『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』（2001年）で、デビッド・アレンは、彼の名高い「ストレスフリーの整理術」を紹介しています。このシステムを身につければ、どれだけ大量のタスクに圧倒されそうになっても、常に生産的かつ創造的で、リラックスした状態で取り組むことができるようになります。
なぜ読むべきか：より少ないストレスで、より多くの成果を上げる方法を学ぶ。
ストレスフリーの生産性が持つ力を発見しよう
水たまりに小石を投げ込んだ時、水面はどのように反応するでしょうか？
その答えは、小石の重さと投げ込まれた力に完全に比例した反応です。水は、過剰反応も過小反応もしません。
しかし、私たちが人生でストレスの多い出来事に遭遇した時、必要以上に大げさな反応を引き起こし、出来事に自分がコントロールされてしまうことがよくあります。例えば、すでに山のようなタスクに埋もれている時に、さらに新たな用件のメールが届いたら、圧倒されてそっけない返信をしてしまうかもしれません。しかし、水のような心境でいられたら素晴らしいと思いませんか？メールや他のどんな出来事に対しても、過剰反応も過小反応もせず、常に適切に対応できるのです。
その境地に達するには、自分のすべての仕事をコントロールしている感覚を持つ必要があります。そこで登場するのが、Getting Things Done（GTD）メソッドです。
外部リストの包括的なシステムを維持することや、取り組みに対して常に明確で具体的な「次の行動」を定義することなどのシンプルな原則に基づいて構築されたGTDは、脳を解放して問題解決に集中させ、個人的なものから仕事上のものまで、すべてのプロジェクトを前進させ続けます。
この要約では、GTDを使って仕事をより良く整理する方法を発見するだけでなく、人生の目的についての根本的な問いにもたどり着くでしょう。
この明晰さとコントロール感を一度手に入れれば、自分がより生産的になるだけでなく、すべての仕事を落ち着いて掌握していると感じられるため、ストレスレベルも急降下するでしょう。
さらに、以下のようなこともわかります。
- あなたがおそらく自分の脳を誤用している方法
- エベレスト登頂のような長期的なアイデアや夢をどう扱うべきか
- 疲れていることが生産的になれない言い訳にならない理由
あなたの脳は考えるのは得意ですが、覚えておくのは大の苦手です
昨今、仕事は非常に慌ただしいものです。典型的な朝の一例を見てみましょう。あなたが書類を作成している最中に、アンチウイルスソフトを更新するようにというメールが届きます。それをやろうとした矢先、叔母のシーラから結婚式の出欠を連絡してほしいと電話がかかってきます。そして電話を切ると、上司が新しい資料の作成を始めるように要求して入ってきます。
さて、あなたは何をしていたのでしたっけ？
特にナレッジワーカーは、一日に何十ものタスクやプロジェクトを同時にこなしながら、さらに多くのタスクに絶えずさらされています。この猛攻を生き延びるために、ほとんどの人は重要な情報やアポイント、今後のタスクを「頭の片隅に」置いておこうと、すべてを頭の中に詰め込みます。
残念ながら、このアプローチは脳の素晴らしい思考能力を、情報の寄せ集めで散らかすことで無駄にしているのです。
さらに、すべてを覚えておこうとすると、最終的には目の前の仕事に完全に集中できなくなります。なぜなら、脳があなたの中に保存された未解決の問題や未完了のタスクをすべて処理しようとし続けるからです。
これらは「開いたループ（未完了の事項）」であり、完了に至っていないため、あなたが望もうと望むまいと、脳は常にそれらを思い出させようとします。これは大きな妨げです。「今月の電気代を払うのを忘れないように」といった考えがフローを中断するようでは、適切に集中することなど到底できません。
では、現代の職場におけるタスク、会議、情報の網の目をマスターし、本当に目の前のことに集中するにはどうすればいいのでしょうか？
ここでGTDの出番です。
具体的で強力な5段階のワークフローを通じて、あなたは自分の抱えるすべてのことを再びコントロールできるようになります。
- 把握する（キャプチャー）：アイデア、ToDo、決断事項などを頭の中に留めておく代わりに、紙やデジタルなど、外部のプラットフォームに捉える必要があります。
- 見極める（クラリファイ）：各項目が何であり、それに対して何ができるかを明確にします。
- 整理する（オーガナイズ）：その結果をリストの構造に整理します。
- 更新する（リフレクト）：自分にとって何が重要かを熟考し、システム内の項目をレビューします。
- 実行する（エンゲージ）：今、自分が取り組むべき行動を選び、それを実行します。
