『フレキシブル・ワーキング』（2021年）は、標準的な9時5時勤務の枠を超えて仕事を組織するための実践的なガイドです。この有益なハンドブックは、現代社会で可能な多様な働き方の選択肢を探求します。
その要約から何が得られるか？ 型にはまらない働き方の現場ガイド
仕事の世界は常に変化しています。今日、全員を昔ながらの9時5時勤務に縛り付けるのは、オフィスに黒電話がずらりと並んでいるのと同じくらい時代遅れです。あなたの会社を最先端に保つには、従来とは異なるスケジューリングの世界を探求する時です。
この要約では、ダイナミックなフレキシブルワークの世界の概要を把握し、今日の組織が利用できる多様な勤務形態を発見し、新しい習慣を取り入れることで、従業員がより幸福に、より生産的になる理由を理解できます。
その過程で、あなたのビジネスでフレキシブルワークを試すための実践的なヒントを得られるでしょう。
この要約で学べること:
- 誰もが嫌がる仕事の最悪の部分
- スイスの保険大手がどのようにフレキシブルに移行したか
- なぜ「その場にいること」が常に重要とは限らないのか
フレキシブルな働き方の導入は、企業と従業員の双方に利益をもたらす。
都会の忙しい一日を想像してみてください。若い父親が二人の子供を保育園に送り届け、オフィスへ向かいます。4時間後、彼は子供たちを迎えに行き、自宅で仕事をして一日を終えます。街の反対側では、若い学生が10時間のシフトを終えたところです。彼女は今週、4日間しか働きません。一方、彼女の隣人である上級管理職は、趣味に没頭するのに忙しく、ここ数週間、一度も会議に出席していません。
これらの人々はそれぞれ異なる方法で仕事に取り組んでいますが、共通点が一つあります。それは、それぞれがフレキシブルワークを成功させている実例だということです。そして、彼らは皆、生産性を犠牲にすることなく、仕事と私生活のバランスを取れる働き方をしています。
ここでの重要なメッセージは、フレキシブルな働き方の導入は、企業と従業員の双方に利益をもたらす、ということです。
フレキシブルワークとは、オンサイトで週5日、9時から5時までという標準的な働き方ではない、あらゆる種類の勤務形態を指します。標準的な9時5時モデルをやめることで、従業員と雇用主は、仕事をいつ、どのように行うかを調整できるようになります。それは、より少ない日数でより長い時間働くこと、フルタイムまたはパートタイムでテレワークすること、あるいは「ギグエコノミー」で特定の時間だけ働くことを意味するかもしれません。
こうした慣行の中には、仕事そのものと同じくらい古くからあるものもあれば、新しいテクノロジーによって可能になったものもあります。いずれにせよ、フレキシブルワークという考え方は、ますます人気を集めています。一部の調査では、最大87％の従業員がフレキシブルな勤務形態を望んでいると報告されています。また、米国の調査では、35％がそれを得るためなら転職さえすると回答しています。
では、なぜ柔軟性はこれほど魅力的なのでしょうか？ それは、働く人にとって、画一的なスケジュールに固執するストレスを軽減するからです。人にはそれぞれ異なるニーズや責任があるため、仕事の時間を自分に合わせて調整できることは非常に役立ちます。実際、YouGovの調査によると、選択肢が与えられた場合、9時5時勤務を続けると答えた労働者はわずか16％でした。
柔軟性は雇用主にとっても有効です。フレキシブルな勤務形態を提供することで、優秀な人材を引き付け、維持することが容易になることが、多くの研究で示されています。自分の時間をよりコントロールできる従業員は、生産性が高く、エンゲージメントが高く、創造的になる傾向もあります。
ここまでは有望です。しかし、次は何が起こるのでしょうか？ 次のセクションでは、これが未来にとって何を意味するのか、もう少し深く掘り下げていきます。
フレキシブルワークこそが、これからの働き方だ。
想像してみてください。今から300年前、あなたの仕事の一日はどのようなものでしょうか？ おそらく農業が中心でしょう。季節によって、一日の労働は、日没まで畑を耕すことから、春を待ちながら屋内で過ごすことまで、実に様々です。
