『ロバート議事規則 最新改訂版』（2020年）は、広く認められた議事手続きの標準的参考書として、1876年にまで遡る以前のすべての版に代わる、第12版かつ唯一の現行正規版です。審議・意思決定グループの構成員の平等な権利を確立し、会議の公正さと効率性を高めるための原則と指針を概説しています。
この本から得られるもの：7世代にわたり信頼されてきたルールブックで会議を改善する
「あの会議、メールで十分だったのに」
特に会議が軌道を外れたとき、あなたも一度はそう思ったことがあるでしょう。予定より長引いたのに何も決まらなかった。あるいは感情的になったり、そもそも何のための会議だったのか混乱したまま退出したこともあるかもしれません。
非生産的で、時には対立的ですらある会議は昔からの課題ですが、そうである必要はありません。1世紀以上前に開発された一連のルールで、これにどう対処するかをこれから学びます。これは祖父の世代のルールではありません。はるかに古い歴史があります。
1876年に遡りましょう。ヘンリー・M・ロバートが、後に『ロバート議事規則』となる初版を出版しました。ロバートは陸軍の工兵将校で、13年前から議事手続きの研究を始めていました。きっかけは何だったのでしょうか？ 簡潔に言えば、議長を任された会議が大混乱に陥ったことです。当時のアメリカの時代背景を考えれば、州や地方政府が協力し合う上で共通の基盤を見つけることがいかに重要だったかは明らかです。議会手続きの概念はイギリスから海を渡ってきていましたが、実際に採用するルールに関しては、グループ間に依然として大きな違いがありました。
『ロバート議事規則』が今日どれほど役立つかを理解するのに、タイムマシンや深い歴史の知識は必要ありません。一つのルールセットに合意を確立し、何が議論されているのか、何ができるのか、そしてその過程でお互いをどう扱うべきかを全員が明確に把握できるようにするということだけ知っていれば十分です。長い年月を経てもなお、このガイドラインは全米の地方自治体、組織、その他の会員制グループの間で議事手続きの最高権威であり続けています。
『ロバート議事規則』は、ほぼすべての会議シナリオへの対処法を網羅する、非常に詳細な参考書として作られています。この要約ですべてを網羅することはもちろんできませんが、基本の入門として、ルールの主な原則と、会議の進行全体を通じてそれがどのように機能するかを紹介します。理解すれば、あなた自身の会議を公正かつ公平に、そして効率的に進める道のりをしっかりと歩み始めることができるでしょう。
公正さと秩序が、すべての構成員の平等な権利を保証する
一人だけが話し続けて、あなたが口を挟めなかった会議に参加したことはありますか？ グループのごく一部の人が権力を振りかざして、他の全員が反対している行動を取ったという状況はどうでしょうか？ これらは『ロバート議事規則』が解決できる二つの大きな問題です。その出発点は原則にあります。
第一に、組織のすべての構成員は会議に参加する平等な権利を持っています。これには出席、議題の提出、検討中の議題に対する意見表明、そして投票が含まれます。これらの権利は、検討対象のアイデアであれ会議自体に関する問題であれ、すべての議題に適用されます。第二に、多数決が優先されます。
これらの原則に基づく秩序ある会議構造が、公正さ、そして理想的には効率性を確保します。例えば、一度に検討できる議題は一つだけです。そして、各構成員は、別の構成員が同じ議題について二度目の発言をする前に、少なくとも一度は自分の考えを述べることができます。さらに、真に緊急な場合を除き、誰も発言を遮ることはできません。
夢のように聞こえますか？
仕組みの詳細に入る前に、次に学ぶことを適用する前に確立しておかなければならないいくつかの事項を検討しましょう。第一に、あなたの組織は『ロバート議事規則』を議事権威として正式に採用し、それを規約に明記しなければなりません。誰も従う意思がないのであれば、ルールは意味がありません。また、あなた自身の規約が『ロバート議事規則』よりも優先されること、州法や連邦法も同様であることを覚えておいてください。これらのルールは、既存の体制を強化するためのものです。
