この本で何が得られる？「ビット」の達人になり、より幸せな人生を送ろう。
私たちは現代の世界に生きていることをとても幸運に思います。大切な情報が必要なとき、もう図書館までわざわざ出かける必要はありません。スマートフォンで調べればいいのです。最新の休暇で撮った写真を現像するのに2週間も待つ必要もなく、iPhoneでスクロールして見たり、ノートパソコンにダウンロードしたりできます。しかし、こうした素晴らしいメリットがあるにもかかわらず、デジタル世界での生活は多くの問題も引き起こしています。
例えば、ニュースフィードやSNSからの絶え間ない情報の供給によって、私たちは情報過多に陥っています。そして受信箱はタスクやリマインダーで溢れ返り、常に注意を要求してきます。この過剰なインプットにどう対処すればよいのでしょうか？この要約では、デジタル世界のマイナスの副作用を減らすためのシンプルなステップを紹介します。これらを実践すれば、つながっているメリットを享受しながら、その代償に苦しむことはありません。この要約では、次のことを発見できます：
- なぜ誰もコンピュータのマウスを一切使うべきでないのか
- なぜ最高のメール受信箱は完全に空なのか
- なぜToDoリストは紙ではなくオンラインで管理すべきなのか
安価で簡単に拡散・保存できるビットは、社会のあらゆる領域に広がっています。
何世紀もの間、人々は大切なことを記録したり知識を伝えたりするとき、紙を使う必要がありました。情報を広める媒体として、紙には多くの利点があります。耐久性があり、使いやすく、非常に安価です。しかし、やがて紙の短所も見えてきました。まず、紙に保存された情報は場所をとります。地元の図書館にある分厚い本がぎっしり詰まった棚を思い浮かべてみてください。
現代社会では、紙をビットに置き換えつつあります。ビットは、他のどんな媒体よりも時間とエネルギーの効率が良い独自の特性を持つ情報記憶媒体です。ビットは微小な電気信号であり、物理的なスペースをほとんど必要とせずに膨大な情報を保存できます。非常に高速な伝送速度と相まって、ビットは多数の受信者と簡単に共有できます。今日では、ボタンをクリックするだけで、世界中の何百万人もの人々に届くメールを送信したり、記事を公開したりできます。かつて、このような規模の情報伝達には、紙を作るための大量の木々と、情報を書き出すための大量のインクが必要でした。さらに、テキストを世界中に発送するには、燃料と時間を消費していました。
今日、インターネットとインタラクティブなデバイスのおかげで、存在するビットの数は絶えず増え続け、流れ続けています。ノートパソコン、スマートフォン、タブレット、PC、カメラなど、あらゆるデバイスがビットを生成、保存、送信しています。インターネットは、ビットを物理的空間の制約からも解放しました。ひとつの記事が、物理的な劣化にさらされることなく、世界中で何年もアクセスされ続けるのです。
事実上あらゆる産業がビットの利点を認識し、生産や流通のプロセスに組み込んでいます。その結果、あなたが日々扱うビットの量は増え続ける一方でしょう。前に学んだように、ビットは単なる電気信号であり、重さはありません。
情報過多のストレスから解放されるには、ユーザーは「ビットを手放す」ことを学ばなければなりません。
しかし、ビットには人を精神的にも感情的にも重圧で押しつぶす力があります。今日、私たちはこれまで以上に多くのチャネルを通じて、さまざまなビットストリームで互いにつながり合っていますが、そのすべてが私たちの絶え間ない注意と関与を要求してきます。テキストメッセージ、インスタントメッセージ、Twitter、Instagram、複数のメールアカウント、Facebookなど。こうしたチャネルのうち、いくつが日々あなたの注意を求めているでしょうか？これらのビットストリームを管理できなければ、すぐに過負荷状態に陥ってしまいます。
ほとんどの人はコンピュータの基本的な使い方（ウェブ閲覧、ワープロなど）は習得していますが、増え続けるビットの流入にどう対処すべきかはほとんど知りません。ビット過多に対する反応は、一般的に2つあります。ひとつは、受け身になってビットストリームを避けること。受信箱はどんどん増えて散らかっていませんか？デスクトップはファイルやアイコンでいっぱいではありませんか？