たったこれだけです。GTDは、自分の仕事に対するより大きなコントロール感覚を抱かせてくれます。それは、状況の変化に直面した時のリラックスしたコントロール感、より良い意思決定、そして柔軟性を生み出します。しかし、GTDプロセスの各ステップの詳細に飛び込む前に、まずは作業スペースとツールを準備しましょう。
GTDシステムを完全に導入するには、適切な作業場所、ツール、ファイリングシステムが必要です
GTDシステムを始めるのに最適なのは、関連する資料がすべて揃った作業場所を自分のために準備することです。そうすることで、常に快適に仕事ができる「コントロールのコックピット」が出来上がります。
自宅にもオフィスにも全く同じ作業場所を構えて、両方で同等に効率的に作業できるようにするといいでしょう。移動時間が多いなら、移動中でも物事を片付けられるモバイル環境も検討しましょう。作業場所は、たとえパートナーであっても誰とも共有しないでください。作業場所に着くたびに自分の好みにセットアップする時間を無駄にしたくないからです。
最低限必要なのは、書き物ができる面と、物理的な未処理トレイを置くスペースです。基本的な物理的ツールとしては、未処理・処理済みトレイとして使える紙トレイ、紙、ペン、付箋、クリップ、テープ、ホッチキス、ラベルライター、ファイルフォルダー、カレンダー、くずかごが必要です。これらは、現在タスクを捕捉・整理するために使っているスマートフォンやパソコンなどのデジタルデバイスに加えて必要となるものです。
これらのツールは、書類、記事、メモ、チケット、鍵、会員証などを保存するための「全般的なリファレンス用ファイリングシステム」を構築するのに重要です。このファイリングシステムは、物理的なものと、適切な場合はデジタル版の両方を持ち、参照情報を保管しておくべきです。
この目的のために良いファイリングキャビネットを購入し、簡単にラベルを貼って放り込める空のフォルダーをたくさん手元に用意してください。一般的に、何かをファイルするのに1分以上かかるなら、それは時間がかかりすぎです。
トピック、人、プロジェクト、会社ごとに特定の文字でファイルするシンプルなA-Z方式のファイリングシステムは、効率的で使いやすい解決策です。この方法なら、物を探す場所を限定できます。例えば、XYZ社のために行っている「Quality 2.0」プロジェクトについてファイルしたものを見つけたい場合、「Q」と「X」の文字だけをチェックすれば見つかります。
もちろん、デジタルシステムでは情報検索もできますが、それでも情報を使いやすい方法で整理しておくことは理にかなっています。
最後に重要なこととして、システムが肥大化して混乱するのを避けるために、少なくとも年に一度はファイルを整理してください。
この整理はシステムを使いやすくするだけでなく、心の平穏ももたらします。なぜなら、後で必要になるかわからないものでも、とりあえずファイルしておけば、後日整理する際に捨てればいいとわかっているからです。
さあ、コックピットの準備が整いました。次に、GTDの5段階ワークフローに飛び込みましょう。まずは「把握する」フェーズからです。
すべてのタスク、アイデア、リマインダーなどを、信頼できる外部の収集ツールに捉えましょう
現代では、私たちの注意は絶え間なく押し寄せる依頼、質問、タスク、招待状などによって、常に引きずり回され、攻撃にさらされていることはすでに確認しました。
これに対処するためのGTDワークフローにおける最初の重要なステップは、それらすべてを「収集ツール」、つまりあなたの頭の外にあり、情報やアイデアを書き留めておける場所に「把握する（キャプチャー）」ことです。
これらを「未処理」の山と考え、将来やるべきことや決断すべきことを、深く考えずにすべて書き留める場所です。これには、昼休みに思いついたビジネスアイデア、仕事のプロジェクトの最終決定、友人への誕生日プレゼントを買うこと、現代アートについて調べたいという欲求、壊れた時計の修理など、非常に多岐にわたる項目が含まれます。
書き留める時には、その項目がどれほど重要か、あるいは理にかなっているかは気にしないでください。重要なのは、後で見つけられると確信できる場所に、それらすべてを捉えておくことです。
外部ツールの大きな利点は、例えばメールを書いている時に電気代を払う必要があることを思い出した場合、そのタスクをメモしておいて、メールに集中し続け、効果的にそれを完了できることです。誰かが請求書を持ってきた時や、今夜劇を見に行きたいと思った時も同じです。
収集ツールは、自分に合ったものに応じて様々な形を取ることができます。ノート、コンピューター上のリスト、あるいは物や書類を入れられる物理的な箱でも構いません。混乱させない限り、これらのツールを組み合わせて使うこともできます。主なアイデアはシンプルに保つことです。良い目安は、収集ツールの数をできるだけ少なく、しかし個人的に必要だと感じるだけの数は確保することです。
