『Work the System』（2008年）は、一つの厳しい問いから始まる。世界を支配しているのは何か？ 世界は混沌に支配されているのでも、あらかじめ定められた運命でもなく、本質的に安定したシステムによって支配されていると本書は提唱する。したがって、あなたが望むものを手に入れる鍵は、個人的・職業的なシステムがどのように機能しているかを理解し、それらをあなたの目標や願望に合うように微調整することにある。
身の回りの「システム」を味方につける方法
システムはあなたの周りに存在しています。見えますか？ 感じますか？ 大丈夫、見えない宇宙人の話をしているわけではありません。
私たちが話しているのは「システム」です。見えない宇宙人とは違い、このシステムは私たちの日々の行動の多くに実際に影響を及ぼしています。通勤でも、家族との買い物でも、あなたに影響を与えるあらゆるシステムについて考えてみてください。高速道路の交通、駐車場、化石燃料の価格、会社の管理プロセス、さらにはコミュニケーションや言語といった社会システムまで。
システムはどこにでも存在します。システムがいたるところに見えるようになれば、視点を反転させることができます。システムがあなたに影響を与えるだけではなく、あなたがシステムを活用するにはどうすればよいか。本書では、その方法をご紹介します。本書では、以下のことを学べます。
- より優れたシステム管理者になる方法
- 100パーセント完璧なシステムが目標ではない理由
- システムが職場と同じくらい家庭でも重要である理由
システム思考を持とう——世界は混沌ではなく、論理的なプロセスのシステムである
自分は制御不能な混沌の砂嵐の中の無力な砂粒に過ぎないと感じたことはありませんか？ 実は、世界を支配しているのは混沌ではなく、目には見えないことも多い根本的な秩序なのです。考えてみてください。誰も世界を運営する責任者はいないのに、99.9パーセントの確率ですべてがうまく機能しています。
なぜそうなるのでしょうか？ それは、システム——すなわち、単一の目標を達成するために協働する多様な要素の集合——が、本質的に安定と効率を志向するからです。あなたが気づかなくても、毎日完璧に協働しているあらゆる種類のシステムが存在します。たとえば、遠いどこかでは、綿密に設計された方法と機械を使って地中から石油が採掘されています。
その石油はその後、海路、陸路、鉄道、パイプラインで製油所へと輸送され、最終的にはあなたの利便性のために数えきれないガソリンスタンドに届けられます。システム内に混沌や機能不全が生じる場合、その多くは人間の欠陥に起因します。システムはスムーズに動く傾向がある一方で、人間はミスを犯しがちです。満足のいかない結果は、運命や不運の結果ではなく、むしろ私たちがプロセスに影響を及ぼす力を持っている証拠なのです。たとえば、世界的な金融危機は、単なる不運ではありませんでした。人々が下した一連の誤った決断の結果だったのです。
さらに、システムが正常に機能しているかどうかの判断は主観的な側面が強いものです。「肯定的な結果」の定義は、私たちの視点によって大きく左右されるからです。たとえば、ガソリン価格が非常に高いことを個人的にはスキャンダルだと思うかもしれません。しかし、石油輸出国は同じ状況を違った見方で捉えるでしょう。とはいえ、状況は変えられないものではありません。たとえば、政府は誰もが利益を得られるより良い資源配分の仕組みを交渉することができます。お分かりでしょう。あなたは単なる砂粒ではなく、影響力を持っており、システムを自分に有利に働かせることができるのです。
影響を及ぼせないシステムに思い悩むのをやめ、変えられるシステムを管理しよう
ほとんどの人が、ゲームは自分に不利に仕組まれているから夢を達成できないと感じたことがあるでしょう。この考え方では、望む変化を決して得ることはできません！ 確かに、自分の人生に影響を与えるすべてのシステムを完全にコントロールできる人はいません。仕方のないことなので、受け入れて先に進みましょう。
たとえば、民主主義の社会では投票権を行使できますが、全体の結果はあなたの手を離れています。あなたの一票は数ある中の一票に過ぎず、不満を言ってもその事実は変わりません。しかし、だからといって民主主義を軽蔑すべきではありません。結局のところ、あなたは依然として参加できるのです。一票で選挙を左右できないからといって、影響力がないわけではないのです。ただし、あなたが直接指揮できるシステムも数多く存在します。物事を有利に進めるには、それらの管理を引き受ければよいのです。
