『仕事に効く文章術』（1981年刊）は、ビジネスライティングの決定版ガイドです。この要約では、四半期報告書からプレゼンテーション、メール、履歴書に至るまで、明快で説得力があり、簡潔なビジネスコミュニケーションを書くためのアドバイスが満載です。
この要約で得られること：書く力で市場のトップに立つ
ビジネスの世界で成功するには、幅広いスキルと状況に応じた適応力が求められます。しかし、あらゆるビジネスタスクに共通して欠かせないスキルがひとつあります。それが「書く力」です。カジュアルなメールを書くのが得意な人でも、説得力のあるマーケティングピッチの書き方はまったくわからないかもしれません。
ビジネスで成功するためには、あらゆる場面でのビジネスライティングをしっかりと身につける必要があります。そしてその方法を学ぶのに、アメリカのビジネスマーケティング界の二人の専門家以上に適した教師はいません。豊富な経験を持つ著者たちが、あなたのビジネス文章が取りうるあらゆる形式について手引きします。この要約では、次のことを学びます：
- 履歴書の効果的な書き方
- プレゼンテーションやスピーチを成功させる秘訣
- ジャンクメールが実は悪くないかもしれない理由
効果的なビジネスライティングの基本は、簡潔さと正確さです
文章を書くとき、つい表現が複雑になりがちです。しかし、それではすぐに読者を失ってしまいます。より良いアプローチは、シンプルさと自然な感じに焦点を当てることです。短い段落、短い文、短い単語が基本ですが、意味を犠牲にするわけではありません。
たとえば、ウォール・ストリート・ジャーナルは読みやすさで有名で、冒頭の段落を3文以上にしたことがありません。だからウォール・ストリート・ジャーナルを見習い、段落は短く、utilizeのような長い単語はuseのような短い単語に置き換えましょう。自然な感じも不可欠です。話すように書き、混乱を招きかねない用語を避けてください。たとえば、「その議論は五重である」ではなく「その議論は5つある」と書くのです。自然な文章とは、業界用語や専門用語を避けることです。実際、専門的になればなるほど、誤解を生む可能性が高まります。
ハーバード大学の古生物学者グールド博士によると、若い学者が最初に複雑でわかりにくい言葉を使うのは、真剣に受け止められないのを恐れるからだそうです。とはいえ、読者と書き手が共通の専門用語を共有している場合は、ある程度のジャーゴンは適切かもしれません。簡潔で自然な文章を保つための良い経験則は、不要な単語を随時置き換えるか削除することです。たとえば「現時点において」ではなく「今」と書けばよいのです。以上を実践すれば、あなたの文章は劇的に改善します。
次のステップは、できるだけ具体的かつ正確にすることです。つまり、「私たちのプログラムはかつてないほど多くの新入生を集めた」など、読者が信じるしかないような一般論を避けるのです。代わりに、「入学者数は3倍の210人に増加した」など、不確実性を排除した具体的な主張をします。具体性は誇張を減らし、読者の信頼を維持するのにも役立ちます。具体性を保ち、文章に活力を与えるには、可能な限り能動的でパーソナルな語り口を使いましょう。たとえば「推奨されます」ではなく「私たちは推奨します」と書くのです。
ちょっとしたコツで、メールも郵便も極上の手紙に
ほとんどの人の受信箱は溢れています。だからこそ、簡潔なメールは誰からも喜ばれます。では、最初の一言から読者の注意を引くメールを書くにはどうすればいいでしょうか？すべては件名から始まります。件名は、受信箱の他のメールから差別化する唯一のチャンスです。フォーマルでもカジュアルでも、とにかく人の注意を引かなければなりません。たとえば「お客様は満足していますか？」といった件名です。
次にトーンです。デジタルコミュニケーションのトーンは誤解されやすいため、とても重要な要素です。メールの冒頭の件名と末尾の結びの言葉は、メッセージ全体にポジティブなトーンを設定する絶好の場所です。たとえば件名を「皆さん、本当にありがとう！」とし、結びを「ではまた」とするのです。第三のコツは、素早く本題に入り、関連することだけを書くこと。そのためには、最初に書いた内容の半分を削るように努めましょう。
最後に、エチケットも重要です。誰かに行動してもらいたい場合、宛先を複数記載してはいけません。誰の責任か曖昧になるからです。もちろん、より個人的なタッチが求められる場面もあり、そんなときは紙の手紙の出番です。手紙を極めるためのポイントはいくつかあります。第一に、敬称は必ず手書きにすること。第二に、記事のタイトルのように、直接的で簡潔な一文で始めること。たとえば「ジェームズ・ブラウンより、人事部に関する問題点が報告されました」などです。何か特別なお願いをするなら、最初に何が欲しいかを述べ、なぜ欲しいのかを説明し、感謝の気持ちで締めくくります。
