『Communicate with Mastery』（2020年）は、コミュニケーションスキルを向上させたいと願う上級リーダー向けの実践的なガイドブックです。影響力のある話し手、そして説得力のある書き手になるための、実行可能なアドバイスと有益な戦略を提供します。
明晰さ、力強さ、そして確信を持って話し、書くには？
一部の人が信じていることとは裏腹に、効果的なコミュニケーターになるということは、単に言葉を使いこなすことだけではありません。従業員にビジョンを伝える時、投資家に売り込む時、あるいはTEDトークを行う時など、どんな状況でも、聴衆とコミュニケーションの意図について戦略的に考えることが求められます。
もしあなたが影響力のある話し手、そして説得力のある書き手になりたいなら、この要約が役立ちます。聴衆を分析し、力強いストーリーを語り、誠実さを持ってコミュニケーションする方法を学ぶことができるでしょう。人前で話す際に一部の人を襲う、あの差し迫った不安感など、ビジネスリーダーが直面するコミュニケーション上の課題に対処するための実践的なヒントや役立つエクササイズも提供します。この要約で学べることは以下の通りです。
- 不安を管理するための3つのヒント
- ビジネスライティングの「ABC」
- ヒラリー・クリントンから学ぶ、質問への答え方
効果的なコミュニケーターになるには、まず聴衆を理解する。
ツイート、メール、スピーチ、テキストでメッセージを一斉送信するのは簡単です。しかし、それが必ずしもあなたの狙い通りのインパクトを与えるとは限りません。インパクトを与えるためには、聴衆、コミュニケーションの意図、そして聴衆に持ち帰ってほしいメッセージを理解する必要があります。幸いなことに、AIMフレームワークがその助けになります。
優れたリーダーシップコミュニケーションの中心となるこのフレームワークは、聴衆を理解し、あなたが望むインパクトや変化を得るためにメッセージをパーソナライズするためのプロセスを提供します。重要なポイントは、「効果的なコミュニケーターになるには、まず聴衆を理解する」ということです。では、具体的にどうやって聴衆を理解すればよいのでしょうか？LinkedInやGoogleなどのサイトから始めることができます。これらのサイトでは、人々のプロフィール、企業の略歴、会議でのプレゼンテーション、ブログサイトなどを通じて、豊富な情報が得られます。また、Glassdoor.comには、元従業員からの匿名の情報提供による、企業やリーダーに関する洞察があります。個人的な人脈を活用し、あなたのメッセージのためのミニフォーカスグループとして利用することもできます。オンラインでは簡単に見つけられないような追加の洞察を持っている人脈もあるでしょう。ただ、あなたが話した人々が他の人にメッセージを共有する可能性があるため、主要な聴衆だけでなく、二次的な聴衆も分析することが重要です。ミット・ロムニー上院議員は、2012年の大統領選挙キャンペーン中に二次的な聴衆の影響力を痛感しました。彼は裕福な支援者との非公開の会合でオープンに話すことに抵抗がありませんでしたが、バーテンダーがiPhoneですべてを録音していたことに気づきませんでした。
バーテンダーが録音したものをオンラインで共有すると、それは瞬く間に広まりました。言うまでもなく、これはロムニーの選挙戦の最後の6週間に悪影響を与え、最終的にバラク・オバマ大統領に敗れた一因となりました。あなたは公職選挙に出馬しないかもしれませんが、すべての潜在的な聴衆を完全に理解することは、メッセージの意図や目的を決定するのに役立ちます。聴衆を理解した上で、「このメッセージの結果、彼らに何をしてほしいのか？」と自問してください。意図が明確になったら、コミュニケーションのチャネルを決定できます。それはプレゼンテーション、ブログ記事、Slackのメッセージ、あるいは廊下での簡単な会話かもしれません。
しかし、決定する前に、自問してください。「メッセージはどこまで届ける必要があるか？」「どのくらい持続させたいか？」「メッセージの形式はどれくらいフォーマルか？」「私の聴衆にとって最も簡単な媒体は何か？」
最後に、これまでに得たすべての情報をもとに、アウトラインを使ってメッセージの構造を組み立てます。要点を強調し、それを裏付ける主な理由と例をリストアップします。これで、コミュニケーションの準備は完了です！
