1分考える時間（2021年）は、多忙がいかに生産性を害しているか、そして定期的に休憩をとることがなぜ重要なのかを探求する。慌ただしい現代の労働環境に伴う精神的・経済的コストを明らかにし、自分の時間を取り戻す方法を解説する。
私にとって何がある？ 時間をかける勇気を持とう。
もっと生産的で創造的な人生を送りたいと願っていますか？ いつも仕事に全力を尽くしているのに、まだ足りないと感じることはありませんか？ 心当たりがあれば、それはやりすぎで、考えることが少なすぎるのかもしれません。
ここで本書の出番です。忙しい生活の中から時間をとって、休み、考え、回復することの価値を発見できるでしょう。メールから会議、対人関係まで、息抜きのスペースをつくることがどう仕事のパフォーマンスを一変させるのかを探ります。実践的なアドバイスが満載の本書は、より少ない動きでより多くを達成するためのマニュアルです。
この本では、次のことを学びます。
- スマートフォンが友情にどう悪影響を与えるか
- なぜメールダイエットが必要なのか
- 空想が生産性にどう役立つか
私たちはただ考えるスペースを持っていない。
誰もが、そして何事も、息抜きのスペースを必要とする。著者は家族旅行中に火をおこそうとして、それを痛感した。紙や着火剤、薪を積み重ねたが、何本マッチを投げ込んでもなかなか火がうまく燃え上がらなかった。
やがて、彼女はハッと気づく。すべてをきっちり詰め込みすぎて、酸素が循環できなくなっていたのだ。要するに、火には息をするスペースがなかったのである。
私たちの日々は、著者の失敗した焚き火そっくりだ。終わりのないタスクやToDoリストでスケジュールを詰め込みすぎて、自らの潜在能力の炎を燃え上がらせることができなくなっている。
ここでの重要なメッセージは、私たちはただ考えるスペースを持っていない、ということだ。
考える代わりに、私たちは絶え間なく行動している。朝のアラームで目覚めた瞬間から、通勤、メール、会議、そして多くの場合、家族の責任に追われ、あっという間に一日が過ぎる。疲れ果ててまたベッドに潜り込むとき、今日は一体何を成し遂げたのか？と自問する。
こうした感覚に覚えがあるなら、あなたは耳の痛い、しかし貴重な真実に気づいたことになる。忙しいことと生産的であることは同じではない。さらに言えば、忙しすぎると生産性はむしろ損なわれるのだ。
信じられませんか？ 医療業界で活躍する敏腕営業職のリンダの例を考えてみよう。リンダは昇進して喜んだが、その昇進には耐えがたい膨大な仕事量がついてきた。
ぎっしり詰まったスケジュールに対処するため、彼女は毎日の昼休みをやめた。そしてデスクにピーナツバターの瓶を常備し、仕事をしながら食べられるようにした。他にも犠牲を払ったが、それでも仕事ははかどらなかった。
彼女の優れた成果と細部へのこだわり――それこそが昇進の理由だったもの――は、突然低下してしまった。前の役職で享受していたほんの少しの息抜きがなければ、彼女は成長できず、潜在能力は抑え込まれてしまったのだ。
リンダの話を聞けば、彼女が単に忙しすぎたことは容易に理解できる。しかし自分の生活となると、多くの人はやりすぎていることに気づきにくい。息抜きのスペースを求め、楽しむ代わりに、私たちは非常に現代的な罠に陥る。つまり、忙しくしていないと罪悪感を感じ始めるのだ。
経済学者はこの現象を「パフォーマティブな多忙」と呼ぶ。私たちは「忙しいほど良い」というマントラを内面化してしまっている。だが、本当に必要なのは、過密スケジュールという専制に抵抗することだ。その理由をこれから見ていこう。
私たちは周囲に合わせるために働きすぎる。
忙しさへの衝動はどこから来るのか？ その答えの一部は、意外なところにある。アメリカのテレビ番組『キャンディッド・カメラ』だ。製作者たちは、仕組まれた状況に一般のアメリカ人がどう反応するかをこっそり撮影する。あるコントでは、エスカレーターに乗った俳優たちが、一緒に乗った何も知らない一般客のそばで、わざと逆向きに方向転換した。すると信じられないことに、その人も同じことをしたのだ。
おそらくあなたは、定時にオフィスを出て家族や友人の元へ帰りたいと思っているだろう。だが、チームメイト全員が夜の仕事に向けて席に座り込んでいるのを目にする。自分だけがいないわけにはいかない！ あるいは、同僚はいつも「オンライン」で、メールが届いたら即座に返信する準備ができていると知っている。届いたメッセージを未読のまま放っておけるだろうか？
