『ハイインパクト・チームズ』（2021年）は、プロジェクト計画、評価、そしてチームメンバーのためのエンパワーメント環境の構築に役立つ、柔軟なツールを提供します。その中心にあるのが、ミーティングの進め方、進捗状況の追跡、問題が起こる前の兆候の特定方法を一変させる、シンプルな図表「チーム・アライメント・マップ」です。
この本の要約から得られること。プロジェクト管理に役立つ、強力でシンプルなツールを発見する。
私たちは皆、より生産的な会議を望んでいます。そして、会議中は、チームメンバー全員が納得し、足並みが揃っている状態を望みます。しかし、物事は常にそううまくいくとは限りません。会議は大抵、まとまりがなく混沌としたものになりがちです。
チームメンバーは、確信が持てなかったり混乱していたりしても、口を開けば馬鹿に見えるのではないかと恐れ、黙ってしまうかもしれません。プロジェクト管理の世界では、たとえ問題が発生した時でさえ、そのような沈黙はあまりにも一般的です。そこで登場するのが「チーム・アライメント・マップ（TAM）」です。これは、プロジェクト管理におけるありがちな問題の一つひとつに立ち向かうために考案されたツールです。このシンプルな図表は、プロジェクトの計画と進捗確認を支援する一方、そのプロセスにおいてチームメンバーがより積極的かつ自発的になり、協力的になれるようにします。チームプロジェクトを率いた経験があるなら、このツールはあなたが待ち望んでいたゲームチェンジャーになるかもしれません。この要約では、次のことを学びます。
- 多くの会議やプロジェクトが失敗に終わる理由
- 問題が起きる前に対処する「バックワード・パス（逆行分析）」の方法
- 部屋から一歩出ることで、チームをエンパワーメントするにはどうすればいいか
チームが悪い結果に終わるのには、共通の理由があります。
チーム会議は誰もが好きですよね？ えっ、ちょっと待って！ あなたは会議が好きではないのですか？
会議に出席するのを実際に恐れていて、役に立たず、迷惑で、時間の無駄だと思っているのですか？ どうやら、それはあなただけではないようです。ソフトウェア企業Atlassianの調査によると、会議の半分は非生産的な時間の無駄であり、米国企業だけでも、給与換算で約370億ドル相当が会議で浪費されています。これは、多くのチームが完全に機能不全に陥っていることが一因です。『ハーバード・ビジネス・レビュー』のある報告書によると、自分のチームに他に誰がいるかについて同意できるチームメンバーは、わずか10％にすぎません。ですから、チームプロジェクトの成功率が30％未満でも、何の不思議もないでしょう。
火を見るより明らかです。会議は機能していません。チームが成功するためには、新しいツールと、プロジェクト管理への新しいアプローチが必要です。ここでの重要なポイントは、「チームが悪い結果に終わるのには、共通の理由がある」ということです。チームは成功する必要があります。最大かつ最重要のプロジェクトには、効果的なチームワークが不可欠です。それ以外の方法はありません。より良い結果を得るための解決策を考え出すには、まず共通の問題点が何かを知る必要があります。
最大の問題点を二つ見ていきましょう。安全ではないチーム環境と、活動のミスアライメント（不整合）です。安全ではないチーム環境は、見つけるのが難しくありません。これは、人々が自分の考えを述べたり、懸念を表明したり、他人に反対したりすることを気持ちよく感じられない場合に起こります。チームメンバーは自分が評価されていないと感じがちで、コラボレーションというよりは競争がすべてだという感覚があります。同様に、チームの活動にミスアライメントが起きている場合も、明らかな危険信号があります。最も顕著な例は、チームメンバーが、他のメンバーが果たしている役割について混乱している場合です。
その上、何も明確にしないまま終わる会議が無数にあります。優先順位は常に変わり、誰もコミュニケーションを取りません。このような混乱のせいで、不必要な重複作業が発生し、飛躍的に進捗すべきところが、少しずつしか前に進まなくなります。思い当たる節があるのではないでしょうか？
これらの問題のうち、たった一つを解決するだけでは不十分です。非常に複雑な問題を克服するには、安全なチーム環境と完全に整合した活動の両方が必要です。そこで、チーム・アライメント・マップ（略してTAM）の出番です。これから、TAMがどのようにプロジェクト計画を支援し、素晴らしい成果を共に達成するためにどのように協力すべきか、全員が自信と明確さを持てるようにするかを見ていきます。