では、150年前はどうでしょうか？ 多くの人々と同様に、あなたは産業革命によってもたらされた変化のために都市での生活を余儀なくされています。作物や農地の世話をする代わりに、あなたの仕事人生は工場での週40時間以上の労働です。
そして今日は？ 活況を呈するサービス経済の中で、給仕の仕事をしているかもしれません。あるいは、一日中、自宅のオフィスからメールを送信したり、ビデオ通話をしたりして過ごしているかもしれません。
一つ確かなことは、世界は常に変化しており、仕事もそれに合わせて変わらなければならないということです。
ここでの重要なメッセージは、「フレキシブルワークこそが、これからの働き方である」ということです。
21世紀が進むにつれて、特定のトレンドがフレキシブルワークをますます不可欠なものに見せています。第一に、労働力の人口統計が変化しています。若い世代が雇用される一方で、上の世代はまだ引退していません。これにより、年齢、ライフスタイル、責任において、多様なニーズを持つ混合した労働力プールが生まれています。
第二に、テクノロジーとグローバリゼーションが果たす役割です。インターネットによって、人々は遠隔地から共同作業ができるようになり、企業はあらゆる大陸で市場を見つけることができます。企業は、居住地に関係なく優秀な人材を採用しています。Wordpressを所有するブログプラットフォームのAutomatticには、中央オフィスさえありません。そのネットワーク化された従業員は皆、世界中の自宅から、ダイナミックなスケジュールで働いています。
第三に、職場における包括性の向上に向けた前向きな傾向があります。過去には、女性は子供を産んだ後、家に残ることを期待され、キャリアが短くなることがよくありました。フレキシブルなスケジューリングにより、母親も父親も、仕事を続けながら育児のニーズに合わせて働き方を調整できます。
障害を持つ人々にとって、フレキシブルワークは労働力の一部になれる人を大幅に拡大します。従業員が病状や移動の問題を抱えている場合、テレワークや調整された勤務時間によって、以前は就くことができなかった仕事に就くことが可能になります。
しかし、平等性、包括性、アクセシビリティの向上だけが、フレキシブルワークの利点ではありません。次のセクションでは、その他の利点について見ていきます。
フレキシブルワークは、社員の幸福感を大幅に高める。
仕事で最悪の部分は何ですか？ 毎日長くなっているように感じる、魂を砕くような通勤でしょうか？ それとも、照明が暗く、過密状態のオフィスでしょうか？ あるいは、夜間や週末でさえも、常に緊急と思われるメールが届くことかもしれません。
仕事関連の不満や燃え尽き症候群の理由はたくさんあります。組織や文化のような広範で構造的な問題もあれば、より具体的または個人的な問題から生じるものもあります。
いずれにせよ、賢明な雇用主は、こうした問題が生産性に影響を及ぼし始める前に最小限に抑えたいと考えます。そして、さまざまな形態のフレキシブルワークを試すことは、そのための一つの方法です。
ここでの重要なメッセージは、フレキシブルワークは社員の幸福感を大幅に高める、ということです。
最も効果的な職場は、チームの幸福感を最大化することに重点を置いています。つまり、従業員が十分に休息し、尊重されていると感じ、能力を発揮できるような状態を作り出すことです。それは当然のことのように思えますが、残念ながら多くの組織は幸福感を無視し、人々がストレスを感じ、働きすぎで、当たり前に扱われていると感じるような環境を作り出してしまいます。
大きな足かせの一つは、毎日の通勤です。実際、International Working Groupの調査によると、労働者のほぼ半数が、通勤が一日で最悪の時間だと感じています。テレワークはこのストレスを軽減するのに役立ちます。週に1日か2日でも従業員が自宅で仕事をすることを許可すれば、交通渋滞と戦ったり、電車に乗り遅れないか心配したりすることにエネルギーを費やす代わりに、仕事に集中することができます。
