テクノロジー業界に革命をもたらしたプロジェクト管理システム「スクラム」のすべてを学びましょう。スクラムは、チームが現実的な計画を立て、継続的なフィードバックを通じて目標を調整できる、独自の適応性と柔軟性を備えたシステムです。スクラムを活用すれば、無駄なストレスや長時間労働なしに、生産性と最終成果を向上させることができます。
この要約から得られる学び：スクラムがテクノロジー業界を永遠に変えた方法
プロジェクト管理システムは、なかなか正当に評価されません。常に注目されるのはスーパースターのエンジニアや美しい製品ばかりです。しかし、エンジニアと製品はどのように結びつくのでしょうか？ 両者が見事に調和し、前進するために何が必要なのでしょうか？
それこそがプロジェクト管理システムの役割です。『スクラム』でジェフ・サザーランドは、時間とコストを大幅に節約できる独自のスクラムシステムを紹介しています。実際、FBIの官僚的な混乱を解決するために使われたほどです。そして今、スクラムは多くのテクノロジー企業の仕事の進め方を変えつつあります。サザーランドは「アジャイル・マニフェスト」の生みの親の一人として知られていますが、この要約では、彼を世界で最も重要な裏方の思考家にしたアイデアを解説します。
この要約を読むことで、次のことが学べます。
- スクラムが戦闘機パイロットから学んだこと
- リーダーはなぜチームに報告すべきなのか
- 今日から最初のスクラムプロジェクトを始める方法
仕事を完遂したいなら、従来のウォーターフォール手法を捨ててスクラムを試そう。
プロジェクトを計画通りに完了しようと意気込んでも、締め切りが近づくにつれて大幅に遅れていることに気づいた経験はありませんか？ 残念ながら、これはガントチャートに象徴される「ウォーターフォール手法」のような従来の管理プロセスを使うとよく起きることです。ガントチャートは、色分けされたバーで異なる工程のタイミングや長さを示すものですが（まるで流れ落ちる滝＝ウォーターフォールのように見えることから名付けられました）、この便利なツールが過大に重視されると、プロジェクトが遅れたときに、スケジュールに合わせるためにリソースを無理やり投入するという本末転倒な事態を招きます。
それは悲惨な結果につながりかねません。例えば、FBIは情報共有を改善し2度目の9/11を防ぐため、VCF（Virtual Case File）という近代化ソフトウェアシステムの導入を計画しました。ガントチャートを使って重要なマイルストーンの期限を設定し、「技術設計」段階が特定の日付で終了すれば、次に「コーディングとテスト」段階が始まるという予定でした。ところが、コードが1行も書かれることなくプロジェクトは頓挫し、何年もの歳月と1億7000万ドルの税金が無駄になりました。
このような失敗がウォーターフォール手法で定期的に起きるため、多くの組織が代わりに「スクラム」プロジェクト管理システムを採用しています。スクラムはチームビルディングと継続的なフィードバックが特徴で、その名前もラグビーでチームが一丸となってボールを前に運ぶ「スクラム」に由来し、全員が同じ明確な目標に向かって協力することを示しています。実際、FBIが次の大規模近代化プロジェクト「Sentinel」にスクラムを適用したところ、より少ない期間、少ない人員、低いコストでシステムの導入に成功しました。スクラムの核となる思想をもっと知りたいですか？ 読み進めてください。
効果的なプロジェクト管理の鍵は、優れたチームワークを促進すること。
プロジェクトに取り組むとき、成功の最大のチャンスはチームがいかに協力し合うかにかかっています。そしてマネージャーとして、次の4つの変化でチームのパフォーマンスを向上させることができます。まず、目標を達成する方法はチームメンバー自身に決めさせましょう。たとえば、NPRがエジプトの「アラブの春」で受賞した報道も、取材を担当するスタッフに自律性が与えられていたからこそ実現しました。チームはストーリーの制作方法をすべて自分たちで決定し、エジプトの官僚主義や翻訳、安全の問題などを協力して乗り越えたのです。