ここでの重要なメッセージは、私たちは周囲に合わせるために働きすぎる、ということだ。
過重労働崇拝への同調は、ある種の洗脳に似ている。職場は、忙しさの逆さまな論理を内面化するよう私たちを再プログラムする。
例えば、大企業の上級会計士を考えてみよう。彼は高い地位にありながら、なかなか休息の時間を見つけられない。理由は、無意味な会議に長時間費やしているからだ。なぜか？ 彼は、顔を合わせていることが何より大事で、休み時間は問題ではないと洗脳された何百万人もの労働者の一人だからだ。
悲しいことに、多忙の新常態に合わせようとする習慣は、私たち自身にも生産性にも少しも良い影響を与えない。最近のギャラップの調査によると、全労働者の4分の1近くがほとんどの時間、燃え尽きた状態にあるという。コンサルタント会社デロイトの別の調査では、従業員の3分の2以上が自分の仕事量は「圧倒的」だと感じていることが分かった。
おそらく最も悲しいのは、こうしたストレスと燃え尽きがまったく不必要なものだということだ。日本では、マイクロソフトが予想外の結果を示す調査を行った。週5日ではなく週4日働くことで、生産性が40パーセント向上したのだ。また、間接費も25パーセント近く削減された。
この事実が示すのは、忙しさから離れることは収益性から離れることを意味しないということだ。実際はその逆である。
休憩をとることが創造性を高める。
忙しさが生産性を損なうことはわかった。では、なぜそれが起こるのか？ 科学者たちがその答えを発見した。それは、脳の異なる部分がどう連携するかにかかっている。
作業スペースに貼られた慌ただしいToDoリストを想像してほしい。このリストが表すのは、多くの困難で複雑なタスクだ。これらを完了させるには、前頭葉と呼ばれる脳の領域を働かせる必要がある。前頭葉は最も高度な思考を担っている。
しかし、前頭葉のバッテリー寿命は短い。すぐに疲れ、充電のために定期的な休憩を必要とする。つまり、休憩をとらずにToDoリストをこなそうとすると、どこかで前頭葉の効率が落ちる。最高の思考や意思決定ができなくなる。あなたには休憩が必要だ。
ここでの重要なメッセージは、休憩をとることが創造性を高める、ということだ。
なぜ休憩がそれほど効果的なのかを理解するために、創造的になるときに脳の中で何が起きるのかを探ってみよう。
創造性の基盤は、現在の思考と過去の経験との間の神経学的なつながりにある。それは、脳が自由で邪魔されない時間を得たときにしか起こらない。言い換えれば、自分に考える時間を与えることで、脳は創造的になるのだ。
実生活での休憩の恩恵は簡単に確認できる。カーネギーメロン大学の研究では、わずか30秒、あるいはたった3秒でも休憩をとることで、作業への関与と集中力が向上することが示された。
重要なのは休憩の長さではなく、その過ごし方だ。
ハーバード・ビジネス・スクールの研究者たちは、典型的な休憩のタイプを4つ特定した。タイプ1は社交の休憩で、同僚と話すようなもの。次に、栄養休憩があり、軽食やコップ一杯の水を含むことが多い。リラックス休憩は、空想にふけったり、軽い運動をしたりする時間だ。最後に、認知休憩では、本を読んだり、ソーシャルメディアを閲覧したりする。
この研究が示したのは、生産性を高める休憩の種類はリラックスと社交のものだけだということだ。さらに、認知休憩は実際にパフォーマンスを害することがわかった。
だから、休憩を最大限に活かしたいなら、ソーシャルメディアのアプリを閉じ、新聞をしまい、友人の席にふらりと出かけよう！
私たちの基本的な欲求が貴重な自由時間を奪っている。
職場での行動を駆り立てるものは何だろう？ 多くの人にとって、2つの重要な動機がある。それは卓越性を達成したいという欲求と、情報を求めたいという欲求だ。基本的には、これらの欲求は有用だが、問題は現代の職場ではそれが過剰になっていることだ。
ここでの重要なメッセージは、私たちの基本的な欲求が貴重な自由時間を奪っている、ということだ。
卓越性への欲求は、簡単に完璧主義へと転じる。自分が完璧主義者かどうか確信がないなら、次の質問に答えてみてほしい。細部にこだわりすぎると言われたことはあるか？ 重要でないタスクにも非常に努力しようとするか？
上記のどちらかに「はい」と答えたなら、あなたは時間泥棒として名高い完璧主義に陥っているかもしれない。おそらく他の人よりもタスクにより多くの時間を費やしている。仕事が最高のものであるようにと努力している。