それはビット過多のために受け身になってしまった状態です。もうひとつは、スマートフォンが鳴るたびに慌てて即座に反応する「常時オンライン」のライフスタイルです。どちらのアプローチも、徐々にコントロールを失っていきます。ビットが積み重なると、生産性と生活の質に影響を与えるストレス誘発性の注意散漫になります。これはほとんどどこに行っても見られます。食卓で、一緒に過ごす大切な時間を差し置いて、スマートフォンをいじっている親子を思い浮かべてみてください。
ビット過多に直面したときの目標は、その負荷をゼロに減らし、それによって解放感を得て、次に何に取り組むかを積極的に選べるようになることです。ここでビットリテラシーの出番です。手持ちのリソースとツールを使って、流入するビットストリームを効率的に処理し、「空っぽの状態」を達成するために、常にビットを削除、フィルタリング、手放す理由を探すのです。では、どうすればより健全な方法でビットと向き合えるのでしょうか？以下のポイントで、自分のペースでビットと向き合うためのツールを手に入れましょう。
メールとその内容を区別して、空っぽの状態を達成しましょう。
受信箱に未読メールが何通ありますか？1,000通？それ以上？最も扱いを間違えやすいビットストリームが、メールです。
なぜでしょうか？その理由のひとつは、人々がメールの受信箱を、本来設計された目的以外のことに使っているため、非効率的でやる気をそぐワークフローにつながっているからです。例えば、多くの人は受信箱をToDoリストとして使うのが賢いと考え、重要なタスクを忘れないように自分にリマインダーメールを送ります。しかし、それぞれのメールが他のすべてのメールと注意を奪い合うため、リマインダーを含む各メールは見つけにくく、忘れやすく、優先順位をつけられません。同じことが、パスワード、連絡先、リスト、ブックマークなどの保存システムとして受信箱を使う場合にも当てはまります。ToDoリストと同様に、これらの重要な情報は雑然とした中に埋もれてしまうのです。
この問題を回避するには、メールとその内容を区別します。メールの内容によって、その処理方法を決めるべきです。例えば、レポートを作成するように指示するメールが届いたら、このタスクをToDoリストに入れ、他のToDoと一緒に優先順位をつけられるようにします。同様に、日付はカレンダーに、住所はアドレス帳に、リンクはブックマークに、という具合に、それぞれ適切な場所に保存します。メールを適切な場所に移動することで、少なくとも1日1回は受信箱を空にしましょう。まず、友人や家族からの個人的なメールを読みます。その体験をじっくり味わい、残しておきたいものは個人用のフォルダに保存します。
残りは削除します。次に、ニュースレターやその他の「参考までに」的なメールを処理します。時間があれば読みます。なければ削除します。
最後に、受信箱にToDoがある場合は、2分以内で終わるものならすぐに片付けます。そうでなければ、ToDoリストにToDoを作成します。受信箱を完全に空にする日々の習慣を確立することで、メールに費やす時間を最小限に抑え、実際の仕事のための時間をより多く確保できます。受信箱を空にしたら、その感覚を少しの間、噛みしめてください。
Good Todoのような専用ツールでToDoリストを最適化しましょう。
達成感を味わってください。さあ、次はToDoリストに取り掛かりましょう。ビットがあふれる現代では、メモ帳や付箋では不十分です。やるべきことが多すぎるのに、紙ではすべてを整理できるほど十分ではないからです。
そこで、シンプルでありながら非常に効率的なビットリテラシー対応のToDoツール、Good Todoを試してみてください。Good Todoには、毎日の優先順位付け可能なToDoリストを備えたカレンダーがあり、未来のことを心配せずに今日の仕事だけに集中できます。各タスクには、取り組む日または完了させる日が割り当てられます。なぜなら、その日付以前は、それは単なる気を散らすものに過ぎないからです。これがなぜ重要かを理解するために、冷蔵庫に「金曜日にクリーニングを受け取る」と書かれた付箋を貼ったと想像してください。しかし、今日は月曜日です。行動に移せないまま、少なくとも3日間はそれを見なければならないのです！
これはやる気をそぐだけでなく、他のことが入ってきたときに忘れやすくもなります。Good Todoのもうひとつの利点は、そのシンプルさです。ToDoの作成は非常に簡単で、メールを転送するかCCするだけです。例えば、メッセージを[email protected]に転送するだけで、2週間後に期限のToDoが作成されます。件名がToDoの概要になり、メッセージ本文は詳細フィールドに保存されます。
