『クロックワーク』(2018年)は、起業家が精神をすり減らすことなく事業を成長させる方法を解説します。その秘訣は、スマートなシステムと標準業務手順を導入し、あなたが常に介入しなくてもビジネスが自動的に回る仕組みを作ることです。そうすることで、あなたは新たな課題に取り組んだり、やってくるチャンスを掴んだりするための自由を手に入れられます。
あなたのビジネスストレスにさよならを
小さなビジネスを持つという夢は、すぐに悪夢に変わりかねません。自由な時間を思い描いていたのに、現実には収支を合わせるために休みなく働いている。仕事に誇りを持つことを夢見ていたのに、
現実には「自分にしか正しくできない」と思い込み、誰にも任せられない。経済的な自由を夢見ていたのに、現実には起業して何年も経つのに、いまだに給料が取れていない。では、次はどうすればいいのでしょう？ 心配しないでください。諦めて会社員に戻る必要はありません。
あなたの小さなビジネスを機能させることは可能です。しかし、それはあなた自身が燃え尽きることなく機能させる必要があります。簡単に言えば、あなたのビジネスを「あなた抜き」で機能させる必要があるのです。つまり、一歩引いて戦略を練り、新たな機会を掴める地点に到達することを意味します。
「生産性の罠」に陥ってはいけない
この要約では、以下のことを学びます。
- ミツバチの巣と小さなビジネスの意外な関係
- 仕事における4つの役割とは何か
- ニッチ市場を見つけ、収益を最大化する方法
なぜなら、あなたの会社は「あなた抜き」でも繁栄できる必要があるからです。もし成功の秘訣があなた自身であるならば、あなたはおそらく過労で、過度なストレスを抱え、常にオンライン状態でしょう。ここで、これらの問題の解決策は「生産性」だと思うかもしれません。より少ない時間でより多くの仕事をこなせばいい、と。しかし、もっと働くことは解決策ではありません。それは罠です。ここでのポイントは、「生産性の罠」に陥ってはいけない、ということです。
パーキンソンの法則によれば、資源の消費量は供給量に合わせて拡大します。仕事に無限の時間を割り当てれば、その時間をすべて使ってしまうでしょう。確かに、生産性を高めることでその時間を最適化することはできます。しかし、生産性向上のテクニックによって生まれた時間で、あなたは何をしますか？ そうです。空いた時間を埋めるために、さらに多くの仕事を見つけてしまうのです。これこそが「生産性の罠」に陥った状態です。
あなたが望むべきは「より生産的になること」ではありません。あなたが達成すべきは組織的効率性です。それは、あなたのリソースが調和して機能し、収穫を最大化し、チームの才能を活用し、ToDoリストを無作為にこなすのではなく、重要なタスクを特定して実行することです。つまり、闇雲な生産性ではなく、的を絞った効率性を目指すべきなのです。しかし、ここで大きな障害に直面するかもしれません。それは、あなた自身です。何しろ、人間は慣れ親しんだものに安心する生き物です。たとえ生産性という回し車で走り続けることにうんざりしていても、慣れ親しんだ仕事中毒の状態に安心感を覚えるのです。
それは「最善を尽くしている」と感じさせてくれます。しかし、その仕事中毒の習慣があなたの視野を狭めています。もし休憩も取れなければ、重要なことに対処する代わりに緊急なものに反応する、というサイクルに簡単に陥ってしまいます。大局的な目標達成ではなく、小さなミスを修正することに追われるのです。そうなると、仕事中はずっと次々と起こる火事の対応に追われ、そうしたその場しのぎの決断はビジネスを正しい方向に導いてはくれません。あなたはオーバードライブ状態に心地よさを感じているかもしれませんし、それがビジネスへの献身を示していると感じているかもしれません。
しかし実際には、それはあなたの成長を妨げているのです。本当の解決策は、もっと働くことではありません。むしろ働き方を減らすことです。より具体的には、働く時間を減らせるようにする「システム」を導入することです。この後の章で、その具体的な方法をお伝えします。
「する」仕事から「デザインする」仕事へ