これらはすべて称賛に値するように思えるが、あらゆるタスクにこのように取り組むと問題が生じる。なにしろ時間は有限であり、卓越性も有限なのだ。タスクに取り組むことを、小さな財布から金貨を配るように考えてみよう。100パーセントの卓越性を追求するたびに、金貨を1枚使う。誰が金貨を受け取るかは選べるが、いずれお金は尽きる。だから、本当にそれに値する人のために取っておこう。
次に、もう一つの欲求である情報への欲求を見てみよう。これは情報過多を招くことがあり、そうなればこれも時間泥棒になる。通知が画面に現れたらすぐにクリックしなければ気が済まないだろうか？ 新しいメールがないかしつこく受信箱をチェックしたり、相手が知りたいと思っているかもしれないからと、あらゆるデータや事実を多くの人に共有したりしていないだろうか？ あなたは情報で自分を過負荷にしているのかもしれない。
私たちは情報が、おそらくあまりにも豊富な世界に生きている。今日のニューヨーク・タイムズを読めば、17世紀の人が1年間で受け取るよりも多くの情報を得ることになる。事実、私たちの脳が進化して対処できるようになった量をはるかに超える情報が入手可能なのだ。
情報過多から一歩引く鍵は、どんなに多くの情報を吸収しても、十分に知っているとは決して感じられないことを受け入れることだ。学びの一つの山を越えれば、別の山が遠くに現れる。それでいいのだ。
デジタルコミュニケーションへの渇望が人間関係と仕事を壊している。
私たちの多くは、デジタルコミュニケーションに浸った仕事人生を送っている。以前は一対一の会議をしていたが、今では主にメール、あるいは最近ではZoomを介してやり取りする。しかし、この切り替えは私たちの息抜きのスペースに何をもたらしているのか？ 残念ながら、良いことはあまりない。新しいテクノロジーは私たちの注意を吸い上げ、人間関係と生産性を低下させている証拠がある。
人間関係に対するスマートフォンの影響を考えてみよう。研究によれば、誰かと話しているときにテーブルの上にスマートフォンを置いておくだけで、相手から好かれにくくなることが示されている。
スマートフォンは生産性にもあまり良くない。研究者たちは、スマートフォンが手近にあるだけで実際に脳の処理能力が低下することを発見した。スマートフォンを隣の部屋に置いておけば、あなたはより効果的になるのだ！
ここでの重要なメッセージは、デジタルコミュニケーションへの渇望が人間関係と仕事を壊している、ということだ。
理論的には、デバイスをしばらく片付けるのは簡単なはずだ。しかし、誰もがそうでないことを知っている。なぜだろう？ なぜ私たちはソーシャルメディアをスクロールしたり、メールをチェックしたりすることに依存してしまうのか？
その多くは、脳の配線の仕方に関係がある。ギャンブル依存症の人がスロットマシンにコインをもう一枚入れずにいられないのと同じように、私たちが「引っ張って更新」するたびに、たくさんの新しいコンテンツを受け取る。これが起こると、脳の快感化学物質であるドーパミンが分泌される。ギャンブラーも大当たりを出したときに同じ快感を得る。
メールをチェックするとき、私たちは次に何が現れるかを見るギャンブラーのスリルを得るだけでなく、先延ばしもできる。より難しく複雑なタスクから自分をそらすのだ。言い換えれば、絶えずメールをチェックすることで、実際には進歩を助けることを避けているのに、働いているように感じられるのだ。
メール依存症をどう克服するか？ 一つの方法は、メールダイエットと呼ばれるものを採用することだ。これは、普段食事や軽食をとる時間帯にだけメールをチェックするというもの。例えば、午前9時、正午、午後3時、午後6時に受信箱をチェックできる。メールへの欲求を食べ物と同じように考えよう。つまり、多少は必要だが、多すぎるのは良くない。
コミュニケーションの媒体を慎重に選ぼう。
言語は私たちが持つ最も強力なツールの一つだ。私たちは言語を使って夢を表現し、目標を定義する。意見の相違があるとき、言葉の使い方によって亀裂を癒すことも、溝を深めることもできる。シンプルだが忘れられがちな真実は、誰もが話す前に考えることで、コミュニケーションスキルを向上させられるということだ。
この真実を実践する最も強力な方法の一つはこれだ。何かを言う前に、立ち止まって、それをどうやって言うかを考えよう。特に職場では、適切なコミュニケーションの媒体を検討する必要がある。
