『どこでも一緒に働く』（2018年）は、フレキシブルなリモートワークが従業員とマネージャーの双方にもたらすメリットを検証し、オフィスワークの未来に切り込みます。リモートで働く、あるいはリモートワーカーのチームを管理するのに必要なスキルとマインドセット、そしてそれを可能にするテクノロジーについて概説しています。
従来型のオフィスワークがすぐになくなるわけではありませんが、リモートワークを選ぶ人は増えています。本書は、そうした人たちのためのハンドブックです。
この本の要点：リモートワークやリモート管理に備える
かつてはすべてが同じ場所で行われていました。しかし今、リモートワークを導入する理由は極めて現実的なものが多いです。ビデオ会議ツールやタスク管理ソフトウェアなどのテクノロジーによって、オフィスと同等かそれ以上の機能を外出先でも利用できるようになりました。それでもなお、リモートワークやリモートチームの管理に不安を感じる人がいるのはなぜでしょうか。
従業員からは福利厚生の縮小や雇用の不安定さを懸念する声が上がり、雇用主の中には、姿が見えなければ従業員を信頼できないという人もいます。しかし、特定のリモートワークに必要な能力を特定し、それを改善して働き方や他者との関わり方に組み込んでいけばよいのです。この要約では、リモートワークの未来を展望し、「どこでも一緒に働く」際のさまざまな困難や不安を解消する手引きを提供します。
リモートワークは生産性とエンゲージメントを高める
初めての仕事を探していた頃を思い出してください。特定の業界や企業、都市で働きたいという希望があったかもしれません。人脈づくりや同僚との絆、重要で意味のあることの一翼を担う感覚にも胸を躍らせていたでしょう。そして、ついに理想の仕事を見つけた！
すべての条件を満たす仕事に興奮し、仕事の世界に飛び込む準備は万端でした。けれども初日、自分のキュービクルの鍵を受け取り、周りを見渡したとき、素晴らしい点もあれば、期待通りでない点もありました。渋滞に巻き込まれる通勤ラッシュを夢見る人はいません。
配管工が朝8時から午後2時の間に来ると言われて、丸一日休まなければいけないストレスを考える人もいません。お気に入りの街に住むか、仕事があるからという理由で殺風景で馴染めない場所に引っ越すかなんて、誰も考えないでしょう。オフィスワークは、夢のキャリアを実現するための資産というより、むしろ障害になることのほうが多いのです。
ここで重要なポイントは、リモートワークは生産性とエンゲージメントを高める可能性があるということです。従来のオフィス勤務よりも、リモートワークのメリットが上回ると判断する人が増えています。これにはいくつかの理由があります。FlexJobsが2017年に実施した調査によると、回答者の76％が「同僚からの中断が減る」ためにリモートワークのほうが生産性が高いと答えました。同じく76％が「気が散る要素が少ない」ことを生産性向上の理由として挙げ、70％が「通勤ストレスが減る」と回答しました。2014年に『ハーバード・ビジネス・レビュー』に掲載された研究では、中国の旅行サイトCtripのコールセンター従業員を対象に、リモート勤務とオフィス勤務の生産性が比較されました。
9か月後の結果は？リモート勤務者はオフィス勤務者に比べて電話対応件数が13.5件多くなりました。これを積み重ねると、在宅勤務の従業員は週に1日分多く働いている計算になります。この研究を行ったNicholas Bloom氏は、いくつかの理由を挙げています。生産性が向上した一因は、単純に、従業員の自宅のリビングルームがオフィスよりも静かで集中を妨げるものが少なかったことです。
さらに注目すべきは、リモート従業員は通勤時間がなくなった分を仕事に充て、休憩時間もオフィス勤務の同僚より短く、回数も少なかった点です。しかも、病気による欠勤がはるかに少なかったのです。典型的なオフィスの賑やかさを心から楽しめる人もいますが、実際には、リモートワークのメリットが仕事と私生活の両方にプラスに働くと感じる人のほうが多いのです。
柔軟なリモートワークの選択肢は、長期的なロイヤルティとコスト削減につながる