物事が思い通りにならないのは、結果を変えようと努力すらしていないからだということが多いのです。民主主義をもう一度考えてみましょう。自分は本当に無力だと思えば、投票をやめるかもしれません。それは絶対にあなたの目的の前進にはなりません。あるいは、より日常的な例を挙げれば、体重を減らしたいと思っても、意志だけで痩せることはできません。偶然に任せても同じです。むしろ、食事療法や運動計画などのプランを立てて実行に移す必要があります。
ですから、自分ではどうにもならない状況は手放し、自分が影響を及ぼせるシステムに集中しましょう。これがあなたに配られた手札なのです。その手札で勝負を始めましょう。
一歩引いて、外部の視点からシステムを分析しよう
木を見て森を見ない、ということのなんと多いことでしょう。実際、あまりに多いのです。それなのに、私たちは明白な解決策を忘れがちです。距離を置くということです。確かに、自分の人生や社会における自分の立場を導いているシステムを理解するには、一歩引いて、外から見る人の視点を獲得するしかありません。
機械の中の歯車は、自分が接している他の歯車のことしか知りません。機構が実際にどのように動いているかを理解するには、機械全体との関係で歯車を見る必要があります。同様に、私たちは日々通過し参加しているさまざまなシステムに気づかぬまま日常を送りがちで、それが原因でシステムにおける自分の役割を見えにくくしています。しかし、適切な視点から見ることで、システムを分解し、その内部の連携部分を見通せるようになります。
すべてのシステムはサブシステムに分解でき、各サブシステムは複数ステップのプロセスに分解できます。このようにシステムを分解することで、扱いやすい単位で対処でき、問題を引き起こすメカニズムを明らかにできます。こう考えてみてください。自動車が電気系統、機械系統、油圧系統で構成され、それらが連動して車が動くことを知らなければ、整備士は役に立ちません。すべてのシステムは構成要素次第です。一歩引いて個々の部品を見ることができれば、何を修理すべきかがより明確になります。
運転席に座れ——システム管理者になろう
システムとは何かについて理解が深まったところで、その知識を職業生活や私生活の改善にどう応用するかを見ていきましょう。ただし、まずは基本原則を定める必要があります。まず、目的とそれに対応する戦略を詳細に定義することから始めましょう。目的が分からなければ、選択に明確な動機づけとなる目的がなくなり、意思決定は不可能になります。
コンパスのない船のように、目標が何であるかが明確でなければ、目標から遠ざかっているのか近づいているのかを判断できません。次に、今日の問題は明日の機会であるということを認識しましょう。問題が起きてから対処する習慣をつけてはいけません。問題を根本から引き抜き、将来の困難を未然に防ぐのです。つまり、どの問題がシステムの欠陥の症状なのかを特定するということです。システム管理者としての目標は、システムをよりスムーズに機能させることです。
このように、発見した問題は、実際にはシステムの機能を改善する機会なのです。たとえば、機能不全の恋愛関係に対して、パートナーとの別れが明白な解決策のように思えるかもしれません。しかし、それは1年後に別の誰かとまったく同じ状況に陥るまでの話です。代わりに、恋愛関係を一つのシステムとして捉え、そのシステム内の問題の原因を特定することができたはずです。
そうすれば、自分自身の何が、あるいは自分の恋愛スタイルの何が、そもそもの恋愛関係を機能不全にしていたのかを突き止められたかもしれません。あなたが属するすべてのシステム——仕事、私生活、経済、社会、身体——に影響を与えることができます。次の章では、これをビジネスにどう応用するかについて詳しく学びます。
リーダーとしての役割に集中しよう
ビジネスは一枚岩ではありません。むしろ、相互に連携する多様なシステムで構成された複雑な組織です。では、その複雑さをどう管理すればよいのでしょうか。あらゆるシステムと同様に、ビジネスもサブシステムに分解できます。
部門、つまりサブシステムの監督を委任することで、貴重な時間をリーダーシップに投資できます。人事部長は人事を、ロジスティクス担当マネージャーは物流を処理し、あなたの指示に基づきながらも、すべての意思決定にあなたの関与を必要としないようにするのです。各システムが従うべき戦略的方針を同時に策定しながら、人事、物流、営業の会議すべてに出席することなど不可能でしょう。戦略的方針を策定する際には、目的と指針を具体的に定義する必要があります。コンパスのない帆船を覚えていますか？ そんな状況には決して陥りたくないはずです。
コースを設定しなければ、ビジネスが望む成果を生み出すことは不可能です。これはリーダーの責任です。つまり、相互に連携するシステムを導く戦略的方針を定めることがあなたの責任なのです。
