『5つの選択』（2016年）は、驚異的な生産性とは「より一生懸命働くこと」ではなく「より賢く働くこと」であると教えてくれます。意思決定プロセスを合理化し、重要な仕事に集中し、エネルギーを管理する方法を学ぶことで、生産性と仕事の質に大きな変化が生まれます。
この本から得られるもの——驚異的な生産性の秘密を学ぶ
スマートフォンに生産性アプリはいくつ入っていますか？1つかもしれませんし、もっと多いかもしれません。多くの人がテクノロジーを使って、より多くのことを成し遂げようとしてきました。うまくいった人もいるでしょうが、ほとんどの人にとってその効果はわずかです。
真実は、驚異的な生産性（燃え尽きることなく成果を上げること）は、プログラミングや電子機器の産物ではないということです。人間の脳の驚くべき力こそが、私たちをより生産的にしてくれます。機械から解放され、自分の頭の中にあるものを使い始める必要があるのです。
ここでは、あなたの眠っている驚異的な生産性を解き放つための5つのステップを紹介します。以下のことがわかるでしょう。
- 情報の4つのタイプ
- 緊急性が重要性と同じではない理由
- スマートフォン以上に自分の体を大切にすることが重要な理由
本当の生産性を手に入れるには、重要だが緊急ではないタスクに集中する
多くの人と同じように、あなたも仕事時間の半分をメールのチェックに費やしているのではないでしょうか。ご存じの通り、こうした気の散りは生産性に大きな悪影響を及ぼします。
気の散りを防ぐには、タイムマトリクスという生産性ツールを使ってタスクを整理しましょう。これは4つの象限からなり、それぞれが時間の異なる部分を表します。
Q1は重要かつ緊急な仕事です。たとえば、緊急事態や直前に来た依頼に対応する時間がこれにあたります。
Q2は、緊急ではないけれど重要なタスクに取り組む時間です。たとえば、来週の重要な戦略会議のためのレポート作成などです。
Q3の時間は、緊急だけど重要ではない仕事のための時間です。たとえば、絶えずメールをチェックするようなことです。
そして最後に、Q4は無意味なことに無駄にしてしまう時間です。スマートフォンのゲームやFacebookのチェックなどがこれにあたります。
総じて、もっとも多くの時間をQ2に費やすべきです。なぜなら、Q1やQ3にいるときは生産的な気分になるかもしれませんが（緊急の対応をしていますからね！）、実際はそうではないからです。私たちは「緊急」と「重要」を混同しがちで、その結果、最高品質の仕事にはほとんどつながりません。（証拠として、これまでにあなたが送ったであろう、綴りの間違いがある慌てて書いたメールを思い出してみてください。）
一方で、Q2にいるときこそ最高の仕事ができます。ただ目の前のことに反応するのではなく、集中して考えることができるからです。
ですから、この象限にとどまるためには、「一時停止→明確化→決断」の方法を使い、そのタスクが重要かどうかを合理的に判断しましょう。
たとえば、新しいメールを開く前に、少し立ち止まって考えてみてください。「このメールは誰から来たものか？件名は何か？すぐに対応する必要があるか？」最後の質問の答えが「ノー」なら、別のことに集中しましょう。
役割を定義し、達成可能な目標を設定して、生産性を高め重要な仕事を完了させる
ここまでで、ほとんどの時間を重要な仕事に集中すべきだと学びました。しかし、そもそも「重要な仕事」とは一体何でしょうか？業務的なタスクでしょうか？それとも創造的なタスクでしょうか？
それは状況によります。結局のところ、たいていの仕事には、たった一つの役割やタスク以上のものが含まれています。日によって、どの役割がより重要かは変わってくるのです。
理想的には、その日一番重要度の高い仕事に集中すべきです。たとえば、ある日はクライアントに集中する必要があるかもしれません。また別の日には、従業員が優先になるでしょう。
こうした別々の役割をうまくやりくりして仕事を完遂するには、自分が被るそれぞれの帽子（役割）に対して、役割タイトルと役割ステートメントを作ると効果的です。
これらの用語を定義しましょう。役割タイトルは今の自分の焦点を定義し、役割ステートメントは自分が到達したい場所を示すものです。
たとえば、あなたがライン・マネージャーと防火管理者に加えて、Web開発者でもあるとしましょう。Web開発者という役割に対しては、役割タイトルは「プロフェッショナルなWeb開発者」になるかもしれません。次に、動的な役割ステートメントを作りましょう。たとえば「2つのプログラミング言語を習得することで、優れたWeb開発者になることを目指します」といったものです。
ステートメントに沿って進むために、達成可能な目標を設定しましょう。この場合の目標は「今後2か月で2つのプログラミング言語を学ぶ」というものになるでしょう。2か月後、目標達成に向けてどれだけ生産的に取り組めたかを評価します。
役割、タイトル、目標を明確に定義することで意思決定管理を改善してきました。次は、注意力管理のスキルを磨いていきましょう。
来週の重要な仕事を完了させるためのスケジュールを作る
土砂崩れで幹線道路がふさがれていて、あなたはすべての岩や石を取り除くように頼まれたと想像してください。どう取り組みますか？
まず一番大きな岩を動かすことから始められるでしょう。それは大変な作業ですが、道を空けるには最速の方法です。一方で、砂利や小さな石を動かすことから始めることもできます。そちらの方が簡単であることは確かですが、時間がかかります。
このシナリオでは、最初に大きな岩に集中するのが最も生産的な選択です。しかし、疲れてくるとすぐに、砂利の方を動かし始めてしまうかもしれません。
これはQ2で働く経験の良い比喩です。最も重要なタスクだけに集中しようと計画しても、疲れてくると、より小さくて重要でないタスクに手を出してしまいがちなのです。