私たちは世界を3次元で体験しますが、ビジネスには4つの次元があります。これを仕事における4つのDと呼びましょう。それは、実行（Doing）、決定（Deciding）、委任（Delegating）、設計（Designing）です。起業した当初は、おそらく「実行」モードにいたはずです。つまり、すべてを一人でこなしていたのです。あなたはCEOであり、人事部長であり、受付係でもあったのです！
しかし、ビジネスを成長させたいなら、「実行」から離れて「設計」へと移行する必要があります。ここでのポイントは、「する」仕事をするのではなく、仕事を「デザインする」、ということです。「実行」に追われていると、「設計」する時間はありません。「設計」モードでは、ビジネスを進化させるアイデアやイノベーションを実装します。請求書やカレンダーのことではなく、ワークフローや次の一手について考えるのです。「設計者」として行う仕事は、「実行者」モードで達成する仕事よりもはるかに大きな見返りをもたらします。
自分をコーチ、従業員をチームだと考えてみてください。彼らはフィールドでプレーしています。あなたはプレーを「設計」する役割に徹するべきです。しかし、そうするためには、フィールドから出てコーチボックスに入らなければなりません。どうやって？ ここで他の3つの「D」の出番です。一般的に、スタッフを雇うと、あなたは「実行」に加えて「決定」も行うようになります。
他の人にどんなタスクを割り当てるか、彼らがそれを満足に完了したかどうかを「決定」します。しかし、「決定」もまた「実行」と同じくらい時間のかかる作業です。「決定」に時間をかけすぎると、会社の停滞を防ぐ「設計」の仕事をする時間がなくなってしまいます。「決定」から「委任」へとレベルアップする必要があるのです。そして、単一のタスクを委任するだけでなく、そのタスクに関する「すべての決定」を委任すべきです。これは、あなたの従業員があなたとは異なるアプローチを取るかもしれないことを意味します。あなたならしなかったようなミスをするかもしれません。
しかし、最終的には、コントロールを手放すことが、あなたのビジネスにとって最善の道なのです。なぜなら、「委任」こそが、あなたをフィールドからコーチボックスへと導き、「設計」を可能にするからです。ただし、「設計」はあなたの最優先事項ですが、他の3つの「D」も依然として重要であることを忘れないでください。最終的に、あなたのビジネスは、時間とリソースの80％を「実行」に、2％を「決定」に、8％を「委任」に、そして10％を「設計」に費やすことを目指すべきです。「設計」に時間をかけすぎると、スタッフは戦略の実行よりも戦略立案に忙しくなってしまいます。一方で、時間の95％を「実行」に費やしているなら、あなたは仕事そのものに注意を払いすぎており、仕事の改善方法に十分な注意を払っていないということです。
「クイーンビー役割」を特定し、最優先で守る
すべてのミツバチの巣では、一匹のハチがクイーンビー（女王蜂）の役割を担っています。それは、卵を産むことです。彼女の役割が巣の存続に不可欠であるため、他のすべてのハチはクイーンビーを最優先事項とします。彼らは女王蜂のあらゆるニーズに応え、彼女に栄養を与え快適に保ちます。花粉を集めるような他の仕事に取り掛かるのは、クイーンビーのニーズが満たされたと確信してからです。
これが、あなたの小さなビジネスとどんな関係があるのでしょうか？ 実は、大ありなのです。ここでのポイントは、「クイーンビー役割」を特定し、最優先で守る、ということです。あなたの会社の「クイーンビー役割」とは何でしょうか？ あなたの会社の進歩を推進する、唯一の重要なタスクを特定してください。もちろん、重要なタスクはたくさんあります。
請求書の発行がなければ、支払いを受けられないかもしれません。しかし、最も重要なタスク、つまりそれが行われなければあなたの会社が立ち行かなくなるようなタスクは何でしょうか？ 例えばPR会社なら、クライアントと効果的にコミュニケーションを取ることかもしれません。広告代理店なら、競合他社よりも優れたダイレクトマーケティングを行うことかもしれません。このタスクを実行する人は誰でも、現在「クイーンビー役割」を担っています。その人は経営者かもしれませんが、必ずしもそうとは限りません。
