『目的を持った先延ばし』（2019年刊行）は、時間とお金を節約するための、強力でありながらシンプルなテクニックを提供する一冊です。わかりやすいアドバイスが満載の本書は、絶え間ない忙しさから抜け出す方法に光を当てます。スケジュールを軽くし、自分の優先事項だけに集中することで生産性を高める方法を明らかにします。
本書の要点：時間を見つけるのではなく、時間を作り出す
慌ただしい現代社会では、忙しさを名誉の印だと考える人もいます。次から次へとタスクをこなし、複数の優先事項を同時に抱えることで、自分が生産的であることを示していると信じているのです。しかし、この「忙しさ崇拝」とも言える風潮にもかかわらず、あまりにも多くの人が働きすぎで、頭が整理されておらず、常に予定に追われていると感じています。私たちはどこで間違っているのでしょうか？
幸いなことに、解決策は存在します。これまであなたが生産性や時間管理について知っていると思っていたことが、実は間違いだったと知る準備をしてください。本書は従来の常識を覆し、あなたの時間、お金、そして効果性をどのように拡張するかを示します。著名な経営コンサルタントであるロリー・ベイデンの洞察と経験に基づき、より少ない行動でより多くの成果を上げる秘訣を学び、生産的な時間を倍増させる強力なテクニックを発見できるでしょう。
本書で学べること：
- 成功者が忙しさを避ける方法
- 農家に学ぶ集中力の教訓
- 5ドルのコーヒーが実際には35ドルになる理由
最も成功した人々は、決して「忙しい」と愚痴らない
時間に追われて圧倒されることはありませんか？もしそうなら、あなただけではありません。研究によると、着替えや家事、食事といった日常的な作業に費やす時間は5時間にもなるといいます。『ニューズウィーク』誌の報道では、持ち物を探すだけでも1日60分かかるとされています。そこにフルタイムの仕事を加えれば、すべてをこなせているのが不思議なくらいです。では、どうすればもっと時間をうまく管理できるのでしょうか？
驚くことに、その第一歩は「やることが多すぎる」と愚痴るのをやめることです。
多くの人にとって、これは難しいことです。例えばロリー・ベイデンも、かつては自分の生活がいかに忙しいかを人に話すことに誇りを持っていました。人に尋ねられると、ため息をついてどれだけやることがあるかを説明していたのです。もちろん、彼は実際に忙しかった。調査によると、平均的なエグゼクティブは今や1日に116通ものメールを受け取ります。グローバルなコンサルティング会社の共同創業者だったベイデンの受信箱も、常に時間を奪う要求で溢れていました。
しかし振り返ってみると、彼は「忙しい」というイメージを自分で作り上げていたのだと言います。なぜなら、それが自分を重要に感じさせてくれたからです。生産的な時間を最大化する、いわゆる「マルチプライヤー」と呼ばれる非常に成功した人々と話した後、彼はこうした高い成果を上げる人々が決してスケジュールの詰まり具合について愚痴らないことに気づきました。
ベイデンはあるマルチプライヤーに「なぜあなたは私ほど忙しくないのですか」と尋ねました。彼女はこう答えました。「やることが少ないわけではない。ただ、時間の要求について愚痴を言っても意味がないと感じているの。それは貴重な精神的エネルギーを無駄にするだけだから」。彼女はToDoリストについて心配する代わりに、ただ淡々と仕事をこなしていくのです。
こうした多産なマルチプライヤーたちと時間を過ごした後、ベイデンは、彼らが自分の詰まったスケジュールを受け入れることで、より穏やかな心の状態を得ていることに気づきました。彼らは忙しいかもしれませんが、ストレスを感じているようには見えませんでした。むしろ、マルチプライヤーは自分の人生に責任を持ち、被害者意識から距離を置いていました。
あなたも同じようにできます。自分の時間を要求している約束を作ったのは自分自身だということを忘れないでください。その約束を引き受けた責任を認めることで、過密スケジュールの解決策を見つける力を自分に与えられます。あなたは責任の被害者ではありません。そして、その責任を果たすために「忙しすぎる」ということもないのです。
マルチプライヤーはスケジュールにタスクを追加するのではなく、削除する
従来の常識では「少ないほうが豊かである」と言われます。しかし、もっと成功しようとするとき、私たちは成果を高めるために人生に何を追加できるかを考えがちです。たとえば、賢い新戦略を採用したり、朝のルーティンに生産性を高めるステップを追加したりします。しかし真実は、ToDoリストに項目を追加しても、時間も成功も倍増しません。実際、生産性への道は、人生から活動を削除することにあります。