この生産性の低下をどう避ければよいでしょうか？まずは、守れる計画を立てることから始めましょう。それがマスタータスクリストです。来週の重要な仕事を計画し、追跡することができます。
紙でも電子的でも、やるべきことをすべて計画します。たとえば、プログラミング言語を学ぶ時間のブロックをスケジュールに入れましょう。そして、「緊急」のメールや電話など、予定外に発生する細かいこと（砂利）のためのスペースを毎日作っておきます。
最終的に、マスタータスクリストを使えば、頭の中のすべてを紙（またはコンピュータ）の上に書き出し、より明確に見えるようになります。
この方法は計画を守りやすくもします。タスクに日付と時間を設定すると、それを完了するための時間がちゃんとあると感じやすくなるからです。
しかしもちろん、タスクリストを管理するための時間も必要です！ですから、週に30分、毎日10分を計画の時間として確保してください。
意思決定プロセスを合理化して、本当に重要なことに集中する
人生の大きな決断をコンピュータに任せようと思ったことはありますか？もちろんないでしょう。何が自分にとって重要かを本当に知っているのは、自分だけだからです。
では、意思決定プロセスを合理化し最適化するために、実際に何ができるのでしょうか？
その質問に答える前に、まずあらゆる決断を構成する4種類のインプットについて考えてみましょう。
- 予定されたタスク：来週の部署会議のような予定
- 予定外のタスク：上司のオフィスに昇給の交渉に行くようなこと
- 連絡先：クライアントや従業員、競合他社に関する情報
- メモ：次の会議で話し合いたい、タスクに関する情報。たとえば競合他社から流出したレポートなど。
これら4つのインプットは異なる種類の情報を表しており、それぞれを適切な場所（カレンダー、ToDoリスト、連絡先リスト）に振り分けるのはあなた次第です。そして、これらの異なるリストを一か所にまとめ、すべてを関連付けることが重要です。
たとえば、カレンダー（今後の会議と関連するメモのリストを含む）を連絡先リストと結び付けて、参加者にすぐ連絡できるようにしましょう。
この情報の管理方法がわかったら、整理のプロセスを助けてくれる適切なテクノロジーツールを探し始めましょう。
たとえば、メールを自動的に振り分けるフィルタを設定できます。何しろ、平均的なオフィスワーカーは1日に121通のメールを受け取り、その多くは時間の無駄になるスパムメールなのです。
言い換えれば、基本的な判断はテクノロジーに任せて、自分は重要なことに集中できるようにするのです。
最も効果的な生産性システムも、心と体をケアしていなければ役に立たない
これまで多くの貴重な生産性テクニックを取り上げてきましたが、まだ触れていない重要なポイントが一つあります。最も効果的な生産性システムも、自分自身のケアをしていなければ役に立たないということです。
なぜなら、最終的に、正常に機能する体こそが生産性に不可欠だからです。そして自分自身、特に脳をケアする最善の方法は、エネルギー管理です。
脳は体重のわずか2％しか占めていませんが、エネルギーの20％を消費します。ですから、脳に供給するための十分なエネルギーを確保する必要があります！しかし残念ながら、現代生活はこの点でエネルギーを消耗させます。たいていの人は働きすぎ、睡眠不足、不健康な食事、絶え間ないストレスにさらされています。つまり、私たちはエネルギー管理に失敗しているのです。
しかし、必ずしもそうである必要はありません。状況を変えるためには、エネルギーが3つの源から来ていることを理解する必要があります。
エネルギーの一つ目の源は、力強い目的です。これは、生産的な仕事をすることで得られる内発的モチベーションを指します。やりがいのあること（チャリティ活動など）や、仕事をやり遂げた満足感から得られるものです。
しかし、自分が価値を置き楽しめる仕事があればこの源からエネルギーを得られますが、それだけでは十分ではありません。物理的な体からもエネルギーを引き出す必要があります。私たちの体は一日中座っているようにはできていません。エネルギーレベルを維持するには、体を動かすことが必要なのです。
最後に、つながりが三つ目の重要なエネルギー源です。気づいていないかもしれませんが、エネルギーは社会的なつながり（つまり人間関係や友情）の健全さに大きく依存しています。ですから、他者との強い結びつきを育み維持する時間を取ることが非常に重要です。
まとめ
重要なポイント：
変わる意志さえあれば、誰でも生産性を高めることができます。それは、より長く、よりハードに働くことではなく、より賢く働き、重要なことに集中することです。そしてまた、生産的であるためのエネルギーを持つために、心と体をケアすることなのです。
実践的なアドバイス：
メールに圧倒されていると感じたら、1時間かけて受信箱を整理しましょう。
古いメッセージをアーカイブし、残りを分類します。そして、今後は自動的に振り分けてくれるフィルタを設定しましょう。そうすれば、再び圧倒されることはありません。
忙しいときでも、運動とバランスの良い食事を心がけましょう。
やることがたくさんあると、運動の習慣をさぼりたくなります。しかし、その怠慢は裏目に出ます。驚異的に生産性の高い人は、自分自身をケアし、毎日の健康のための時間を作り出しています。
次に読むべき本：スティーブン・R・コヴィー著『7つの習慣』
日々の生産性を劇的に変える方法を学びました。しかし、自分が目指している目標が正しいものであることをどう確かめられるでしょうか？何しろ、方向性を間違えたまま生産性を最大化しても意味がありません。
そこで役立つのが『7つの習慣』です。スティーブン・R・コヴィーのベストセラー大作は、自分にとって大切な価値観を中心に習慣と目標を築く方法を説明しています。なぜ誰もが感情銀行口座を開くべきかを含め、詳しくは『7つの習慣』の要約をご覧ください。
