『ムダな会議を変える方法』（2021）は、長く非効率的な会議を、コラボレーションを促し成果を生み出す、よく設計されたセッションへと変えるためのガイドブックです。会議の目的を定義することから、参加者が自分のタスクに着手できるよう支援することまで、あらゆる会議から最大限の成果を引き出すための最善のアプローチを解説します。
本書のポイント：効率的で効果的な会議の設計方法を学ぶ！
平均的な会社員は、年間ほぼ23日間も会議に費やしています。驚くべき数字ではありませんか？
さらに悪いことに、従業員によれば、そうした会議の半分は時間の無駄だといいます。しかし、会議は必ずしもそうである必要はありません。会議は重要な問題に取り組み、インパクトを与える絶好の機会です。問題は、私たちのほとんど——おそらくあなたも含めて——が、会議の計画と実行があまり上手ではないということです。幸い、本書では、意味のある会議を設計するための実践的でわかりやすいステップを共有します。
生産的な会議を設計するには、まず目的を明確にする。
本書では、次のことを学びます。
- なぜ会議をストーリーのように扱うべきか
- 会議にいる「ヒッポー」にどう対処するか
- 古代中国哲学が会議にどう影響するか
しかし、いざ会議の日になっても、誰もその会議が有益だとも生産的だとも感じませんでした。何が起きたのでしょうか？実は、多くの人と同様に、ギャビンは会議そのものにしか注意を向けていなかったのです。彼が本来すべきだったのは、会議室の外側で起きていることに注意を払うことでした。著者たちの「40-20-40の連続体」によると、主催者も参加者も、会議に関わる時間とエネルギーの40%を会議の準備に費やし、20%を会議そのものに費やすべきだといいます。残りの40%は、成果につながるフォロースルーのために使います。
この最初の40%が、生産性の土台となります。そして、その土台の最初のレンガは何か——それは目的です。ここでの重要なメッセージは、「生産的な会議を設計するには、まず目的を明確にする」ということです。目的は会議のゴールを明確にし、誰が出席すべきかだけでなく、出席者に何が期待されているかも定めます。また、会話を正しい方向に導くのも容易になります。
定例会議、たとえば毎週のチームの集まりでさえ、毎回異なる目的を持つべきです。会議の目的を決めるには、話し合うべき問題について出席予定者に話を聞いてみましょう。その情報をもとに、目的ステートメント——会議で何を達成すべきかを説明する1～2文の文書——を作成します。たとえば、「この会議が終わるまでに、来月のキャンペーンの主要な優先事項を決定している」といったものです。目的ステートメントは事前に共有し、出席者が会議の内容を理解して出席するかどうかを判断できるようにしましょう。次に、会議が実際にその目的を果たせるように計画を立てます。
そのためには、話し合うトピック、各トピックに割り当てる時間、担当者を含むアジェンダを作成します。詳細が多ければ多いほど、参加者は準備をして臨みやすくなります。アジェンダに何を含めるべきか迷ったら、いくつかのアプローチを試すことができます。ひとつは、アジェンダを「始まり・中間・終わり」のあるストーリーとして想像することです。始まりの部分では、目の前の問題とその背景を探ります。中間では、解決策や今後の道筋へと移ります。
終わりの部分は、次のステップを決めるためのものです。もうひとつのアプローチは、アジェンダを「何を」「なぜ」「いつ」「どうやって」「どこで」「誰が」という質問を軸に構成する方法です。そして会議の時間を使って、目的ステートメントに関連する各質問に答えていきます。目的ステートメントと同様に、アジェンダも会議前に送付し、参加者の準備に役立つ関連情報もあわせて共有しましょう。
プロトコルが会議の円滑で効果的な進行を支える。
ある日車を運転していて、突然交通法規がなくなったと想像してみてください。ルールもなければ、信号も道路標識も見当たりません。おそらく、クラクションが鳴り響き、いつ事故が起きてもおかしくない、非常に混沌とした光景を思い浮かべていることでしょう。幸いなことに、ほとんどの道路にはルールと標識があり、人々がそれに従うことで交通はスムーズに流れています。
道路と同じように、会議もまた、進め方を確立しなければ混沌としたものになり、少なくとも非生産的なものになります。だからこそ、会議を設計する際にはプロトコルについて考えることが重要なのです。ここでの重要なメッセージは、「プロトコルが会議の円滑で効果的な進行を支える」ということです。会議において、プロトコルは期待値を設定し、参加者の行動や互いの関わり方を導きます。質問の仕方、意見の共有方法、会議の進行役の注意を引く方法などに関する基本ルールが含まれます。会議のかなり前から、こうしたプロトコルについて考えておくべきです。