あなたがマネージャーだとしましょう。チームメンバーが、週に2日だけ自宅で仕事をしたいと相談してきました。あなたの第一印象はどうでしょうか。彼女のやる気を疑いますか？他の皆は毎日オフィスに来ることを何とも思っていないように見えるのに、と考えるかもしれません。
それとも、彼女がワークライフバランスを最適化するためにもっと主体的な役割を果たせるメリットに目を向けようとするでしょうか。リモートワークに対する雇用主の疑念にも一理ありますが、リモートワークの選択肢を提供しない組織は、長期的に見て競争力を損なうという証拠が増えています。ここでの重要なポイントは、柔軟なリモートワークを提供することが、長期的なロイヤルティとコスト削減につながるということです。 考えてみてください。新入社員を雇うコストは、多くの場合、今いる社員を維持するコストをはるかに上回ります。オンボーディングやトレーニング、その他諸経費がかからないからです。さらに、2017年のFlexJobs Super Surveyでは、回答者の62％が、フレキシブルな働き方が不可能または利用できない仕事を辞めた、または辞めることを考えたと答えています。
79％が、こうした働き方の選択肢があれば雇用主への忠誠心が高まると回答し、73％は上司や同僚との関係が良くなると考えています。従業員を維持し、コストを削減したいなら、リモートワークを導入しない手はないでしょう。これほど職場の柔軟性を支持する決定的な数字がある中で、雇用主として他にどんなメリットがあるでしょうか。それは、かなりの数の従業員がリモートワークをすれば、広いオフィススペースを借りる必要がなくなる、あるいはオフィス自体が不要になることです。Global Workplace Analyticsの試算では、リモートワーカー一人がフルタイムで勤務するごとに、年間約1万ドルの不動産関連費用（つまり家賃）が節約できます。そうなれば、毎年のチームビルディング合宿もずっと手頃に感じられるでしょう。
最後に、優秀な人材のプールから最高のチームを編成しようと思ったら、専門的な才能を持つ人が必ずしも半径30km圏内に住んでいるとは限りません。NanoTecNexusの創業者Adriana Velaはまさにこの問題に直面し、解決策としてリモートワークを全面的に受け入れました。Velaは米国とカナダを拠点とするナノテクノロジーの専門家を雇用し、リモートでコラボレーションしてもらったのです。
時間ではなく成果に焦点を当てることで、リモート従業員の生産性に関する懸念を和らげられる
あなたは働き者で、周知の事実です。オフィスに着くと席に座り、昼休みまでずっとそこにいます。実は昼食もデスクで取るので、昼休みが終わってもそのまま座り続けます。そして、午後5時の定時までひたすら働き続けるのです。「なんて勤勉で熱心な社員なんだ！」と、あなたが上着を羽織って手を振るのを見ながら、マネージャーは思うでしょう。そしてあなたは車で、髪を風になびかせ、Fleetwood Macを大音量で流しながら高速道路を走り去っていく。細部は違えど、よくある話です。しかし、もしあなたが実はずっと働いていなかったとしたら？
もしあなたが偽装の達人で、忙しそうに見せかけて、実はNetflixのキューを整理していたとしたら？こんな経験はありませんか？ここでの重要なポイントは、時間ではなく成果に焦点を当てることで、リモート従業員の生産性に関する懸念が和らぐということです。 マネージャーの中には、従業員が机に向かって一生懸命働いている姿を見られなければ、まったく働いていないのではないかと心配する人もいます。その不安は、同じメンバーが自宅で管理職の鋭い目から離れた状態を想像すると、さらに大きくなります。
では、リモート環境で双方が生産的で誠実な仕事関係を築くにはどうすればよいでしょうか。リモート従業員の生産性を追跡する方法としては、大きく分けて2つの考え方があります。監視ソフトウェアは一部で魅力的な解決策とされていますが、不信感を生む恐れもあります。これには、画面の録画、キーストロークの追跡、場合によっては実際に部屋にカメラを設置することも含まれます。しかし、監視には明らかな欠点があります。起業家のBart Van Loon氏は、このような管理手法は逆効果で、時間の経過とともに標準以下の結果しか生まなくなる可能性があると警告しています。
