『リモートワークで成功する方法』（2021年）は、リモートワークを実践するためのガイドブックです。組織と個人の両方に向けたヒントを網羅し、リモートワークのメリットから成功裏に導入するための手順、そしてそれを容易にするツールやコツまで幅広くカバーしています。
この要約から得られること：リモートワークを自分の味方につけよう！
新型コロナウイルスのパンデミック以前、ほぼ全員が自宅で働く世界を想像できた人はほとんどいませんでした。しかし、世界中でロックダウンが実施された結果、何百万もの企業が「史上最大のリモートワーク実験」とも呼ばれる状況に置かれたのです。
その結果、どうなったでしょうか？ 数え切れないほどの組織が、リモートワークは可能であるだけでなく、ある面ではより優れていることに気づきました。例えば、テクノロジー大手のTwitterは、パンデミック終息後も従業員が在宅勤務を続けられることを発表しました。他の企業も追随する可能性が高いでしょう。
しかし、リモートワークを成功裏に導入するには、発表だけでは不十分です。そこで、この要約が役に立ちます。リモートワークを実践する組織や従業員が成功するための実践的なアドバイスを提供します。
この要約で学べることは以下の通りです。
- オフィスでの気が散る要素によってどれだけの生産性が失われるか
- リモートワークスペースにおいて心理的安全性がなぜ重要なのか
- 孤独感と戦うために組織と個人ができること
リモートワークは企業と従業員の双方に大きなメリットをもたらす
2020年3月、新型コロナウイルスは世界中の人々にとってリモートワークを新常態に変えました。しかし、自宅の快適な環境から仕事を始めることは、それほど新しいことではありません。リモートワークは何年も前から増加傾向にありました。例えばアメリカでは、過去10年間で90パーセント以上増加しています。
そして、この人気拡大の理由はシンプルです。リモートワークは実際に効果があるのです！ 監督なしで放置された従業員がどれほど生産的でいられるのか疑問視する人も多く、実店舗型のオフィスが企業の信頼性を高めると考える人もいます。しかし、早期導入企業はリモートワークから得られるものが多いことを何年も前から知っていました。
ここでの重要なポイントは、リモートワークは企業と従業員の双方に大きなメリットをもたらすということです。
では、一体何がリモートワークをそれほど素晴らしいものにしているのでしょうか。まず、毎日オフィスに通勤しなくてよいことは、従業員の貴重な時間を節約します。世界中で住宅費が高騰しているため、多くの人が職場の近くに住む余裕がありません。そのため、通勤にますます多くの時間を費やしています。例えばイギリスの労働者は、1日平均2時間を通勤に費やしています。
通勤だけが理想的でないわけではありません。オフィス自体も生産性を低下させる気が散る要素で溢れており、在宅勤務はその多くを排除します。同僚との雑談にどれほど頻繁に巻き込まれるか、オフィスの騒音や活動が集中力を妨げることを考えてみてください。その時間は積み重なります！ 実際、ガーディアン紙の調査によると、従業員はオフィスでの気が散る要素のために1日あたり約90分の生産性を失っていることがわかりました。
生産性の向上に加えて、在宅勤務は従業員に柔軟性と自律性を与えます。どちらも需要が高いものです。人々は家族と充実した時間を過ごし、世界中を旅し、趣味や副業に取り組むことを可能にする働き方を求めています。そのような働き方を提供する企業は、採用候補者にとってより魅力的です。
採用といえば、リモートワークは組織にとってより大きな人材プールも生み出します。著者らの会社であるアクセラレーション・パートナーズはこの恩恵を受けてきました。完全リモート体制のため、場所に関係なく誰でも採用できます。その結果、8カ国で170人の従業員を雇用しています。そして勝つのは雇用主だけではありません。ロンドンやニューヨークのような物価の高い都市に拠点を置く企業は、経済的資源が限られている人々にとってアクセスしにくい場合があります。リモート採用は、そうした候補者——その多くは有色人種です——にとって競争の場を平等にします。
効果的なリモートワークは優れた組織文化から始まる
あなたがCEOで、リモートワークのメリットを知り、そのアイデアに完全に納得したと想像してください。在宅勤務を導入したいと思う気持ちは強いかもしれませんが、最初に考慮すべきいくつかの重要なポイントがあります。
つまり、リモート環境で優れた成果を上げるには、従業員にしっかりとした基盤が必要です。そしてその基盤こそ、確立された組織文化です。組織文化は、企業と従業員を動かす原則、目標、プロセスで構成されています。誰も監督していなくても、人々が正しい決断を下せるようにするのが組織文化なのです。