数がいくつであれ、収集ツールは常に手近に置いておくようにしてください。どこにいてもアクセスできる必要があるからです。
また、収集ツールを包括的に使うことを徹底してください。ツールは、あらゆる情報の断片を保持するのに十分強力であるべきで、どんなに小さなタスクも脳内に漂わせたままにしてはいけません。
まだそこに達していないなら、現在のToDo、アイデア、考え、計画、資料をすべて見直して、収集ツールに放り込むことから始めるのが良い方法です。最初はかなり時間がかかるかもしれませんが、包括的に行うことで、あなたの脳がシステムを信頼するようになります。つまり、未処理のタスクで脳があなたを悩ませ、気を散らすことがなくなるのです。
見極める：すべての外部収集ツールを毎週空にしましょう
収集ツールをセットアップし、すべてのタスク、アイデア、リマインダーを投入しましたか？
もしそうなら、おめでとうございます！
良いスタートを切りましたが、GTDシステムは、収集ツールを定期的に空にすることによってのみ機能します。
さもなければ、それらは整理されていない項目の肥大化したゴミ捨て場になってしまい、あなたの脳は急速にそれらを信頼しなくなります。そして、「他の項目に埋もれて見落とすかもしれないから、今やっていることを中断してこの請求書を払おうか」といった衝動であなたを悩ませ、気を散らす元の状態に逆戻りします。
そして振り出しに戻ってしまうのです。
だからこそ、週に一度、次の二つのことを行って収集ツールを空にする必要があります。各項目が何であるかを「見極める（クラリファイ）」ことと、項目を適切な場所に「整理する（オーガナイズ）」ことです。まずは見極める段階から見ていきましょう。
前のステップで、把握する段階では書き留めた項目について考える必要はないと学んだのを覚えていますか？
さあ、今度は考えます。
収集ツール内の各項目を見て、「これは何か？」と自問することから始めます。ここで確認すべき最も重要なことは、その項目が「行動を起こすべき」ものかどうか、つまり、それについて何かする必要があるかどうかです。
もしその項目が「行動不要」であれば、以下の三つの可能性しかありません。
- もはや不要、つまりゴミです。
- 今すぐ行動は必要ないが、後で何かする必要があるかもしれないもの。例としては、出席できるかわからない将来のイベントへの招待状などです。
- 後で必要になるかもしれない情報。計画しているプロジェクトの予算などです。
しかし、もしその項目が「行動必要」であれば、望ましい最終結果は何かを自問する必要があります。
この結果を得るために複数の行動が必要な場合、これは「プロジェクト」です。例えば、「カールの誕生日パーティーを準備する」はプロジェクトです。
次に、この項目またはプロジェクトの「次の行動」は何かを自問する必要があります。これは、その案件を進めるために次に取れる、物理的で目に見える行動のことです。したがって、例えば「デビッドに電話する」や「ペンキを買う」は具体的な次の行動ですが、「顧客について調査し結果を発表する」はそうではありません。
何かを次の行動として特定したら、三つの選択肢があります。
- その行動が完了するのに2分かからないなら、次の項目に移る前に「すぐにやる」。このような小さな項目は、保存して整理するよりもすぐに実行する方が実際には時間の節約になります。
- その行動に2分以上かかる場合は、それを実行するのに自分が適任かどうかを考えます。そうでなければ、適切な人に「任せる（デリゲート）」。
- あなたが行動を実行するのに適任だが、2分以上かかる場合は、「延期する（ディファー）」。これについては、この後のステップで詳しく学びます。
以上が見極めの段階です！ルールはシンプルですが、この方法で定期的に収集ツールを空にすることで、信頼できる、ストレスフリーの生産性を実現する助けとなります。
整理する：収集ツールを空にして、物事を正しい場所に置きましょう
さて、各項目が何であるかを見極めたので、次はGTDメソッドの「整理する（オーガナイズ）」段階に移ります。ここが魔法の起こる場所です。
従来のToDoリストのほとんどは、整理されていないために機能せず、すぐにタスク、リマインダー、考え、情報のごちゃ混ぜになり、本当に実行可能な項目を見つけることが不可能になります。
GTDの整理段階の各ステップについては、これからの章でより詳しく説明しますが、ここでは概要を説明します。
まず、見極める段階で行われた選択を振り返りましょう。
前に述べたように、将来価値のない項目は削除またはゴミ箱行きです。一方、2分以内で完了できる実行可能な項目は、すぐに実行すべきです。