もうひとつの改善策は、チームが個人で成し遂げるよりもはるかに大きな成果を出せること、つまり「全体は部分の総和よりも大きい」ことを認識し、チームに広い目的意識を持たせることです。スタッフの期待水準を引き上げ、全員が同じ共通目標に向かっている状態にしましょう。NPRがアラブの春で成功したのも、この一生に一度の出来事がジャーナリストたちに高い使命感を与えた要因の一つでしょう。
チームワークを高める3つ目の変化は、別々のチームが定期的に成果を共有し、新しい自立的なチームを作ることです。プロジェクトに必要なすべてのスキルを備えた「クロスファンクショナル（多機能）なチーム」であることが重要だからです。最終製品に焦点を当てる以上、スキルや考え方、経験の多様性がより良い結果をもたらします。そして最後に、チームのサイズを小さくすることです。ほとんどのチームには7人（±2人）が理想的です。人数が増えるとコミュニケーションチャネルが増えすぎて、脳が処理しきれなくなり、互いの作業を把握するだけで多大な労力がかかり、全体のスピードが落ちてしまうからです。
定期的なフィードバックの仕組みを作り、プロジェクトを軌道に乗せよう。
ご存知の通り、人間は物事にかかる時間の見積もりが下手で、それが大きなプロジェクト管理上の問題を引き起こします。幸いなことに、スクラムでは「スプリント」と呼ばれる仕組みでこの問題に対処します。スプリントとは、特定のタスクに集中する短い作業期間（1～4週間が最適）のことです。スプリントの後、チームは進捗を確認し、目標を調整してから次のスプリントに取りかかります。
このプロセスの最大の利点は、問題に素早く対応できることです。定期的にチェックインすることで、次のスプリントに向けて目標を再調整できます。その結果、何カ月もかけて取り組んだ仕事が結局無駄になるという事態を防げます。効率的に使うには、1スプリントで1つのタスクに集中しましょう。スプリント期間が短いため、効果的に集中できます。また、一定の作業リズムを確立することも助けになります。1週間のスプリントの次に3週間のスプリントを行うといった不規則なサイクルは避けてください。時間管理をさらに改善する方法として「デイリー・スタンドアップ」があります。毎日同じ時間に行うミーティングで、常に同じ質問を投げかけます。「昨日、スプリントの完了を助けるために何をしたか？」「今日は何をするか？」「どんな障害に直面しているか？」。全員が立ち上がったまま、ミーティング全体を15分以内に収めましょう。
著者の友人エールコ・ルステンブルグは、自宅の改装時にデイリー・スタンドアップを実践しました。プロジェクトはわずか6週間で、しかも予定通りに完了しました。毎日の短いミーティングが、すべての作業員を集め、進捗を話し合う場となったからです。エールコの成功を目の当たりにした隣人は、同じ職人たちを雇って自分たちの家でも同じ工事を再現しようとしましたが、スクラムを使いませんでした。すると、エールコが6週間で終えたプロジェクトに3カ月もかかってしまったのです。
目標達成の妨げとなる「無駄」を徹底的に排除しよう。
ここでスクラムのもう一つの核となる考え方、「無駄」の排除にたどり着きました。無駄とは、目の前のタスクの完了を妨げるすべてのものを指します。
まず、一度に1つのことに集中してプロジェクトを完了させましょう。マルチタスクは魅力的に見えますが、時間とエネルギーを浪費するだけです。運転中のテキストメッセージのようなプロジェクト管理を本当に推進したいですか？ また、自分たちが作り出したものを実際に使うことも無駄の排除につながります。使わなければ、苦労の成果を見ることなく努力を費やし、時間とお金を無駄にしてしまいます。ゼネラル・モーターズが2012年にレイオフを開始したとき、75億ドルもの売れ残ったトラックが塩漬けになっていたために大きな損失を被りました。