クリエイティブディレクターやリードセールスパーソンかもしれません。あるいは、チームでその役割を果たしている場合もあるでしょう。注意してほしいのは、あなたの最優先事項は、その役割を担う「人」ではないということです。それは「役割そのもの」なのです。クイーンビー役割を特定したら、次のステップは簡単です。巣の中の他のすべてのハチは、クイーンビーがその仕事を完全に遂行できるようにするために働かなければなりません。
これが達成されて初めて、彼らは自分の主な仕事に取り掛かることができるのです。あなたが非の打ち所のない料理を提供することで有名なレストランを経営しているとしましょう。実際、その非の打ち所のない料理を提供することが「クイーンビー役割」であり、あなたのシェフチームがその役割を担っています。他の誰もが自分の仕事を持っていますが、まず「クイーンビー役割」を果たす必要があります。忙しい夜、給仕係が汚れた皿を片付けなければならないテーブルを抱えているのと同時に、キッチンには出したての温かい料理の準備ができているかもしれません。どちらの仕事を先にやるべきでしょうか？
答えは簡単です。温かい料理が常に最優先です。きれいなテーブルを保つことも素晴らしいことですが、それはあなたの会社の「クイーンビー役割」とは関係がありません。同様に、「クイーンビー役割」の労働者が重要な仕事から気をそらされないようにしましょう。もし食器洗い機が故障したら、鍋を洗わせるためにシェフを仕事から引き離してはいけません。代わりに他の誰かを見つけましょう。
あなたの職場におけるすべての役割は重要です。しかし、あなたの成功は、「クイーンビー役割」がどれだけうまく果たされるかにかかっています。だからこそ、それを最優先事項にしてください！
標準業務手順で、誰もが本来の力を発揮できる
あなたはバナナの皮をどうやって剥きますか？ 多くの人がそうするように、ヘタの部分から剥き始めますか？ もしそうなら、それは最適なバナナの剥き方ではありません。ヘタから剥くときに加える圧力で、バナナに傷がついてドロドロになる可能性があります。
一方、サルは反対側に圧力をかけて皮を簡単に剥がします。小さなビジネスを率いるあなたは、バナナの一番良い剥き方を知っているサルのようなものです。何しろ、サルはバナナと共に生きています。彼らは皮の剥き方について深く考えてきたのです。一方、あなたのスタッフは、おそらくバナナの最適な剥き方を知りません。なぜでしょうか？
なぜなら、あなたが彼らに教えていないからです。ここでのポイントは、標準業務手順（SOP）が、誰もが本来の力を発揮することを可能にする、ということです。チームの仕事ぶりを見て、「物事をきちんとやろうと思ったら、結局自分でやるしかない」とイライラしながら思ったことはありませんか？ もしあるなら、あなたはおそらく最善の標準業務手順、つまりSOPを明確に伝えていないのです。チームが実行するすべての重要なタスクは、体系化されるべきです。そして、そのシステムは明確に伝達され、誰もがアクセスできる方法で記録されるべきです。
SOPを設定するにはどうすればいいのでしょうか？ まず、重要なタスクをACDCモデルを使って洗い出す必要があります。基本的に、あなたのビジネスが行うすべてのタスクは、次のカテゴリのいずれかに分類されます。すなわち、集客（Attract）、転換（Convert）、提供（Deliver）、回収（Collect）です。マーケティングのようなタスクは、見込み客を集客するのに役立ちます。ミーティングの設定のようなタスクは、それらの見込み客を顧客に転換するのに役立ちます。
発送やレポート作成のようなタスクは、顧客への約束を提供するのに役立ちます。そして、経理や請求書発行のようなタスクは、顧客からの支払いを回収するのに役立ちます。ACDCモデルに沿ってビジネスが行うすべてのタスクをリストアップすれば、体系化が必要なタスクの全体像が見えてきます。次に、それらをどのように記録するかを決めます。おそらく、あなた自身かスタッフの誰かが、すでにこれらのタスクをうまく実行しているでしょう。ただ、そのプロセスを文章かビデオで記録するだけです。