チーム・アライメント・マップは、透明性を高め、SMARTな目標を提供します。
計画と評価。どちらもプロジェクトの成功には不可欠です。計画には、ミッションを明確にし、目標を設定し、役割を割り当て、人々を納得させることが含まれます。評価も同様に重要で、進捗確認、潜在的な問題の追跡、調整の実施、そして士気の維持が含まれます。チーム・アライメント・マップは、これら両方の領域を支援することを目的としています。
これは、全員が同じ認識を持ち、全員が発言できるようにするシンプルな図表です。ここでの重要なポイントは、「チーム・アライメント・マップは、透明性を高め、SMARTな目標を提供する」ということです。TAMは、ヘッダー付きのシンプルな4列の図表です。ヘッダーには、ミッションと期間が含まれます。ミッションは会議やプロジェクトの目的を記入する場所であり、期間は、時間枠や期限を記入する場所です。ヘッダーは、あなたが計画段階にいても、評価会議を実施していても、プロジェクトの明確な方向性と焦点を確立するためのものです。
ミッションは、すべてのチームメンバーにとってモチベーションが上がり、意味深いものでなければならず、全員がそれに同意する必要があります。メンバーはミッションの説明を見たとき、何が創造または改善されようとしているのか、そしてなぜそれが重要なのかを理解できるはずです。そして期間を見たとき、プロジェクトまたは特定のフェーズがどれくらい続くのかを明確に説明する、具体的な時間枠を理解できるはずです。ヘッダーの下には、TAMの4本の柱を示す4つの列があります。最初の列は共同目標です。その隣は共同コミットメントです。
3番目は共同リソースです。そして4番目は共同リスクです。共同目標の列では、二つの質問に対する回答を記入します。「私たちは一緒に何を達成するのか？」そして「どんな作業が必要か？」です。言い換えれば、ここでは目標と最終結果を明確にするだけでなく、それらの目標を達成するために必要な行動、タスク、活動をリストアップする場所なのです。SMARTを意識するのが最善です。具体的、測定可能、達成可能、現実的、期限付き、ということです。
目標として単に「収益増加」と書かないでください。代わりに、「年末までに、全製品ラインで中国市場のシェアを20％拡大する」と書くのです。そうすれば、目標と、そこに到達するための意図を全員が理解できるでしょう。次の要約では、最後の3つの柱を見て、マップを完成させます。
TAMはチームメンバーをエンパワーメントし、潜在的な問題を追跡します。
ミッションと共同目標を確立したので、全員がプロジェクトの目的と、その目標にどう到達するかについて、十分理解しているはずです。次の列である共同コミットメントでは、誰が何をするかを明確にすることで、物事をさらに細分化し始めることができます。ここでの重要なポイントは、「TAMはチームメンバーをエンパワーメントし、潜在的な問題を追跡する」ということです。共同コミットメントは、基本的に、誰かが名乗りを上げてチームに参加する機会です。
目標が明示されたことで、個人がそれらの目標に取り組むことを自ら約束する扉を開くことができます。メンバーにボードの前に来てもらい、目標の横に自分の名前を書いてもらうこともできますし、特定の役割を引き受けてくれないか誰かに依頼することもできます。そして、その人は会議の他の全員の前で口頭で同意しなければなりません。どちらにしても、これは他の人の前で行われたコミットメントを意味し、上から役割を割り当てるよりもずっと効果的です。また、混乱や士気低下につながる暗黙のコミットメントも排除します。ですから、共同コミットメントの列は、可能な限り具体的でありつつ、比較的クリーンで明確なものになるはずです。
それは単に、個人が引き受けるとコミットした主なタスクと責任の横に、その人の名前を記入するだけのことです。3番目の列は共同リソースです。チームメンバーが目標を達成するために必要なものは何でしょうか？ どれくらいの時間が必要でしょうか？ 費用は？ 材料、機器、コンピューター、統計データはどうでしょうか？