ここでの重要なメッセージは、コミュニケーションの媒体を慎重に選ぶ、ということだ。
2Dコミュニケーションは素早く浅い。メールやテキストメッセージ、インスタントメッセージなどを含む。2Dは単純な「はい／いいえ」の質問に最適だ。たぶん、誰かに素早く承認してもらう必要があるときに。
しかし、より複雑な会話に2D媒体を使おうとすると問題が起こる。書き言葉を使う2Dは、ニュアンスや感情を伝えるのが難しいからだ。
そこで3D媒体の出番となる。3Dには、対面の会議や電話、あるいはZoomのような、音声と声のやり取りが含まれる。声のトーンやボディランゲージといった非言語コミュニケーションの余地があるため、3Dはずっと豊かな会話を可能にする。
コミュニケーションの話のついでに、同僚との関わり方について考えることも重要だ。特に厄介な話題があるときはなおさらだ。相手に連絡する前に、相手の立場に立って考えよう。相手があなたをどう見ているか、その状況から何を望んでいるか自問してみてほしい。そして実際に会話を始めるときは、まず感謝の言葉から始めること。これが敬意ある基盤を築く。
それから、自分が経験したこと、それについてどう感じているか、そして将来どうなってほしいかを話そう。このように明確で論理的な方法で自分を表現すれば、生産的で理性的なやり取りへの道が開かれる。
すべての会議が同じように作られているわけではない。
あなたにとって会議とは何を意味するだろうか？ 多くの人はかつて、会議をスケジュールを乗っ取り、本当の仕事を妨げる時間泥棒と見なしていた。
この考え方はCOVID-19によって変わった。同僚と無期限に離ればなれになる可能性に直面し、私たちは対面会議がもたらすつながりを渇望し始めた。テーブルを囲んで考えやアイデアを共有することで生まれる親密さが恋しくなったのだ。
パンデミックが示したのは、会議を完全になくそうと目指すべきではないということだ。もしそうすれば、創造性や集団での問題解決の貴重な機会を失ってしまう。そうではなく、目標は会議への取り組み方を再評価すべきだ。仕事の時間の中で会議が適切な時間を占めるようにする必要がある。減らしすぎず、しかし増やしすぎないように。そうすれば、会議が息抜きのスペースに侵入してくることはない。
ここでの重要なメッセージは、すべての会議が同じように作られているわけではない、ということだ。
会議に割り当てる正しい時間の量をどう決めるか？ 一つの方法は、次に会議の招待がメールの受信箱に届いたときに、二つの重要な質問を自問することだ。
第一に、その会議に自分独自の貢献ができるかどうかを尋ねよう。共有したい重要なアイデアがあるだろうか？ あるいは、自分がいなければ、チームは重要な情報を逃し、誤った決定を下すかもしれない。そうならば、招待を受け入れよう。
第二の質問は、その会議に出席することで自分が恩恵を受けるかどうかだ。おそらく、出席する重要な上級リーダーと交流したい。キャリアのはしごを上る助けになるかもしれない。あるいは、進行中のプロジェクトを進めるために他の同僚と話す必要があるかもしれない。もしそうなら、会議に向かおう。しかし、両方の質問に対する答えがノーなら、辞退ボタンをクリックすることに罪悪感を感じなくていい。
会議の招待を辞退するときも、関与する方法を見つけられる。例えば、自分の代わりにチームの別のメンバーを出席させることができる。これにより、必要な最新情報を確実に受け取れるし、これまでそのような会議に参加する機会がなかった部下に報酬を与えたり、成長させたりする良い方法にもなる。
最終的なまとめ
他のみんなが多忙を名誉のバッジのように身につけているかもしれないが、あなたがそうする必要はない！ 真の成功は、スケジュールをタスクや会議でぎっしり詰め込むことから生まれるのではなく、創造的で生産的になり、正しいことに時間を使うことから生まれる。正しいこととは何か？ ちょっと考える時間をとれば、おそらく答えはもうわかっていることに気づくだろう。
実践的なアドバイス:
自分の緊急性の概念を再定義しよう。現代の職場では、どんなタスクも緊急に感じられる。著者はこれを幻覚的緊急性と呼ぶ。あらゆる決断や依頼、メールを時間的に切迫しているかのように扱うと、考えずに行動する習慣に陥る危険がある。次に受信箱に何かが届いた瞬間にすぐ行動しようとしたら、立ち止まろう。本当に今すぐこれをやらなければならないのか、それとも息抜きのスペースをとれるのか？と自問してみよう。