フレキシブルワークは、人々がより良いワークライフバランスを実現するのにも役立ちます。現在、英国の労働者の3分の1が、仕事から切り替えられず、長時間労働や非現実的な期待のために、大切な人と過ごす時間を逃していると言います。これは時間の経過とともに、有害な職場環境をもたらします。従業員が休暇を含め、自分の時間を選択する自由度を高めれば、生産性が向上するだけでなく、職場の対立も自然と解消されることに気づくでしょう。
もちろん、こうした変化によって従業員が怠けるのではないかと心配する雇用主もいます。これは、「指示と管理」というマネジメント理論に根ざした考え方です。この時代遅れのスタイルは、人は本質的に怠惰であり、信頼できないと想定しています。仕事をさせるためには、絶えず監視し、懲戒しなければならない、と。
幸いなことに、これはほとんど神話です。ほとんどの場合、労働者がより多くのコントロールを与えられると、彼らは自分自身を十分に動機付けることができます。
フレキシブルワークの障壁は、コミュニケーションとテクノロジーで克服できる。
ベッキー・マーティンがBoo Coaching and Consultingを設立したとき、彼女は企業が強力なリーダーシップを育成し、目標を達成できるよう支援したいと考えていました。しかし、彼女は自身の会社を、人々が毎日仕事に行くのを楽しみにするような場所にもしたいと考えていました。
それは非常に高いハードルです。それでも、彼女はそれを成し遂げました。少しの試行錯誤を経て、ベッキーは両方の目標を満たすフレキシブルな勤務体制を構築しました。
Booのコーチは、ほとんどの場合、どこからでも仕事をし、自分の勤務時間を設定できます。その代わりに、共有のデジタルカレンダーで連絡を取り合い、月に一度は対面で集まり、数週間先の計画を立てます。
もちろん、Booのシステムがすべての組織で機能するわけではありません。しかし、少しの創意工夫があれば、フレキシブルワークはどこでも成功させることができます。
ここでの重要なメッセージは、フレキシブルワークの障壁は、コミュニケーションとテクノロジーで克服できる、ということです。
フレキシブルワークには多くの実証済みの利点があることが研究で示されていますが、一部の組織は依然として9時5時という型から抜け出すことをためらっています。こうした懸念は実務的なものに根ざしていることもあれば、より文化的な疑念であることもあります。
一つの問題は、多くの組織がプレゼンティーイズム（長時間顔を出していること）を高く評価していることです。つまり、上司は従業員が実際に何をしているかではなく、いかに忙しそうに見えるかで判断するのです。こうした職場では、たとえ何も達成していなくても、残業したり、すべての会議に出席したりしなければならないというプレッシャーを従業員は感じます。これはフレキシブルワークに汚名を着せる態度であり、実際、32％もの人々が、フレキシブルワークは昇進の可能性を減らすと考えています。
この問題を解決するには、より良いコミュニケーションと経営陣への教育が必要です。一つには、人事担当者はフレキシブルワークの価値を強調する、より良い仕事ができます。これをよりダイナミックでポジティブに聞こえることから、アジャイルワークと呼び始めた人たちもいます。
フレキシブルワーキングのためのマネジメント手法を教える研修プログラムを導入することも役立ちます。適切なテクノロジーも同様です。クラウドベースのスケジューリングソフトウェアは、チームが連絡を取り合うことを可能にすると同時に、チームメンバーが日常のタスクを簡単に達成できるようにします。全員の仕事が見えるようになり、認識されます。ビデオチャットは、リモートワーカーが同僚やマネージャーとつながっていると感じるのにも役立ちます。
連絡を取り合うためのさまざまな方法を試してみてください。時間が経てば、フレキシブルワークはすぐに、オフィスでの一日と同じくらい普通のことのように感じられるでしょう。
どんな職場も、いくつかの簡単な原則に従うことで、フレキシブルになれる。