ここでの重要なポイントは、効果的なリモートワークは優れた組織文化から始まるということです。
優れた組織文化を構築するには、まず核となる要素——ビジョン、価値観、目標——を定義する必要があります。
ビジョンとは、組織がありたい姿と達成したいことを示すものです。例えばアクセラレーション・パートナーズは、「ワークライフパラダイムを変えながら、パートナーマーケティング革命をリードする」というビジョンを掲げています。そして人々がビジョンに向かって働く中で、その働き方を導くのが価値観です。価値観の例としては、「ポジティブで永続的な記憶を創り出す」「共に成功する」などがあります。
また、組織は価値観が守られていること、そしてビジョンに近づいていることを確認する必要があります。そこで目標が重要になります。目標とは、企業のビジョンと価値観を実現するために必要な主要なステップと成果です。チームから個人まで、誰もが目標を持ち、その目標を達成しているかどうかを測る指標も持つべきです。
優れた組織文化には、あと2つの要素があります。明確さと一貫性です。ビジョン、価値観、目標は、全員が理解できるように明確に、そして十分な頻度で共有されなければなりません。何に向かって働いているのか、何が期待されているのかについて曖昧さがあってはいけません。そして企業のビジョン、価値観、目標は、次々と変わってはいけません。
文化を確立したら、オフィスでも在宅でもその文化の中で活躍できる人材を採用する必要があります。つまり、自社の価値観、ビジョン、目標を信じる人材を採用し、リモートワークに適した特性を持っているかどうかを選考で確認することです。
責任感があり、自発的に行動できるか？ 自律性と柔軟性を重視しているか？ 仕事中心ではない健全な社会生活を送っているか？ このような質問は、リモート環境で幸せに働き、企業のビジョンに向かって熱意を持って取り組む人材を見極めるのに役立ちます。
適切なテクノロジーとマネジメント戦略がリモートワークを円滑かつ生産的にする
さて、文化が効果的なリモートワークの基盤であることがわかりました。しかし、それはあくまで基盤に過ぎません。家を建てるなら、壁、ドア、窓、そして配管や電気システムを追加する段階が来ます。
在宅勤務も同様です。活気あるリモートワークチームを創るには、組織のリーダーは文化を基盤に、プロセス、ツール、戦略を構築する必要があります。これがうまくいけば、規模の大小を問わず、どんな組織でもリモートワークを成功裏に導入できます。
ここでの重要なポイントは、適切なテクノロジーとマネジメント戦略がリモートワークを円滑かつ生産的にするということです。
企業がまず投資すべきものの一つは、人々の効率的なコミュニケーションと仕事を支援するテクノロジーです。コラボレーションと文書の安全な保管のためのクラウドベースのサービス、例えばGoogle Workspaceがこれに含まれます。日常的なコミュニケーションにはSlackやMicrosoft Teamsのようなプラットフォームがあり、Asanaのようなプロジェクト管理ツールはチームがプロジェクトと成果物を追跡するのに役立ちます。
トレーニング教材、社内ポリシー、ベストプラクティスを管理するためのナレッジマネジメントシステムや学習管理システムも有用です。従業員が同僚のところに歩いて行って質問できない場合、そのような情報への容易なアクセスは不可欠です。
テクノロジーの次は、会議戦略を見直すべきです。人々のスケジュールが異なったり、異なるタイムゾーンにいたりすると、会議の設定は難しくなります。そして何時間もビデオ通話に費やすのは疲弊します。そのため、リーダーはどの会議が必要で、どの会議をメールやビデオメッセージに置き換えられるかを評価しなければなりません。その一つの方法は、参加者に会議を1から10のスケールで評価してもらうことです。高い平均評価を得られない会議はおそらく廃止すべきです。
実施が承認された会議は、アマゾンCEOのジェフ・ベゾスが推進するメモ方式でより効率的にすることができます。これは、会議の前に背景情報と論点をまとめたメモを送付する方法です。参加者はより準備を整えた状態で会議に臨み、積極的に関与できるようになり、結果として短時間でより生産的な会議になります。
会議以外でも、リーダーは従業員をリモートでマネジメントする必要があります。目標を使って進捗を追跡し、説明責任を果たさせることに加えて、マネージャーは心理的安全性を確立すべきです。これは、批判や罰を恐れることなく、自由に行動し、問題を提起し、失敗さえも許されるという感覚です。心理的安全性は企業の価値観を通じて伝達し、マネージャーが強化することができます。従業員は、監督なしで働けるほどに快適さと信頼を感じるべきです。