不安を管理し、言語・声・視覚のコミュニケーションを極めて、確信を持って話す。
不安は素晴らしい味方にも強力な敵にもなり得ます。それを利用する方法を学べば、エネルギーを高め、人前で話すことにワクワクさせてくれるでしょう。しかし、それはただの希望的観測でしょうか？以下の戦略を試して、ご自身で確認してみてください。
戦略その1：大きなプレゼンテーションを「会話」だと捉え直す。スピーチと考えるのではなく、あなたと聴衆との単なるおしゃべりと見なすのです。戦略その2：話す仕事を「脅威」ではなく「機会」と考える。「人前で話さなければならないから不安だ」と考えるのではなく、「自分のメッセージを他の人と共有できるのが楽しみだ」と考えます。戦略その3：パワーポーズをとる。より多くのスペースを占めるように立つと、すぐに自信が増すのを感じられます。
研究者たちは、これを行うことでストレスホルモンであるコルチゾールのレベルを最大25％も低下させることができることを発見しました。重要なポイントは、「不安を管理し、言語、声、視覚のコミュニケーションをマスターすることで、確信を持って話す」ということです。多くの人と同様に、著者もある大手不動産会社の上級管理職チームにサービスを売り込む前に不安を感じていました。彼は、スマートフォンをかがみ込んでメールをチェックするような低パワーポーズをとる代わりに、入室を待つ間、高パワーポーズを選択しました。腕を伸ばして『ウォール・ストリート・ジャーナル』紙を持ったのです。これにより彼の神経は落ち着き、仕事を勝ち取るプレゼンテーションの成功に必要な自信を得ることができました。
不安を抑えられたなら、話し始める準備は万端ですか？しかし、ちょっと待ってください。それほど単純ではありません。私たちは実際には3つの異なる方法でコミュニケーションしているのをご存じでしたか？まず、言語コミュニケーション、つまり実際に使う言葉です。あなたの言葉遣いは、信頼性とエンゲージメントを高めもすれば、損ないもします。何よりも、明確でシンプルであることが重要です。
次に、聴覚コミュニケーション、つまり声の使い方です。これには、スピード、音量、声の高さ、声の明瞭さ、フィラーワード（えー、あのーなど）、抑揚が含まれます。話し方が自信なさげに聞こえると、信頼性が損なわれる可能性があります。最後に、視覚コミュニケーション、つまり聴衆が見るものです。
アイコンタクト、姿勢、ジェスチャー、表情、ボディランゲージ、身だしなみなどが含まれます。あなたが伝えていることの半分以上は、ボディランゲージやマナー、空間や周りの物の使い方など、非言語的なものです。人前で話す方法を理解したところで、次のパートでは、最大のインパクトを与えるための文章の書き方を掘り下げます。
最大のインパクトを与えるために、文章をアクティブ、ブリーフ、クリアに。
上手に書く秘訣は、ABCと同じくらいシンプルです。それは、アクティブ（能動的）、ブリーフ（簡潔）、そしてクリア（明確）であること。能動態は文章をエネルギッシュで簡潔にし、読者の関心を引きやすく、理解しやすくします。「ティムがボールを蹴った」という文を考えてみてください。明確で曖昧さがありません。
一方で、受動態はより多くの単語を必要とし、文を冗長で時に理解しにくくします。「ボールはティムによって蹴られた」という文は長くなります。受動態を時折使う必要があるかもしれませんが、可能な限り制限しましょう。能動態をマスターすることは、より強力なビジネスライティングへの第一歩です。そして、簡潔さを組み合わせることが第二のステップです。重要なポイントは、「最大のインパクトを与えるために、文章をアクティブ、ブリーフ、クリアに」ということです。
リーダーは明確、簡潔、そして曖昧さのないコミュニケーターであるべきです。結局のところ、ほとんどの聴衆は注意力散漫に悩んでいます。だからこそ、聴衆がついていけて覚えられるようなメッセージを作り上げることに時間を投資しましょう。is、was、were、has、have、had のような弱い動詞の使用を可能な限り避けてください。代わりに、パワー動詞を使って、より少ない単語で魅力的な文を作りましょう。「決定を下した（made a decision）」と言う代わりに「決定した（decided）」を使います。