そして、参加者が集まったら、それを明確に伝えるようにしましょう。検討すべき重要なプロトコルのひとつに、会議中のモバイル端末の使用があります。モバイル端末は、仕様上、依存性が高くなるようにできています。新しいメッセージが届いたときに通知音が鳴ったり画面が光ったりすると、快感をもたらす脳内化学物質であるドーパミンが放出されます。これにより、人々は常にスマートフォンをチェックしたくなり、会議中に注意が散漫になり、十分に参加することを妨げられてしまいます。スマートフォンが会議の妨げにならないようにする方法はいくつかあります。
ひとつは、休憩時間や会議が終わるまで、参加者全員にスマートフォンを片付けてもらうようお願いする方法です。この目的のために小さな箱を用意しておくのも良いでしょう。オンライン会議の場合は、スマートフォンを別の部屋に置いておくように伝えましょう。また、Forestアプリのように、スマートフォンから離れていることを助けてくれるアプリもあります。
会議の開始時に、こうしたアプリのダウンロードを参加者に促すこともできます。また、オンライン会議が増えているため、技術的な問題に関するプロトコルも重要です。これには、エンゲージメントを高めるためにカメラをオンにしておくことや、技術的なトラブルが起きたときの対処法などが含まれます。外部の担当者が技術的な問題を処理する場合は、プロトコルにその担当者が誰なのか、そして連絡方法も含めておくべきです。
会議の目的を果たすには、適切な人材を招き、適切な役割に配置する。
会議に出席していて、「なぜ自分が呼ばれたのだろう？」と思ったことはありませんか？おそらく、話し合われている内容は重要だったけれども、自分の担当分野とはまったく関係がなく、何も貢献できなかった、というような経験があるでしょう。会議に間違った人を招いてしまうことは、思っている以上に頻繁に起きています。そしてそれは人々の時間を無駄にするだけでなく、会議を非生産的なものにもしてしまいます。
考えてみてください。素晴らしい目的ステートメントがあっても、適切な人が会議に参加していなければ、その目的を果たすことはできません。ここでの重要なメッセージは、「会議には適切な人材を招き、適切な役割に配置する」ということです。優れた人選の方法は、問題となっている事柄に対して異なる経験や視点を持っている人を検討することです。選んだ一人ひとりについて、なぜその人を選んだのかを明確にしましょう。招待する際には、その人の貢献がなぜ必要なのかを説明します。参加者について慎重に考えることは、会議の人数を減らすことにもつながります。
参加者が多すぎると、生産的な会話をすることが難しくなります。これは、人が増えるほどコミュニケーションのチャネルが指数関数的に増加するためです。たとえば、2人が会った場合は、お互いにアイデアを伝えるだけで済み、コミュニケーションチャネルは1つです。しかし3人以上になると、コミュニケーションチャネルは倍増していきます。つまり、出席者が少なければ少ないほど、コミュニケーションが取りやすくなるのです。ただし、会議の出席者を考えることは、個人が何をもたらすかや、どれだけコミュニケーションが容易かだけにとどまりません。
会議を円滑に進めるために、特定の役割を割り当てることも重要です。最も重要な役割は議長です。議長は、会話を目的ステートメントとアジェンダに沿って進め、全員の意見が聞かれるようにします。会議を招集した側であれば、自分が議長を務めるのが自然に感じるかもしれませんが、必ずしもそれが最良の選択とは限りません。議論に積極的に関わりたい場合は、他の誰かに議長を頼みましょう。誰を選ぶにしても、会議の目的を理解し、優れた傾聴力とファシリテーションスキルを持っている人でなければなりません。
他にもタイムキーパーや議事録係といった重要な役割があります。タイムキーパーは、アジェンダの項目を締め切る5分前に警告を出すなどして、議論を割り当てられた時間内に収めます。議事録係は、議論の要約や各出席者の貢献の詳細を書き留め、会議でのアクションポイントを記録します。各役割について、事前に相手に声をかけ、何をしてもらいたいのかを伝えておきましょう。ここまでで、目的ステートメントについて考えてきました。
会議中は必要に応じて休止を入れ、支配的な参加者をマネジメントする。