しかし、残りのすべては、どこに行き着くのでしょうか？
では、もし項目が…
- …実行可能で、望ましい結果を得るのに複数のステップが必要なら、それは「プロジェクト」であり、「プロジェクトリスト」に入ります。プロジェクトは、「小説を書く」から「リビングの照明を修理する」まで、サイズは大きく異なります。
- …他人に任せる単一の行動なら、「ウェイティングフォー（待機）リスト」に入れるべきです。例えば、浴室のタイルを選ぶ前に業者からの連絡を待つ必要がある場合などです。
- …延期する単一の行動なら、二つの新しい選択肢があります。「カレンダー」に入れるか、「次の行動リスト」に入れます。
- カレンダーは、「午前9時 歯医者の予約」や「ベリンダが明日休暇に出発。準備がすべて整っているか確認」といった、時間や日付が特定された行動や情報のためのものです。
- 次の行動リストは、あなたのすべてのToDoが行き着く場所です。何百もの項目がある長大なリスト一つを持つのは現実的ではないので、これらのリストは「状況（コンテクスト）」ごとに分割できます。例えば、「ジェフにメール」や「クルーズの価格を調べる」といった項目は「パソコンでするリスト」に入り、電話をかけるべきものは「電話でするリスト」に割り当てられます。
もし項目が…
- …実行可能ではないが、後で何かする必要があるかもしれない場合、「いつかやる/多分やるリスト」に入ります。このリストは、「スペイン語を学ぶ」や「屋外デッキを修理する」のように、今すぐには取り組みたくないが、忘れたくもない項目のために予約されています。「観たい映画」や「読みたい本」といった、より具体的なトピックの同様のリストを持つこともできます。
- …後で役立つかもしれない参照情報になる場合は、「資料（リファレンス）」としてストレージに保存されます。これは、お気に入りのレストランのテイクアウトメニューをファイリングキャビネットに入れたり、上司からの業績評価をハードドライブに保存したりすることを意味します。
これらのリストがGTDシステムの根幹を形成します。GTDプロセスの第4段階「更新する」に飛び込む前に、これらについてさらに詳しく見ていきましょう。
プロジェクトリストを使って現在のプロジェクトを追跡し、常に明確な次の行動を徹底しましょう
優れたプロジェクト管理は、あらゆる生産性システムの重要な構成要素です。
GTDでは、プロジェクトは、複数の「行動ステップ」を必要とする望ましい結果と定義されます。したがって、一通のメールを書くことはプロジェクトではありませんが、大きな会議を企画したり、休暇を計画したりすることはプロジェクトです。
プロジェクトの定義方法については次の章で詳しく説明しますが、現時点では、プロジェクトは「プロジェクトリスト」に保存され、定期的に見直し、更新されるべきものだと知っておいてください。このリストは、近い将来に完了する必要があるすべてのプロジェクトを書き留める場所です。
このリストを毎週レビューする際には、各プロジェクトに明確で具体的な「次の行動」があることを常に確認すべきです。なぜなら、それらがプロジェクトを完了へと動かすものだからです。
物理的で目に見える次の行動を定義することを常に徹底することは、プロジェクトを驚くべき速さで前進させる、非常に強力な習慣になり得ます。その理由は、「車を整備に出す」といった曖昧な次の行動をリストで見ると、脳の一部が明確さの欠如を感じ、諦めてしまうからです。
しかし、「次の行動は何か？」と自問すれば、数秒のうちに「オンラインで自動車修理工場を探す」という、はるかに取り組みやすい行動を考え出せます。
取るべき行動を特定したら、それはカレンダーまたは次の行動リストに保存されるべきです。これらについては後の章で詳しく説明します。
次の行動を定義することは非常に強力な習慣なので、プロジェクト管理以外でも使うことができます。例えば、会議での標準的なプラクティスにすべきです。各議題の後に、次のステップは何か、誰がいつそれを行うのかを明確にするために、この質問をしてください。
どんなやり取りも、この質問に対する明確な答えなしに終わってはいけません。このアプローチを少しの間試してみてください。目撃することになる生産性の飛躍に驚くかもしれません。
ナチュラルプランニングは、プロジェクトの目標と具体的な次のステップを明確にします
プロジェクトの話題が出たついでに、非常に重要なプロジェクト計画のスキルについて簡単にお話ししましょう。外食のようなシンプルなことを計画するのは簡単で、ほとんど失敗しません。しかし、クライアントとの複雑な取引、大規模な結婚式の主催、重要なビジネスリトリートの企画といったプロジェクトは、計画するのがそれほどストレスフリーであることは稀です。では、どうすれば大きな仕事のプロジェクトの計画を、夕食の計画と同じくらい簡単にできるでしょうか？