「部屋に入ってきた（came into the room）」の代わりに「到着した（arrived）」を使います。あなたの文章はアクティブで簡潔かもしれませんが、明確でしょうか？次の質問で文章を評価してください。この文書を読んだ後、聴衆は私が望む行動を取るでしょうか？私が彼らにしてほしいと頼んでいることは明確でしょうか？読者がつまずくような考え、フレーズ、文章はありますか？ABCをマスターしたら、文書内の見出しを分析しましょう。
見出しは、読者に取るべき行動を伝えます。多くの見出しは、記事の事実を要約しています。しかし、良い見出しは記事を統合し、聴衆に対するメッセージを明確にするのに役立ちます。見出しをマスターするためのヒントがあります。「何を？」「だから何？」「今何を？」と考えるのです。
「何を」は共有する必要がある情報です。「だから何」は、その情報がなぜ関連性があるのかを示し、「今何を」は、どのような行動が必要かを明確にします。説得力があり意味のある内容であることは素晴らしいことですが、それは見た目にも心地よい必要があります。
これにより、読者が意図した通りに情報を取り込むのに役立ちます。箇条書きを使って余白を加えることで文書を読みやすくしましょう。これにより視線が誘導されます。そして、最初の草稿や二番目の草稿で満足してはいけません。作品を何度も見直すほど、明確かつ簡潔にする機会が見つかります。
解決すべき問題、解決策、市場、ビジネスを考えてピッチのコンテンツを作成する。
新しいビジネスベンチャーやコラボレーションのために売り込む際、あなたのピッチの内容は記憶に残り、意味のあるものでなければなりません。しかし、これをどのように達成すればいいのでしょうか？まず、問題を特定し、それに対処する必要があることを聴衆に納得させます。次に、今日の市場に欠けている解決策を提供し、あなたのビジネスがどのようにその問題を改善できるかを説明します。
スティーブ・ジョブズは、iPod Nanoを発表した際にこれを実践しました。彼は「ポケットに1000曲を」と宣言しました。ジョブズは、人々が「曲に手軽にアクセスできない」という問題を抱えていると世界に確信させたのです。また、彼はその解決策となる新しいiPod Nanoを提供しました。彼は16GBのメモリやその寸法には焦点を当てませんでした。代わりに、消費者にとってのメリットに焦点を当てたのです。
つまり、彼らの問題に対する解決策です。重要なポイントは、「解決すべき問題、解決策、市場、ビジネスを考えてピッチのコンテンツを作成する」ということです。問題を説明する際には、その問題によって顧客が経験する痛みを明確に説明してください。自問してください：なぜそれがそんなに大きな問題なのか？どのような影響があるのか？なぜそれが重要なのか？
動画、グラフ、体験談を使って、なぜこの問題を解決する必要があるのかを聴衆が理解するのに役立ててください。また、この問題による市場のギャップを特定します。投資家は、そのギャップを埋めることによって実行可能なビジネスモデルと価値を引き出す明確な計画があるという証拠を求めます。そして、あなたの解決策で聴衆を魅了しましょう。あなたの独自の売り（USP）を売り込んでください。USPは「なぜあなたなのか？」「なぜこれなのか？」「なぜ今なのか？」を説明します。
提案を考案する際には、自問してください：「なぜ私は、他の人ができなかった方法でこの問題を解決できるのか？」「似たようなことをしている他の人々と私を差別化するものは何か？」可能であれば、デモを披露して投資家に解決策を印象づけましょう。そして、その際には特徴ではなく、メリットを強調することを忘れないでください。
次に焦点を当てるのは市場です。最初のターゲット市場、その推定規模、潜在的な拡張の可能性について説明します。このターゲット市場にサービスを提供することの利点を強調してください。市場をよく知っているだけでなく、サービスを提供することが明確なメリットをもたらすことを示しましょう。
最後に、ビジネスの詳細について議論します。投資家は、あなたのマーケティング戦略を熱心に聞きたがるでしょう。いつ、どのように解決策を市場に投入する予定か、そして収益を得るためのモデルを共有してください。また、いつ利益が出るようになるか、投資家がいつ投資収益を期待できるかについてのマイルストーンも共有しましょう。