最後の段落では、取るべき行動を明確に述べます。「お返事をお待ちしております」ではなく、「6月8日までにご判断をお知らせください」とするのです。最後は結びの言葉で、慣例に従いトーンに合ったものを。フォーマルには「敬具」や「謹んで」、カジュアルには「かしこ」や「よろしくお願いいたします」など。ところで、あなたの話を聞いてもらう理由をひとつ挙げられますか？厳しい質問ですが、プレゼンやスピーチを準備する時は答えられるべきです。
構成力と集中力で伝わるプレゼンとスピーチ
もし答えられなくても大丈夫。メッセージを明確に整理することで、聞く価値のある内容にできます。まずは「収益を3倍に」といったシンプルで記憶に残るテーマを含めた構成を組み立てます。このテーマは全スライドに表示して、聴衆の集中を保ちます。そこから、価値を示す形でメッセージをフレーミングすることで、聴衆の注意を引きます。
たとえば、広告についてビジネスパーソンに話すなら、聴衆の市場に関する調査から始めると良いでしょう。ただし、この方法は「価格動向」のようなラベルをスライドに付ける一般的なやり方とは区別しなければなりません。提示するすべてのグラフや図表には、理解を促す見出しを付けるべきです。良い例は「価格競争は激化している」です。とはいえ、クリアなプレゼンでも聴衆を引き込めなければ意味がありません。そのためには質問をたくさんし、答えを明かす前に聴衆に予想させます。
また、顧客の体験談の音声など、予期せぬコンテンツを盛り込んで緊張感を保つこともできます。最後に、メッセージが完結する印象的な終わり方が重要です。大きなプレゼンなら、強力なイメージやメッセージを象徴する小さなギフトでも良いでしょう。プレゼンだけでなくスピーチの場合も、いくつか留意点があります。まず、スピーチ自体に期待を高める魅力的なタイトルを付けます。たとえば「天まで届く木（ウォール街にて）」など。
スピーチを始めたら、トピックと聴衆の両方に関わりつつ、すぐに最も重要なポイントに移ります。脱線に時間を無駄にしないこと。そして、より自然に見えるほど良いです。そう見えるようにするには、原稿を声に出して読み、普通の会話のように聞こえるまで編集し、チラ見するだけで話が逸れないようにします。好き嫌いはともかく、プランとレポートはビジネスコミュニケーションに不可欠です。多くの場合、それらが駆り立てる行動があるからこそ重要です。
明確なプランとレポートで人を動かす
しかし、プランやレポートの書き方に説得力がなければ、その行動はほとんど実現しません。では、人を動かすプランを作るにはどうすればいいでしょうか？鍵は、推奨事項へと段階的に積み上げるピラミッド型の論理です。ピラミッドの頂点は全体的な目的の提示です。
一例として「成長中のフランチャイズを取得する」があります。そこから、目的はいくつかのパッケージに分解され、それぞれが独自の目標を持ちます。上記の例では、そのサブ目標の一つが「競合をしのぐ」かもしれません。その一段下では、それらのパッケージが「競合は停滞している」「市場は成長している」といった事実で裏付けられます。こうした記述を提示する際は、常に目標の文脈の中で行い、孤立したポイントとして出さないこと。要は、それらが適切で、自分の主張を支持するものでなければなりません。
そして最後に、プランには次のステップへの明確な推奨事項が必要です。先のフランチャイズ計画を考えてみましょう。このプランから導かれる推奨事項の一つは「新店舗建設のため、収益性の見込める6つの候補地を調査する」です。これが機能するのは、次の行動「6つの候補地を調査」とその理由「新店舗建設のため」がともに極めて明確だからです。レポートの場合、アプローチは少し異なり、構成も変わります。具体的には、レポートの目的は、冒頭から明確で興味深い形で示されるべきです。
たとえば「本レポートは、東京のダウンタウンにおけるフランチャイズ店の収益性の可能性を分析する」と言えます。この最初の一文に続く構成は柔軟で、推奨事項から始めて裏付け証拠を続けても、逆の順序でも構いません。論理的な構成である限り、かなりの自由があります。ただし、グラフや表は最後に回し、付録に入れることを忘れずに。
読者の欲求と関心に訴えて、アイデアを売り込み資金を獲得する