また、定足数——グループが公式な決定を行うために会議に必要な最小人数——をどうするかも決めなければなりません。さらに、議長と書記を指名する必要があり、会議を進行するには両者の出席が必須です。議長（チェアとも呼ばれる）はルールを隅々まで知悉し、効果的な審判役を務めるべきです。議長は各会議の前に議題を準備する責任も負い、理事会は各会議の冒頭でそれを採択します。書記は議事進行中、明確で注意深い記録を取ります。
ご想像のとおり、規約のベストプラクティスや議長・書記の役割については、さらに多くの詳細があります。今のところは、『ロバート議事規則』に従う会議の流れを理解するために、これらの基本を知ることが最も重要です。次に、その会議がどのように機能するかを見ていきます。
構成員は動議という形で議題を提案し、権利を行使する
スモーキー・ロビンソンが歌う「アイ・セカンド・ザット・エモーション」という曲を聞いたことがありますか？ あるいは、ダイアナ・ロス＆ザ・スプリームスやテンプテーションズが有名にしたバージョンでしょうか？ もしそうなら、もうその曲を同じようには聞けなくなるかもしれません。少なくとも『ロバート議事規則』を思い浮かべずにはいられなくなるでしょう。1960年代のモータウンのヒット曲が議事手続きと関係しているなんて、考えたこともなかったはずです。ロビンソンは、共作者のアル・クリーブランドが何かに同意したことからこの曲が生まれたと語っています。「I second that motion（その動議に賛成します）」というよくあるフレーズを巧みにひねったものです。
動議への賛成（セコンド）が出ると、会議が実際に動き始めます。会議では一度に一つの議題しか検討されないと先ほど説明しましたが、そもそも議題をどう提出するのか疑問に思っているかもしれません。そこで動議の出番です。動議とは、単純にグループが何かに対して行動を起こすことを提案することです。他に検討中の議題がなければ、議長に承認された後、どの構成員でも動議を提出できます。
動議は一人の構成員が提出できますが、ほとんどの場合、さらなる行動に進むには、別の構成員が支持、つまりセコンドする必要があります。セコンドがなければ動議は否決され、グループは次の議題に進みます。別の構成員が「その動議に賛成します」と言うと、ロバートの言い方では、その議題は「テーブルに載る」ことになります。
その後、議長は討論の司会役を務めます。発言を希望する人を指名し、追加のコメントを許可する前に全員に一度ずつ発言の機会を与えなければなりません。発言する人は、議論中の動議に賛成なのか反対なのかを明確に述べ、自分の意図から話し始めなければなりません。
議長は発言を希望する構成員に常に注意を払うべきですが、理想的には、議題は事前に提出してアジェンダの「新規案件」セクションに追加してもらいましょう。ただし、規約で別途定めがない限り、これは必須ではありません。
提出できる動議にはさまざまな種類があります。次にそれらを説明します。
動議の3つの分類：主動議、二次動議、再議動議
ロバートは動議を3つの大きなカテゴリーに分類しています。第一に、主動議は最も一般的で、基本的には新規案件としてグループによる検討に値するあらゆる議題です。例えば、慈善団体への寄付の提案や、地域のお祭りのために特定の公園用地を選ぶ提案などが該当します。
主な議題に付随するという理由で二次動議とみなされる動議も多くあります。ロバートは二次動議をさらに3つのグループに分類しています：補助動議、特権動議、付随動議です。それぞれの例を見てみましょう。
補助動議は、主動議に対して何かを行うことを構成員が提案できるようにするものです。延期、修正、委員会への付託などがこれに当たります。これについては後ほどもう少し詳しく説明します。
特権動議は、審議中の案件があっても、会議そのものに影響する事柄について構成員が行動する特権に関するものです。休憩を取る、閉会する、会議が予想より長引いている場合に閉会時刻を指定する、といった動議がこれに含まれます。