さらに、ミスをしたらすぐに修正すること。後回しにすると、必ずもっと時間がかかるからです。実際、アメリカのスマートフォンメーカーPalmの調査によると、発生から3週間経ったバグを修正するには平均24時間かかるのに対し、同じバグを発見当日に修正すればわずか1時間で済むと判明しました。この差が生じる理由は、時間が経つとバグを引き起こした様々な要因を思い出すのに膨大な時間が無駄になるからです。従業員の過重労働も排除すべき無駄です。働き過ぎて注意が散漫になるとミスが起き、そのミスが他の人の集中を妨げてさらなるミスを生む悪循環に陥ります。
その意味で、労働時間を減らし、休暇を取り、昼食をオフィスの外で取ることは、全員を幸福にし、仕事の質を向上させ、最終的に生産性を押し上げます。研究者グループは、イスラエルの裁判官が休憩の後により理にかなった判断を下す一方、エネルギーが低下する休憩直前には不合理な決定を下しやすいことを実証しました。無駄を避けるいくつかの方法を述べましたが、最も重要な指針はシンプルです。「合理的であれ。不可能な目標を設定して従業員のモチベーションを浪費してはいけない」。危機やヒヤリハットの連続は、従業員を燃え尽きさせるだけなのです。
生産性を高めるには、従業員の幸福度を上げよう。
幸福と成功はどのようにつながっているのでしょうか？ 実は「人は成功しているから幸せなのではなく、幸せだから成功する」のです。この原理を体現する好例がザッポスです。驚異的な成長を遂げるこの小売業者は、つながり（コネクション）を重視したさまざまなプログラム、たとえばブートキャンプ型の導入研修や社内の「徒弟制度」などを通じて学習と成長を促し、従業員の幸福を維持しています。この方針のおかげで、ザッポスは前年比124％成長という成果を得ています。
幸福を促進するもう一つの価値は「可視性」です。可視性は秘密主義の反対です。秘密主義は疑心暗鬼や不信を生み、モチベーションとパフォーマンスを低下させる有害なものです。秘密を避けるだけでなく、プロジェクトを誰からも見える場所に置くことで可視性を高められます。スクラムボードを作り、「バックログ」「To Do」「進行中」「レビュー中」「完了」の列にすべてのプロジェクトを表示すれば、どのプロジェクトが動いていて、どのプロジェクトが停滞しているかが一目でわかり、従業員が最も必要とされている場所に助けに入る機会を提供できます。
可視性を改善するもう一つの方法は、各スプリントの終わりに「カイゼン（改善）」を見つけることです。そのために、スプリント後に「スプリント・レトロスペクティブ」を実施します。チームに次のような質問を投げかけましょう。
- 会社での自分の役割について、1～5の5段階でどのように感じていますか？
- 同じ尺度で、会社全体についてどのように感じていますか？
- そう感じる理由は何ですか？
- 次のスプリントであなたをより幸せにするための、たった一つのことは何ですか？
特に最後の質問への回答に注意を払い、可能であればすぐに改善を実行してください。そうすることでチーム内の信頼と幸福が促進され、最終的により良い結果につながります。
プロジェクト管理の要は「優先順位付け」。
スクラムの最後の核となる価値は、優先順位の付け方を知ることです。そして、何をいつ行うかを決めるのが「プロダクトオーナー」のまさに仕事です。まず、スクラムモデルには次の3つの役割があります。
- チームメンバー
- スクラムマスター：チームが効果的に協力する方法を見つける手助けをする
- プロダクトオーナー：プロジェクト全体のビジョンに責任を持ち、バックログを管理し、各スプリントの方向性を定める
そして、プロダクトオーナーが効果的に役割を果たすには、次のような特性を備えている必要があります。
- 担当する市場についての知識
- 経営陣の干渉なしに意思決定できる権限
- チームメンバーに何をすべきかを説明できる可用性
- 最終製品、または生み出された収益に対する説明責任