組織のリーダーはリモートワーカー同士の有意義な対面交流を促進する必要がある
リモートワークに伴う懸念の一つは、人々が孤独を感じることです。それはもっともなことです。従業員が毎日一人で働き、実生活で同僚と交流しなければ、会社やチームとのつながりを感じられないかもしれません。さらに、オフィス環境で可能な社会的つながりを逃してしまいます。
しかし、リモートワークは必ずしも孤独になる必要はありません。そして、つながりを築くことを従業員任せにしてはいけません。リーダーは、リモートワークチームを効果的に働かせるのと同じくらい、彼らをつなげることに尽力すべきです。
ここでの重要なポイントは、組織のリーダーはリモートワーカー同士の有意義な対面交流を促進する必要があるということです。
リモートワーカー同士がつながり、絆を深めるのを助ける戦略の一つがハブモデルです。著者らが自社でどのように活用したかを紹介します。彼らは複数の都市をハブとして選び、それぞれの都市で少なくとも10人の従業員を採用しました。これにより、従業員のグループが集まって交流したり、コワーキングスペースで一緒に働いたりすることが可能になります。さらに、これらの拠点の採用候補者にチームメンバーが直接面接して、フィットするかどうかを確認できるという利点もあります。
組織はまた、従業員をときどきオフィスに呼び戻すことでもつながりを生み出せます。リモート化はオフィススペースを完全になくすことを意味する必要はありません。むしろ、オフィスはブレインストーミング、トレーニング、チームビルディングなど、対面で行うほうがはるかに効果的な仕事や活動に利用できます。ファイルホスティング企業のDropboxは2020年後半にこの道を選び、オフィスをチームの集まりとコミュニティ構築のために特化して再設計すると発表しました。
そして、定期的な対面会議を奨励することに加えて、リーダーは組織全体を一堂に集める年次イベントの開催も検討すべきです。例えば、リモート型のウェブデザイン企業であるAutomatticは、グランドミートアップと呼ばれる年次1週間のリトリートを開催しています。
このような集まりは、企業のビジョンや価値観と再調整する機会であるだけでなく、深く有意義なつながりを生み出すこともできます。例えば、著者らの会社アクセラレーション・パートナーズが主催したあるリトリートでは、参加者がスピーチをするよう招待されました。彼らは今日が人生最後の日であるかのように装い、それに合わせて話しました。スピーチは非常に個人的で感情的なもので、聞き手が話し手をより深く理解する助けになりました。また、グループ全体の間でより多くのオープンさと脆弱性を促しました。
リモートワークの成果を最大化するには、期待値と境界線を設定し、集中する方法を身につけよう
前述のとおり、リモートワークのメリットの一つは従業員の柔軟性と自律性です。アクセラレーション・パートナーズのアソシエイトディレクターであるソフィー・パリー・ビリングスは、それがどれほど価値あるものかを身をもって学びました。
ソフィーは2017年にリモートワークを始め、彼女自身の言葉を借りれば、それは「劇的に質の高い生活」をもたらしました。疲れる通勤の後にジャンクフードを食べていたのが、健康的な夕食を料理する時間を持つようになりました。何時間も中断なく集中でき、日中に運動もできます。ソフィーは実家から仕事ができるため、遠方に住む家族を以前よりも頻繁に訪ねることさえできます。
しかし、ソフィーのようにリモートワークで充実した生活を送ることは、ただ自然に起こるものではありません。いくつかの意図的なステップが必要です。
ここでの重要なポイントは、リモートワークの成果を最大化するには、期待値と境界線を設定し、集中する方法を身につける必要があるということです。
まず、勤務時間を決めて伝えることで期待値を設定する必要があります。そのために、会議、中断のない作業、趣味や子供の送り迎えなどの個人的な活動に時間を割り当てたスケジュールを作りましょう。そして、そのスケジュールをチームと共有し、それを守ること！ 決められた勤務時間中に一度も対応できなければ、リモートワークにおける信頼を得られません。
スケジュールはまた、エネルギーの管理とより効果的な仕事にも役立ちます。朝のほうが集中できるなら、その時間を集中力の必要な仕事に充て、負担の少ない活動を1日の後半に回すとよいでしょう。