もちろん、これは言うは易く行うは難しです。なぜでしょうか？人間の本性は達成感を欲しがるからです。だから私たちは、単に「何かを成し遂げた」と自分を安心させるために、取るに足らない活動にしばしば従事します。これは、ランダムな作業を終えた後に、それを完了としてマークするためだけにToDoリストに追加するという、よくある無意味な習慣を説明しています。
しかし、最も生産的な人々は、常に「どのタスクを削除できるか」を自問しています。マルチプライヤーは活動ではなく結果に焦点を当てます。彼らは、成功とは完了したタスクの数ではなく、そのタスクがどれだけ重要かにあることを知っています。
自分自身の時間を倍増させ始めるには、「削除のマインドセット」で1日の行動をすべて見直してみましょう。なかなか難しいという人のために、いくつかの悪名高い時間の無駄を紹介します。
まず、テレビをなくしましょう。典型的なアメリカ人は週に34時間以上もテレビを観ています。それは9時から5時までの仕事とほぼ同じ時間です！すべての時間を合計すると、平均的な人は人生の9年間をテレビの前で過ごしていることになります。ですから、この不要な娯楽をまだ排除していないのであれば、忙しすぎると文句を言いながら仕事に来る資格はありません。
第二に、仕事の日の会議をいくつかなくしましょう。salary.comの調査によると、回答者のなんと47パーセントが「会議が最大の時間の無駄」だと考えています。次に会議への招待を受け取ったら、自分に2つの重要な質問をしてください。「この会議で共有される内容を本当に知る必要があるか？」「この会議で意思決定を求められるか？」両方の答えがノーなら、その厄介な時間の無駄をスケジュールから削除しましょう。
マルチプライヤーは時間を作るためにお金を投資する
あなたはお金持ちのように考えますか、それとも平均的な人のように考えますか？次のような簡単な思考実験で確かめられます。5ドルのコーヒーを買うかどうかを決めるとき、あなたは何を考えますか？平均的な人は、ポケットに5ドルあるかどうかだけを考えます。このアプローチは一見合理的に思えるかもしれませんが、お金持ちはもっと大きく考えます。彼らは「今この5ドルを使ったら、それは他のことに投資できないお金だ」と考えます。つまり、お金持ちのマインドセットとは、投資のマインドセットなのです。
重要なのは、マルチプライヤーがお金持ちがお金を増やすのと同じ方法で、自分自身の時間を生み出しているということです。投資が時間とお金の両方を生み出す仕組みを見てみましょう。
今日コーヒーに5ドルを使わなければ、そのお金をたとえば年8パーセントの適度な金利で投資できます。そして複利の魔法のおかげで、30年後にはその5ドルが30ドルになります。つまり、お金持ちはそのコーヒーの本当のコストが35ドルだということを理解しています。今日の5ドルと、将来30ドルを得る機会を逃すこと。本当にそれだけのお金をコーヒーに使いますか？
マルチプライヤーは、賢い投資が時間とお金の両方を生み出せることを理解しています。
たとえば、同じ作業を繰り返すのに費やしているすべての時間を考えてみてください。複数の顧客に同じメールを送信したり、データベースに情報を再入力したりすることかもしれません。これらの反復的なプロセスを自動化することで、どれだけの時間を節約できるでしょうか？おそらく非常に多くの時間です。
残念ながら、多くの企業は投資マインドセットを持っていません。経営コンサルタントとして、著者は「もっと自動化を進めたいが、その余裕がない」と言う無数の経営者の声を聞いてきました。この消極性は合理的に思えるかもしれませんが、真実は、企業は自動化に投資しない余裕などないということです。今日コーヒーを買うことで将来の30ドルを放棄するのと同じように、自動化にお金を投資しないことの隠れたコストは、明日の時間を浪費することです。
ですから、これ以上未来の時間を無駄にしないでください。今日、自動化する許可を自分に与えましょう。
タスクを委任して時間とお金を節約する
人生には、どうしてもやらなければならないことがあります。削除も自動化もできないタスクがあるなら、それは人の注意を向ける価値があるほど重要なものです。しかし、時間のない働き手でも、慌てる必要はありません。ただ委任すればいいかもしれません。家事からスプレッドシートの更新まで、毎日行っていることをすべて考えてみてください。そして自問してください：「これは他の誰かにやってもらえるだろうか？」ほとんどのタスクについて、答えはおそらくイエスでしょう。
では、なぜもっと多くの人が委任して時間を節約しないのでしょうか？