途中で法的アドバイスが必要になるでしょうか？ これらすべてを考慮し、必要なものはすべて完全に記入する必要があります。最後は共同リスクです。途中で技術的な問題が発生する可能性はありますか？ 機器は十分な性能を満たしていないでしょうか？ クライアントが異なるタイムゾーンに住んでいて、考慮に入れるべき深刻な遅延を引き起こすかもしれません。
一人のチームメンバーのリスクは全員のリスクです。一人にとっての問題は、簡単にチーム全体に影響を及ぼす可能性があります。ですから、これらの共同リスクは、全員が見て検討できるようにボードに掲示する必要があります。次の要約で見るように、これら最後の2つの列は、共同目標とコミットメントのセクションで新しい項目を作成する際にも重要です。
TAMを使うと、問題が発生する前にそれをキャッチできます。
少し時間を取って、シナリオを実行し、TAMの実際の動きを見てみましょう。この例では、ヘッダーから共同リスクに至るまでを「フォワード・パス（前進分析）」として見ていきます。次に、最後の2つの列が目標とコミットメントの再考を促す、「バックワード・パス（逆行分析）」と呼ばれるものを見ていきます。ここでの重要なポイントは、「TAMを使うと、問題が発生する前にそれをキャッチできる」ということです。
あなたがコミュニケーション代理店に勤めており、クライアントのためにソーシャルメディアキャンペーンを迅速に考案するよう依頼されたとしましょう。あなたは5人のチームメンバー、テス、ルー、マッテオ、パブロ、ホノラを集め、TAMを使ってプロジェクトを分解します。最初は、ミッションと期間です。ここには「ソーシャルメディア戦略の策定」、そして「4週間」と記入します。次に共同目標です。キーワード分析を行い、レポートにまとめる必要があることに全員が同意します。
クライアントインタビューも実施する必要があります。そして、誰かが競合分析を実行する必要があります。目標が決まったら、コミットメントに進みます。ホノラがキーワード分析をすることに同意し、マッテオがレポート作成を引き受けます。クライアントインタビューは全員が協力することに同意し、パブロ、テス、ルーが競合分析を実施することに同意します。では、どのような共同リソースが必要でしょうか？
ホノラとマッテオには分析ソフトウェアが必要です。全員がクライアントインタビューをまとめるためのデータベースアクセス権が必要になります。そして、テスはスケジュールにある程度の時間を確保する必要があります。最後に共同リスクです。ホノラは、クライアントが常に対応可能とは限らないと言っていると指摘します。そしてパブロは、このプロジェクトはデータに過度に依存するリスクがあると説明します。
これでフォワード・パスは完了です。そして今度はバックワード・パスの時間です。最後の2つの列の中に、今から目標にできるものはありますか？ データベースアクセス権はどうでしょうか？ これを共同リソースから共同目標に移し、「データベースアクセス権の付与」とし、ホノラがそのコミットメントを引き受けることに同意します。クライアントが対応可能か不明という点については、これも共同目標に移し、「事前にインタビュー会議の日程を調整する」というタイトルにします。
マッテオがこれを引き受けることに同意します。これでチームはマップを検証できます。分析ソフトウェアは利用可能なので、問題ありません。テスは時間を作るためにスケジュールを調整できます。そして、全員がタスクに取り組む間、データへの過度な依存という潜在的な問題を念頭に置くことに同意します。マップの設定完了です。完成したマップの写真を撮り、全員に送信します。さあ、仕事に取り掛かる時間です！
迅速な評価で、問題を見つけて修復しましょう。
最初の方で述べたように、TAMは効果的な計画ツールであるだけではありません。評価の実施にも非常に役立ちます。評価はプロジェクトを軌道に乗せるための鍵です。あまりにも多くの場合、進捗を確認するシステムが存在せず、メンバーは間違った方向にあまりにも長い時間を費やしてしまうことがあります。彼らは正しいアイデアを持っていると思っていても、実際にはコースから大きく外れてしまっているのです。
TAMは、長く退屈な会議をほぼ回避しながら、迅速な評価を実行する方法を提供します。ここでの重要なポイントは、「迅速な評価で、問題を見つけて修復しよう」ということです。迅速な評価は、先に説明したのと同じTAMモデルを使って行うことができます。唯一の変更点は、4つの列に2本の水平線を引き、各セクションに上段、中段、下段を作成することです。共同目標の列では、上段は明確、中段はどちらともいえない、下段は不明確とラベル付けします。共同コミットメントの列では、上から順に、明示的、どちらともいえない、暗黙的となります。