次に、仕事が私生活に溢れ出るのを防ぐために、物理的・精神的な境界線を確立しましょう。まずは、ホームオフィスでもキッチンテーブルの一角でも、専用のワークスペースを作ることから始めます。これは集中するのに役立ち、同居している人にもあなたが忙しいことを知らせます。そして仕事が終わったら、何かリラックスできることをしましょう。短い散歩、瞑想、音楽を聴くことなどです。
スケジュールを整え、境界線を作ったら、いよいよ集中して仕事をする時間です。しかし、これは必ずしも簡単ではありません。家では同僚に邪魔されることはないかもしれませんが、汚れた食器や埃っぽい床などが同じくらい気を散らせます。これを回避する一つの方法は、家事の時間を別に確保することです。また、最初は15分から20分の短い時間でタスクに集中し、徐々に時間を延ばしていくことで集中力を高めることもできます。最終的には、周囲の環境に関係なく、より長い時間集中できるようになるでしょう。
リモートワーク中のウェルビーイングを守るにはセルフケアが不可欠
残念ながら真実なのは、オフィスでもリモートでも、仕事はストレスになり得るということです。
スケジュールを守り、境界線を設けるのがどれほど上手でも、厳しい締め切りや難しい同僚に直面することはあります。ましてや私生活にも独自のフラストレーションがあります。そして、人生のある領域からのストレスは、特に仕事と私生活が同じ空間で行われている場合、簡単に別の領域に染み出します。
このため、リモートワーカーとしてセルフケアを優先することが重要です。セルフケアはストレスを予防・軽減し、ウェルビーイングを向上させ、最高の仕事をするのに役立ちます。
最後の重要なポイントは、リモートワーク中のウェルビーイングを守るにはセルフケアが不可欠だということです。
質の高い睡眠を確保することはセルフケアの重要な部分です。睡眠の質が高いほど、1日の課題に取り組む準備がより整ったと感じられます。
睡眠の質を高めるには、一貫した就寝前のルーティンを確立しましょう。就寝の少なくとも1時間前にはスマートフォンやデバイスを片付けます。これにより、メールやその他の仕事の通知による中断を防げます。その後、読書などリラックスできることをしましょう。就寝前のルーティンを1週間続けるだけで、眠りにつくのが速くなり、朝により休息を感じられるようになります。
日中にストレスを感じたときは、緊張を和らげるはけ口を持つことが重要です。定期的に予定された運動や瞑想の休憩から、数分間の散歩まで何でも構いません。著者の会社のある従業員は、30秒かけて深呼吸をしています。コツは、自分に最も合ったストレス解消法を見つけることです。
睡眠とストレスレベルの管理に加えて、セルフケアにはリモートワークの副作用である孤立感への対処も含まれます。同僚と気軽にランチに出かけたり、給水機のそばでちょっとおしゃべりしたりすることは、在宅勤務では起こりません。そのため、つながりを感じられなくなることがあります。
幸い、計画と努力によって社会的つながりを築くことができます。コーヒー、ランチ、仕事後の飲み会などをバーチャルで開いてみましょう。これらのセッションは、仕事に関係ないことであれば何でも話して絆を深めるために使うべきです。同僚と共通の趣味に特化したチャットグループを始めることもできます。そして最後に、リモートの同僚と時々直接会う計画を立てましょう。これがつながりを強化するのに役立ちます。
まとめ
この要約の重要なポイント：
リモートワークは組織と従業員の双方にメリットをもたらします。企業はより大きな人材プールとより生産性の高い労働力を得られ、労働者は時間、柔軟性、自律性を得られます。
リモートワーカーが役割を果たせるようにするには、組織がビジョンを設定し、明確で一貫した価値観と目標を確立する必要があります。組織にはまた、リモートワークのための適切なツールとプロセスを提供し、社会的つながりの構築を支援する責任があります。同時に、従業員にとっては、効果的なスケジュールとワークスペースを見つけ、仕事も私生活も犠牲にならないように自分自身をケアすることが重要です。
実践的なアドバイス：
メール戦略を見つけよう。
リモートワーカーは、常にメールに返信しなければならないというプレッシャーを感じがちです。これはストレスレベルを高め、より生産的に使えるはずの時間を奪います。幸い、これを防ぐ方法があります。例えば、メールをチェックして返信するための時間枠を割り当てたり、メール管理ツールを使って即時対応が必要なものをフラグ付けしたりすることです。また、緊急でないメールについては、どのくらいの時間内に返信が期待できるかを同僚に伝えて期待値を設定するのも良いアイデアです。
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