たとえば、常に仕事をしているように見せなければならないと感じると、じっくり時間をかけることでより良い成果が出るプロセスやタスクが急がされてしまうかもしれません。もう一つの方法は、会社の目標志向を時間ベースから成果ベースへと完全に転換することです。達成可能で具体的な目標を中心に協働することで、時間がずれても進捗状況をリアルタイムで追跡し、タスクの優先順位を決めて、適切に割り当てることができます。これにより、マネージャーと従業員の間だけでなく、同僚間でも信頼と透明性が育まれます。
要するに、午後にロマンティックコメディとSF映画のどちらを見るかで迷っていたとしても、それは問題にならなくなるのです。「ちゃんと働いているのか、それともサボっているのか？」という問いは、仕事の成果が上がらない場合にのみ問われ、昼食後の勤務態度を試すものではなくなるのです。
リモートワークに転向する前に、必要なコミュニケーションスキル、仕事への姿勢、技術的な基礎が備わっているか評価しよう
あなたがパン職人で、自分のパン屋を開くのが生涯の夢だとします。確かにパンを焼く技術はあるでしょうが、成功に必要なのはそれだけでしょうか？おそらく、パンを焼き、販売する場所が必要です。そこには、オーブンやボウル、材料などの設備もいるでしょう。以前勤めていたパン屋では魔法のように揃っていたものが、新しい賃貸契約にサインしたからといって自動的に手に入るわけではありません。
同じことが、オフィス勤務から自宅のリビングルームでのリモートワークに切り替えるときにも当てはまります。ここでの重要なポイントは、リモートワークに転向する前に、必要なコミュニケーションスキル、仕事への姿勢、技術的な基礎が自分に備わっているかを評価することです。 リモートワークへの移行は大きな決断であり、予期せぬ障害はつきものですが、始めるにあたって譲れない条件もいくつかあります。まず、リモートワークでは対面でのコミュニケーションがほとんど、あるいはまったく発生しません。バーチャルな休憩室で雑談する機会を作る方法はありますが、やり取りの大半は文面で行われます。そのため、メールやインスタントメッセージアプリで明瞭かつ注意深く自己表現できる必要があります。
また、タイピングスキルが十分かどうかを見極めることも大切です。キーボードを見ながら1本指で入力するようなやり方では、すべての作業が遅くなってしまいます。次に、リモートワーカーの成功は自己完結性にかかっています。自分で時間を管理し、自律的にタスクを遂行できなければなりません。チームが評価するのは信頼性ですが、同時に批判を受け入れ、建設的なフィードバックを他者に提供できる人材です。最後に、高品質のテクノロジーに投資し、それを使いこなせることも重要です。これは、リモートワークを導入しようとする個人と企業の両方に言えることです。
当然ながら、ウェブカメラ付きのコンピューターと電話、そしてファイルへのアクセスが必要です。また、全員のために、信頼性の高いインターネット接続が欠かせません。背景の雑音が最小限に抑えられる場所を見つければ、ビデオ通話や音声通話の品質が向上し、集中できる仕事環境の構築にもつながります。こうしたセットアップが完了したら、基本的なトラブルシューティングを行える程度には技術に精通しておきましょう。
マイクがオンになっているか？ビデオが機能しないのはなぜか？これらのツールに慣れることで、何かおかしいときにどこをチェックすればいいのかがわかり、どうしても行き詰まったときに誰に助けを求めればいいかもわかります。
リモートワークでは、集中し、チームと明確にコミュニケーションを取ることを忘れずに