アジェンダを計画し、プロトコルを作成し、参加者を慎重に選びました。いよいよ会議の時間です！しかし始まる前に、「40-20-40の連続体」を思い出してください。この段階では、会議全体に注ぐ注意の20%を集中させるべきです。
会議が始まったら、目的を全員に再確認し、プロトコルを共有しましょう。その後に自己紹介の時間を設け、参加者が自分が誰で、なぜ出席しているのかを説明します。たとえ会議の内容と関係がなくても、ポジティブなことを共有してもらうようお願いすると、会議の雰囲気を作るのに役立ちます。そして、会議そのものに入っていくとき、いくつかの点を心に留めておくことで、スムーズに進行します。ここでの重要なメッセージは、「会議中は必要に応じて休止を入れ、支配的な参加者をマネジメントする」ということです。会議は、問題について話し合ったり、アイデアをブレインストーミングしたりするためのものです。
しかし、会話を流し続けることと同じくらい、会話を一時停止することも役に立ちます。会議で使える休止には3つの種類があります。実用的な休止は、参加者にエネルギーを回復したりトイレに行ったりする機会を与えます。戦略デーのような長い会議では、1時間ごとに実用的な休止を入れるべきです。多くの情報が共有されている場合は、振り返りの休止を入れることで、メモを取ったり、考えたり、単に頭を休ませたりすることができます。最後に、戦略的な休止は、緊張した状況で人々を落ち着かせたり、参加者を小グループのディスカッションに移したりするのに有効です。
瞑想のために使うこともできます。時には、他の参加者から離れて休憩したいと思うこともあるでしょう。一人の人が会話を支配すると、他の人が自分の考えを共有することが難しくなります。幸い、これに対処する方法はあります。部屋の中を順番に回り、一人ずつ発言してもらうことができます。あるいは、フリップチャートにアイデアを書き出し、他の参加者がコメントを追加していく方法もあります。
もうひとつの方法は、出席者をペアにして、特定の問題について話し合ってもらうことです。しかし、参加者が支配的というよりも影響力を持っている場合はどうでしょうか？これは、誰かが多くの地位や経験を持っていて、その結果、他の人が単にその人のアイデアに同意してしまう場合に起こります。この現象には、起業家のアビナッシュ・カウシクによって名付けられた用語さえあります。
それが「最高報酬者の意見効果」、いわゆるHiPPO効果です。HiPPO効果に対抗するには、問題の人物に最後に発言してもらうようお願いします。これにより、その人が他の参加者に影響を与える可能性を下げることができます。もし部屋の中のHiPPOがあなた自身なら、答えを与えるよりも質問をすることに時間をかけるようにしましょう。
生産的なフォロースルーこそが、会議を価値あるものにする。
ときどき、世界各国のリーダーたちが重要な問題——たとえば気候変動——を話し合うために集まります。彼らは数日かけて専門家の話を聞き、意見を共有し、可能な解決策を議論します。理想的には、リーダーたちは実行可能な行動計画を携えて帰途につきます。しかし、サミットの後にリーダーたちがただ家に帰って、話し合っていたことに何も取り組まなかったらどうでしょうか？
サミットの計画と参加にかかったすべての努力が無駄になってしまいます。しかし、これは世界的に重要な大きな問題だけに当てはまることではありません。実際、同じ原則があらゆる会議に当てはまります。行動が伴わなければ、それは時間の無駄なのです。ここでの重要なメッセージは、「生産的なフォロースルーが会議を価値あるものにする」ということです。生産的なフォロースルーは、40-20-40の連続体の最後の40%です。そしてそれを実現するためには、まず議事録に「次に何をする必要があるのか」「誰が責任者なのか」を正確に示すことから始まります。
会議後のフォロースルータスクには2つの形態があります。「次の具体的アクション」と「委任された成果」です。「次の具体的アクション」とは、期待値が明確に示された具体的なタスクのことで、たとえば、会社の予算が残りいくらあるかを調べ、その情報をメールで同僚に共有する、といったものです。「委任された成果」とは、特定の個人が責任を持つ結果のことで、その人は成果を達成するための最善の方法を自由に決めることができます。たとえば、マネージャーが製品のマーケティング戦略を立てる場合、どのような行動を取るかは完全にその人次第です。参加者が「次の具体的アクション」や「委任された成果」を完了しやすくする方法はいくつかあります。ひとつは、実際の会議中に先手を打って始めてもらうことです。