ここで「ナチュラルプランニング（自然な計画）メソッド」の出番です。これは、あなたが日常生活で物事を計画する方法を模倣するように設計されています。これは五つのステップで構成されます。
- 目的と原則
- 結果のイメージング
- ブレインストーミング
- 整理
- 次の行動の特定
それぞれを詳しく見ていきましょう。
- まず、なぜそのプロジェクトに取り組むのかを特定することから始めます。その「目的」は何でしょうか？例えば、なぜ事業計画を作成する必要があるのでしょうか？その理由が資金調達のためなら、投資家を念頭に置いてそれを作成する方法がわかります。次に、プロジェクトのもう一つの基盤を固めましょう。それはあなたが重視する「原則」です。例えば、チームが過労に感じてはいけないという原則や、結果が倫理的にも財務的にも健全でなければならないという原則があるかもしれません。プロセスの早い段階でこれらの境界線を認識しておけば、その範囲内で作業しやすくなります。
- プロジェクトが完了した時にどのように見えるかを自問することで、達成したい「結果をイメージ」します。うまく定義された結果の例としては、会社の売上を5％増加させることが挙げられます。このように目標を定義することは、それに集中するのに役立ち、その集中が達成を助けます。
- そこに到達する方法についてアイデアを「ブレインストーミング」します。目標を理解すると、アイデアが自動的に頭に浮かび始めます。まだそれらを判断するために立ち止まらず、ただ自由に流れさせてください。しかし、必ずそれらすべてを把握してください。真のブレインストーミングのやり方で、質より量を求めましょう。これにより、思いついたアイデアのいくつかが良いものである可能性を最大化します。
- アイデアを「整理」します。最も重要なものを特定し、分類します。可能な分類方法は、自然に一緒に属するものごと、物事が起こる必要がある順序、または優先順位に従ってです。例えば、市場調査に関連するすべてのアイデアをグループ化したり、他のことを検討する前にはっきりさせる必要があるものすべてをまとめたりできます。
- プロジェクトを前進させる「次の物理的で目に見える行動」を定義します。プロジェクトに多くの構成要素がある場合、それぞれについて、今、あなたまたは誰かがそれについて何かできるかを自問し、それに基づいて次の行動を作成します。例えば、収益を5％成長させるプロジェクトなら、次の行動は「現在の収益内訳についてデイブにメールする」かもしれません。これにより、プロジェクトは設計段階から離れ、動き出します。
このシンプルな5ステップのプロセスの力を初めて使う人は、しばしば驚かされます。
試してみませんか？取り組みたいプロジェクトについて考え、ペンと紙を手に取り、なぜこのプロジェクトに取り組むのかを考えることから始めてみてください。
プロジェクト計画は、それに自信を持て、それがもはやあなたの思考に侵入してこなくなった時に準備完了とわかります。結果や次の行動についてまだ疑問が残っているなら、おそらくそれらについてまだ考え続けているでしょう。それは、まだ完了していないというサインです。
毎日のToDoリストの代わりに、カレンダーと次の行動リストを維持しましょう
多くの人が生産性を管理するために日々のToDoリストに依存していますが、このアプローチには多くの改善点があります。そのようなリストは、特定の日に自分が何を完了できるかを事前に本当に知ることができないため、失敗しがちです。したがって、それらは非現実的な計画、フラストレーション、そして始める前から失敗する運命にあったことに費やされる無駄な時間につながります。
はるかに効果的な方法は、カレンダーと一つまたは複数の「次の行動リスト」を使って作業することです。
カレンダーから始めましょう。これが果たす目的はただ一つ、アポイントメントを保持することです。これは、残りの活動を計画するための固定された構造を提供する神聖な領域として扱うべきであり、以下の種類の項目だけを含むべきです。
- 「時間が特定された行動」：医者の予約のように。
- 「日付が特定された行動」：休暇に出発する前日の同僚に、どこかの時点で電話するように。
- 「日付が特定された情報」：医者の予約に持っていく必要があるファイルのように。
他のToDoは一切カレンダーに入れてはいけません。なぜなら、それらは本当に時間や日付が特定されている項目の重要性を薄めてしまうからです。
「他のすべて」のタスクや具体的な行動は、「次の行動リスト」に入れるべきです。これは、どのタスクに取り組むかを管理する中心です。ここに、完了するのに2分以上かかるすべての項目を入れます。