140年以上にわたり、チューリッヒ・インシュアランス・グループは、スイスアルプスに抱かれた本社から、質の高い保険を提供してきました。その間、同社は小さな組織から、55,000人以上の従業員を抱える国際的な巨大企業へと成長しました。14年の間に多くのことが変わり得るのは明らかです。
しかし、最大の変化の一つは最近訪れました。チューリッヒはフレキシブルワークの実験を始めたのです。当初は、選ばれた従業員にのみ提供されました。しかし、その試みは非常に成功したため、会社はプログラムを何度も拡大しました。今日、チューリッヒの従業員の72％以上がフレキシブルに働いています。
チューリッヒ・インシュアランスのような老舗の巨大組織がフレキシブルワークに適応できるなら、誰にでもできるはずです。それは単に正しいアプローチを取るかどうかの問題です。
ここでの重要なメッセージは、どんな職場も、いくつかの簡単な原則に従うことで、フレキシブルになれる、ということです。
フレキシブルな勤務体制を確立するために必要な、六つの基本的な要素があります。第一に、組織はフレキシブルであることを、全従業員にとってのデフォルトの選択肢にしなければなりません。柔軟性は良い行動への報酬ではなく、単に物事の進め方であるべきです。これは、上級管理職にも新人レベルの従業員にも等しく柔軟性を提供することを意味します。
第二に、組織はあらゆる形態の柔軟性を探求すべきです。一部の仕事、特に経理、エンジニアリング、執筆などのナレッジワークは、リモートワークに非常に適しています。看護、ケータリング、建設などの他の役割は、遠隔地で行うのはそれほど簡単ではありません。しかし、これらの労働者も、時差出勤やカスタムスケジューリングなど、他の形態の柔軟性を享受することができます。
第三と第四の原則は、職場文化に関するものです。組織は信頼度の高い環境を構築しなければなりません。人々は、絶え間ない監視や監督なしに働くことを奨励されるべきです。また、企業はフレキシブルワーク特有の課題に焦点を当てた専門的な研修を設定することで、マネージャーを支援すべきです。例えば、対面でのやり取りに頼ったり、マイクロマネジメントに陥ったりせずに、リモートワーカーの進捗状況を追跡し、信頼関係を築く方法などです。
第五は、効果的なポリシーを導入することの重要性です。これは、仕事がどのように設定されるかについて、明確なガイドラインを作成することを意味します。組織は、スケジュール変更やフレキシブルな契約に関して、容易に理解できるルールを持つべきです。
第六に、そして最後に、企業は適切なテクノロジーに投資しなければなりません。フレキシブルワークを導入するということは、多くの場合、内部システムを更新し、従業員に新しいハードウェアとソフトウェアを提供することを意味します。これらの機能をケチってはいけません。スムーズな移行のためには、適切なツールを持つことが不可欠です。
フレキシブルワークへの移行を慎重に計画することで、頭痛の種を避けよう。
より幸福な従業員、より生産的な仕事の日々、そして渋滞にはまる朝の減少。フレキシブルワークには非常に多くの利点があるように見えるため、おそらくすぐにでも導入したくなっていることでしょう。では、明日から始めてみませんか？
それほど簡単であればいいのですが。残念ながら、指を鳴らせば一夜にしてフレキシブルワークが実現するわけではありません。ほとんどの場合、フレキシブルなアプローチを採用するということは、何十年も続いてきたシステムを覆し、数十人、場合によっては数百人もの人々に新しいポリシーや期待について再教育することを意味します。
混乱や対立を避けるためには、明確な戦略を持ってフレキシブルワークへの移行に取り組むのが最善です。
ここでの重要なメッセージは、フレキシブルワークへの移行を慎重に計画することで、頭痛の種を避けられる、ということです。
フレキシブルな勤務体系を導入するための最初のステップは、全社的な評価を実施し、これからのプロセスに対して組織がどの程度準備できているかを確認することです。人々がどのような態度を持っているか、経営陣が移行に対してどのような目標を持っているか、そして変更を実行するために利用できるリソースは何かを知る必要があるでしょう。
