『アンサブスクライブ』（2016年）は、私たちとメールとの不健全な関係を拡大鏡で照らし出します。日々の生活はすでに十分忙しいのですから、貴重な時間をメールの処理や重要でないメッセージへの返信に浪費するのは、もうやめにする時です。この実践的なガイドを活用すれば、受信トレイも人生も整理することができます。
本書で得られること：受信トレイに支配されるのではなく、受信トレイをコントロールする
想像してみてください。手紙熱にとりつかれた隣人が、10分おきに外に出て郵便受けをチェックしていたら？ あなたはきっと、その人の精神状態を心配するでしょう。
しかし考えてみてください。仕事中、私たちのほとんどは毎日これと同じことをデジタル上で行っています。つまり、メールの受信トレイを何度も何度もチェックしているのです。本書では、メールや同様のサービスが私たちの生産性とフローを台無しにしていることが明らかになります。幸いなことに、これから学ぶように、受信トレイの奴隷になるのをやめることは可能です。
メールチェックへの依存が、人生で本当に大切なことへの集中を妨げています。
また、以下のこともわかります。
- 相手のメールのトーンを読み誤るのがなぜそんなに簡単なのか
- 朝一番に受信トレイをチェックすることがなぜ良くないのか
- 返信する時間がない場合、メールにどう対応すべきか
1日に何回メールをチェックするために手を止めますか？ 完全に避けようとしていますか、それとも次のメッセージを待ちながら何度も更新ボタンを押すタイプですか？ 自分は少し強迫的だとわかっていても、思っている以上に依存しているかもしれません。
次の不安になる統計を考えてみましょう。平均的なオフィスワーカーは、1日に74回も受信トレイをチェックしています。これは返信期限が10分しかないからではなく、メールチェックという行為そのものに依存性があるからです。未読メールであふれた受信トレイは、取り組むべき気の重いタスクだと思うかもしれません。しかし、それは正確ではありません。未読メッセージの一つひとつが、心地よい驚き――何か面白いニュースや素晴らしいニュース――の可能性を秘めているのです。だから、週末明けのメールの山に追いつくことを考えると不安になっても、それでもそのタスクに引き寄せられてしまうのです。
私たちは、特定のメッセージが与えてくれる喜びの衝撃に依存してしまいます。この依存は、ポジティブな報酬を求める原始的な衝動から生まれます。次の報酬がいつ来るかわからなくても、何度も受信トレイをチェックしてしまうのは、この衝動のためです。途方もない量の迷惑メールや退屈な仕事や家族からのメッセージをふるいにかけ、私たちを興奮させ生気を与えてくれる珍しい逸品――長い間連絡がなかった恋人や忘れかけていた友人からのメール――を探し続けてしまうのです。ただし、メールは私たちの心理に複数の面で影響を与えます。いわゆる「進歩のパラドックス」も引き起こすのです。
メールが届いた瞬間に開封することで重要なタスクを後回しにしているとき、私たちは脳をだましているのです。一方では、受信トレイのメッセージ数を減らしているので生産的な気分になりますが、他方では、ほとんど何も成し遂げていません。それでも、未読メールをゼロにすることはほとんど抵抗できない報酬です。重要なタスクを達成したときに得られるのと同じ反応を引き起こすからです。しかし、すぐに捨てられるメールは一般的に重要ではなく、長期的な目標には何の影響も与えません。この偽りの進歩感にだまされてはいけません。もっと大切なことに時間を使えるのですから。
メールには実際の会話のようなニュアンスがなく、すべてに返信できないことがネガティブな感情を引き起こします。
あまりにもよくあるシナリオです。善意で書いたメールを送ったのに、素っ気ない、あるいは怒っているような返信が返ってくる。書かれた言葉は、明らかに口頭でのコミュニケーションとは大きく異なります。表情の手がかり、声のトーン、ボディランゲージ――メールにはこれらのものが含まれません。それにもかかわらず、私たちは対面の会話で使うのと同じ言葉でメッセージを書いてしまうことがよくあります。
心理学者のダニエル・ゴールマンによれば、これは「ネガティビティ・バイアス」につながります。メールの読み手は常に、内容が意図されていたよりも否定的だと想定してしまうのです。つまり、送り手が内容に良い気持ちを抱いていた場合、読み手は中立的に感じます。送り手が中立的だった場合、受け手はそれを否定的に受け取ります。このように連鎖していきます。メールへの依存に関するもう一つの問題は「返報性の原理」です。これは、人々がポジティブな行為に対して同様にポジティブな行為で応じる義務を感じるというものです。しかし、人々が毎日受け取るメールの膨大な量を考えると、この原理を守ることは不可能になっています。1970年代は話が違いました。社会学者のフィリップ・クンツが、見知らぬ人々に心を込めて作ったクリスマスカードを600通送ったのです。