プロダクトオーナーの役割は、トヨタのカローラのような自社製品ラインに責任を負う「チーフエンジニア」に触発されたものである点は注目に値します。カローラのチーフエンジニアはカローラチームを編成しますが、メンバーは実際にはチーフエンジニアに直属しません。むしろ、チーフエンジニアの役割は、ビジョンを創出し、チームがそれを共有すべき理由を説得することで、プロジェクトを導くことにあります。
スクラムシステムにおいて、プロダクトオーナーはリアルタイムのフィードバックに基づいて意思決定するために「OODAループ」を使います。OODAは、Observe（観察：現状を把握する）、Orient（方向付け：より多くの可能性を生み出す方法を評価する）、Decide（決断）、Act（実行）の頭文字です。この4つのステップを終えたら、再びObserve（以前の行動の結果を評価する）から始めます。戦闘機パイロットは実際にこのプロセスで訓練されています。まず現在の危険を評価し、態勢を修正し、次に何をすべきかを決め、最後にその行動を実行し、再びループを最初から始めるのです。プロダクトオーナーは、次にどのスプリントに着手するかを決める際に、まさにこのプロセスに従うべきです。
これらのシンプルな手順で、最初のスクラムプロジェクトを立ち上げよう。
スクラムがプロジェクト完了にどう役立つかを見てきたところで、自分の職場でこのシステムを実装するにはどうすればよいでしょうか？ いくつかの簡単なステップがあります。
- プロダクトオーナーを選ぶ。
- チームを選ぶ。1チームにつき5～9人程度であること、プロジェクトに必要なすべてのスキルを網羅していることを忘れずに。
- スクラムマスターを選ぶ。すでにこの要約を読んだ人が望ましい。この人は、良いスクラムの手法を維持する方法を全員にコーチングする責任を担います。
- 「プロジェクトバックログ」を作成する。つまり、完了する必要のあるタスクのリストです。最も価値が高くリスクが最も低いタスクをバックログの上位に移動します。そのために、「どのタスクがビジネスに最も大きな影響を与えるか？」「顧客にとって最も重要なのはどれか？」「最も収益を上げるのはどれか？」「最も簡単に完了できるのはどれか？」と自問します。もちろん、現実的に達成できることや、自分が情熱を感じることにも注意を払ってください。
- バックログにあるすべての項目が、実際にスプリントで実行可能であること、つまり達成に1カ月以上かからないことを確認する。
- 最初のスクラムミーティングを開き、最初のスプリントを計画する。
- すべての仕事を見える化するために、スクラムボードを作成する。
- 最初のスプリントがスムーズに進むように、デイリー・スタンドアップミーティングを開く。
- スプリントが完了したら、スプリントレビューを開催し、チームが実際に使えるものを生み出したことを実証する。このミーティングは、役員や管理職を含め、参加したい人なら誰にでも開放してください。
- スプリント・レトロスペクティブを開き、将来のスプリントでチームを支えるために実行可能な改善点を見つける。
- これがすべて完了したら、次のスプリントに進む！
最終的なまとめ
重要なメッセージ：スクラムシステムは、チームビルディングや透明性といった従業員に優しい原則に基づいているため、会社をより幸福で生産的にします。
スクラムの核となる考え方は、継続的なフィードバックのプロセスを創り出すことです。
だからこそ、一貫して目標を見直し、改善し続ける限り、あなたは正しい方向に進んでいるのです。
さらに読みたい方へ：アリ・マイゼル著『Less Doing, More Living（より少なく、より豊かに）』
『Less Doing, More Living』は、睡眠から仕事まで、人生のあらゆる領域で効率的になるための基本的なツールと方法を概説しています。その究極の目標は、労働時間を20％に抑え、残りの80％をレクリエーションや自己啓発に充てられるようになることです。