現在の体制と、達成したいことの大まかなアイデアを把握したら、柔軟性への移行に向けた段階的なロードマップを準備します。これを行うには、SMARTフレームワークを使用して一連の短期的な目標を設定します。これは、具体的（Specific）、測定可能（Measurable）、達成可能（Achievable）、現実的（Realistic）、期限付き（Time-bound）のマイルストーンを作成することを意味します。例えば、特定の日付までに、特定の数の従業員が在宅勤務をするようにすることを目標にできます。
手を広げすぎないでください。アプローチを完璧にし、問題点を洗い出すために、少数の小規模な試験的プログラムから始める方が良い場合もあります。一つの部署や役割を選んで、新しい戦略をテストしてください。さまざまな試行を実施する中で、何がうまくいき、何がうまくいかないかを注意深く追跡します。生産性、欠勤率、コストなどに関するデータと、スタッフからの率直なフィードバックを収集します。結局のところ、彼らのウェルネスを最大化することが中心的な目標なのですから。
その過程で、関係者全員と積極的にコミュニケーションを取り続ける必要があります。予告なしに大きな変更を突然実施してはいけません。代わりに、フレキシブルワークへの移行がどのように進んでいるかについて定期的な最新情報を提供し、予想される変更の詳細なスケジュールを示します。職場はコミュニティの取り組みですから、変化し成長する中でビジネスを円滑に運営するためには、全員の意見を取り入れることが大切です。
フレキシブルワークは、非常に明確なポリシーに支えられている。
さて、誰も好きではないけれど、誰もが必要とするものについて話をしましょう。いいえ、運動のことではありません！ 私たちが話そうとしているのは、もっとずっと退屈なもの、つまり事務処理、規則、規制についてです。
仕事生活のこうした基盤は、特に刺激的ではありませんが、うまく機能しているすべての組織で重要な役割を果たします。文書化された方針と手順なしに会社を運営することは、設計図なしに家を建てるようなものです。最終的には、全体が不安定になり、崩壊する可能性があります。
これは、フレキシブルな職場に特に当てはまります。誰もが自分の仕事の境界線を形作れる場合、そのプロセスに関する明確なガイドラインを持つことが不可欠です。
ここでの重要なメッセージは、フレキシブルワークは、非常に明確なポリシーに支えられている、ということです。
では、なぜ文書化された規制がフレキシブルな職場環境にとってそれほど重要なのでしょうか？ 一つには、それによって全員が同じ認識を持つことが保証されるからです。職場の問題の多くは、経営陣、人事、従業員の間で、期待やルーティンに関する認識が一致していない場合に発生します。会社のすべての方針を簡単にアクセスできる一つの文書にまとめれば、すべての利害関係者がすべての重要な情報に平等にアクセスできるようになります。
どのような種類の方針を文書化すべきでしょうか？ ほとんどすべてです。従業員のスケジューリングや業績評価から、昇進や異動の処理方法まで、すべてを網羅した文書が必要になります。例えば、各従業員には何日の病気休暇が与えられますか？ 休暇はどのくらい前までに申請すべきですか？ 一部の国では、こうした条件は法律で定められていますが、自社の内部文書にも記載しておくのが賢明です。
フレキシブルワークに特に役立つ方針もあります。チームが自分の勤務時間を選択できる場合、定例会議や必須会議の曜日や時間を設定することができます。あるいは、コミュニケーションに関するルールを決めることもできます。例えば、決まった時間にチェックインすることや、特定の時間以降は上司が部下に電話することを禁止するルールなどです。出産や病気といった特定の出来事に関するガイダンスを作成することさえあるかもしれません。