付随動議は、異議を申し立てたり、議長の裁定に異議を唱えたり、規則全体を停止したりしたいときに役立ちます。これらが「付随」と呼ばれるのは、議論中の案件に関連しながらも、案件そのものではなく手続きに影響を与えるからです。
補助動議、特権動議、付随動議という二次動議を説明したところで、3つ目の大きなカテゴリーである再議動議に進みます。再議動議は、何かをグループの検討のために再び取り上げなければならないあらゆる状況で使われます。
主動議、二次動議、再議動議のいずれであっても、すべての動議は会議が正式に終了する前に対処されなければなりません。次に、投票について見ていきましょう。
すべての動議は会議終了までに処理されなければならない
会議を終えて「何も達成できなかった」と感じることが二度とないと想像してみてください。『ロバート議事規則』があれば、すべての結果を気に入るとは限りませんが、少なくとも物事が前に進んでいるのを実感できるでしょう。グループに提出されたすべての動議は、会議が正式に終了する前に何らかの結果を見ることになります。動議の種類によって、投票、または場合によっては議長の裁定が下されます。
会議が迅速かつ円滑に進むこともあります。動議に関する討論は、そもそも討論が行われない場合も含め、1ラウンドで終了することもあります。構成員は動議に対して賛成は「イエス」、反対は「ノー」と投票します。先に説明したように、多数決が優先され、投票結果は会議議事録に記録されます。
ご存じのとおり、現実はもっと複雑です。少し難しい状況でのルールを見るために、いくつかのシナリオを考えてみましょう。
たとえば、討論が長引いているとします。発言者数の制限や時間枠の設定など、討論を制限する動議を提出できます。もう一つの選択肢は、討論を完全に打ち切る動議です。いずれの動議も承認には3分の2の賛成が必要です。
さらに情報が欲しい場合もあるでしょう。動議を特定の時期まで延期する動議を提出できます。委員会に動議を検討させ、専門知識を提供してもらいたい場合は、委員会への付託を動議できます。
最後に、何らかの理由で何かを無期限に延期したい場合、「棚上げ」の動議を提出します。
ご覧のように、これらの動議はすべてそれ自体に投票が必要ですが、グループができるだけ早く案件を処理していくのに役立ちます。多くの動議が飛び交う中で、時には再投票が必要になることもあります。そのための動議があり、それは会議の早い段階であなたが多数派の一部だった案件にのみ提出できます。その場合、再審議を動議し、最初の投票がなかったかのように投票をやり直すことができますが、そのためには過半数の賛成が必要です。
もう一つの再議動議は、前回の会議で投票した事項を変更するものです。これを行うには、以前の決定事項を撤回する動議を提出します。事前に通知すれば単純過半数、通知しなければ3分の2の多数が必要です。
グループが議題を一通り処理すると、通常は議長が閉会を宣言します。すべての事項が処理されておらず、迅速に対応しなければならない場合は、続きを行う日時を指定して閉会することもできます。案件が未処理のまま会議が終了するのは、あらかじめ終了時刻が合意されていた場合か、会議を中断せざるを得ない緊急事態が発生した場合のみです。
それでは、この要約の閉会を動議します。
最終まとめ
どのような組織でも、長年にわたって確立された会議ガイドラインを採用することで、グループが取るべき行動を決定する際に、全員が平等な発言権と投票権を持つことを確保できます。定足数、知識豊富な議長、書記が揃えば、グループは標準的な手続きに従って効率的な会議構造を実現できます。それには、全員の時間と意見を尊重するオープンで公正な討論も含まれます。そして最終的に案件が決定されると、結果に関係なく、多数派も少数派も自分の声が聞き届けられ、達成感を得ることができます。基本を理解した今、あなた自身の組織で『ロバート議事規則』を実践してみてはいかがでしょうか。