このシンプルさにより、Good Todoはフォローアップなどに最適です。例えば、提出すべきレポートについて誰かにメールする場合、そのメールをBCCで[email protected]に送ると、今日から1週間後に設定されたリマインダーが作成されます。そうすれば、レポートを受け取ったかどうかを確実に確認することを忘れません。
メディアダイエット：何をなぜ消費するかを自覚しましょう。
十分な情報を持っていないことに罪悪感や恥ずかしさを感じたことはありますか？白熱したポップカルチャーや政治の議論に加わりたいと思いながらも、ただ微笑んでうなずくだけで傍観していたことがあるかもしれません。今日の世界では、あらゆる情報をオンラインで簡単に入手できます。情報があるのだから、専門家になればいいと思いませんか？
実は、それは間違いです。かつてないほど多くのメディアにアクセスできる一方で、利用可能なすべての情報源を読み通すことは不可能であり、それを試みること自体が不健康です。数年前、都会に住む人々がアクセスできたメディアは十数種類ほどでした。しかし、インターネットの登場以来、今では何千、何百万ものメディアの選択肢があります。それらすべてを考慮しようとすること、ましてや読むことなど論外です。
代わりに、メディアダイエットを維持すべきです。それは、実際に必要な情報を提供してくれる、慎重に選ばれた少数の情報源のことです。常に価値ある情報を提供してくれるメディアを把握しましょう。それらは隅々まで読む価値のあるコンテンツを持つ情報源です。どのメディアソースが信頼できるいくらかの価値ある情報を提供しているかを知り、それらは（じっくり読むのではなく）ざっと目を通す価値があります。また、なぜ特定のメディアを消費するのかを常に自覚すべきです。過去に価値があったからですか？面白いと思ったからですか？
具体的な価値ある情報を提供してくれたからですか？これらの質問への答えが、メディアダイエットを合理化するのに役立ちます。メディアダイエットをできるだけ軽く保つのは、あなた自身の責任であることを忘れないでください。何かを読むときはいつも、自問してください。「これは自分の時間を費やす価値があるか？」と。もしそうでなければ、スキップしましょう。
ファイルと写真：合理化された効率性が重要です。
ほとんどの人のデスクトップはファイルで散らかっています。問題は、彼らが「デフォルトの整理」手法に従っていることです。つまり、現在使用しているプログラムが提案する保存先にファイルを保存しているのです。この方法では、あっという間にデスクトップは無秩序で混乱した山と化します。より良いアプローチは、2階層の保存システムを用いてファイルや写真の保存場所を最小限にし、ファイル名を効果的に付けることです。
取り組んでいる各プロジェクト用に、単一の「トップレベル」フォルダを作成します。修士論文や料理のプロジェクト、小説の草稿、あるいは他の重要な仕事のプロジェクトなどです。これらの各フォルダには、サブレベルのフォルダが1階層だけ含まれます。例えば、仕事用フォルダには、メールのやり取り、成果物、メモ、チームの連絡先情報などのサブフォルダを作成できます。それ以上「深い」階層で物事を複雑にする必要はまったくありません。次に、ファイル名の各部分がそのファイルに関する情報を伝えるように名前を付けます。
このシステムを一貫して使えば、新しく保存したファイルがすべて自動的に整理されます。例えば、レポートやメモなどの文書ファイルは、「作成者イニシャル-月-日-トピック」という方式で名前を付けることができます。例えば、Joe Schmoeという人が1月22日に提出した本の草稿なら、「js-0122-bookdraft」となります。あとは、コンピュータに日付順で自動的に並べ替えさせるだけです。しかし、大半のデータは写真であり、その課題は保存することだけでなく、残したいものを選び出し、重複や不出来なショットを手放すことです。ビットのデジタル時代において、写真を撮るのは無料で簡単です。
たくさん写真を撮れば、良いショットが撮れる確率は上がりますが、同時に大量の不完全なショットも残ります。整理整頓するには、量より質に焦点を当てましょう。本当に素晴らしいショットだけを残し、残りは手放します。人々はオンラインで見つけた何かに興奮すると、それを共有したくなるのは当然です。しかし、どのように共有するかには、必ずしも注意を払っていません。彼らは、「今日のビジネス欄を読んで」や「新聞にあなたが載っていた」といった、あいまいで役に立たない件名のメールを送ってきます。