ストーリーテリングを使って聴衆とつながり、メッセージを定着させる。
ストーリーテリングは、聴衆とつながるための最も強力なツールです。実際、力強いストーリーを作り上げることで、聴衆を感動させ、興味を引きつけ、あなたのメッセージ、つまり意図したインパクトを定着させるべきです。ストーリーを語るためのテクニックは数多くありますが、重要なのは、一定期間にわたる変化を描くことです。この変化は、微妙であれそうでなかれ、登場人物の状態、態度、行動、感情に影響を与えます。
「私たちは環境慣行を変えました」というのはストーリーではありません。それはあなたが共有して良い気分になるかもしれませんが、態度の変化を積極的に示すものではありません。では、これはどうでしょう？「私たちは1日に300本のプラスチックストローを使っていました。ある日、私たちの廃棄物が与える影響についてのプレゼンテーションを見ました。それから私たちは慣行を変え、プラスチックストローを完全に廃止しました。」
これはまさにストーリーです！重要なポイントは、「ストーリーテリングを使って聴衆とつながり、メッセージを定着させる」ということです。良いストーリーを書く一つの方法は、前置きなしにアクションの真っ只中に飛び込むことです。そして、教訓や学びを物語の後半で構築していきます。もう一つのテクニックは、冒頭と結びの言葉を注意深く検討することです。最初の言葉がうまくいけば、聴衆を引きつけるでしょう。
最後の言葉は彼らの心に残り、行動へと駆り立てます。ストーリーをさらに記憶に残るものにするために、イメージ、内省、または行動喚起で締めくくりましょう。ただし、詳細を追加しすぎたり、少なすぎたりするのは避けてください。前者は、聴衆がストーリーについていけなくなったり、飽きてしまったりする可能性があります。後者は、聴衆がその逸話の要点を理解できないかもしれません。ストーリーの目的を明確にしましょう。そうすることで、伝えたい教訓をよりうまく表現できます。
自問してください：「なぜ私はこのストーリーを語るのか？」「結果として、聴衆に何を知り、何を感じてほしいのか？」しかし、ストーリーテリングには物語を作り上げる以上のものがあります。優れたストーリーテラーは、聴衆の注意を引くために、どのようにストーリーを伝えるかについても考慮します。グループに向けて話すときは、一人の人物に約4〜7秒間焦点を当て、それから別の人物に移ります。その時間を使って一つの考えを共有しましょう。
ストーリーを語りながら、できるだけ各聴衆とつながるように努めてください。最後に、沈黙の価値を過小評価しないでください。作曲家がスコアに沈黙を含めるとき、それは音符と同じくらい音楽の一部です。同様に、ストーリーを語る際、沈黙は今言ったこと、あるいはこれから来ることを強調することができます。沈黙はまた、聞き手が独自の解釈をすることを可能にするかもしれません。
質疑応答の時間を確保することで、聴衆と力強くつながる。
1990年代半ば、著者はLGBTQ+の問題に関するスピーカーズビューロー、SpeakOUT Bostonでボランティアをしていました。当時、彼らのイベントは45分のプレゼンテーションと15分の質疑応答で構成されていました。時が経つにつれて、講演者が質問に答える時間が長いほど、聴衆はそれをより楽しんでいることに気づきました。そこで、講演者に与える時間を減らし続け、15分の講演と45分の質問時間にまでなりました。
参加者はこれを大変気に入りました。つまり、質問は重要なのです！実際、聴衆が質問をしたいと思ったときは、誇りに思うべきです。それは、あなたが彼らを惹きつけ、関与させ、問いかけたいと思わせたことを示しています。多くの場合、Q&Aセッションはイベントで最もダイナミックな部分です。重要なポイントは、「質疑応答の時間を確保することで、聴衆と力強くつながる」ということです。