あなたが本当に仕事中毒なら、仕事を始めるよりもやめるほうが難しいかもしれません。一日が次の日に溶け込み、毎朝、昨日の残りのコーヒーを温め直し、ベッドからデスクへの通勤を難なくこなします。一日経ったコーヒー自体は悪くありませんが、より規律あるルーティンを確立しなければ、働きすぎにつながる恐れがあります。また、余計な気晴らしを招くことにもなります。
たとえば、同居人はあなたがいつ仕事をしていて、いつしていないのかを知らないかもしれません。世の中にはスーパーヒーローのような人もいますが、2歳児が部屋を走り回っている中で集中するのは大抵の人にとって難しいものです。ここでの重要なポイントは、リモートワークでは集中し、チームと明確にコミュニケーションを取ることを忘れないことです。スタンフォード大学の研究者たちは、マルチタスクをする人の生産性の源を探ろうと研究を行いました。驚くべきことに、マルチタスクをする人は、目の前のタスクだけに集中できる人よりもパフォーマンスが低いという結果が出ました。
研究の著者によれば、マルチタスクの参加者はタスクに関連する細部に集中できず、気が散ってしまったのです。つまり、マルチタスクは生産性に悪影響を及ぼします。では、どうすれば集中できるのでしょうか。一つのシンプルな解決策は、必要のないメールや電話の通知をすべてオフにすることです。中には重要なものもありますが、他の通知は待ってもらえます。
そのために、チームメンバーと基本ルールを決めておくとよいでしょう。たとえば、質問やメールへの返信は1時間に1回程度にする、といった具合です。次に、一度に取り組むタスクを3つに絞ることで、今週のタスクの無限リストを急いで片付けるのではなく、質の高い成果を出すことに集中できます。また、自分が最も効率的に働ける時間帯や場所を見極め、スケジュールに組み込むのも一案です。朝が最も頭が冴えるなら、難しいタスクはその時間帯に計画しましょう。午後のパワーナップ後に調子が出るタイプなら、それを取っておきます。他の人と協働する際の有益な習慣として、「ワーク・アウト・ラウド（作業の可視化）」があります。たとえば、チームがTrelloのようなコラボレーションツールを使っていれば、誰もがタスクの完了を確認できます。これは同僚間の信頼を育み、互いにモチベーションを高め合うことにもつながります。最後に、メールでは、各ポイントや質問を番号や箇条書きで明確に示すことで、同じように整理された形で返信をもらいやすくします。これらすべてを実践すれば、あなたは生産的なリモートワーカーへの道を歩み始めるでしょう。
チームをリモートワークに移行させる際は、段階的に、測定可能なステップで進めるべき
マネージャーとして、チームを自分の目の届かない場所に放っておくことで何が起こるか不安に思うかもしれません。実際、ある調査では、マネージャーの70％がリモート従業員の管理で最も恐れていたのは、生産性、説明責任、そして連絡の取りやすさだと答えています。しかし、実際に経験した後では、同じマネージャーたちが、リモート管理で最も難しいのはコミュニケーションだったと答えました。生産性は当初の懸念ほど問題ではなかったのです。
このことから何がわかるでしょうか。リモートチームの管理は必ずしも計画通りに進むとは限らないということです。だからこそ、チームのリモートワークへの移行はゆっくりと進めることが大切なのです。ここでの重要なポイントは、チームをリモートワークに移行させる際は、段階的に、測定可能なステップで進めるべきだということです。もしチームの一部、あるいは全員を完全なオフィス勤務からリモートワークへと変更するのであれば、その過程は単に全員のウェブカメラが動作するか確認する以上のものになるでしょう。それゆえ、ゆっくりと移行することが双方にとって有益です。
各ステップの後に、その進捗を評価します。たとえば、いきなり全員を一斉にリモートに切り替えるのではなく、まず1人か2人の従業員から始めて、うまくいった点といかなかった点を確認します。その際、オフィス勤務の社員にも必ず声をかけ、そのプロセスについてどう感じたかを聞いてください。こうすることで、他のメンバーを追加したり、最初の2人のリモート日数を増やしたりする前に、プロセスや手順、デバイスを最適化する機会が得られます。