共同リソースの場合は、利用可能、どちらともいえない、不足です。共同リスクは、制御下にある、どちらともいえない、過小評価されているです。さて、評価を始める際に、TAMヘッダー内のミッションセクションにはプロジェクト名を入れることもできますし、単一の目標に焦点を当てることもできます。いずれにせよ、主題が明確になったら、各チームメンバーに状況について投票する機会が与えられます。より快適に感じられるなら、匿名で行うこともできます。仕組みはこうです。各チームメンバーは4つのマーカーを手にします。各列に一つずつです。
それから、プロジェクトの各部分についてどう感じているかを示すためにマーカーを使います。最初の2つのマーカーは、共同目標については不明確だと感じており、共同コミットメントについてはどちらともいえない（つまり、いくつかの役割は十分に議論されたが、他の役割はそうではないと考えている）ことを示しているかもしれません。最後の2つのマーカーは、自分の仕事に必要なリソースが不足していると感じ、リスクは過小評価されているままであることを示しているかもしれません。全員が投票し終わったら、状況がどこにあるのかを視覚的にうまく表現したものが得られます。その後、チームは問題のある点について解釈し、振り返り、議論し始めることができます。場合によっては、簡単な議論によって物事が適切に明確になり、マーカーがマップの最上部に移動することもあります。
また、新しい目標やコミットメントを設定する必要がある場合もあります。目標は、評価の最後に再度投票を行い、すべてのマーカーが各カテゴリの最上部セクションにある状態にすることです。それがゴーサインです。
TAMは、会議に構造、関与、そしてオーナーシップをもたらします。
会議は恐ろしい時間の無駄になり得ます。しかし、必ずしもそうなる必要はありません。そしてここでも、TAMが役立ちます。過去に会議で期待外れの結果に終わったことがあるとしても、対面で会って議論することの力を過小評価すべきではありません。
それは依然として、私たちが自由に使える最も影響力のあるコラボレーションツールの一つです。問題は、会議が構造化されておらず混沌としている場合、つまりあまりにも多くの疑問が未解決のまま放置される場合に発生する傾向があります。幸いなことに、これらは簡単に修正できる問題です。ここでの重要なポイントは、「TAMは、会議に構造、関与、そしてオーナーシップをもたらす」ということです。会議の正確な時間を設定すること、それが30分、60分、あるいは90分であっても常に良い考えです。また、事前に十分な時間をかけてアジェンダを作成し、配布することも賢明です。
アジェンダの良い例としては、対象テーマに関する10分間のイントロ、TAMを完成させるための30分、そして質問に対処するための25分、といったものです。TAMの設定方法を考えると、マップを一緒に埋めていくことは、会議を進める上で非常にシンプルで協力的な方法になり得ます。会議が終わる前に、バックワード・パスを実行する時間を必ず確保してください。それが終わったら、迅速な評価を実行して疑問点や未解決の問題を特定することで、会議を締めくくることができます。これにより、全員がすべての目標について自信を持ち、明確に理解した状態で会議を後にすることを確実にします。会議における関与、士気、オーナーシップをさらに高める方法は他にもあります。
まず、フォワード・パスの間、各チームメンバーが自分の考えを述べ、懸念事項に対処し、コミットメントを行う時間を2分から5分確保することから始められます。会議を運営するもう一つの効果的な方法は、一歩脇に下がることです。あなたがチームリーダーやプロジェクトマネージャーなら、イントロに参加してミッションを確立した後、30分間部屋から退出し、チームに自分たちでフォワード・パスを実行させてください。彼らに、共同目標、共同コミットメント、共同リソース、共同リスクを埋めることで、「どのように」を決定させるのです。
その後、あなたが戻ったら、バックワード・パスの実行と迅速な評価に全員で参加できます。チームメンバーに発言権とプロジェクトのオーナーシップを与えることで彼らをエンパワーメントすることは、成功する結果を確実にする上で大いに役立ちます。最後の要約では、信頼を築き、安全なチーム環境の土台を築くための、さらにいくつかの方法を見ていきます。