人事部門はこれらのルールを作成し更新する責任を負いますが、単独で行うべきではありません。方針が効果的かつ公正であることを保証するために、それが適用されるすべての人々から意見を聞くようにしてください。そして、過度に複雑な言葉や法律用語を避けるようにしてください。誰も理解できなければ、どんなに優れた方針も失敗します！
事前の計画で、フレキシブルな移行をスムーズに進めよう。
あなたは典型的なオフィスワーカーだとしましょう。おそらくプログラマー、マーケター、またはグラフィックデザイナーです。ある日、一通のメールが受信箱に届きます。件名には大きな大文字で「フレキシブルワークは明日から開始！」と書かれています。
ショック、混乱、不安を感じますか？ そうでないことを願います。もし雇用主が適切に対処していれば、あなたは興奮と楽観だけを感じるでしょう。フレキシブルワークがあなたとあなたの役割にとって何を意味するのかを正確に知っているでしょう。どこに行けばいいか、何を期待すべきか、問題があれば誰に連絡すればいいかを知っているでしょう。
明らかに、これは最良のシナリオです。しかし、これは偶然には起こりません。
ここでの重要なメッセージは、事前の計画で、フレキシブルな移行をスムーズに進めよう、ということです。
組織でフレキシブルワークプログラムを最終的に展開することは、祝福すべき機会であるべきです。従業員は自分のルーティンをよりコントロールできるようになり、より良いワークライフバランスの恩恵を享受することになります。この日ができるだけスムーズに進むようにするためには、開始に至るまでに、全員が何が起こっているのか、そして将来何を期待すべきかを理解していることが不可欠です。
コミュニケーションが不可欠です。事前に、すべての従業員に対し、その変更が自分の仕事にどのような影響を与えるかについて明確な指示が与えられるべきです。フレキシブルな勤務時間が与えられるのであれば、スケジューリングの詳細やカレンダーの共有方法を知っておくべきです。リモートで働くのであれば、技術的な要件に慣れているべきです。また、非現実的な期待を持たないように、自分の柔軟性の限界についても理解しているべきです。
複数のアプローチを使う必要があります。文書化されたハンドブック、あるいはさらに良いのはオンラインのWikiやイントラネットで情報を利用可能にし、人々が自分でポリシーを検索できるようにします。人々が質問できる場として、開始前の説明会を開くことを検討してください。そして、否定的なフィードバックがあるかもしれないことを忘れないでください。説得力のある議論で批判に対応する準備をしておきましょう。
もちろん、コミュニケーションは開始後も止まりません。何がうまくいっていて、何がうまくいっていないかについてのフィードバックに耳を傾けてください。従業員がヒントを共有し、アドバイスを提供し、お互いに助け合えるオープンなフォーラムを作りましょう。
そして重要なこととして、もし可能であれば、この新しい働き方によって物事がどのように改善されたかを示す成功事例を必ず宣伝してください。変更のあらゆる側面を慎重に検討してきたのであれば、選ぶべき例はたくさんあるはずです！
最後に
この要約の中心的なメッセージ:
多くの企業は、標準的な働き方のモデル、つまりスタッフを週5日、午前9時から午後5時までオフィスに拘束するという方式に固執しています。しかし、職場の柔軟性の向上が、仕事の満足度向上、生産性の向上、よりエンゲージメントの高い労働力といった大きな利益をもたらすことが、ますます多くの研究で示されています。あなたの組織でフレキシブルワークを始めるには、どのアプローチが目標に最も適しているかを検討してください。次に、すべての利害関係者と協力して、全員が同意できる実用的な計画を考え出してください。
実践的なアドバイス:
主要な懐疑派を味方につけよう。
多くの職場では、一握りの上級社員が組織の権力と影響力のほとんどを握っています。フレキシブルワークへの移行を成功させるか否かを左右するのは、こうした人々です。フレキシブルワークを模索し始める際には、必ずこうしたリーダーたちを味方につけてください。彼らを参加させることができれば、残りの人々もきっと後に続くでしょう。