そして案の定、彼は非常に多くの返事を受け取りました。数ページに及ぶ手書きの手紙も含まれていました。見知らぬ人々の多くは、その後15年間にわたって同様の休日の挨拶を彼に送り続けました。クンツの実験は、たとえ最初の行為を求めていなかったとしても、お返しをしたいという私たちの欲求を浮き彫りにしています。しかし今日では、誰かと連絡を取るのに郵便料金も読みやすい手書き文字も必要ありません。同時に50人の他の人々にブラインドカーボンコピー（BCC）を送ることもできます。これでは返報性の原理を守り続けることは不可能であり、その結果、人々はフラストレーション、罪悪感、恥ずかしさを感じることになります。
本当に意味のあることを明確にして、受信トレイの主導権を握りましょう。
ここまで読んで、「問題はわかったけど、解決策は？」と思っているかもしれません。安心してください。メールの主導権を取り戻す方法はいくつもあります。メールの良い点の一つは、すべてを自分でコントロールできることです。見た目、内容、送信のタイミング。
しかし、受け取るメールの数についても、あなたに決定権があります。覚えておいてください。誰もあなたに銃を突きつけて、すぐにメールに返信しろとか、特定の方法で返信しろと要求しているわけではありません。心に留めておきたいのは、送るメールが多ければ多いほど、受け取るメールも多くなる可能性が高いということです。そこで最初のエクササイズです。自分にとって何が重要な仕事かをどう判断しているか、少し時間を取って考えてみましょう。意味のある仕事とは、自分の人生とレガシーに貢献するものだと考えるべきです。自問してみてください。「今取り組んでいることは、自分の仕事の質を高めてくれるだろうか？
それはキャリアを向上させているか、他の人の生活を改善しているか？」 重要な仕事とは、本を書くこと、人前で話すスキルを向上させること、他人にクリエイティブライティングを教えることなどかもしれません。それが何であれ、それを特定する必要があります。特定して初めて、メールを意味のある方法で使うことができるからです。時間を無駄にするのをやめるには、注意を向けるべき意味のある何かを持つことが必要なのです。
そうして初めて、1日に100回も受信トレイをチェックしたり、意味のない返信を書いて時間を無駄にしたりするのをやめられます。また、意味のある仕事に貢献するさまざまな仕事やタスクを書き出すことも役立ちます。これにより優先順位をつけやすくなり、メールを使うときはいつも何か重要なことに関連して使うようにできます。
メールを処理する時間を厳格に設定し、朝は意味のある仕事に充てましょう。
おそらく、生活からメールを完全に排除するのは現実的ではないでしょう。では、メールに費やす最適な時間をどうやって見つければいいのでしょうか？ そのためには、自分のニーズに合った日々のルーティンを作ることです。あなたが誰であれ、何をしていようと、朝一番にメールチェックをして一日を始めるのは避けるのが最善でしょう。コーヒーも入れず、何も食べる前から受信トレイをチェックし始めると、本質的に他人に自分の優先順位を決めさせていることになります。
気づいたら、意味のないメッセージへの返信に時間とエネルギーを浪費していることになるでしょう。そうではなく、一日の最初の60〜90分を意味のある仕事に充てましょう。もちろん、意味のある仕事には重要なメールを書くことも含まれるかもしれません。しかし、この経験則を守ることで、未読メッセージをスクロールして一日の最初の貴重な1時間を無駄にするのを防げます。朝の時間は貴重です。心がフレッシュで研ぎ澄まされている時間帯です。その明晰さをランダムなメールに無駄にするのはもったいないことです。
しかし、エネルギーをメールに無駄にするのが良くないのは朝だけではありません。エネルギーを無駄にするのに良い時間などありません。これを避ける最善の方法は「バッチ処理派」になり、受信トレイを1日に2〜3回だけチェックすることです。バッチ処理派は、受信トレイを24時間365日監視するのではなく、メッセージをまとめて処理するため、メールに対して効果的でストレスの少ないアプローチをとっています。この戦略は生産性の向上につながります。常に気を散らされることがなくなるため、決められた時間に集中してメールを処理でき、目的もなくスクロールして返信することもなくなります。
それはより健康的なアプローチでもあります。2015年の研究によれば、常にメールを監視している人は、一日のうち特定の時間をメール処理に充てている人よりもストレスが高いことが示されています。何百もの未読メールを見て「もっと良い方法があるはずだ」と思ったことがあるなら、それは正しい直感だったのです。
メールを優先度別のフォルダに整理し、期待値を設定するクイック返信を活用しましょう。