これでSOPを記録できました。次は委任する必要があります。警告：大量の質問に備えてください。スタッフが困難に直面した場合、それらのSOPは調整、あるいはやり直しが必要になります。しかし、一度SOPを磨き上げれば、タスクはスムーズかつ均一に実行されるでしょう。双方にとってメリットがあります！
あなたがいなくても収益を生むビジネスに成長させる
時給50ドルと時給5ドル、どちらを稼ぎたいですか？ 考えるまでもありません。50ドルをもらいましょう！ そうですね？ ええ、イエスでもありノーでもあります。
もしあなたが個人事業主なら、チームを拡大するために誰かを雇うことは、利益の一部を失うことを意味し、時給50ドルから5ドルに下がる可能性もあります。多くの個人事業主が歯を食いしばって一人でやり続けることを決めるのも無理はありません。しかし、50ドルを受け取ることは、ビジネスの成長を積極的に止めてしまうことになります。もし一人の新しい雇用があなたに5ドルをもたらすなら、2人の新規雇用は10ドルをもたらし、100人のスタッフのチームは簡単にあなたに500ドルをもたらすことができます。つまり、実際には、短期的に収益を減らすことが、長期的に収益を増やすための最速の道であることが多いのです。ここでのポイントは、あなたのビジネスは、あなたがいなくても収益を生み出すように成長できる、ということです。
チームを成長させることは、長期的な収益を増やすための実証済みの方法であるだけではありません。それによって、あなたは「設計」の仕事に専念できるようになり、あなたの会社は、あなたからの絶え間ない指示がなくても動き続けるクロックワーク・カンパニーへと変わります。新しい人を雇えば、その恩恵を受けることができるでしょう…
ただし、正しい方法で行えばの話ですが。秘訣は、単に「適切な人」を雇うことではありません。「適切なスキル」を持った「適切な人」を、「適切な役割」に雇うことです。難しそうですか？ では、スマートな採用を行うためのヒントをいくつか紹介しましょう。スキルだけで採用してはいけません。あまりにも多くの雇用主が、自分の募集している役割と完全に一致するスキルセットを持つ人材を見つけることに集中しています。
もちろんスキルは素晴らしいものですが、熟練した従業員は自分のやり方に固執しているかもしれません。彼らのワークフロー、優先順位、態度があなたのものと単に合わない可能性もあります。スキルは教えられることを忘れないでください。情熱、熱意、チームワークは教えられません。採用候補者に、彼らが望むものを提供しましょう。そして、それは高額な給料とは限らないことを忘れないでください。従業員は柔軟性、創造的自由、またはスキルアップの機会を重視するかもしれません。
彼らにとって重要なことに合わせて、役割を調整できるかどうか検討してみてください。そうすれば人材を維持できる可能性が高まり、彼らは最高の仕事をするでしょう。最後に、多様性のある人材を雇ってください。あなたとは異なる背景や人生経験を持つ人々を雇うことを優先しましょう。
そして、単に好きになれないという理由で、採用候補者を却下してはいけません。もし誰かとすぐに打ち解けられたら、それはあなた方の価値観や視点が似ている可能性が高いことを意味します。すぐには打ち解けられない人を雇うことは、あなたのチームに新しく挑戦的な視点をもたらす素晴らしい方法になり得ます。
ニッチ市場を見つけ、そこに力を集中する
日光は心地よく優しいものです。しかし、それが虫眼鏡で集められると、紙を燃やすほど強力なレーザー光線へと変わります。あなたのサービスをマーケティングする際には、日光のように広く拡散するよりも、レーザー光線のように、明確に定義されたターゲット市場に焦点を絞るべきです。では、あなたの市場とは一体誰でしょうか？
「みんなです！」と言いたくなる気持ちもわかります。何しろ、市場が広ければ広いほど、成功するはずです。そうですよね？ しかし、必ずしもそうとは限りません。手を広げすぎたり、提供範囲を広げすぎたりすると、最高の仕事ができなくなる可能性が高いです。成功への最短経路は、自分のニッチ市場を特定し、そのニッチに徹底的に応えることで競合他社をしのぐことです。
