『プレゼンテーション・アドバンテージ』(2015年)は、聴衆とのつながりを築き、望む結果を得るために必要な戦略を提供します。プレゼンテーションは役員会議室から初デートに至るまで、あらゆる場面で行われています。自分自身をどう表現するかは、どれだけの成功を収められるかに直結しています。
本書から得られること——8秒で人の心を変える方法
フォーマルなプレゼンテーションの組み立て方を教える本やウェビナー、オンラインコースは数多く存在します。しかし、本書『プレゼンテーション・アドバンテージ』はそれ以上のものを提供します。基本的なステップはもちろん、聴衆と強力なつながりを築くことの重要性に焦点を当て、注意を引きつけ、考えを変え、行動を促す方法を解説します。心理学の研究によると、平均的な注意力の持続時間はわずか8秒にまで短縮されています。
8秒の間に、素晴らしい第一印象を与えるだけでなく、聴衆がスマートフォンを置いてその後の話に積極的に耳を傾けたくなるような、興味深い何かを提供しなければなりません。その後の瞬間には、注意を維持し、情報を有益かつ興味深い形で伝え、受動的な聞き手を能動的なパートナーへと変える必要があります。簡単ではありませんが、不可能ではありません。本書はその方法を示します——内向的であっても、緊張しがちであっても、人前で話すことが苦手であってもです。
物事を違う視点で見る
プレゼンテーションをしていないなら、生きているとは言えません。プレゼンテーションとは、情報を伝え、説得するために知識を共有する行為です。これは、フォーマル・インフォーマル、対面・オンライン、一対一・一対多数など、幅広いやり取りを含む広い定義です。プロジェクトの資金を得るために役員会議室の前に立つとき、あなたにはプレゼンテーションの優位性が必要です。
夕食の場所をめぐる議論に勝とうと友人の前に立つときも、プレゼンテーションの優位性が必要です。スライドに箇条書きをいくつ入れるか、声をどう張るかといったこと以上の話です——もちろん、それらについても触れますが。しかし、プレゼンテーションの優位性の中心にあるのは、コミュニケーションとつながりです。本書では、アルファベットを使ったさまざまなヒントや原則を紹介します。まずは「C」の文字から始めましょう。プレゼンテーションの最初の目標は、聞き手に考えを変えてもらう、あるいは物事を違う視点で見てもらうことです。
これはパラダイムシフトと呼ばれます。相手にパラダイムシフトを経験させることができなければ、望む行動を起こさせることはできません。聴衆をパラダイムシフトへ導くには、つながりの3つのCが必要です。1つ目のCは、メッセージとのつながりです。このプレゼンテーションによって、どのような戦略的目標の達成に近づけるのかを自問しましょう。たとえば、従業員の維持と採用が目標だとします。
育児が大きな問題であり、それが原因で従業員が辞めていることを知っているとしましょう。そこで、社内託児所の設置資金を役員会に承認してもらいたいと考えています。メッセージとのつながりとは、その託児所が従業員の採用と維持というより大きな戦略的目標においてなぜ重要なのかを理解することです。2つ目のCは、自分自身とのつながりです。これは誠実さと真正性に関わります。姿勢やジェスチャーなど、自分を磨くべき行動はありますが、偽物になってはいけません。
聴衆は一瞬で偽りを見抜きます。そうなれば、必要なつながりを築くことはできません。二枚舌や婉曲表現といったごまかしは避けましょう。率直に、正直に、そしてメッセージへの情熱を持って話しましょう。何よりも、自分の感情に耳を傾けてください。プレゼンテーションのどこかに居心地の悪さ、ぎこちなさ、偽りを感じたら、その感情に耳を傾け、変更を加えましょう。3つ目のCは、聴衆とのつながりです。
誰も一方的に講義されたくはありませんし、時間を無駄にしたくもありません。だからこそ、プレゼンテーションを聴衆との対話にしましょう。聴衆を巻き込み、プレゼンテーションに参加してもらうのです。最終的には、あなたのアイデアに賛同してもらい、それを実現するための行動を起こしてもらいたいのですから、最初の会話の一部になってもらうのは理にかなっています。つながりを作る秘訣を共有したところで、プレゼンテーションの3つのD、すなわち「組み立てる（Develop）」「デザインする（Design）」「伝える（Deliver）」に進みましょう。
1つ目のD——ストーリーを組み立てる
良いストーリーは円グラフやデータの羅列から始まりません。良いストーリーは強烈なインパクトから始まります。忘れないでください。あなたはパラダイムを変えようとしているのです。聴衆とつながり、注意を引くには、まず現状を揺るがすことが必要です。
聴衆はすでに「退屈だろう」と決めつけており、気を紛らわせるためにスマートフォンを手元に置いています。だからこそ、最初の瞬間に、現在のパラダイムを揺さぶる——あるいは打ち砕く——何かを見せる必要があります。彼らのバランスを崩し、緊急の課題に目を覚まさせるのです。スマートフォンを置いて、前のめりにさせたいのです。そのために、メッセージを組み立てる5つのステップを踏む必要があります。まず、聴衆があなたの望む行動をしたくなるような「何か」を特定します。