チーム契約（チーム・コントラクト）は、衝突を抑制し、安全な環境を促進します。
チームを作るということは、異なる性格タイプや、コミュニケーションや人間関係について異なる期待を持つ人々を混ぜ合わせることを意味します。経験豊富なチームリーダーなら誰でも証明しているように、これは大きな衝突を引き起こす可能性があります。それなら、チーム契約（チーム・コントラクト）を作成することで、そうした衝突を未然に防いではどうでしょうか？ここでの重要なポイントは、「チーム契約は、衝突を抑制し、安全な環境を促進する」ということです。
チーム契約は、中央に大きな円が描かれた大きな長方形のポスターから始まります。円の内側には「IN」、円の外側には「OUT」と書かれています。問いかけはこうです。チーム内で見たいと思う態度や行動は何か、そして見たくないものは何か？ これは一般的な行動やコミュニケーションスタイルだけでなく、共有リソースの扱いといった問題にも適用されるべきです。全員に自分の回答について考える機会を与えるのが良いため、契約を作成し始める前に、この質問をチームに投げかけておきます。その後、会議を設定し、全員に自分の答えを付箋に書いて持ってくるように依頼します。
各チームメンバーは、自分の「IN」と「OUT」、そしてなぜそれを選んだのかについて話す時間を数分与えられるべきです。「問題があるときに声を上げない」ことを「OUT」の例として、「お互いの話を聞く」ことを「IN」として挙げることで、口火を切ることができます。全員が自分のアイデアをボードに追加したら、20分ほどかけて部屋の中を回り、反応を聞き、契約を集約していきます。最終的に、全員が投票で合意し、契約を有効にする必要があります。全員が同意しなければならないことの一つは、契約違反があった場合、インシデントについてケースバイケースで話し合う会議を開くという点です。事前に自動的な罰則を設定しないのがベストですが、重大な違反があった場合、その人物がチームから外される可能性があることを全員に知らせておくことは有益です。
チーム契約は、信頼と心理的安全性を確立します。このポジティブなチーム環境をさらに強化したいなら、「リスペクトカード（Respect Card）」を使いましょう。これは基本的に2列の表です。左側には、他者に敬意を示す方法に関するヒントのリストがあります。
右側は、他者を評価していることを示す方法についてのヒントです。そこには、直接命令するのではなく質問すること、そして公然と批判する代わりに褒めることを人々に促す、といったことが含まれます。これらのツールがあれば、あなたの会議を生産性と連携の温床に変えることができるはずです。また、問題が大惨事になる前に、人々が恐れずに問題提起できる安全なスペースを作るのにも役立つでしょう。
最終的なまとめ
プロジェクトを管理するということは、いくつもの落とし穴を伴います。チームをまとめるとき、あなたは同時に、異なる個性や力関係もまとめているのです。不明な点や潜在的な問題を指摘する場合、人々はしばしば声を上げることに居心地の悪さを感じます。しかし、そのような問題は、口に出さずにいるとますます悪化する一方です。
これこそが、チーム・アライメント・マップがあらゆる種類のプロジェクトにとって完璧なツールである理由です。これは、チームメンバーが計画段階や評価段階により深く関わり、自分の役割に対してオーナーシップを持てるようになるための、シンプルで柔軟な方法なのです。また、問題が発生する前に潜在的な問題を特定し、役割や目標に関して全員の認識が揃っていることを確認する仕組みが組み込まれています。
さらに、すぐに使える実践的なアドバイスを一つ。チームが同じ部屋に集まれない場合は、オンラインボードを使ってTAMを作成しましょう。 私たちの働き方はここ数年で大きく変わりました。チームメンバーが対面で交流できない場合は、ビデオ会議に頼る必要があるかもしれません。その場合、MuralやMiroのようなオンラインボードを使って、TAMのオンライン版を作り、全員が見られるようにすることができます。また、オンライン調査ツールを使って評価を実行し、物事が明確か、どちらともいえないか、不明確かについて、個別の投票を得ることもできます。