ここでのポイントは、ニッチ市場を見つけ、そこに力を集中する、ということです。ニッチ市場を特定するには、既存の顧客リストを見てみましょう。あなたの製品やサービスに最も多くの支出をしている顧客は、あなたにとって「最も価値がある」だけでなく、あなたを最も評価してくれている顧客でもあります。彼らが行うすべての購入は、これの具体的な証拠です。これらがあなたのトップクライアントです。しかし、評価はまだ終わりではありません。
ビジネスには収益以上のものがあります。これらの顧客と仕事をする経験はどうでしょうか？ 彼らは「最高の相手」ですか、それとも「苦手な相手」ですか？ もし一緒に仕事をするのが楽しい相手なら、一貫して最高の仕事を提供できる可能性が高いでしょう。もし相手があなたのエネルギーを消耗させるなら、長期的な関係を維持できないかもしれません。これで、収益をもたらし、かつ一緒に仕事をしていて気持ちの良い顧客のリストができたはずです。
彼らにはどんな共通点がありますか？ それは簡単に見つかるかもしれません。例えば、全員がワイン商人かもしれません。一方で、多様な顧客グループであっても、掘り下げていくと、全員がテキサス州南部のスモールビジネスオーナーだとわかるかもしれません。たとえ一人が職人パン屋で、もう一人が植木医だとしても、彼らはあるコミュニティの一員なのです。
最後に、そのコミュニティの集結点を特定します。こうした人々は、どこに集まり、ネットワークを作り、ニーズを話し合い、コミュニティ内の新しい展開を共有しているでしょうか？ どのようなソーシャルメディアグループ、コミュニティ団体、カンファレンスで彼らを見つけることができるでしょうか？ これで、あなたのビジネスが存在意義とする顧客のプロファイルができました。これで、レーザーのような精度で彼らに集中することができます。
指標があなたの仕事を楽にする
気がつけば、「実行」よりも「設計」に多くの時間を使えるようになったとしましょう。それは素晴らしいことです！ しかし、あなたの仕事はここで終わりではありません。実際、あなたは新たな課題に取り組もうとしています。具体的に、どのようにビジネスを監督すればいいのでしょうか？
どうやって成功を測定し、パフォーマンスを追跡し、問題を特定すればいいのでしょうか？ その答えは一言：指標です。多くの人にとって、「指標を導入する」という言葉は「根管治療」と同じくらい魅力的に聞こえないものです。しかし、指標を確立する、つまり進捗を追跡する具体的な方法を見つけることは、驚くほどシンプルです。ここでのポイントは、指標があなたの仕事を楽にする、ということです。ACDC、つまり集客（Attract）、転換（Convert）、提供（Deliver）、回収（Collect）を覚えていますか？
これらは4つのコアビジネス機能です。これらの機能全体で、指標がどのように役立つかを見てみましょう。あなたのビジネスは顧客を集客することに依存しています。どれだけの数を集客できたかを追跡するにはどうすればいいでしょうか？ ウェブサイトがあるなら、毎週のアクセス数を追跡できるでしょう。より確実な指標のためには、さらに絞り込みます。例えば、見積もり依頼のフォームに記入した訪問者の数を追跡するのです。この数字はすべての新規リードを反映するものではありません。
しかし、これは優れたスナップショットです。もし見積もりを依頼する人の数が通常よりも少なければ、その理由を考えてみてください。時期によるものか？ 価格変更のせいか？ 同様に、もし数字が大幅に増えていれば、その理由を特定し、それを今後も再現できるようにしましょう。次に、どれだけのリードが支払い客に転換したかを知る必要があります。転換を測定する一つの方法は、例えば3ヶ月といった期間を設定し、その間に何件のリードが支払い客に転換したかを記録することです。
これで支払い客がいますから、あなたの約束を提供しなければなりません。企業によっては、販売した製品数を提供の指標として簡単に追跡できます。しかし、より明確な全体像を掴むためには、リピート顧客を追跡しましょう。かなりの割合の顧客が戻ってきてくれれば、それはあなたが提供しているだけでなく、うまく提供している証拠です。逆に、その割合が下がったら、なぜなのかを早急に解明する必要があります。最後の指標は？