彼らが見えていない問題は何か？ 彼らが信じている間違いは何か？ これこそが、彼らをハッとさせて注意を向けさせるものです。次に、聴衆を分析します。彼らがすでに知っていること、持っている先入観、優先事項を調べましょう。話し手は自分の話す価値のある何かを持っている、伝えるべき知識があると信じがちです。
エゴにとらわれず、聴衆の声に真摯に耳を傾け、彼らがすでに知っていることを見つけましょう。3つ目に、環境のロジスティクスを考えます。対面でプレゼンするのか、ビデオ会議なのか？ 時間帯は？ 文化的な配慮は必要か？ 機材は熟知しているか？
うまくいかない可能性のあることを考え、準備しましょう。毎回すべてを想定することはできませんが、準備をすれば成功の確率は高まります。4つ目に、強力なサポートとなるポイントを展開します。聴衆が知る必要があるとあなたが考えることをブレインストーミングしましょう。そして、それらを3つのカテゴリーに整理します。「3つの力」は、何世紀にもわたって物語の世界で使われてきた実証済みの手法です。
3匹のくまとゴルディロックス。魔法のランプの3つの願い。三ばか大将。私たちはこのパターンを何度も目にします。ここでもう1つの3つ組、トリプルSの公式をご紹介します。3つの重要ポイントそれぞれについて、この公式に従って、聴衆が情報を保持しやすくします。
トリプルSの公式とは、述べる（State）、支える（Support）、要約する（Summarize）です。ポイントを明確に述べます。サポートとなる情報を提供します。そして、記憶はかなり頼りないものなので、重要ポイントをもう一度述べて要約します。5つ目に、強力な導入と結論を作ります。すでに、あの衝撃的でパラダイムを変える導入についてお話ししました。
自分が信頼できる話し手であること、メッセージが緊急性を持つこと、そしてプレゼンテーションが聴衆の注意を払う価値があることを、即座に確立したいのです。それから3つのサポートポイントへと流れていきます。最後に、結論で締めくくります。それは壮大な冒険への招待です。聴衆を行動へと駆り立てる雄叫びです。バーチャルプレゼンテーションについても1点補足します。同じルールが当てはまります。プレゼンテーションの間中、聴衆を巻き込み、再び巻き込む必要があります。
ただし、使えるツールを活用する必要があります。投票機能の作成、チャット機能の活用、ブレイクアウトルームの使用はすべて、バーチャルプレゼンテーションで聴衆とつながる方法です。さて、対面でもオンラインでも、おそらくスライドを使うことになるでしょうから、良いプレゼンテーションの2つ目のDに入りましょう。インパクトのあるビジュアルを作るのに、デザイナーやアーティストである必要はありません。ビジュアルで何を達成したいのかを考えるだけでいいのです。
2つ目のD——目的のあるビジュアルをデザインする
ここで一例を紹介します。ある男性が、聴衆の一部にプレゼントを用意してプレゼンテーションに臨みました。10人の役員が出席していました。7人にはパーソナライズされたスキー用手袋が渡されました。1人には、サイズの合わない手袋が入った潰れた箱が渡され、2人には何も渡されませんでした。
何ももらえなかった2人の役員が「どういうことだ？」と尋ねると、プレゼンターは「すみません、あなたの分は間に合いませんでした」と言いました。小さすぎる手袋をもらった役員が声を上げると、プレゼンターは「すみません、手違いが起こることもあります」と言いました。それからプレゼンターはPowerPointを起動し、巨大な分数が1つだけ書かれたスライドを映し出しました。その分数は「3分の1」でした。プレゼンターは言いました。「これは今年、注文の配送で悪い経験をしたお客様の割合です。」
実は、このプレゼンターは会社の配送を統括していました。会社は配送をフルフィルメント会社に外注していました。フルフィルメント会社の仕事は芳しくなく、プレゼンターはその問題を解決したいと考えていました。実物の小道具と1枚のスライドの組み合わせは、聴衆に強力なインパクトを与えました。それは聴衆を現実の問題に目覚めさせました。さらに、聴衆を引き込み、その問題が自分たちの問題でもあると感じさせたのです。
このプレゼンターは、スライドプレゼンテーションを始める前から、受動的な聞き手を能動的なパートナーに変えていました。すべては目的のあるビジュアルのおかげです。聴衆のためにカスタマイズされたプレゼントを用意する手間をかける必要はありません——他の状況では意味をなさないこともあるでしょう。しかし、ビジュアルに考えと心を込めることはできます。最初からインパクトを与えるビジュアルを選びましょう。これらは「全体像を伝える1枚の絵」と呼ばれます。