リスト上のタスクの数に応じて、状況（コンテクスト）に従って複数のリストに分類することが理にかなっているかもしれません（例：「電話でする」、「スーパーにいる時に」、「パソコンでする」）。タスクを状況別に分類しておけば、デスクにいる時、会議中、空港で待っている時など、何ができるかがわかります。
GTDプロセスの「実行する」ステップに到達したら、このリストを見て、何かに対処する時間がある時に、どのタスクを実行するかを素早く決めることができます。
ウェイティングフォーリストは、他の人と仕事をする時に非常に役立ちます
前述のように、現在のプロジェクトはすべてプロジェクトリストに載せるべきです。次の行動リストを使うことで、プロジェクトを一つずつ完了に近づけるタスクに一貫して取り組んでいることを確認できます。
しかし、多くの場合、あなたは他の人に依存する必要もあります。例えば、プレゼンテーションのために同僚からのインプットを待つ必要があったり、部屋の空き状況についてホテルからの返事を待つ必要があるかもしれません。しかしこれは、関連するプロジェクトの進捗に対するコントロールをすべて放棄しなければならないという意味ではありません。
あなたが他の人の作業に依存している時はいつでも、例えばプレゼンのために同僚がデータを送ってくれるのを待っている場合、「ウェイティングフォー（待機）リスト」を保持する価値があります。これは、他の人があなたに提供しなければならないすべてのことと、その期限を書き留める場所です。
このリストを毎週見直して更新すれば、誰かが特定の期間内に特定のタスクを処理するという約束を守らなかった場合に気づくでしょう。この場合、あなたには今、新しい具体的なタスクが生まれます。それは、その人にリマインドしなければならないということです。このリマインドは、メール、短い電話、または送ってもらうはずだったデータについて優しく思い出させるために同僚のオフィスに立ち寄るといった形を取るでしょう。
もしそれをするのに2分かからないなら、すぐに実行してください。そうでなければ、次の行動リストに書きましょう。
将来的に特に関係がありそうなアイデアはすべて、「いつかやる/多分やる」リストか、ティックラーファイルに入れましょう
GTDメソッドのもう一つの重要な構成要素は、「いつかやる/多分やるリスト」です。
次の行動リストやプロジェクトリストには入らないが、頭の中でブンブンと飛び回らせておくべきでもないものはすべて、このリストに入ります。これには、まだ具体的なアイデアやタスクに変換できていないすべてのことが含まれます。
一般的に、いつかやる/多分やるリストに入れるのに適しているのは、家に買いたいものや建てたいもの、行きたい旅行、学びたいスキルなどで、「エベレストに登る」、「ギターを習う」、「日本語が堪能になる」といった項目です。
名前からすると重要性の低いもののリストのように聞こえるかもしれませんが、いつかやる/多分やるリストの利点を過小評価してはいけません。これは、将来極めて重要になるかもしれないプロジェクトのアイデアを追跡するのに役立ち、多くの場合、実際にそれらの多くを実行することになるのを知って驚くかもしれません。しかし、それらが頭に浮かんだ時に把握しておかなければ、適切な時期が来た時に行動することはできません。
また、このリストを「観たい映画」、「テイスティングしたいワイン」、「子供としたいこと」といったサブカテゴリーに分割することもできます。
すべてのGTDリストと同様に、いつかやる/多分やるリストも、効果的に活用するためには定期的に見直し、更新する必要があります。
将来関わりたいかもしれない項目を自分に思い出させるもう一つの方法は、「ティックラーファイル」を保持することです。これは、特定の瞬間に必要な情報を自分自身に「郵送」することで、記憶を「くすぐる（tickle）」ために使えることから、そう名付けられました。
ティックラーファイルは、43個のファイルで構成された、非常に正確で論理的な物理的ファイルシステムです。内訳は、次の31日間のための31個と、次の12ヶ月のための12個です。日別フォルダーは月別フォルダーの前に置きます。今日が5月2日だとすると、システムの先頭には3日から31日までのファイルがあり、その後に6月から始まる月別フォルダーが続きます。
それぞれのフォルダーには、その日や月に関連するアイテムを入れることができます。例えば、旅行を予定している場合の旅行書類などです。毎日、自分がその特定の日のために「送った」書類、リマインダー、またはアイテムを未処理トレイに入れ、その日のフォルダーを翌月のフォルダーの後ろに移動します。最初の月別フォルダーの入り口に達したら、その月のために自分に送ったすべてのメモを、該当する日に従って31個の日別フォルダーに移します。