どんな業界でも、いつかはアイデアを文章で売り込まなければならない時が来ます。あなたの推奨は説得力がなければなりません。ではどうすれば？まずは単刀直入に、自分が何を求めているかを述べ、その後に理由を述べることです。
最初の段落でトピックと推奨の性質を紹介するだけで、読者は方向性をつかめます。次に、背景情報であなたの力量を示します。たとえば、あるコンサルティング会社は、過去の実績を示すことでニューヨーク植物園の理事会を説得し、新しい環境プログラムを採用させました。その会社は他の植物園への過去の訪問を概説し、提案プロジェクトにかかる費用の明敏な財務分析を提供しました。また、読者にとってのメリットを強調することも重要です。推奨する行動に対応する目標のリストにメリットを組み込むと良いでしょう。
一例として「適切な投資収益率の達成」といった目標を掲げることができます。上記のステップを踏めば、あなたの推薦に人々を納得させられるはずです。しかし、資金を求めているなら、アプローチをもう少し具体的にする必要があります。最初の2段落で、いくら必要で、それがどう使われるかを正確に説明し、あなたが資金提供者の基準を満たしていることを示します。そこから、論理的に構成された議論を進め、各ポイントを証拠で裏付け、次のポイントへシームレスに移行させます。緊急性を醸成し、資金がなければプロジェクトのメリットが失われる理由を説明します。
最後に、読者の注意を惹きつけます。ここで効果的なのは、プレゼンテーションに華を添えるのと似た戦略を用いることです。たとえば、その資金によって人生が一変する人の、心を打つ描写で始めるのです。
郵便広告を味方につける
昔ながらの紙のジャンクメールはうんざりするかもしれませんが、実はダイレクトメールマーケティングは効果があるのです。それをどう活用するか見ていきましょう。黄金律は、少人数の顧客サンプルから始め、何が効果的かを決めつけないことです。製品やサービスの価格を上げる、受け取る曜日といった要素が、メールマーケティングキャンペーンの成功を大きく左右することを忘れないでください。
マーケティング資料を作成する際のヒントをいくつか。第一に、封筒の外側に太字でオファーを書き、中に価値あるものが入っていることをほのめかします。次に、このヒントに応えて、何か特別なものと興味深いオファーを提供します。無料トライアルや割引などのプロモーションに最適な場所です。さらに、ダイレクトメール広告は、受け取り手がゴミ箱の上で読む可能性が高いため、最初にちょっとした興味深い情報でリードすることが不可欠です。アメリカン・エキスプレスが好例です。そのカード会社はダイレクトメール広告を「はっきり言って、アメックスカードはすべての人向けではありません」という文で始めました。
最後に、そして意外かもしれませんが、手紙のP.S.（追伸）部分が最も読まれやすい部分です。ここは、すぐに行動を促す期間限定オファーを入れて、読者を引き込む絶好の場所となります。では、資金調達にダイレクトメールを使う場合は？以下のヒントを考慮してください。手紙自体には、情熱を示し、読者の感情に訴えます。
良い例は、銃規制推進派の手紙の外側に「同封：全米ライフル協会に「くたばれ」と言う最初のチャンス！」と書いたものです。手紙は「親愛なる拳銃犠牲者予備軍様…」で始まりました。第二に、一度寄付した人の多くは再び寄付するため、新規ドナーを確保する努力は常に報われます。だからこそ関係維持が重要なのです。プロジェクトの最新情報やピンズのような小さな感謝の気持ちを送ることで、良好なビジネス関係を保てます。いざ寄付を依頼する際は、前もって固定額または範囲を提示すべきです。最後に、寄付は個人的なものだということを忘れずに。あなたの訴えは常に、読者のためにオーダーメイドされたかのようにフレーミングされるべきです。
完璧な履歴書とカバーレターで夢の仕事を手に入れる
求職書類ほど大きな影響力を持つ文章はほとんどありません。自分のものを可能な限り強力にするにはどうすればいいでしょうか？まず、太字でサマリーを書きます。スキル、経験、成果など、あなたが提供できるものすべてを統合したものを。
たとえば「営業管理歴12年、営業チームを率いて結果を出してきた実績」など。次のステップは、これまでの職務経歴を時系列でリストアップし、日付、場所、役職の範囲を含めます。あなたが生み出した具体的な成果と達成した事柄を強調してください。時代遅れ、無関係、取るに足らないもの（旅行経験、年齢、写真など）は省きます。履歴書部分が完成したら、次は強力なカバーレターを書きます。第一に、宛名は特定の人物の名前にします。「拝啓 クリエイティブ・ディレクター様」ではなく「ジョーンズ様」と書きます。
