『The First 2 Hours』（2019年）は、働く一日を見直し、最適化する方法を学ぶための必読のデザインガイドです。私たちは皆メールや会議の招待に追われていますが、忙しさはそのまま生産性につながるわけではありません。本書は、科学的研究と体のリズムへの理解を組み合わせ、仕事生活の構造を再設計できるよう導いてくれます。
この要約で得られるもの：貴重な時間を最大限に活用する方法
朝、目覚めたときから疲れていて、すでに遅れ気味——そんなふうに「つまずき」を感じながら一日を始めることはありませんか？ そして職場に着いたとたん、緊急メールの洪水に押しつぶされる。タスクに優先順位をつけるよう説く時間管理術を読んだことがあるかもしれません。しかし、すべてが重要に思えるときは、どうすればいいのでしょうか？
この要約では、体の自然なリズムを味方につけ、一日を通して生産性を最大化する方法を学びます。なぜなら、すぐにわかるように、重要なのは「何をやるか」ではなく「いつやるか」だからです。
この要約で学べるのは次の3つです。
- 生産性を妨げている習慣や行動
- あなたの自然な仕事のリズムとは何か
- 自動操縦をやめ、人生の主導権を取り戻す方法
仕事をやり遂げるにはエネルギーが必要
受信トレイを色分けして整理し、ToDoリストを重要度順に書き出している人もいるでしょう。でも、疲れすぎて仕事が手につかなかったり、コーヒーで興奮してじっとしていられなかったりすれば、そうした工夫も意味がありません。
まず知っておいてほしいのは、人は朝に最も覚醒し、エネルギーに満ちているということです。朝のエネルギーを最大限に生かす方法は後ほど説明します。しかし、その後も一日のエネルギーレベルをコントロールし維持するためにできることはたくさんあります。
ここでのポイントは、仕事をやり遂げるにはエネルギーが必要だということです。
基本から始めましょう。食べ物は体を動かす燃料であり、認知機能にも直接影響します。健康的な食べ物はゆっくり分解され、時間をかけてエネルギーを供給します。一方、不健康な食べ物は素早くエネルギーを高めますが、その後は倦怠感を残します。疲れてイライラしていると、ついバーガーとフライドポテトに手が伸びがちですが、それはやめましょう。結局また疲れて、さらにおやつが欲しくなるだけです。
食べ物に関しては、何を食べるかよりもいつ食べるかのほうがさらに重要です。健康的な朝食をとることで、一日で最も大切な時間帯に成功する準備が整います。昼食も重要です。米国医学研究所によると、300キロカロリー程度の軽い昼食は、昼食後の気分の落ち込みを軽減するのに役立つといいます。だから、健康的な昼食を用意し、空腹になる前に何を食べるか計画しておきましょう。
運動も、エネルギーレベルを維持するための重要な要素です。ブリストル大学の研究によると、運動した日は集中力と意欲が著しく高まることがわかっています。運動は脳への血流を増やし、集中力を高めるためです。定期的な運動は幸福感も高めてくれます。週にたった150分のヨガやウォーキングでも十分な効果があります。
最後に、休息も必要です。研究によると、睡眠不足は酔っ払っているのと同じくらい判断力を低下させることがあります。レオナルド・ダ・ヴィンチは3時間未満の睡眠で活動したかもしれませんが、ほとんどの人は7時間半の睡眠が必要です。ある研究では、睡眠の質が低い人は、生産性の低下と意欲の問題が最も大きいことも報告されています。
ですから、食べるものに気をつけ、良い睡眠習慣を築き、日課に昼の散歩を加えてみましょう。運動に最適な時間帯は午後遅めなので、軽く体を動かすことが一日を穏やかに終える最善の方法になるかもしれません。
時間は最も価値ある資産。賢く投資しよう
「時は金なり」ということわざを聞かずにここまで生きてきた人はまずいないでしょう。しかし、その意味するところをじっくり考えたことはどれくらいあるでしょうか。時間を銀行に預けることはできませんが、あなたの時間は間違いなく価値があります。ここにいるのもそのためではないですか？ 仕事時間の1分1分にはドル換算の価値があります。そろそろ、その時間の管理方法を学ぶべきです。
ここでのポイントは、時間は最も価値ある資産だから賢く投資しよう、ということです。
他の投資と同様、できるだけ高いリターンを得たいはずです。たとえば、朝は最も生産性が高い時間帯なので、そこで最高のリターンが得られます。ただし、一日のどの時間帯でも時間をしっかり守る姿勢が大切です。
まず、時間を一度にすべてへ与えるのはやめましょう。つまり、マルチタスクをやめるということです。たくさんこなしているように感じるかもしれませんが、実際は何かを終わらせるまでの時間を増やしているだけです。『Psychology Today』の記事もこれを裏付けており、マルチタスクは生産性を約40％低下させると述べています。