話し始める前にストーリー全体を物語ってくれる1枚の絵を探しましょう。先ほどの巨大な「3分の1」のようなものです。何をするにしても、高品質の画像を使うようにしてください。高品質の画像とは、その役割を果たす画像です。ビジュアルが何の役割を果たすべきか考えられないなら、使わないでください。配布資料を使う場合は、プレゼンテーションの前に配らないでください。配ってしまったら、また別の気の散るものに聴衆を奪われてしまいます。
そして、他のビジュアルと同様に、配布資料にも目的があることを確認し、役割を果たしていることを確かめましょう。テキストに関しては、箇条書きは控えめに使いましょう——毎回のスライドに箇条書きリストが必要なわけではありません。リストを使う場合は、3〜5項目に絞りましょう。サンセリフ体で大きなフォントを使い、プレゼン前に可読性を必ず確認しましょう。
ビジュアルに関する最後の注意点です。バーチャル会議では、ビジュアルはさらに重要な役割を果たします。聴衆が同じ部屋にいないため、つながるために使えるすべてのツールを活用する必要があるからです。メッセージとビジュアルについてお話ししたところで、良いプレゼンテーションの3つ目で最後のDについてお話ししましょう。
3つ目のD——自信を持って伝える
さあ、立ってプレゼンする時間です。これは中古車セールスマンの内なる自分を解き放つ機会ではありません——中古車セールスマンなら話は別ですが。口先だけの上手さは必要ありません。歯を見せて笑い、自分のジョークで笑う必要もありません。
必要なのは、メッセージと一致して真正であることです。それが聴衆とつながる唯一の方法です。第一印象を作る時間は39ミリ秒です。以下のヒントに従って、その1ミリ秒1ミリ秒を最大限に活用する必要があります。プレゼンの前に、機材と部屋を準備しましょう。プロフェッショナルな外見を心がけましょう。場にふさわしい服装をし、聴衆の服装に合わせるように最善を尽くしましょう。プレゼンテーションの始めには、全員があなたを見聞きできることを確認しましょう。
聴衆の前に立つときは、良い姿勢を保ちましょう。姿勢によって伝わる意味が変わることを意識しましょう。胸の前で腕を組むと、閉鎖的に見えることがあります。背中の後ろで手を組むと、何かを隠しているように見えることがあります。良いアイコンタクトを使いましょう。アイコンタクトに関する文化的な考えを意識し、それに従いましょう。
場所によっては、アイコンタクトが多すぎると失礼または傲慢に映ることがあります。別の場所では、少なすぎると弱さと見なされます。一方、表情は普遍的です。笑顔は世界中どこでも笑顔です。そして、ミラーニューロンのおかげで、聴衆が参加していれば、あなたの表情を自然と真似します。プレゼンでは、意味のある目的を持ったジェスチャーを使いましょう。
ロボットのように立っているのを見たい人はいませんが、そわそわしたり大げさに身振り手振りをしたりするのも見たくないものです。ポイントを強調するのに役立つジェスチャーを使いましょう。バーチャルでプレゼンしていて聴衆にジェスチャーが見えない場合でも、とにかく使いましょう。ジェスチャーはプレゼンテーション全体に伝わるエネルギーを生み出すのに役立ちます。プレゼンでは、声をしっかりと響かせましょう。間を置く必要がある場合は、無意味な言葉で沈黙を埋めないでください。
沈黙を許しましょう。静寂の瞬間は、ポイントを強調するのに役立つことがよくあります。友人グループに素晴らしい物語を話すように、会話調で声を使いましょう。ペースにも気を配りましょう。一般的には、普段より少し速めに話すのが良いとされています。さて、大きな恐怖について話しましょう。敵対的な聴衆の前で話さなければならない場合はどうすればいいでしょうか？
まず第一に、その瞬間はあなたの感情ではなく、彼らの感情についてのものだということを忘れないでください。彼らの話に耳を傾け、彼らの苦境を心から理解しようとすることで、共感を示しましょう。あなたが話す番になったら、あなたのアイデアを聞いてもらえるように招待しましょう。難しい質問に答えるときは、前述のトリプルSの公式に従いましょう。答えを述べます。サポートとなる情報を提供します。そして、最初の声明をもう一度繰り返して全体をまとめ、要約します。
質問の答えがわからない場合は、そう言いましょう。人は、面子を保つためだけにでっち上げる人よりも、知らないと認める人に対して寛容です。結局のところ、良いプレゼンテーションのすべてはつながりにかかっています。聴衆を知り尊重し、パラダイムシフトを起こし、行動を起こすパートナーとして招待することです。
最終まとめ
実証済みのプレゼンテーション戦術は数多くありますが、メッセージ、自分自身、そして聴衆とのつながりがなければ、どんな戦術も意味を持ちません。具体的には、戦略的なメッセージングを考え、正直さと誠実さを持って話し、価値あるものを提供するために時間と労力をかけるほど聴衆を尊重することを意味します。これらのつながりを築けば、プレゼンテーションの残りの部分は自然とまとまります。本書で説明したアドバイスと方法を実践すれば、聴衆の参加と賛同を得られるでしょう——そして最終的に、あなたがプレゼンするアイデアが現実のものとなるのです。