毎日のバッチ時間を最大限に活用するための簡単なヒントとコツがいくつかあります。まずは受信トレイをカスタマイズし、便利なフォルダを作ることです。適切な設定をすれば、受信メールは自動的に整理されます。まず、優先度に応じて異なるフォルダを設定できます。
こうすることで、上司や重要な同僚からのメールは「緊急」とマークされた専用フォルダに振り分けられ、他の連絡先からのメールは、すぐに対応しなくても大丈夫だと知らせてくれる他のフォルダに入ります。重要なメッセージとそうでないメッセージを分けることで、生産性を維持するのがずっと楽になります。また、明確な期待値を設定するクイック返信を使う習慣をつけることもできます。時間をかけた思慮深い返信を必要とする重要なメッセージを受け取るのは時間の問題です。では、何をするのがベストでしょうか？ より緊急で意味のある仕事を脇に置くべきでしょうか？
送った瞬間に後悔するような急いだ返信を打つべきでしょうか？ どちらも理想的な解決策ではありません。このような状況では、賢い対応はクイック返信を送ることです。つまり、相手にメールを受け取ったことと、完全な返信はできるだけ早く送ることを知らせる返信です。たとえば次のような内容です。「カレン様、メールありがとうございます。新しい展開について話し合う必要があることに同意します。しかし、現在重要なプロジェクトの締め切りに直面しています。
スケジュールが落ち着く来週末までには、より詳しいメッセージを送ります。」 このような思いやりのあるメールを送るのにかかる時間はほんの1、2分です。そして、受信者が期待値を適切に設定できるだけでなく、あなたが問題について考えており、無視していないことも伝わります。最後の章では、印象的なメールメッセージを書くためのいくつかのポイントをお伝えします。
効果的なメールは簡潔で、要点を押さえ、思いやりがあります。
昨今、誰もが極めて忙しいようです。その大きな原因は、私たちが対処しなければならない多くの気を散らすもの――絶え間なく届くメールやテキストメッセージ、電話、さらにはソーシャルメディアやニュースの更新――にあります。では、顧客や同僚、家族や友人の注意をどうやって引きつければいいのでしょうか？ 効果的に書く必要があり、その最善の方法は簡潔であることです。
そうしなければ、受信者が実際に読み始める前に注意を失ってしまうリスクがあります。これを防ぐ優れた方法は、冒頭で明確な要点を伝えることです。たとえば、あなたが主催する会議に教授を招待したいとします。最初の数段落を使って、彼女の仕事をどれほど称賛しているかを熱く語ったり、会議全体の説明をしたりしてはいけません。簡単な自己紹介をして、すぐに本題の提案に入りましょう。また、受信者の期待を考慮し、相手の立場に立って考えることも大切です。
自問してほしい2つの質問があります。「相手は怒っているのか、悲しいのか、幸せなのか、興奮しているのか、働きすぎなのか……？」 そして「相手は私に何を期待しているのか？」 これを念頭に置けば、メッセージを構成し、誤解のリスクを減らすための良い基盤ができるはずです。
これは最終的に、後で説明したり言い訳したりする時間を無駄にしなくて済むため、あなたの努力をより生産的にします。たとえば、職場改善の任務を与えられ、新しいアイデアを上司に伝える準備ができているとしましょう。上司の立場に立つことを忘れると、彼女が今週忙しいことを見落とし、彼女には読む時間がない3ページのメールを書くのに半日も費やしてしまうかもしれません。代わりに、準備ができていて時間が許せばいつでもアイデアを発表したいと伝える簡潔で効率的なメッセージを送る方が良かったのです。誰に書くにしても、相手があなたのメッセージをどのように読む可能性が最も高いかを必ず考慮しましょう。
まとめ
本書の核心となるメッセージ：意味のないメールに時間を浪費する時代は終わりました。受信トレイを取り戻し、日々の仕事生活の主導権を握る時です。いくつかの簡単な変更と新しい習慣で、人生の優先順位を整理し、最も大切なことに時間を使えるようになります。
実践的なアドバイス：VIP通知を活用する 一般的に、受信トレイを1日に2回以上チェックしない方が良いでしょう。しかし、待たせたくない人も常にいます。たとえば上司や最も重要な顧客です。そのような場合は妥協して、これらのVIPからメッセージが届くたびにスマートフォンが通知するように設定できます。こうすれば、指定された時間以外は受信トレイをチェックしないようにしながらも、大切な連絡を逃しません。
さらに読みたい方へ：『メールの暴政』 ジョン・フリーマン著 『メールの暴政』（2011年）は、コミュニケーションの一形態としてのメールの台頭と前例のない力、そしてそれが私たちの生活に与える深い影響について書かれています。私たちは歴史上かつてないほどコミュニケーションにアクセスできるようになりました。しかし、メールのすべてがポジティブとは限りません。