チームによっては完全な移行はせず、出張や悪天候、その他の予期せぬトラブルで自宅から働かざるを得ない状況にも対応できる「リモートファースト体制」を構築する場合もあります。たとえば、ある社員の車が動かなくなったり、海外の会議に1週間出席しなければならなくなったりした場合でも、事前に準備を整えておけば、自宅や海外からでも効果的に働き続けることができます。マネジメントの観点からは、リモートワークへ慎重に移行する時間を取ることで、その社員がその環境で成功するための適切な組織力を持っているかどうかを見極める機会にもなります。言い換えれば、ライティングでアイデアを伝えるのが苦手だったり、リモートの日にオフィスの日と同じだけの成果をあげられなかったりする場合、より抜本的な決断をする前に、問題を解決するか、選択肢を取りやめるかの判断ができるのです。
リモートワーカーを採用する際は、面接で関連スキルをテストし、効果的なオンボーディングプロセスを設計する
一流の交響楽団のツアーに同行するバイオリニストを採用するとしたら、面接でどんな質問をしますか？「バイオリンは弾けますか？」という質問に対し、「はい」と即答されるでしょう。でも、本当に確認するために、おそらく演奏してもらうはずです。何しろ、パフォーマンスが求められる仕事であり、弾ければそれで通用するのですから。けれども、音楽業界ほどではない一般の企業で新入社員を採用するとなると、こうしたスキルの審査がおろそかになりがちです。特にリモートワーカーの場合はそうです。
履歴書の「コンピュータースキル」欄に「Microsoft Excel」と記載されているからといって、実際にスプレッドシートを有意義に使えるとは限りません。リモートワーカーとして成功するための最低限の必須能力も同様に、応募者は主張しますが、面接で検証されないことがよくあります。ここでの重要なポイントは、リモートワーカーを採用する際は、面接で関連スキルをテストし、効果的なオンボーディングプロセスを設計することです。ウェブサイトRemote.comが85社にリモート従業員の面接方法を尋ねたところ、84社が、ビデオ通話を使う以外は対面と同じ方式を使っていると回答しました。
もっと良い方法があります。フリーランス翻訳のウェブサイトZingwordの共同創業者Robert Rogge氏は、面接を、応募者のコミュニケーションスキルと技術的適性をテストする機会と捉えています。リモートポジションの面接なら、日常的に使うさまざまなツールをプロセスに取り入れましょう。そうすれば、メールやビデオ会議、チーム専用アプリの使い勝手をどの程度把握しているかがわかります。質問の中には、リモートワークの経験に関するものも含まれるでしょう。その答え方から、その人の働き方について多くを知ることができるのです。次のステップは、新入社員に求める期待を、スムーズにスタートできる具体的かつ現実的な計画に落とし込むことです。
このようなオンボーディング計画は、例えば次のようになります。温かい歓迎の後、チームのメンバーを紹介し、次に仕事を始めるのに必要なツールや資料を提供します。NASAでは、オフィス勤務者が国際宇宙ステーションの宇宙飛行士とリモートで協働するのですが、入所したばかりの科学者一人ひとりに専属のバディ（サポートスタッフ）をつけて、わからないことがあればいつでも質問できるようにしています。全体として、採用にかかるコストを考えれば、リモートかオフィス勤務かを問わず、新入社員のオンボーディング計画を詳細に作らない企業が多いのは驚くべきことです。当たり前のようでいて、実は見過ごされているのです。
オフィスで得られるメリットの大半は、オンライン上でも簡単に実現できる
あなたがデスクに座っていて、取り組んでいるレポートについて質問がある場合、どうしますか？同僚のデスクが同じ建物内にあるなら、ぶらりと歩いて行って直接聞けば済みます。でも、もし違う都市、国、さらにはタイムゾーンにいたら？とても大きな問題に思えます。