あまりにも多くの場合、私たちは「相手が自分の厳しい基準を満たさないかも」「期限内に終わらせてくれないかも」と心配します。そしてすぐに、「自分でやったほうが早い」といういつもの言い訳を自分に言い聞かせ始めます。しかし、これはおそらく真実ではありません。
たとえば、あなたが毎日5分かけて特定のタスクを完了しているとしましょう。そのタスクを委任することに決めたら、そのやり方を教えるのに150分を費やすことになります。なぜ150分なのでしょうか？ビジネススクールの専門家は、タスクに1分かかるごとに、他の人を訓練するのに30分を投資すべきだとアドバイスしています。これは「30倍のルール」として知られています。
ここで、「本当に自分でやったほうが早いかも」と思うかもしれません。しかし、その5分のタスクに費やす時間は、250日の勤務年では1,250分になります。つまり、150分を教育に費やしたとしても、年間1,100分を節約できるのです。
多くの人は委任する余裕がないと信じています。結局のところ、誰も無料で働いてはくれません。しかし、その決断を下す前に、時間もお金であることを思い出してください。たとえば、年収10万ドルを得ているなら、時給は40ドルです。つまり、その1,100分を委任すれば、その時間をお金を稼ぐことに使えるようになります。そして相手の時給があなたより低ければ、それでも利益が出ます。
ですから、すべてを自分でやろうとしないでください。他人の手を借りて、時間を倍増させましょう。
ぎりぎりまで待つことで時間を節約できる
夕暮れ時に湖を訪れると、釣り人が獲れたての魚を並べているのを見かけるかもしれません。しかし午前中に見に行くと、どんなに長く立っていても魚を釣っている姿は見られません。なぜでしょうか？魚が食いつくのは夕方と夜明けであって、午前11時ではないからです。これは、成功とは単に行動することや、どれだけ長く何かをしているかではないことを示しています。人生も釣りと同じで、適切な瞬間を待つことも重要なのです。
このことを念頭に置いて、自分に先延ばしの許可を与えましょう。
でもジムに行く代わりにテレビを観始める前に、いくつか明確にしておきましょう。ここで言う先延ばしは、やりたくないからやるべきことを先送りにすることではありません。むしろ、行動する最適な時まで辛抱強く待つことです。そしてすべてのマルチプライヤーが知っているように、忍耐は多くの時間を節約してくれます。
月次のToDoリストをできるだけ早く片付けたい事業主を考えてみましょう。2週間後に納品予定の商品の注文が入ると、彼女は顧客との電話を切るとすぐに梱包します。しかし、もしその顧客が注文の変更やキャンセルのためにかけ直してきたらどうでしょう？このシナリオでは、すべての梱包を解いて最初からやり直すことで、時間と、場合によってはお金も失うことになります。対照的に、納品の前日まで辛抱強く待っていれば、変更を考慮に入れることができ、貴重な時間を節約できたでしょう。
この話は、忍耐がなぜそれほど重要なのかという核となる理由を浮き彫りにしています。それは、天候、株式市場、顧客の要件など、予測不可能な変化に適応できるようにしてくれるからです。ペースの速い現代社会では、物事は猛烈なスピードで変化する傾向があります。ですから、少しの先延ばしを恐れず、辛抱強く待つ心を持ちましょう。
マルチプライヤーは優先事項に全集中する
収穫期の農家は、1日18時間という驚異的な時間働きます。病気になったり、疲れたり、キャリアブレイクを取ったりすることは選択肢にありません。作物を収穫し、残りの年の生計を確保するための短い期間しかないのです。私たちは収穫期の農家から学ぶことがあります。時には、目の前のタスクに全エネルギーを集中することが唯一の選択肢なのです。
ここまで、削除、自動化、委任、先延ばしによって時間を倍増させる方法を学びました。しかし、そのどれもできない場合、そのタスクはあなたの優先事項にならざるを得ません。優先事項については、それに最大の注意を向けることが最善の対処法です。
慌ただしい世界では、これは必ずしも簡単なことではありません。しかし、世界最高のマルチプライヤーたちは、集中するために特定のツールを使っていることが明らかになっています。
著者のコンサルティング会社による調査では、毎週の時間配分について包括的な文書化された計画を使用している人は10パーセント未満であることがわかりました。しかし、マルチプライヤーのなんと85パーセントがこの種のスケジュールを使用しています。なぜでしょうか？マルチプライヤーは、気が散ることが優先事項の達成にどれほど有害かを理解しているため、厳格な予定表からそれらを排除しているのです。