このシステムの難しい部分、そして核心は、それを忠実に、つまり毎日、使用し更新しなければならないということです。
次の行動リストと同様に、これらのリストは適切な情報を適切なタイミングで見つけるのに役立ちます。結局のところ、リストは一般的にあなた自身の記憶よりもはるかに信頼できるのです。
更新する：システムを絶えず見直すことは、生産的に働くために不可欠です
ここまで、タスク、プロジェクト、リマインダー、アイデアを整理する方法を幅広く取り上げてきました。つまり、GTDプロセスの第4ステップである「更新する（リフレクト）」に進む時が来ました。
GTDメソッドの目標は、現在のすべてのプロジェクトについてリラックスしてコントロールしていると感じ、それらを追跡し、それらが前進していることを確認することです。
しかし、これが起こるためには、あなたの生産性システムが常に最新で完全であることが不可欠です。あなたがシステムを信頼して初めて、心は安らぎ、目の前のタスクに完全に集中できるようになります。そしてこれは、システムを一貫して頻繁に見直すことを意味します。
毎日、カレンダーをチェックして状況を把握しましょう。例えば、一日中会議があるなら、それはあなたができることに大きく影響します。一日の計画を立てる前に、これを知っておく必要があります。
次に、次の行動リストをチェックして、その日の状況で何ができるタスクかを理解します。一日中オフィスにいるなら、電話やパソコン関連でどんなタスクができるかを確認します。
この一日の始まりのレビューに加えて、適切な状況が現れた時、例えば予期せずどこかで待っていることに気づいた場合などには、おそらく数秒を割いてリストを見直すこともあるでしょう。
しかし、GTDシステムの真の核心は、包括的な「週次レビュー」です。
これを始めるには、前の週からの未処理のものを片付け、収集ツールを空にし、まだ頭の中でくすぶっているかもしれない考えやアイデアを把握します。また、次の行動リストに目を通し、完了した項目に印をつけます。
次に、カレンダーの見直しに移ります。今後のアポイントメントのために何か準備する必要があることに気づいたり、前の週のアポイントメントから、把握したいアイデアが心に浮かぶかもしれません。
さあ、他のすべてのリストを見てください。ウェイティングフォーリストに、再フォローアップが必要な項目はありますか？
そして、プロジェクトリストはどのように見えますか？各プロジェクトのステータス、計画、資料に目を通し、すべてに少なくとも一つの次の行動がシステム内にあることを確認します。
最後に、いつかやる/多分やるリストを見てください。今追求したいと思うほど興味深く、または関連性が高くなった項目はありますか？もしあれば、それらをプロジェクトに変えます。しかし、もはや自分の興味に合わない項目は削除してください。
週次レビューには数時間の予算を見ておくべきですが、正確に必要な時間は、あなたが安心してシステムを信頼するためにどれだけ必要かによって異なります。これはシステム全体の成功にとって重要なので、毎週実施する確固たる習慣を構築すべきです。例えば、金曜日の午後に週次レビューを計画すれば、クリアな頭とコントロール感を持って週末の仕事を締めくくることができるでしょう。
実行する：現在の状況と優先順位に基づいて、各瞬間に何をするかを選びましょう
GTDプロセスの最終段階は、物事が実際に「成し遂げられる」場所です。
では、与えられた各瞬間に何をすべきかをどのように選べばいいのでしょうか？
主には自分の直感を信じるべきですが、より分析的に分解すると、考慮すべき四つの基準があります。
- 今の状況で何ができるか？例えば、電話がなければ電話をかけることはできません。ここで、次の行動リストを状況別に分類しておくことが非常に役立ちます。実行可能なタスクを簡単に見つけられるからです。
- 何をする時間があるか？次の会議まで10分しかないなら、数時間かかる予算レビューを始めるのはおそらく意味がありません。
- 何をするエネルギーがあるか？午後いっぱいを前述の骨の折れる予算レビューに費やしたなら、かなり消耗していると感じているでしょう。しかし、これは生産的になれない言い訳にはなりません。フライトの予約のような、認知的にそれほど負荷のかからないことをすることはまだできるからです。
- どのタスクが最も優先度が高いか？この質問に答えるには、自分の価値観と目標を理解する必要があります。これについては次の章で詳しく説明します。
どこにいても生産的でいるために、リストを常に携帯してください。そうすれば、デスクにいる時、通勤中、飛行機の遅延で空港に足止めされている時など、どこにいても、予期せぬ待ち時間を活用できるようになります。
