『会議は最悪だ』（2016年）は、退屈で非生産的な会議の落とし穴を排除することで、会社の時間とお金を節約するためのガイドです。会議は憂鬱で嫌なものである必要はありません。本来、会議は喜びに満ちたものになり得るのです。何しろ会議とは、アイデアが生まれ、情報が共有され、人々が明日の感動的なリーダーになるために必要なスキルを身につける場なのですから。
この本を読むと何が得られるか？時間を奪う会議にさよならしよう
オフィスで働いた経験のある人なら、会議がどれほど最悪なものになり得るかを知っているでしょう。会議は仕事の流れを断ち切り、一日を台無しにします。時には、最も社交的で声の大きい同僚が一時間も一方的に話し続けるための単なる舞台のように感じられることもあります。さらに厄介なことに、すでに知っている情報を長々と蒸し返すだけに感じられることもあります。しかし、そうである必要はないのです。
会議は会社を円滑に運営するために不可欠です。しかし残念なことに、多くのリーダーは会議を効果的に使う方法を知りません。この要約が——願わくば！——その問題を解決してくれるはずです。この要約では、以下のことを学びます。
- 全員がすべての会議に出席する必要はない理由
- タイムスケジュール付きのアジェンダが会議の秘密兵器になり得る理由
- テクノロジーが会議のルールをどう変えつつあるか
従業員の会議時間を最小化・最適化することで、お金を節約できる
「時は金なり」と言います。ならば、従業員の時間を無駄にするのは賢明ではないはずですよね？しかし、企業が非効率な会議に社員を引きずり込むことで、まさにそれが毎日起きているのです。一体いくらのお金が無駄になっているのでしょうか？出席者の時給に会議の長さを掛け合わせれば、おおよその見当がつきます。
幹部クラスなら数千ドルに達するでしょう。一般社員なら一人あたり約50ドルの機会損失です。年間で見ると、会議は平均的な企業に約2万5千ドルのコストをもたらしています。では、この資金流出を抑えるには何ができるでしょうか？最もシンプルな解決策の一つは、会議を定刻通りに始めることです。つまり、予定開始時刻の前に人々が到着するようにするのです。オリンピックのランナーが、号砲が鳴った瞬間にようやく会場に現れたらどうなるか想像してみてください。準備万端でスタート位置にいる選手たちには、決して追いつけないでしょう。
会議の開始時刻ちょうどに現れる人も同じです。このような人々は実際には遅刻しているのです。なぜなら、会議の進行を妨げ、会議の効果を下げてしまうからです。ですから、時間通りとは実際には5分前に到着することだと全員に徹底させましょう。時間を守ることは敬意の表れであり、遅刻は会社と同僚の両方に対する明確な無礼のサインだと従業員に伝えることができます。もう一つの解決策は、出席を断る選択肢を認めることです。実際には関わりのない会議にも、人々は呼ばれることがよくあります。
ならば、アジェンダを数日前に共有し、自分に関係のある内容が議論されない場合は出席を断れるようにしてみてはどうでしょう。アジェンダと一緒に出席用のタイムテーブルを提供すれば、会議の関連する部分に合わせて到着と退出の時間を計画することもできます。こうすれば、5分で済む議題のために1時間も無駄にする必要がなくなります。
定期的な全社ミーティングやチームミーティングでチームスピリットを高めよう
確かに悪い会議もありますが、従業員の士気を高めるなど、会議がもたらすポジティブな効果を見落とさないことが重要です。会社の会議がマネージャーや幹部だけのものになっていると、一般社員を疎外してしまうリスクがあります。これは良い考えではありません。これらの従業員は組織の顔であることが多く、通常は顧客対応を担当しており、仕事はストレスが多く、報酬は最小限です。
ならば、彼らのエネルギーレベルを定期的に高めるようにしてはどうでしょう？一日で最もつらい時間帯は、シフト途中のエネルギーレベルが最も低くなる午前11時と午後2時です。