講演の最後に活気に満ちた楽しいQ&Aセッションを開催したいなら、そのための十分な時間を残さなければなりません。スライドを使用している場合は、プレゼンテーションから強力な図表や画像を転用して、メッセージを強化しましょう。聴衆はこのスライドを最も多く見ることになるので、意味のあるものにしてください。質問が出たら、それを言い換えて、聴衆にあなたがそれをきちんと聞いたことを知らせてください。これは、元の質問を聞き取れなかったかもしれない出席者にも役立ちます。時には、答える前に難しい質問をリフレーム（再構成）する必要があることに気づくかもしれません。
これは居心地が悪いかもしれませんが、スムーズに処理するためのいくつかの方法があります。一つの方法は、共感を持って質問を認めることです。相手があなたに挑戦している場合、これは難しいかもしれませんが、「その点を提起してくださってありがとうございます…」と感謝の意を表したり、「あなたがそう考える理由はわかります…」と共感を示したりするようにしてみてください。
もう一つの方法は、敵意を持って臨むのではなく、相手の視点を理解しようとする考え方を採用することです。例えば、ヒラリー・クリントンが2000年に米国上院議員選挙に出馬したとき、対抗馬はリック・ラツィオ下院議員でした。彼女は中絶権を支持する民主党員であり、彼は中絶に反対する共和党員でした。これ以上に対照的な組み合わせはないでしょう。
これはテレビ討論での論点になることは確実でした。では、クリントンはこれにどう対処したのでしょうか？その質問が出たとき、彼女はまず、両候補が同意できる点が一つあることを強調しました。それは、どちらもこれ以上の中絶を見たくないということです。それから彼女は、景気が良いときは中絶を求める女性が少なくなるという意見を述べて質問をリフレームしました。彼女は議論を経済発展と雇用創出の議論へと巧みに移行させたのです。
あなたのアイデンティティは、独自の視点、リーダーシップスタイル、目標を形成する。
あなたのアイデンティティは、リーダー、コミュニケーター、そして人間としてのあなた自身を形成します。しかし時に、そのアイデンティティを変えたり修正したりしなければならないと感じることがあるかもしれません。例えば、母国語でない言語で人前で話すとき、聞き手があなたを理解できるかどうか心配になるかもしれません。訛りを減らしたり変えたりすることさえ考えるかもしれません。
しかし、むしろそれを受け入れてはどうでしょうか？結局のところ、あなたの伝統や価値観とともに、あなたの訛りは、リーダーとしてのあなたの核となる部分なのです。しかし、問題が訛りではなく、非母国語でどれだけ明確に自分を表現できるかにある場合もあります。もしあなたがその状況なら、助けはあります。重要なポイントは、「あなたのアイデンティティは、独自の視点、リーダーシップスタイル、目標を形成する」ということです。別の言語で書くとき、時にぎこちない文を作ったり、扱いにくい言葉を選んだりするかもしれません。
コーチが助けになりますが、修正の背後にある理由を説明してくれる人を選ぶことが重要です。そうすれば、最終的には支援なしでより明確に書けるようになります。特定の単語の発音に苦労するなら、回避策としてスライドに追加しましょう。例えば、フラミンゴという単語がうまく発音できないとします。フラミンゴの画像を使えば、言いたいことを伝えられない理由はありません。もう一つの提案は、話す速度を遅くすることです。これはどのリーダーにとっても賢明なアドバイスです。ゆっくり話すことは、内容をコントロールし、より簡潔で意図的なものにするのに役立つからです。
明瞭な発音が改善されると、聞き手はすべての単語を聞き取ることができます。文を非常にゆっくりと声に出して言い、各単語の間で口を閉じる練習をしてください。それは次のように聞こえるかもしれません：「この。プロジェクト。に。おいて。増員。を。提案。します。」 はい、それはぎこちなく感じられますが、この誇張により、脳がゆっくりとした話し方に慣れ、人前でより遅いペースで話しやすくなります。ゆっくり話すことのもう一つの利点は、「えー」や「あのー」のようなフィラーワードの減少です。また、言葉をより慎重に選ぶのにも役立ち、リーダーとしての存在感を高めます。