幸いなことに、ほんの少しのコツで、よりビットリテラシーな方法で情報を共有できます。ビットリテラシーなメッセージ構造は、できるだけ早く要点を伝え、情報を裏付け、それで終わります。これをフロントローディングと呼びます。情報の断片を最も重要なものから重要でないものへと順序付けることです。
受信者の時間を尊重し、短く要点を押さえてメッセージを整理しましょう。
「シカゴで開催される次回の会議について知っておくべきすべてのこと」のような件名を書く代わりに、「シカゴ会議：スケジュール、議題、行き方」のように、より要点を絞ったものを書きましょう。後者の方が説明的であるだけでなく、より短くなります。フロントローディングは、メールの本文や、PowerPointのプレゼンテーション、文書、メモなど、他のあらゆるビットメディアにも当てはまります。ここでは、共有する情報のコンテキストが受信者にとって明らかであるように、特に注意を払う必要があります。
デフォルトでは、メールには日付、送信者、件名などのコンテキスト情報が含まれています。一方、PowerPoint、文書、メモには含まれていません。誰が、いつ、誰のために、なぜという情報をを含めるのは、あなた次第です。さらに、メールを作成する際は、受信者もおそらく過負荷状態にあることを忘れないでください。あなたと同じように、彼らも自分の時間を大切にしており、割ける時間はあまりありません。例えば、友人にリンクを送ると、友人はそれが何で、なぜ読むべきなのかを理解するという余分な負担に対処しなければなりません。
代わりに、サイトのURL、出典、日付、著者、それが重要だと思う短い理由、そして記事の全文を含むテキストファイルやメールを作成しましょう。そうすれば、受信者は余計な作業をする必要がありません。もし誰かが、車に乗り込み、外に出てボンネットを開けて配線をいじり、またボンネットを閉めて車に戻ることで車を始動させるのを見たら、どう思うでしょうか。おそらくこう思うでしょう：「なんて間抜けなんだ！」
タッチタイピング、キーボードショートカット、ミニプログラムで「思考の速さ」でビットを扱いましょう。
なぜイグニッションを使わないんだ！コンピュータオタクが、あなたがマウスを使って文書を保存するのを見るたびに思うのは、まさにこれです。ビットリテラシーなユーザーは、できるだけマウスの使用を避け、キーボードを使うことを選びます。
マウスを掴んでカーソルを画面上で動かすのは遅く、意識的な努力を必要とします。一方、タイピングは速くて簡単であり、つまりキーボードショートカットも同様です。キーボードショートカットとワンタッチアクセスを学べば、考えるのと同じ速さでビットに簡単にアクセスし、操作できるようになります。キーボードを活用するのに役立つプログラムはたくさんあります。例えばQuicKeysを使えば、アプリケーションを特定のキーに割り当てることができます。F5をメールクライアント、F6をテキストエディタ、F7をブラウザ、というように。
プログラムを起動してしまえば、事実上すべての操作にキーボードショートカットが関連付けられています。例えば、友人のために記事のテキストを保存したいとします。Ctrl+Aでテキストを選択し、Ctrl+Cでコピーします。F6でテキストエディタを開き、Ctrl+Nで新規ファイルを作成します。Ctrl+Vで文書にテキストを貼り付け、Ctrl+Sでファイルを保存します。全体で5秒もかかりません。
もうひとつのビットリテラシーな習慣は、Typinatorのようなプログラムを使って、独自の略語を定義したり、入力中のスペルミスをその場で修正したりすることで、繰り返しの作業をコンピュータに委任することです。例えば、会社の名前を頻繁に書き出さなければならない場合、「mf-space」を会社の正式名称として定義できます。常に書き出さなければならないフレーズに注意し、ショートカットを定義して時間を節約しましょう。
最後のまとめ
ビットの世界では、情報があらゆる方向から絶え間なく私たちに降り注いでいます。ビットと向き合う方法に責任を持つことで、「ビットリテラシー」を身につける時です。コンピュータ使用のための洗練された整理システムを構築することで、実際の仕事を成し遂げるための時間を確保できるのです。