この時間帯こそ、士気を高め、従業員に自分の仕事が評価されていることを伝えるためのチームミーティングに最適です。また、会社全体を集めた毎日のハイエナジーなハドル（短時間ミーティング）でも士気を高められます。このハドルは7分程度で十分です——ポジティブな会社ニュースや、各部門が短期目標の達成に向けてどのように協力しているかを示す予測データを共有するのにちょうど良い時間です。質問や懸念に対処する時間を少し取り、最後にグループで掛け声をかけて締めくくってもよいでしょう。掛け声で締めくくるのは野暮ったく聞こえるかもしれませんが、チームの結束を築くには効果的です——何しろスポーツチームでも効果があるのですから。「行くぞ！」とか「輝こう！」くらいのシンプルなもので良いのです。
もう一つの効果的なツールは、3分間のアドレナリンミーティングです。従業員が数百人いる場合、全社ハドルはあまり現実的ではありません。ある程度の規模に成長すると、各部門が目指す様々な目標を全従業員に説明しようとするだけでも時間がかかりすぎます。
ですから、単一のチームや部門が毎日数分間集まる方が理にかなっている場合もあります。目的はやはり、全員のエネルギーと士気を高め、現在の進捗状況と自分の仕事がどのように直接貢献しているかを全員に伝えることです。また、不満を吐露し、互いに学び合い、そして最も重要なことに、刺激を受ける機会でもあります。
会議の役割を割り当てて、チームメンバーの様々なスキルを伸ばそう
ほとんどの仕事は単調になりがちで、従業員の疲労や意欲低下につながるリスクがあります。会議は仕事のマンネリに対する良い解毒剤となり得ます——日々のルーティンからの爽快な息抜きであり、スタッフが普段とは違う専門的スキルを発揮するチャンスなのです。どんな会議でも、いくつかの役割を割り当てる機会があります。例えばモデレーター（議長）は、全員がアジェンダに沿って進み、脱線しないようにする役目です。次にタイムキーパーがいます。会議がスケジュール通りに進んでいるかを確認する役目です。
また、クローザーもいます。会議中に何が行われたかを記録し、全員がどのようなコミットメントをし、どの締め切りに合意したかを伝えて会議を締めくくる役目です。しかし、参加者なしに完結する会議はありません。時間通りに到着し、生産的な意見を持って準備し、会議に価値を与え、会議から価値を得る準備ができている人々です。これらの役割はすべて、人々がスキルを伸ばす機会を提供します。様々な人にこれらの役割を割り当てることで、多くの人が新しいことに挑戦するチャンスを得られます。
例えば、カスタマーサービスの担当者はクローザーを務めることで恩恵を受けられるかもしれません。この役割は、注意力と議論の要点を捉える能力を磨く機会を提供します。新入社員や最年少のチームメンバーは、モデレーターの役割を引き受ける機会を喜ぶかもしれません。
これにより、参加者からの質問に対応し、会議を軌道に乗せるという責任ある役割での経験を積む機会が得られます。
オフィスの力関係を逆転させて、人々の様々な強みを引き出そう
成功する企業はどこでも、うまく機能する自立したチームを持つことを目指しています。しかし、それが実現する前に、チームメンバーは適切なスキルを学ばなければなりません。そしてこれが会議のもう一つの利点です。スキルを高めるために、一時的に力関係を変える有益な機会を提供してくれるのです。会議を設定するとき、いつものリーダーに仕切らせる必要はありません。
伝統的にマネージャーや幹部が会議を担当しますが、そうしなければならないというルールはありません。実際、幹部は一般的に会社で最も給与の高い従業員なので、このような硬直した伝統主義は時間とお金の両方の無駄になることが多いのです。ならば、一般社員に時々会議を運営させてみてはどうでしょう？これが会社に利益をもたらす方法はいくつもあります。例えば、仕切りたがりな従業員にチームプレイヤーになるよう促すことです。スタッフには、仕切りたがりで境界を越えがちな人がいるものです。しかし、こういうタイプには会議で事実調査やノートテイクの役割を割り当てることで、チームに馴染ませることができます。これはまた、他人の話を聞き、自分の発言順を待つことを促します。これは、最高のチームが持つ生産的なチームプレイヤーであるための重要な要素です。
