか？おそらく、何もせずにただ座っていることはないでしょう。でも、そうするべきなのです。「何もしない」時間を持つことは、創造性を育み保つために欠かせません。特に、アイデアが行き詰まったときにはなおさらです。
何かに行き詰まったときは、一人になって心をさまよわせることで、創造性を取り戻せます。これは直感に反するように感じられますが、本当のことです。何も特定のことを考えなければ、自分の思考や周囲の環境に自然と気づくようになり、それが創造性の大きな源になります。Adobeのバイスプレジデントであるスコット・ベルスキーは、一日のうちに一定の時間を決めて、特に何かに焦点を当てずに心をさまよわせることを勧めています。それが難しいと感じるなら、まずは「これまで何を学んだか」「当面の予定は何か」を考え、そこから思考を自由に広げていきましょう。さらに、完璧を求めすぎることもクリエイティブ・ブロックを招きます。実際、完璧を体現していないと自分の成果に満足できない人もいますが、正直なところ、完璧な成果はめったにありません。
作家エリザベス・グレース・サンダースのアドバイスを参考にしましょう。完璧主義をやめ、創造性を道しるべにすることです。完璧主義者なら、プロジェクトを始めること自体がどれほど難しいかよく知っているでしょう。最高のアイデアが浮かぶ理想的な瞬間を、じりじりと待ってしまうのです。しかし、その瞬間が来なければ、いずれにせよ始めざるを得ず、居心地の悪さを感じ、創造性もさらに下がってしまいます。はるかに良い方法は、たとえ気が進まなくても、プロジェクトにすぐ着手することです。そうすれば、後から改善できる土台ができます。たとえ最初はクリエイティブな気分でなくても、すぐに創造性が動き出すのを実感できるでしょう。
リラックスと新しい趣味が創造性を高める
プレッシャーの中でクリエイティブなアイデアをひねり出すのがどれほど大変か、あなたもよく知っているでしょう。これまで見てきたように、創造性は意のままに動かせるものではありません。幸い、仕事以外の時間に創造性を高めるためにできることがあります。たとえば、運動や十分な休息の時間を取ると、その後は創造性が高まっていることに気づくでしょう。すでに学んだように、休養と睡眠は生産的な生活に欠かせない要素です。
同様に、休養と睡眠は創造的なアイデアを生み出すためにも不可欠です。実際、ハーバード大学の研究者は、十分な睡眠を取った人は異なるアイデア同士のつながりを見つける可能性が33％高く、つまりより創造的だったことを発見しました。適切な休息に加えて、サイクリングや他の運動も脳の活動を活発にし、創造性を高めることが示されています。ビジネスコーチのスコット・マクダウェルは、クライアントに昼寝や早歩きを勧めて、創造力をかき立てることさえあります。さらに、一見すると無駄に思えるような方法で、創造力の筋肉を気軽に動かしてみましょう。そうした試みが、素晴らしいクリエイティブな仕事のインスピレーションになることもよくあります。たとえば、作家のジュリア・キャメロンは新しい本を書き始めるとき、書くリズムに乗るためだけに、まったく意味不明な文章を数ページ書きます。
そのデタラメの中に、隠れたインスピレーションが見つかることさえあるのです。趣味もまた、思いがけないインスピレーションを得る良い方法です。『Accidental Creative』の創設者トッド・ヘンリーは、空き時間にガーデニングをし、実験的にやってみることを勧めています。庭を自由にクリエイティブに育てることで、プレッシャーのない環境で創造と実験ができます。それだけでなく、こうした趣味があれば、日々の雑務に押しつぶされずに済み、仕事で使える新鮮なアイデアが生まれるかもしれません。
最後のまとめ
本書の要点：自分の自然なリズムに注意を向けることで、優先事項に最大のエネルギーを注ぎ、リズムに合ったタイミングで休息・運動・趣味を楽しむことができます。やる気が起きないときでも、やらなければならない作業を終わらせるために、ただ集中しなければならないこともあります。さらに読みたい人へ：『Getting Things Done』デビッド・アレン著 『Getting Things Done』は、複数のプロジェクトを同時に進め、自信と明確な目標とコントロール感を持って仕事をするための、世界的に有名な生産性システムを紹介しています。このメソッドは、効果的に仕事をし、その間も人生を楽しむことを容易にするために特別に設計されています。