女性リーダーは、コミュニケーションをとる際にさらなる社会的課題に直面するため、聴衆に適応することが重要になります。実際、著者は女性リーダーに対し、聴衆を読み取り、状況に応じてより温かみを持って、またはより強さを持って関わることを推奨しています。当時の米国ファーストレディだったヒラリー・クリントンは、1993年に医療改革について上院で証言した際、そのバランスを取らなければなりませんでした。公聴会では、彼女は主に男性の上院議員たちと互角に渡り合いました。しかし、休憩中には、彼女の力強い討論スタイルに対抗するかのように、温かみを醸し出す比較的華奢なティーカップでお茶を飲みました。
コーチを雇う際は、ネットワークに推薦を求め、心を開き、リスクを取る準備をする。
より強力なコミュニケーターになるために助けが必要だと感じていますか？ご安心ください、あなただけではありません。誰もが上手くなるために時に助けを必要とします。コミュニケーションの技術を習得することになると、コーチを雇う必要さえあるかもしれません。
しかし、そうする前に、いくつかの目標を設定することが重要です。助けが必要な場合は、信頼できるメンターや同僚に相談してください。彼らはあなたの盲点のいくつかをブレーンストーミングしたり特定したりすることができるでしょう。取り組みたいことがわかったら、それらの分野を専門とするコーチを探します。しかし、目標を決めることはスタートに過ぎません。コーチからの意見によって目標が変わるかもしれないので、柔軟性が必要です。
重要なポイントは、「コーチを雇う際は、ネットワークに推薦を求め、心を開き、リスクを取る準備をする」ということです。適切なコーチを見つける最善の方法は口コミです。同僚に提案を求めてください。あるいは、人事部が承認コーチのリストを管理しているかどうかを確認してみてください。有望な候補者が見つかったら、それぞれと無料相談の予約を取りましょう。この機会を利用して、あなたの目標と、あなたの作品のサンプルを共有してください。
それから、あなたを支援するためにどのようにアプローチするか尋ねてください。彼らの回答を評価する際には、提案内容と、あなたと彼らとの間の信頼関係に注意を払ってください。彼らのアプローチはあなたにとって理にかなっていますか？彼らのアドバイスはあなたにどう感じさせますか？尊重され、育成されていると感じますか、それとも批判されていると感じますか？この関係はあなたにもっとやる気を起こさせるでしょうか？
また、過去のクライアントからの紹介を遠慮なく求めるべきです。結局のところ、コミュニケーションコーチを選ぶことは投資なので、正しい選択をするためにできる限りのことをすることが重要です。コーチングを機能させるためには、心を開き、リスクを取り、コーチの推奨事項を試してみてください。さもなければ、彼女の提案があなたの改善の鍵を握っているかどうかを決して知ることはできません。他の多くの人たちと同様に、キャリアが進むにつれてさまざまなコーチと仕事をすることになるかもしれません。これは珍しいことではありません。
例えば、エリートアスリートは、週末に楽しむカジュアルなアスリートよりも、さまざまなコーチのチームを持っている可能性が高いです。トップテニスプレーヤーは、おそらくヒッティングコーチ、コンディショニングコーチ、栄養士、戦略コーチを持っているでしょう。Googleでは、シニアリーダーは興味のある特定のスキルのためにエグゼクティブコーチングを利用できます。コーチングはスキルが不足している人のためのものではなく、むしろ自分の力を高めたい人のためのものです。達人レベルのコミュニケーターになる秘訣は、聴衆と彼らにとって何が重要かについて、戦略的に、分析的に、そして共感を持って考えることです。
最後のまとめ
あなたの言葉を誰が受け取るかについての知識を得ることで、意図とメッセージをパーソナライズし、コミュニケーションから最大のインパクトを得ることができます。実践的なアドバイス：編集スキルを磨く。メール、レポート、プレゼンテーションの最初の草稿で完璧な文章を期待するのではなく、それを聴衆、意図、メッセージに関するすべての考えやアイデアを解き放つ時間と見なしてください。それが終わったら、休憩を取り、何か別のことをしてください。
それから、新鮮な目で文書に戻り、編集作業に取り掛かります。また、文章を声に出して読むことで、目が見逃す間違いを耳でキャッチしましょう。そのアプローチによって、長すぎる文や過度に繰り返される単語が明らかになっても驚かないでください。