逆に、会議を使って物静かな人々を殻から出すこともできます。内向的な従業員も他の誰とも同じくらい価値があり、発言するときには素晴らしい洞察を提供してくれます。従業員が静かである傾向がある場合、話す前にもう少し考える時間を取っているか、聞かれるのを待っているだけかもしれません。だからこそ、会議は物静かなスタッフが自ら発言する絶好の場となります。モデレーターの役割を与えることでこれを促進できます。これにより発言する習慣が身につくだけでなく、その名誉ある役割は自信を高めることにもつながります。または、チームのリード参加者として、会議でチームを代表する役目を与えることもできます。
これにより、チームの方向性を決める意思決定プロセスに関与することも保証されます。もし会議の第一の目的を挙げるとしたら、何と言いますか？そう、「昼寝」と言いたくなる気持ちも分かりますが——皮肉は置いておきましょう。会議はすべてコミュニケーションなのです。
全レベルのメンバーが参加する会議で成長を監視し、強固なネットワークを築き維持しよう
リーダーシップとチームメンバーを一堂に集めることで、会議は目標とそれに向けた進捗状況について全員が同じ認識を持つための最良の方法です。目標達成には全体の強い協力が必要であり、オープンなコミュニケーションの流れなしにこれを実現することはできません。リーダーシップチームが目標を追跡する最も効果的で効率的な方法の一つは、四半期ごとの進捗を監視するために会議を利用することです。四半期財務会議には、CEO、顧問委員会、チームリーダーが参加すべきです。
会議の前に、財務諸表と有効なデータを準備し、議論できる状態にしておくべきです。そうすれば、何が機能していて何が機能していないかを全員で議論できます。四半期ビジネス会議は、進捗の確認、説明責任の確保、変更が必要かどうかの判断にも使うべきです。これらの会議は、急成長期に特に重要です。これらの会議では、マーケティング、IT、エンジニアリング、財務など、各部門のチームリーダーが最大30分かけて進捗を説明できます。これは、指標の詳細と四半期目標が達成されたかどうかを掘り下げる機会です。その後、次の四半期の新しい目標を設定し、予測を立て、行動方針を決定できます。
その後、週次アクションレビュー（WAR）会議を使って、従業員が四半期目標を達成するための軌道に乗っているかを確認できます。毎週、一般社員が60〜90分集まり、指標を議論し、目標達成を妨げている問題を指摘し、それらの問題の解決策をブレインストーミングできます。これらの会議は、責任感があり透明性のある職場を育むために不可欠な要素です。そのためには、これらの会議で進捗（またはその欠如）について説明責任を果たす必要があります。
最後に、チームリーダーと担当スタッフの間で、毎週1対1のミーティングも行うべきです。これは、全員が正しい軌道に乗っていること、問題が放置されていないこと、経営陣が一般社員の努力を評価していることを確認するサポートネットワークを構築するために重要です。明らかに、目標を設定し正しい軌道に乗り続けることは、成功するビジネスに不可欠な要素です。しかし、会社はどの軌道が自社にとって正しいかをどう決めるのでしょうか？
リーダーシップチームのリトリートを開催して、全体的な戦略を策定しよう
完璧な会社戦略を策定する人気かつ効果的な方法は、チームリーダーを毎年リトリートに送り出すことです——いわば企業版ビジョンクエストです。リトリートの目的は、リーダーシップが強い絆を築き、創造的な「青空思考」に没頭するための適切な環境を整えることです。このプロセスを通じて、会社のビビッド・ビジョン（鮮明な将来像）が形成されます。これは、会社が3年後にどうあるべきかを完全に描いたイメージです。