しかし、スケジュールを作ってそれを守るだけでは十分ではありません。優先事項に集中するために座ったとき、体だけでなく心全体をそこに持っていく必要があります。あまりにも多くの場合、私たちの心は目の前のタスクではなく、あちこちにさまよってしまいます。取り組んでいることに完全に注意を吸収させてください。完全に集中することによってのみ、何かを真に優先事項にできるのです。
最後に、一度に持てる優先事項は1つだけだということを覚えておいてください。優先事項の定義そのものが、他のすべてのものより先に来るものだからです。ビジネスの問題に集中するために座ったとき、家族のことを考え始めないでください。どちらもあなたの優先事項かもしれませんが、何かに集中するために座ったとき、それはあなたの第一の焦点であるべきです。そうでなければ、それは本当の優先事項ではないのです。
優れた時間管理は組織にとっても優先事項であるべき
あなたと同僚は職場でどれだけの時間を無駄にしていますか？思っているよりはるかに多いかもしれません。著者のコンサルティング会社が1万人を対象に行った調査では、平均的な回答者は1日に2.09時間を無関係な活動に浪費していることがわかりました！この衝撃的な統計は、時間管理が個人的な願望ではなく、商業上の必須事項であるべきことを証明しています。
その浪費された時間がアメリカ全土の企業にどれだけのコストをもたらすか計算してみましょう。たとえば、平均的なアメリカ人は年間39,795ドルを稼ぎ、それは時給約19ドルに相当します。つまり、2.09時間は雇用主にとって年間10,396ドルのコストになります。しかも、それはたった1人の従業員についてです！
しかし、浪費された時間の高コストにもかかわらず、企業はしばしばドルを節約することにより興味を持ちます。
ほとんどの企業は、予算を設定し、支出を追跡し、財務諸表をレビューすることなしには運営されません。対照的に、ほとんどの企業には「何が会社の時間を浪費しているか」という問題に取り組むための正式な戦略がまったくありません。時間を貴重で有限な資源として認識していないことは、組織にとって大きな問題です。結局のところ、失われたドルはいつでも取り戻せますが、時間は一度使ってしまえば永遠に失われます。
幸いなことに、解決策はあります。あなたの会社はマルチプライヤーのように考え始める必要があり、すべての従業員も同様です。この大転換は簡単ではないかもしれませんが、そのメリットを考えてみてください。無駄なタスクがすべて排除され、活動が適切なスキルを持つ人に委任される職場を想像してください。このようなビジネスでは、各チームがいつ行動し、いつ忍耐強く待つかを知っており、個人は気を散らされることなく現在の優先事項に集中します。
それこそが、生産的で収益性の高い職場ではないでしょうか？そう思うなら、自分が見たい変化になることで、そして目的を持って先延ばしすることで、それを実現し始めましょう。自分の成果を高めれば、すぐに同僚もあなたの例に倣い始めるでしょう。
まとめ
本書の要点：
個人も組織も、毎日貴重な時間を浪費しており、それが大きな財務的および生産性のコストにつながっています。日々の活動を慎重に評価し、何を削除できるか、何を委任できるか、何が現在または将来の優先事項になるべきかを判断することで、毎日のスケジュールのコントロールを取り戻しましょう。
実践的なアドバイス：
寿命を倍増させましょう。
自分のための時間を増やす最も深遠な方法の1つは、体を大切にすることです。結局のところ、今日運動や健康的な食事を怠ると、将来健康問題を経験する可能性が高くなります。毎晩、本物の料理を作るために貴重な時間とお金を少し使い、ジムに行くのをサボらないでください。今日健康に投資することが、人生の年月を倍増させてくれるのです。
次に読むべき本：『Time and How to Spend It』 ジェームズ・ウォールマン著
時間を倍増させる方法を学んだ今、その余った時間で何をしますか？『Time and How to Spend It』（時間とその使い方）を読めば、この新たに得た自由な時間を最大限に活用する方法を発見できます。
幸福とウェルビーイングに関する最新の科学的洞察に基づいて、この本は貴重な余暇時間の使い方についてより良い決断をするためのツールを提供します。無限の選択肢がある世界で、時間を有意義に使うことに集中するための、爽快なほどシンプルなチェックリストを発見できるでしょう。もうこれ以上時間を無駄にせず、『Time and How to Spend It』を手に取ってみてください。