次に、なぜこの手紙を書くのかを直接的な文で始め、回りくどい導入は避けます。たとえば「リサーチアナリストのポジションへ応募したく、この手紙を差し上げます」と書きます。トピックを紹介したら、主な資格を述べます。面接で面と向かって話すのに抵抗がないことだけを書いてください。お世辞も避けたほうが無難です。あらゆる良い文章と同様に、簡潔に要点を述べ、全体で半ページ程度に収めます。
それができたら、次のステップを明記して締めくくります。いつ電話で話せるかの日時と、いつフォローアップの電話をするかを伝えましょう。そして実際にフォローアップをしてください。それだけで他の応募者から抜きん出ることができ、手間もかかりません。雇用主と話した後は、単なるお礼状を超えた手紙を送りましょう。意味のある、関連性のある、共感できることを書きます。たとえば、先方が触れた何かについて、自分がテック系スタートアップで過ごした経験と関連付けてコメントするのも良いでしょう。
読みやすく編集・フォーマットして、最終成果物を仕上げる
あなたはもう、さまざまな状況での文章の書き方を知っています。しかし最終稿を送信する前に、編集とフォーマットの基本も知っておきたいところです。これらの最終的な仕上げは欠かせません。最初の推敲では、重要でないと思われるものはすべて削ってください。少し後押しが必要なら、著名な作家マーク・トウェインを思い出してください。彼は言葉を削ることが文章にエネルギーを加えると固く信じており、そのため3語につき1語は削ると信じていました。
贅肉を削いだら、コンテンツの順序が正しいかを検討し、必要に応じてカット＆ペーストします。そこまでできたら、最終的な事実確認を行い、主張の強さを検討します。たった一つの統計的ミスが信頼性に深刻なダメージを与えうることを忘れずに。長く同じ文書に取り組んでいると、ミスが背景に溶け込んで見えなくなることがあります。それを見つけるには、草稿と草稿の間隔を十分に空け、他の人にレビューしてもらうことです。
この両方が、今まで気づかなかったミスを明らかにしてくれます。以上のすべてを行えば、最終成果物は完璧に編集されます。最後のステップは、なめらかで魅力的な読書体験のためのフォーマットです。まず、中央揃えで全て大文字のヘッダーを置き、読者の注意を引きつけます。次に、テキストを短い段落に分け、より端正で扱いやすく見せます。余白をさらに作るには、段落の間をインデント（字下げ）ではなく行間スペースで区切ります。
強調を加えるには、下線や色付きテキストよりもイタリック体が優れており、特に強いインパクトが必要な単語にだけ大文字を使います。最後に、読者があなたの思考の流れを追えるように、いくつかのフォーマットツールでガイドします。箇条書き、数字、アルファベットで分解する方法があり、小見出しを導入するのもオプションです。あるいは、本当に効果的にしたいなら、太字で上下に十分なスペースをとった、数字付きの小見出しを使いましょう。
総まとめ
本書のキーメッセージ：ビジネスライティングとは、明快さ、簡潔さ、そして注意を引く修辞法です。取引先へのメール、広告キャンペーンのコピーを書くかにかかわらず、あなたの目標は、自分の要点を簡潔に伝え、読者の視点を考慮し、しっかりした構成を守ることです。 実践的なアドバイス：ジェンダー代名詞を適切に扱いましょう。 英語では時々、集合代名詞”he”を男女両方を指すデフォルトとして使うことがあります。
常にこれを使うと、”every writer hopes that he will leave a legacy.”のような、女性を排除した問題のある旧弊な文になります。とはいえ、”he or she”に置き換えるのはぎこちなく、複数形の”they”を使うのは文法的に誤りです。では、ジェンダーに配慮した書き手はどうすればいいのでしょう？ほとんどの場合、単に主語を単数から複数に変えれば済みます。”All writers hope that they will leave a legacy.”のように。それがうまくいかないなら、文書全体を通して”he”と”she”を交互に使い、包括的にしましょう。
おすすめの一冊：『ピッチ・パーフェクト』ビル・マクガワン＆アリサ・ボウマン著 『ピッチ・パーフェクト』は、誰もがより効果的にコミュニケーションできるようになるアドバイスと原則を提示します。記憶に残る方法で、自信を持って議論やストーリーを提示する方法、自分の主張をより正確に行う方法を教えてくれます。著者は、私生活でも仕事でもまさに適切なトーンで話すのに役立つ7つの原則を紹介しています。