代わりに、タスクを「強度」と「インパクト」の観点で考えましょう。つまり、そのタスクにどれだけの頭脳パワーが必要か、自分やチームにどのような影響をもたらすかを問うのです。プロジェクトの売り込みや大きな問題の解決が必要な場合、そうしたタスクは重要で、高い集中力を要します。最も覚醒していて邪魔が入らない時間帯にやるのが最も理にかなっています。
強度が高くインパクトの大きいタスクに時間を確保することは、生産性に大きな影響を与えるはずです。イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが発見したように、活動の20％が成果の80％につながるからです。つまり、毎日本当にやらなければならないことは実は2つほどしかないのです。
ですから、最も大切な時間をどう使っているか振り返り、その時間を守るために何ができるか自問してみましょう。最も重要なタスクに集中する時間を確保するのです。では、いつそれを行うべきか？ 最適なのは朝です。それについては次のセクションで取り上げます。
最も重要な仕事に集中して一日を始める
時間管理がなぜ重要なのかがわかったところで、実際にどうやるのでしょうか。まずは、仕事の日の最初の2時間から始めましょう。
朝は一日で最も価値が高い時間帯です。集中力は鋭く、エネルギーも満ちています。研究によると、時間が経つにつれて人はイライラしやすくなり、意思決定に苦労するようになります。ですから朝は、努力と集中を要するタスクに取り組むのに最適な時間です。オフィスに入ったとたん舞い込んでくる「ドラマ」に反応するのではなく、自分がやることを選ぶ、主体的な時間にしましょう。
ここでのポイントは、最も重要な仕事に集中して一日を始めることです。
朝を最大限に活用するには、最初の2時間を必ずしっかり確保してください。ドアを閉め、通知をオフにし、気が散るものを最小限に抑えます。コーヒーを飲むために早めにオフィスへ来るなど、始動のための儀式を決めておくのも効果的です。その時間に、朝の最重要タスク上位3つを確認できます。
そうすれば集中力が高まり、本当に重要なメールの下書きや、午後の会議用の複雑なプレゼン準備に専念できます。紛争解決や問題解決にも良い時間帯です。心身が最高の状態で、仕事に必要な忍耐力もあるからです。
そしてもちろん、受信トレイの問題もあります……。
無駄なメールへの返信は、生産性を最も大きく消耗させるもののひとつです。だから、返信しなければいいのです。代わりにこうしましょう。朝の大きなタスクが終わったら、メールにざっと目を通し、丁寧な返信が必要なものに印をつけます。優先度が高いものならその場で返信し、そうでなければ都合の良い時間に返信するよう予定に入れます。
さらに今後は、「すべてのメールに返信が必要なわけではない」と考えましょう。インスタントメッセージで済むこともあります。メールを送れば送るほど、相手から返信が増えるからです。代わりに、できるだけ情報を盛り込んだ丁寧なメールを作るよう心がけましょう。そうすれば相手も返信しやすく、長いやりとりを避けられます。
ここまでで最も重要なタスクを片付けたので、まだエネルギーは高く、他人のニーズに専念する余裕があります。次のセクションでは、その意味を掘り下げます。
次の2時間は「反応」と「即興」の時間
計画を立てて職場に来て、頭を下げて最も重要な仕事を片付けました。次は、周囲に目を向け、仕事に来てから何が起きているのか、同僚があなたに何を求めているのかを確認する時間です。
まだエネルギーと創造性は高いので、同僚のために時間を使っても大丈夫です。まだ一日の早い時間帯なので、柔軟に対応し、起こったことに反応できます。こうした問題はあなたにとってインパクトが大きくなくても、チームメンバーにとってはかなり重要なことが多いでしょう。
ここでのポイントは、次の2時間は周囲に反応し、臨機応変に動く時間だということです。
この時間をチームメンバーとの確認や、オープンドア・ポリシーの実施に使います。そうすれば、誰もが気軽に問題を相談に来られます。さらに良いのは、共用スペースで仕事をしてチームと一緒にいることです。コーヒーを飲みにオフィスをひと回りすれば、あなたが対応可能であることを示せます。ストレスの多い仕事の大半がもう片付いているので、チームに十分な注意を向けられます。
誰も面会を必要としていなければ、手助けできるプロジェクトがあるかもしれません。あるいは、あなたの高インパクトな仕事に影響する何かが起きたかもしれません。何もなければ、新しい重要なメッセージがないかメールをすばやく確認し、午前中から残っている仕事に戻ってもいいでしょう。
ある意味、次の2時間は多くの人にとっての通常の仕事風景と同じです。会議、問題対応、小さな火消し。しかし、その日の最も重要な仕事がもう終わっているので、この2時間のドラマに普段ほどストレスを感じずに済みます。
昼食後は、小さく優先度の低いタスクに集中する
ここからは、一日の中で最もつらい時間帯、昼食後の気だるさに差しかかります。机の下にもぐって昼寝をしたい気分かもしれません。残念ながら、どれほど疲れていても仕事は続きます。だからこそ、この時間帯は強度もインパクトも低いタスクのために取っておきます。