あなたのビジネスがどれだけの現金を回収しているかです。これは口座を確認すれば簡単にできます。ビジネス内を現金がどのように移動しているかをより深く分析するには、誰がいつ何を支払っているかを見たり、延滞や未払いを追跡したりします。当然ながら、あなたのビジネスに合わせて指標を調整する必要があります。4つのコア機能のそれぞれを測定する方法を見つければ、常に現状を把握できるようになります。
ビジネスがクロックワーク化する際の抵抗に備える
ここでチェックリストを確認しましょう。「実行」から「設計」への道筋を計画する。「クイーンビー役割」を特定する。SOPを設定する。
スマートな採用を行う。ニッチ市場を見つける。そして、進捗を一目で示す指標を導入する。これらにチェックを入れれば、あなたのビジネスは時計仕掛けのように動き出す道を歩んでいることになります。しかし警告しておきます。ここから先は、すべてが順風満帆というわけではありません。ここでのポイントは、ビジネスがクロックワーク化する際の抵抗に備える、ということです。
ビジネスが時計仕掛けのように動くようになれば、労働時間を減らし、いくつかの責任を手放し、全般的に「実行」よりも「設計」に多くの時間を費やせるようになります。それはあなたとあなたのビジネスにとって素晴らしい知らせです！ しかし、最初のうちは、誰もがそう見てくれるとは限りません。まず、パートナー、チーム、さらには顧客からの反発が予想されます。その理由は、あなたが完全に「設計」モードに移行すると、あなたとあなたの仕事がすぐには見えにくくなるからです。そして率直に言って、「設計」の仕事は、時として仕事らしく見えないことさえあります。
カフェで新しいビジネスの方向性をブレインストーミングする1時間は、9時から5時までの1ヶ月の仕事よりも最終的には利益を生むかもしれませんが、必ずしもすぐに目に見える成果を生むとは限りません。ですから、ビジネスをクロックワークモードに設定する「前に」、すべてのステークホルダーに率直に伝えるのが最善です。自分が何を計画しているのか、そしてなぜそうするのかを話してください。クロックワークカンパニーの利点を説明できれば、彼らをあなたのミッションに賛同させるのは簡単だと気づくでしょう。そして、フィードバックを受け入れる姿勢を持ち続けてください。新しい役割に落ち着くにつれて、いくつかの調整が必要になるかもしれません。そのため、コミュニケーションチャネルを開いたままにしておきましょう。
チームの他のメンバーが、クロックワークモードが自分たちにとってどのように機能しているかをあなたに知らせるように促してください。次に、さらに驚くべきことに、予期せぬところから、つまり「あなた自身」からの反発を経験する可能性があります。あなたはビジネスをゼロから築き上げてきました。初期の頃は、一人で全てをこなしていました。経営幹部の決断も、清掃の仕事も、すべてあなたの仕事でした。ビジネスが拡大するにつれて、あなたの貢献は不可欠なものでした。このため、あなたの会社があなたなしで運営できるという考えは、安堵ではなく不安を引き起こすかもしれません。
「生産性の罠」に再び吸い込まれないでください。あなたは依然として会社の成功に不可欠な存在です。ただ、自分の価値を示す方法が変わっただけなのです。さあ、全体像に集中し、ビジネスを新たな高みへと導く自由を手に入れましょう。
…あるいは、休暇を取ることさえできるのです！ ビジネスアイデアを現実のものにできるのは、あなただけです。
最終的なまとめ
しかし、それを成し遂げたら、ある程度のコントロールを手放す必要があります。さもなければ、ビジネスを疲弊させてしまうリスクがあります。あなたがいなくても会社が回り続けるスマートなシステムとプロセスを設定することで、あなたは働くのをやめ、成功に不可欠な計画、戦略立案、監督に取り掛かることができるようになるのです。実践的なアドバイス：ゆっくりと着実に進むことが勝利への近道です。規模を拡大しているからといって、時速100マイルで突き進む必要はありません。
ですから、新しい従業員に重要な責任をすぐに負わせてはいけません。彼らはどんな仕事でもうまく処理できるかもしれませんが、「あなた」が彼らを信頼する必要があります。あなたの信頼がなければ、チームはうまく機能しません。時間をかけて仕事を他の人に引き継ぎ、信頼を育てていきましょう。
