『減らす力』は、レオ・バボータの理想である生産的ミニマリズムを紹介しています。彼のアプローチは、長期的な変化をもたらす鍵として、良い習慣の形成に主に焦点を当てています。
効果的に仕事をしたいなら、本質に絞ろう
今日の世界では、私たちは誰もがかつてないほど多くのことを行い、消費し、生産しています。毎日のように情報の洪水にさらされ、何か行動を促す何十通、何百通ものメールや電話を受け取っています。
私たちの多くは、本質的なものと非本質的なものを区別しないまま、あらゆることに気を配り、あらゆる場所に存在しようとエネルギーを費やしています。生産性向上のテクニックは、毎日できるだけ多くのことをこなせるように設計されています。
しかし、やることが多いことと、実際に多くを成し遂げることは同じではありません。ほとんどの場合、やることが多い人ほど、重要ではない不必要なことに多くの時間を費やしてしまいがちです。
それを防ぐためには、自分に制限を設け、本質的なことに集中するよう自分を強制しなければなりません。
本質的なものに自分を限定することで、最小限の努力で最大のインパクトを達成することができるのです。
自分を限定する人は、人生のあらゆる分野で本当に大切なことに集中することを学びます。1日に取り組むことを意識的に少なくすることで、本当に重要なことをしっかりと成し遂げられるのです。20のプロジェクトを同時に進めるのではなく、最も重要なプロジェクトに焦点を絞ることで、少数のプロジェクトを迅速かつ成功裏に完了させることができるからです。
意識的に自分を制限することは、本当に前進させてくれることに効果的に取り組むことを、私たちに強制してくれます。
必要なことに集中したいなら、優先順位を明確にしよう
本質に集中したいなら、自分にとって何が本質的かを正確に把握する必要があります。自分にとって欠かせないものがわかれば、人生から余計なものを取り除き始めることができます。
何が本質的かどうやって見分ければいいのでしょうか？ それがあなたの人生をどう変えるか、長期的な目標と合致しているかを判断することです。その際、自分に適切な質問をすることが役立ちます。例えば：
- 私の価値観と目標は何か？
- 私にとって何が重要か？何を愛しているか？
- 私の人生に最も大きな影響を与えているものは何か？
- 長期的に見て最も大きな影響を持つものは何か？
- 本当に必要なものは何か？単なる欲求は何か？
これらのことを明確にするために、一歩引いて人生を外側から観察する時間を習慣的に持つようにしましょう。
これは人生のあらゆる分野に当てはまります。自分にこう問いかけることもできます：
- 私の主な目標は何か？
- 私の義務の中で本当に不可欠なものはどれか？
- 私のプロジェクトのうち、長期的な目標と合致しているのはどれか？
- 私の人生に本当に必要なメールの量はどれくらいか？
- 本当に必要な持ち物は何か？
自分の優先順位を知っていれば、すべてのタスク、プロジェクト、その他の義務がどれほど重要かを判断できます。これらの重要な問いについて明確な考えを持つために時間を投資する価値は十分にあります。
優先順位を生きよう：決断を下し、それを明確にしよう
制限なく生きることは、与信限度額なしで買い物をするようなものです。本当に重要なことに集中できるようになる唯一の方法は、予算を立てることを強いられることだからです。
自分を制限することで、人生の重要なことにエネルギーを集中できます。言い換えれば、実際には価値のないことに時間とエネルギーを無駄にするのをやめられるのです。
この本質は、実は自分を制限することではありません。むしろ、意識的に制限を設けることで、重要なことをするための時間とエネルギーを解放し、重要でないものを取り除くことができます。重要でないプロジェクトを手放すことで、大切な人と過ごす時間を確保できるのです。
例えば、家族が最優先事項なら、空き時間を子どもと過ごす代わりに、知り合いに頼まれた雑用をこなすために無駄にすべきではありません。それはつまり、私たちの時間は限られており、優先順位が明確であることを周囲に理解してもらう必要があるということです。そうすれば、周囲の人々は私たちの時間とエネルギーを尊重し、重要でないことで私たちを煩わせなくなります。
「ノー」と言うことを学んだ人は、本人が考えるほど他人を怒らせるものではありません。むしろ、身近な人たちから尊敬を得ることがよくあります。周りの人たちは、私たちがどんな願いも叶えられないこと、些細なことで大切な仕事から逸らされないことを理解するからです。
だから私たちは、優先順位をつけ、ノーと言い、自分の限界を他人に明確に伝えることを学ばなければなりません。