真のビビッド・ビジョンは、最後の細部までクリスタルのように明確です。給水器の周りで人々が何を話しているか、会社の広告がどのように見えるか、収益源がどこから来ているか、顧客がどのような姿をしているかを想像してみてください。この3年後のビジョンを描いた後、時計を巻き戻して、2年後、1年後、そして最終的に6ヶ月後のビジョンを明らかにすることができます。これらが揃えば、途中のすべての短期目標を含む正しい道筋が自ずと明らかになるはずです。ただし、これはあなただけのビジョンではないことを忘れないでください。リトリートの参加者全員が合意する必要があります。そうでなければ、ビジョンが実現する可能性は低いでしょう。
リトリートは有給休暇ではありません。それはあなたが持つことのできる最も重要な会議の一つであり、会社の他のリーダーと絆を深め、目標を一致させる機会を与えてくれます。年次リトリートは、会社のコアバリューの策定や、顧客関係への新しいアプローチの開発など、他の目的にも役立ちます。過去1年間に本やセミナーから得た様々なテクニックやマネジメントスタイルを、順番に共有することを提案してもよいでしょう。心に留めておいてください。リトリートは従来のホワイトボードを使ったブレインストーミングから離れ、リラックスした環境を活かして新しい考え方を見つける時間なのです。物事は変化するという事実から逃れることはできません。それは会議についても同じです。
テクノロジーを最大限に活用し、バーチャル会議に必要な調整を把握しよう
特定の仕事のアウトソーシングやリモートワークの増加により、バーチャル会議やオンライン会議は、同僚同士がつながりを保つための人気のある方法になりつつあります。そして、このテクノロジーの可能性と限界を認識している限り、バーチャル会議が従来の会議より優れたものになれない理由はありません。バーチャル会議を効果的にするには、特に音声のみの会議の場合、普段とは違う話し方が必要になるかもしれないことを最初に認識する必要があります。例えば、相手があなたの姿を見られない場合、時々文章の合間に間を取って、相手が応答できるようにすることが重要です。
また、議論に参加していることを相手に伝えるために声による合図を送るのも賢明です。シンプルな「うんうん」という相づちが、話し手にメッセージが伝わっていることを安心させます。オンライン会議の利点の一つは、文書の共有やプレゼンテーションの方法が多様であることです。メールがメモや添付ファイル、変更提案を共有する唯一の方法だった時代は終わりました。Googleは、チームメンバーがスプレッドシート、ドキュメント、プレゼンテーションスライドを同時に作業して共有するための様々な方法を提供しています。行われているすべての変更を追跡し、人々にバーチャル付箋を残すこともできます。
毎日のハドルもリモートで実施できるので、チームとの連絡を怠る言い訳は本当にありません。著者は、活力を与えるチームハドルなしに一日が過ぎることのないよう、スマートフォンを使っている少なくとも一人のCEOを知っています。ですから、オフィスを離れていても、テクノロジーの力と良い会議の力を使えば、チームのつながりとモチベーションを維持することができます。
最終まとめ
この本の重要なメッセージ：「時は金なり」という言葉は本当です。特に企業の世界では。人々の時間を無駄にせず、お金を捨てないようにするには、会議は効果的かつ効率的である必要があります。 定期的にスケジュールされた会議を開催することは、依然としてコミュニケーションを図り、全員が同じ認識を持つための最良の方法です。 しかしそれだけではありません。——会議は従業員のスキルセットを向上させ、チームを強化し、会社の価値観と目標の土台そのものを築くのにも役立ちます。
実践できるアドバイス：従業員が会議に出席したくないと言ったら、それを尊重してください。 従業員が自らアジェンダを読み、会議に出席するかどうかを自ら判断する文化を育てるべきです。怠けているのではなく、よく整理された従業員は、自分が何も貢献できないことに気づいているかもしれません。
さらに読みたい方へ：『組織を再発明する』 フレデリック・ラルー著 『組織を再発明する』は、世界中の企業がなぜ上司を廃止し、フラットな階層構造を導入し、利益よりも目的を追求しているのかを論じています。そして最終的に、非階層型モデルを採用することで、これらの組織は繁栄しているのです。