ボトムアップの検討を通じて、自分自身の優先順位を理解しましょう
自分の仕事と人生において何が重要かを把握するには、「水平線（ホライズン）」という観点で考えることが役立ちます。それぞれの水平線は、前のものより段階的に遠くにあります。
- 滑走路（グラウンドレベル） – 「現在の行動」: これはあなたが持つ最も低いレベルの水平線で、現在のやるべきタスク、リマインダー、返信すべきメールなどから構成されます。
- 水平線1 – 「現在のプロジェクト」: これらは、現時点であなたのプロジェクトリストにあるプロジェクトで、滑走路の項目のほとんどを生み出します。
- 水平線2 – 「注力分野と責任」: あなたが引き受けるプロジェクトは、あなたが持つ責任と役割に基づいています。これらは、あなたが結果を出したい分野です。仕事では、リーダーシップ、戦略的計画、市場調査などがこれにあたります。家庭では、健康、財務、家族などが含まれます。これらを「完了」することは決してありませんが、あなたの行動様式を導きます。プロジェクトリストに表現されていないタスクがあることに気づいたら、それを中心にプロジェクトを追加することを検討してもいいでしょう。
- 水平線3 – 「1年から2年の目標」: 今から1年後、2年後に自分の人生がどうなっていたいかをイメージしてください。これらの目標は、あなたの注力分野と責任に影響を与えます。仕事での重要な昇進を達成することは、この水平線にあるものの良い例です。
- 水平線4 – 「長期ビジョン」: これは3年から5年の時間枠で、長期的なキャリアや家族の抱負など、人生でどうなりたいかだけでなく、技術開発など、あなたの人生に影響を与え得る外部要因は何かを考慮する必要があります。
- 水平線5 – 「人生の目的」: これは究極の全体像の視点であり、「なぜ自分は存在するのか？」「人生の目的は何か？」と自問します。これまでのすべての水平線はあなたの答えに影響され、あなたが取り組むすべてのタスクは、そこへと導くべきです。
人生の目的から始めて、そこから下に向かって進めていくのが合理的で筋が通っているように思えますが、実際には、ボトムアップのアプローチの方がうまくいく傾向があります。これにより、まず日常管理のより細かいレベルを片付けて、より意味のある決断のために創造的なエネルギーを温存できるのです。
これを読んで、ご自身の状況について何か考えが浮かびましたか？もしそうなら、それを書き留めてください。そのうちのいくつかは、「いつかやる/多分やるリスト」に入れられるかもしれません。あるいは、各レベルについてより正式に考えることを中心にプロジェクトを作成することに決めるかもしれません。例えば、パートナーと理想の人生の計画を起草したり、人生の目標について話し合うためにパーソナルコーチを雇ったりすることです。
もちろん、これらの様々な水平線を定義した後でも、滑走路レベルの場合は毎日、水平線4と5の場合は年1回といったように、適切な間隔でそれらを見直す必要があります。
最後のまとめ
この本の主なメッセージ：
GTDシステムは、圧倒されるような量のタスクにリラックスした方法で取り組むことを可能にします。それはあなたの仕事に対する完全なコントロールをもたらします。GTDプロセスにおける五つの重要なステップは以下の通りです：
- アイデアを外部の収集ツールに把握し、それを定期的に空にします。これにより、脳が本当に得意とする「考え、問題を解決すること」に集中できるようになります。
- 各項目が何であり、それに対して何ができるかを見極めます。
- その結果を、カレンダーや、プロジェクト、次の行動、いつかやる/多分やる、ウェイティングフォーといったリスト構造に整理します。
- 自分にとって何が重要かを熟考し、システム内の項目をレビューします。これは、あなたがシステムを信頼し続けることを保証するために不可欠です。
- タスクを実行します。状況、利用可能な時間とエネルギー、そして自分の優先順位に基づいて、何か行動を起こせることを選びます。
次に読むべき本：『ストレスの終焉』、 ドン・ジョセフ・ゴーウィー著
GTD（Getting Things Done）システムを採用した後、あなたはすぐに自分がどれほど生産的になれるかに気づくでしょう。しかし、物事を成し遂げる上でどれほど整理整頓され効率的になっても、時にはストレスを感じることがあるかもしれません。幸いなことに、助けは手近にあります。
『ストレスの終焉』の中で、著者ドン・ジョセフ・ゴーウィーは、ストレスがどのように機能するかを説明するだけでなく、それを克服するのに役立つ四つの簡単なステップを提供しています。それらが何であるかを学び、なぜあなたの心配事の97％が誇張された虚構であるかを発見するには、『ストレスの終焉』の要約をお読みください。