人生を変えたいなら、習慣を変えよう
自分自身に永続的な変化をもたらしたいなら、新しい習慣を形成し発展させることを学ぶ必要があります。
それは、一度に一つの習慣に絞って取り組むときに最もうまくいきます。毎日一つの新しい習慣を実行できるようになれば、それが自然なものになります。
モチベーションが失われないようにするために、自分の計画を他人に話すべきです。理想的には、同じように習慣に取り組みたい人たちと力を合わせ、お互いにサポートし合うことができれば最高です。
グループ、つまり自分を監視してくれる聴衆ができれば、新しい習慣をサボったり途中でやめたりするのは格段に難しくなります。毎日進捗報告を書くことを自分に課せば、毎日新しい習慣に取り組む可能性が高まります。
そうする間、測定可能な目標を設定すべきです。ただし、目標は達成できないはずがないほどシンプルにしましょう。そうすれば、失敗によるモチベーション低下を防ぐことができます。
多くの人に生活のポジティブな変化をもたらす習慣には、以下のようなものがあります：
- 1日に2回だけメールをチェックする
- 毎朝、その日の最も重要な3つのタスクをこなす
- 毎日5〜10分の運動をする
- 毎日果物を食べる
習慣はゆっくり、確実に育てよう
私たちのほとんどは、小さく始める代わりに、すべてを一夜にして変えたいと思いがちです。その結果、失敗し、挫折して諦めてしまいます。だからこそ、永続的な変化をもたらす計画は、これほど頻繁に失敗に終わるのです。
しかし、そうである必要はありません。習慣を作る鍵は継続性です。そして継続性を実現するには、小さく始めて目標に向かってゆっくり進むことが最も効果的です。
新しい習慣を身につけたいなら、小さく始めるほど成功の見込みが高まります。前述の通り、大きな変化は失敗につながりやすく、失敗はやる気を失わせ、計画を投げ出したくなります。
変化が最も成功するのは、一つの新しい習慣にコツコツと取り組むときです。熱意が尽きないように、非常に小さなステップで進み続けましょう。
例えば、毎日運動する習慣を身につけたいなら、1日5分の運動から始めても全く問題ありません。それくらい少なければ、確実にできるはずです。このテクニックを使えば、途中でたくさんの小さな成功体験を味わいながら、進歩を続けることができます。
習慣は変化の核心にあり、継続性は新しい習慣を作るための秘密の材料です。
一度に一つの成功に集中しよう：目標、サブ目標、プロジェクト、タスクで考える
目標を設定するのは簡単ですが、達成するのは指数関数的に難しくなります。エネルギー、集中力、モチベーションが必要ですが、それらはすべて限られた量しかありません。
だからこそ、一つの特定の目標だけに集中するとき、何かを達成する可能性が最も高くなります。例えば6〜12か月で達成できる目標があるなら、すべてのエネルギーをその一つの目標の達成に注ぐのが理にかなっています。
メインの目標達成に一歩近づくために、それをより短い期間（例：1週間）で達成できるいくつかの小さなサブ目標に分割しましょう。毎週サブ目標を達成することで、毎週メインの目標に一歩ずつ近づきます。
次に、実際に行う作業のためのプロジェクトを特定します。プロジェクトの終了時までに達成したい具体的な状態を定義する必要があります。この状態を達成するために、できるだけ早く片付けられる具体的なタスクをいくつか作成します。理想的には、各タスクは30分で終わるくらいの短さがよいでしょう。
すべてのプロジェクトを確実に終わらせるために、一度に取り組むのは多すぎないようにしましょう。プロジェクトは3つまでにし、この3つが完了するまで新たなプロジェクトを始めないでください。
これらのプロジェクトがメインの目標と関連していればいるほど、良いでしょう。
集中を保とう——今を生き、すべてのタスクに完全に集中する
集中はあなたの最も重要なツールです。
タスクを行うときは、重要なこと、本質的なことに集中しましょう。1日を始める最も効果的な方法は、最も重要なタスクから取り掛かり、次に2番目に重要なタスク、という具合に進めることです。
一つのタスクに取り組んでいる間は、その一つのタスクに完全に集中しましょう。マルチタスクと絶え間ない中断は、あなたを非効率にします。
気が散りそうになったら、少し立ち止まり、深呼吸をして、その一つの活動に完全に意識を向け直しましょう。
作業の妨げになるようなふとしたアイデアやその他の邪魔に備えて、ノートや紙を常に手元に置いておきましょう。そうすれば、頭に浮かんだことを書き留めて、すぐにすべきことに注意を戻せます。