しかし、実はそうでもありません。電話やメール、ビデオ通話、Slackなどのアプリといった利用可能なチャネルを通じて、頻繁にコミュニケーションを取ればいいだけです。実際、リモートワーカーのほうが同じオフィスにいる同僚よりも連絡がつきやすいケースは多く、どこからでも働くということは、自分がいつ、どのように連絡を取れるのかを共同作業者に明確に伝えることも含まれます。ここでの重要なポイントは、オフィスで得られるメリットの大半は、オンライン上でも簡単に実現できるということです。リモートチームのメンバーは、バーチャルであっても、対面での接触時間がむしろ長い可能性さえあります。ある研究では、バイオテクノロジー企業ジェネンテックの従業員が自席にいる頻度を測定しました。
その結果、午前9時から午後5時までの通常のオフィスアワーにおいて、ジェネンテックの従業員が席にいなかったのは80％の時間に上ることがわかりました。これを受けて、誰がこんな大規模な「イス取りゲーム」を企てたのかと問う人もいるでしょう。
しかし、より重要な問いは、一日中そんなに行方がわからない人が多い中で、どうやって誰かを見つけられるのか、ということです。もちろん、同僚とオンラインで信頼関係を築くには時間がかかりますし、テキストによるやり取りは誤解を招くおそれもあります。だからこそ、チームメンバーが定期的に交流し、共に考えを共有する機会を確保するために、頻繁にオンラインビデオ通話を設けるべきなのです。その一例が、同じ場所に集まるオフィスで一般的な「スタンドアップ」を定期的に開催することです。
バーチャルであれ対面であれ、スタンドアップでは、チームメンバーが交代で昨日やったこと、今日取り組んでいること、そして途中でぶつかった問題を共有します。録画ができるため、その時間に参加できなかった人も、後から見逃した内容をキャッチアップし、返答することも可能です。人々を結びつけるもう一つの方法は、毎週または隔週で「レトロスペクティブ（振り返り）」を開くことです。これは個々の日々のタスクから一歩引いて、チーム全体が全般的にどう進んでいるかを把握する場です。レトロスペクティブはフィードバック専用の時間でもあるため、建設的な環境で取り上げるべき衝突があれば、まさにそのタイミングで話し合うのが適切です。
最後のまとめ
これらのポイントで最も重要なメッセージ：「どこでも一緒に働く」ことは、もはや限られた人だけの選択肢ではありません。時代に適応し続けたい企業は、リモートワークを積極的に取り入れ、自社のビジョンや目標にどう適合するかを検討するのが賢明です。個人として、いま一歩踏み出す準備が整っていない方は、こう考えてみてください。今日の伝統的なオフィス環境で行われているタスクの多くは、実はそれ自体がリモートタスクであり、たまたま同じ場所で行われているに過ぎないのです。 実践的なアドバイス頻繁なフィードバックには、短期的にも長期的にも利点があります。チームと定期的なフィードバックのループを設け、あらかじめ形式を決めておきましょう。
同僚は、コミュニケーションの取れる環境の中で進捗状況を振り返り、批判を述べ、質問をすることができます。これは、目の前のタスクで質の高い成果を上げるために必要なだけでなく、チームメンバー間の関係も強化します。それぞれが他のメンバーと協力し、話し合うことに慣れるほど、今後より良いチームへと成長していくでしょう。ご意見・ご感想をお待ちしております。次に読むべき本：『The New Corner Office』（ローラ・ヴァンダーカム著） リモートワークのエキスパートになったあなたは、その活用法をさらに深掘りしたいと思うかもしれません。ここでは、セットアップやマインドセット、コミュニケーションの実践が、リモートコラボレーションを左右することを見てきました。単に機能させるだけでなく、本当にうまく機能させたいなら、少し実験が必要です。『The New Corner Office』では、本書のポイントを振り返りながら、自分にとって最も生産的なスケジュールを見つけ出すこと、人間関係を築き維持すること、そして、自分の目標や夢に合致するチャレンジを、たとえオフィスの外でも積極的に探し求めることに焦点を当てています。