ここでのポイントは、昼食後は小さく優先度の低いタスクに集中することです。
昼食後は注意力・記憶力・気分がすべて低下するため、重要な会議や重大な意思決定はできるだけ入れないようにしましょう。その代わり、脳を休ませましょう。とはいえ、体は動かし続けてください。書類整理や整頓など、後回しにしてきた小さなことを片付ける時間に使いましょう。退屈なタスクでも、それなりに重要です。
面白いことに、単調な反復作業をこなすことで自信が高まることがあります。メールの下書きに頭を悩ませる代わりに、簡単なことを実際に終わらせることができます。パワーポイントの体裁を整えたり、メールのお知らせを整えたりと、自動操縦でできる単純作業を進めて構いません。
気分を少し良くするには、昼休みに午後やるべきことのToDoリストを作りましょう。それぞれのタスクを終えた後、項目を消すことで得られる小さなドーパミンがボーナスになります。
最後に、受信トレイをきちんと整理できます。丁寧な返信が必要なメールは全体の約10％にすぎないので、この時間に残りをふるいにかけましょう。削除、購読解除、整理、そして興味深いニュースレターを読むのも良いでしょう。
この時間帯には、自分にご褒美を与えても構いません。退屈なタスクを終えたら、ソーシャルメディアをさっとチェックしたり、同僚と話したりしましょう。さらに良いのは、散歩をすること。研究によると、散歩は意欲を高め、リラックスさせる効果があります。もうすぐ一日が終わります。こんなに多くのことを成し遂げられた自分に注目してみてください。
仕事の終わりの時間を翌日の計画に使う
仕事の最後の2時間には、多くの人が「第二の風」を感じ、帰宅時間までその勢いでなんとか乗り切ります。この小さなエネルギーの高まりこそ、最後の2時間を最初の2時間とほぼ同じくらい重要なものにしています。この時間は「プレアクティブ」になる時間です。つまり、実行より計画、その日の振り返り、明日への準備を重視します。
ここでのポイントは、仕事の終わりの時間を翌日の計画に使うことです。
まず一日を振り返り、帰宅前に終わらせる必要があるものがないか確認します。大きなプロジェクトに取り組む時間ではないので、小さなやり残しを探しましょう。受信トレイを空にする、残メール数を自己ベストにする、といったことを目指します。
もし判断に迷うことがあれば、一晩寝かせましょう。1500年代にヘンリー8世がこの言葉を生み出して以来、「一晩寝かせる」ことは優れた問題解決法であり続けています。これまで見てきたように、朝に解決するのが最適な問題もあります。
次に、その日を振り返る時間を取りましょう。できなかったことで自分を責めないことが大切です。そのストレスを家まで持ち帰りたくはありません。代わりに、その日の成果や達成を認めましょう。重要なことを終えられなかった場合は、現実的な締め切りだったかを自問し、明日は何を変えられるかを考えてみてください。
金曜日は特に振り返りに重要な日です。その週に何を達成したかが明確になり、一つの基準になるからです。また、週の計画を月曜の朝に先延ばしにするのではなく、金曜日に立てるべきです。
最後に、残った時間で「明日を成功させるために何ができるか？」と問いかけましょう。翌朝のToDoリストを作り、翌日の重要な予定をスケジュールに入れます。明日のプレゼンに特別に持っていくものはないか、会議室を予約する必要はないかなど、小さな決定事項も確認しておきましょう。
この最後の2時間は、頭の中の大掃除のように感じるかもしれません。しかし、翌日オフィスに戻ったときに本当に価値が出ます。翌日の計画ができていれば、家に帰ったときもリラックスして気楽に過ごせます。何より、こうして働く一日の構造を習慣化できれば、実際にもっとリラックスでき、生産的になれるでしょう。
最後のまとめ
この要約の核心メッセージ：
一日の時間が誰にでも同じだけ与えられているのに、自分には足りないと感じるのはなぜでしょうか。時間は最も価値ある資産なので、賢く使うことに加えて、いつやるのが最適かも知る必要があります。体の自然なリズムを利用して、最も重要なタスクは脳が最も冴えている時間帯、おそらく朝に行いましょう。価値の低い時間帯は、仕事を円滑に進めるための雑務に充てましょう。
実践アドバイス：
重要なことは必ずスケジュールに入れる。
学術記事を読むことや請求書の整理が重要なら、カレンダーの空きに任せてはいけません。おそらく忘れてしまいます。重要なことは、必ず終わらせるためにスケジュールに組み込みましょう。
次に読むべき本：『カエルを食べてしまえ！』（ブライアン・トレーシー著）
時間を適切に価値づけ、一日を最適に構成する方法を学びました。あなたはすでに、より効率的で生産的になる道を歩み始めています。ならば今度は、「カエルを食べる」方法を学んでみませんか？
これは、最も重要な仕事を最初に片付けるという意味です。時間を最適化し優先順位を整理する方法をさらに知りたいなら、『カエルを食べてしまえ！』の要約もぜひご覧ください。