すべてのタスクに完全に集中するためには、今を生きることを学び、過去や未来について絶え間なく考えるのではなく、現在に集中することが重要です。それが私たちを幸せにし、仕事に完全に没頭することを可能にします。
日常生活で「今」に集中する練習をすべきです。食べるときは食べるだけにし、他のことは何もしない。運動するときは運動するだけにし、他のことは何もしない。その一つの活動に完全に集中する練習をすべきです。この種の集中は瞑想のようなもので、今を生き、それを楽しむ助けになります。
毎日、最も重要なタスクから始めよう
私たちが行うのはプロジェクトではなく、タスクです。それを効果的に行うには、一度に一つのタスクに完全に集中する必要があります。マルチタスクは機能しません。
先延ばしやマルチタスクを避けるために、タスクを30分程度で素早く片付けられるほど小さくしましょう。いつも未完了になるのは大きなタスクです。なぜなら、始めるためのハードルが高すぎるからです。
タスクが小さいほど、それに取り組み、完了できる可能性が高まります。
特に効果的な方法は、3つのMIT（Most Important Tasks＝最も重要なタスク）を定義し、他のタスクに取り掛かる前に、朝一番でそれをこなすことです。1日の最初に最も重要なタスクを行うことで、その日残りの時間に何が起ころうとも、目標達成に一歩近づいていることを確実にできます。
MITはできるだけ自分の目標と密接に関連し、目標達成に一歩近づく助けとなるものであるべきです。毎日のMITは前日に定義しておくと、朝一番でそれに取り掛かれます。
メールに費やす時間を最小限にして、効率を上げよう
多くの人と同様に、あなたもおそらくメールの読み書きに時間を使いすぎています。しかし、通常それは目標達成の助けにはならず、そもそも目標と関係があることさえほとんどありません。
だからこそ、メールに費やす時間を最小限に抑えましょう。
まず、すべてのメールアドレスを一つのプログラムにまとめて、受信トレイの数を一つに減らすことから始めましょう。そして、できるだけ素早くメールを処理し、受信トレイを開いたときは常にそれを空にしましょう。
メールのチェックにかける時間を制限するための、さらにいくつかのコツを紹介します：
- 1日に2回だけメールを読むなど、意図的な境界線を自分に設ける
- 生産的に仕事ができる時間にメールを読まず、昼休みや仕事の後に読む
- すべての通知をオフにし、自分が読みたいときにだけメールを読む（送信者が読んでほしいときではなく）
- 無関係なメッセージ（転送された画像やジョークメールなど）をすぐに削除して、受信メールの流入を減らす
- 特定の送信者を振り分けるフィルターを設定する
- 重要でないものを後で（例えば週末に）確認できるフォルダに送る
特に重要なのは、受信トレイをToDoリストとして使わないことです。メールを読んだら、受信トレイから出しましょう。そこにタスクがあれば、すぐに処理するか、別のToDoリストにメモしておきます。
短いメールを書くことも同じくらい重要です。通常、3文あればメッセージは伝わります。短く保つことで、かける時間を大幅に削減できます。
結論
この本の主なメッセージは：
より少ないことは、より豊かなこと。本質に集中することで、より少ない努力で目標を達成し、充実した人生を送るために必要な柔軟性を手に入れることができます。
本書では、以下の問いに答えています：
制限を設けることは、どうすればより効果的な仕事につながるのか？
- 効果的に仕事をしたいなら、本質に絞ろう
- 必要なことに集中したいなら、優先順位を明確にしよう
- 優先順位を生きよう：決断を下し、それを明確にしよう
習慣を作ることは、どうすれば行動を変えられるのか？
- 人生を変えたいなら、習慣を変えよう
- 習慣はゆっくり、確実に育てよう
計画と集中は、どうすればより高い生産性につながるのか？
- 一度に一つの成功に集中しよう：目標、サブ目標、プロジェクト、タスクで考える
- 集中を保とう——今を生き、すべてのタスクに完全に集中する
- 毎日、最も重要なタスクから始めよう
- メールに費やす時間を最小限にして、効率を上げよう
おすすめの関連書籍：アリ・マイゼル著『Less Doing, More Living（レス・ドゥーイング、モア・リビング）』
『Less Doing, More Living』は、睡眠から仕事まで、生活のあらゆる場面で効率的になるための基本的なツールと方法を概説しています。最終的な目標は、仕事に費やす時間を20%に抑え、残り80%をレクリエーションと自己改善に充てられるようになることです。