会議の最後の10分間を、電話をかけるにしても進め方を明確にするにしても、さまざまなタスクに着手する時間に充てることができます。もうひとつの戦術は、パワーアワーを企画することです。これは、会議で出たアクション項目に取り組むための専用セッションです。やり方はこうです。グループで数分間チェックインし、各自が何に取り組む予定かを述べます。
その後、1時間の集中的な個人作業が続きます。素晴らしいのは、参加者が同じ会議のアクション項目に取り組む必要はないということです。パワーアワーは定期的な集まりにすることができ、皆がそれぞれの会議から持ち帰ったタスクを進める勢いをつけるのに役立ちます。このような生産的なフォロースルーを促進することで、会議はうまく計画され実行されるだけでなく、実際にインパクトを持つものになるのです。
良い会議の習慣を確立するには、陰と陽のバランスが必要。
陰と陽の概念を聞いたことがありますか？これは古代中国哲学に由来し、宇宙は2つの対立するエネルギーから成り立っていると教えています。陰は柔らかく、受容的で、より受動的なエネルギーであり、陽は攻撃的で行動指向のエネルギーです。陰と陽のエネルギーは、職場環境にも存在します。
興味深いのは、それらは対立しているにもかかわらず、お互いを補完し合っているということです。つまり、陰のエネルギーがあれば少しの陽を取り入れ、その逆もまた同様です。これは、会議へのアプローチや運営の仕方にも当てはまります。ここでの重要なメッセージは、「良い会議の習慣を確立するには、陰と陽のバランスが必要である」ということです。まずは陰のエネルギーから始めましょう。これを会議に取り入れることは、同僚の話に耳を傾け、新しいアイデアを探求し、調和して働くことを意味します。
これを実践するのに役立つ方法がいくつかあります。1つ目は、できるだけ落ち着いていることです。そうすることで、会議に完全に集中し、参加して他の人の意見や貢献に耳を傾けることができます。次の実践はマインドフルネスです。これは自分の感情に気づいていることであり、感情に流されて会話を脱線させてしまうのを防ぎます。陰のエネルギーを育む最後の実践は、会議に参加している人々を大切にすることです。これは、相手に注意を払い、意見に対して感謝を示すことによって行います。
しかし、会議に陰のエネルギーだけを持ち込んでいては、会議は心地よく協力的ではあっても、あまり生産的ではありません。だからこそ、健全な量の陽のエネルギーも必要なのです。陽のエネルギーがあれば、目標に照準を合わせ、それを達成するために必要な行動に積極的に集中できます。これを呼び起こすには、まず時間、エネルギー、注意力を温存するために、出席する会議を減らすことから始めましょう。招待されたすべての会議に行くのではなく、3回に1回だけ出席するとか、可能なら同僚を代理で送ることを試してみてください。週に会議時間の上限を設定したり、特定の曜日は会議を入れない、といった自分なりの方針を設けることもできます。
出席すると選んだ会議では、生産性に焦点を当てることで陽のエネルギーを取り入れましょう。その方法のひとつは、短い会議を促すことです。1時間フルの会議ではなく、40分程度で議論を終えることを目指すよう提案してみてください。そして各会議の終わりには、前に進むためにどんなアクションが必要かを必ず確認し、誰がそれを完了する責任を持つのかを決めましょう。
まとめ
本書の重要なメッセージは次のとおりです。効果的な会議には、事前の入念な計画と、会議後の集中した行動が必要です。まず、会議の明確な目的を確立し、その目的を達成するためのアジェンダを作成しましょう。それができたら、最も価値ある貢献をしてくれる人を招待します。会議中は全員が公平に考えを共有できる機会を作り、詳細なアクション項目を記録しましょう。
そして、これらのアクション項目を確実に完了させるために、各自が自分のタスクに取り組めるパワーアワーを企画しましょう。さらに、すぐに実践できるアドバイスがあります。必須の会議での経験を改善しましょう。会議に招かれた側になったときも、時間を有効に使う方法はあります。アジェンダが不明確に感じたら、主催者に詳細を尋ねて事前に準備し、できる限り貢献できるようにしましょう。アジェンダを明確にすることで、自分よりも適任な人が見つかるかもしれません。また、自分には関係なさそうな会議に出席しなければならない場合は、数分かけて頭を整理し、できる限り集中できるように準備しましょう。