著者のキャリア初期、彼は会社の目標として「利益を増やす」といった漠然としたものしか設定できていませんでした。しかし、ビジネスの仕組みについて学び、システム思考を身につけ、身の回りのさまざまなシステムを理解した後、彼は進捗を評価するのに実際に役立つ、より具体的な目的と戦略を作成できるようになりました。たとえば、質を高めながら量を減らして、米国市場のトップ5企業になるという具体的な会社目標を設定しました。彼の新しいアプローチはほぼ即座に成果をもたらしました。
ビジネスを機械のように運営しよう
ほとんどの人は、ビジネスがよく油を差した機械のように動くことを望みます。しかし、錆びついた古い機械でさえ、良い出発点です。ビジネス内のサブシステムを修理することで、大きな価値を見出す機会が生まれます。ビジネスの機能不全な部分は、本質的に、まだ解き放たれていない隠れた利益を表しています。
では、その修理にはどのように取り組めばよいのでしょうか。まず最大の問題、つまり最も機能不全な部分から取り組み、細部に至るまで順に対処していきます。問題解決がより具体的になるにつれて、機能不全な部分への対処時間はどんどん短くなり、プロセスを最適化してできるだけ早く利益を増やせます。しかし、機械がスムーズに動くためには、従業員がその機械の管理方法を知っていなければなりません。一貫した結果は偶然の産物ではなく、詳細な指示の産物です。すべてのプロセスについてステップバイステップのガイドを作成する際に従業員を関与させ、タスクが常に最も効率的な方法で実行されるようにしましょう。
コンピュータプログラムが非常に効率的である理由の一つは、ステップバイステップのプロトコルに従って、毎回同じ方法でプロセスを実行するからです。これを手本に、システムを可能な限り一貫性があり予測可能なものにしましょう。システムを構築したら、そのメンテナンスを忘れてはいけません。すべての機械には注油、整備、調整が必要です。現状に安住するという過ちを犯してはいけません。たとえば、最高のクライアント関係でさえ、必要な注意を怠れば悪化します。
問題を未然に防ぎ、一貫した成果の質を維持する方法でシステムを管理すれば、より多くのお金を稼ぐだけでなく、より効率的に稼ぐことができます。正しい目標とは何でしょうか？ すべてを正しくすることでしょうか？ 100パーセントすべてを？
現実的な目標と良好なコミュニケーションでプロセス効率を最大化しよう
ビジネスにおいては、異なるロジックを使う必要があります。ここでは、98パーセントで十分なのです。物事を100パーセント正しくすることに時間とお金を無駄にしないでください。実際、98パーセントは完璧とみなすことができます。残りの2パーセントを達成するには多大な追加努力が必要で、プロセスの効率が悪くなってしまうからです！
たとえば、フェンスを塗るのにどれだけの時間と労力がかかるでしょうか？ そして、ムラや欠陥なく完璧に塗るには、どれだけの追加の時間と労力がかかるでしょうか？ それに見合う価値はあるでしょうか？ システムの効率を最大限にする方法を決める際には、このことを考慮に入れてください。完璧である必要はありません。素晴らしければいいのです。ほぼ完璧なシステムを達成するプロセスにおいて、コミュニケーションを決して止めてはいけません。
実際、コミュニケーションシステムはビジネスにも私生活にも遍在しています。誤解や衝突は沈黙から生まれます。問題があれば、すぐに対処しましょう。ミーティングなどの一対一やグループでのコミュニケーションの機会をさまざまに設けることで、ビジネスにおけるコミュニケーションと対話を制度化するための措置を講じることができます。ビジネスを超えて、多くの問題が単純なコミュニケーション不足から生じています。冷戦のような巨大な紛争でさえ、主に不十分なコミュニケーションの結果でした。
それはほぼ核戦争につながるところでした！ 逆に、欧州連合のように、共有された信頼を通じて定期的に交流する国家は協力関係を改善します。配偶者と家にいるときも、職場で同僚といるときも、彼らのような存在を目指しましょう。
まとめ
本書の核心メッセージ：ハードワークが自動的に成功につながるとは限りません。特に、間違ったことに努力を費やしているならなおさらです。仕事を最大限に活かすには、自分が活動しているシステムを特定し、その中の機能不全な部分を見極め、分析し、改善する必要があります。おすすめの関連書籍：マイケル・E・ガーバー著『E-Myth Revisited（起業神話の再検証）』 有名な著書『The E-Myth』の改訂増補版で、著者のマイケル・ガーバーは、スモールビジネスの起業に何が必要か、そしてビジネスを成功させる方法についてのさまざまな神話を切り崩します。
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