世界で1,300万部以上を売り上げた『1分間マネジャー』は、いまなお職場を変え続けている古典的名著です。マネジャーが実際に部下を管理する時間を最小限に抑えながら、最高の成果を引き出す方法を解説しています。1分間マネジャーに必要なのは、生産性を高め、会社を変革するための3つのシンプルなツールだけです。
この本で学べること：60秒で社員をより幸せに、より生産的にする方法
ほとんどの人が、一度はひどい上司の下で働いた経験があるはずです。人を管理するどころか、コンセントの管理すら任せられないような人です！しかし、優れたマネジャーがなかなか現れないのには理由があります。社員に満足感を与えながら、同時に素晴らしい成果を出させるのは簡単なことではありません。さらに、マネジャーは通常、仕事に追われているため、社員を管理し、やる気を引き出すための、素早く効果的なツールが必要です。そこで登場するのが1分間マネジメントです。社員とのわずか1分間のやり取りで、社員を幸せにし、生産的にするマネジメント手法です。
人こそがすべて：社員を育てることで最高のパフォーマンスを引き出すマネジャーの役割
マネジャーの仕事を本質だけに絞り込んだら、何だと言えるでしょうか？会社の財務管理？新製品の開発？商品の販売？
実は、答えは役職名そのものにあります。マネジャーの主な仕事は、会社の社員をマネジメントすることです。会社の目的は良い財務結果を出すことですが、その数字は完全に社員の努力にかかっています。社員の仕事の質こそが、高品質な製品を生み出し、販売し、そして会社の成功を導く主な原動力なのです。つまり社員は、会社が持つことのできる最も重要な資本であり、マネジャーはその潜在能力を最大限に引き出すことに注力する必要があります。残念ながら、現実はそうなっていないようです。企業は通常、予算の最大70％を給与に費やしているにもかかわらず、社員の研修には1％も投資していないのです。これは根本的な理解不足を示しています。
ほとんどのマネジャーは、社員と財務結果のつながりを理解していないため、大きく分けて2つのタイプに陥る傾向があります。1つ目は、社員の幸福を非常に気にかけるあまり、社員を満足させるために知らず知らずのうちに会社の業績を犠牲にしてしまうマネジャーです。このタイプのマネジャーは、社員に「それは間違っている」と決して言えず、ほとんどすべての仕事を自分で引き受けてしまうでしょう。長い目で見れば、これは悲惨な結果に終わります。2つ目は、より厳しいマネジャーで、会社の業績だけを気にかけ、業績を上げるためなら社員への配慮をすべて無視するタイプです。このタイプのマネジャーは、社員に対して常に「まだ足りない」「改善が必要だ」と言い続け、それが社員のモチベーションを奪ってしまいます。もちろん、本当に目指すべきは、この2つのタイプの中間地点です。社員があなたのために働くことを気持ちよく感じながら、同時に質の高い成果も出してくれる状態です。
では、どうすればそこに到達できるのでしょうか？社員のマネジメントにたった1分をかけるだけでいいのです！その方法と、それが会社の効率を高め、あなたの時間を節約する仕組みについて、読み進めて学んでください。
1分間ゴール：1分で確認できる社員目標の設定方法
1分間で何ができるでしょうか？コップ1杯の水を飲む？誰かに電話して短いボイスメールを残す？でも、それ以上はあまりできないですよね？
実際には、時間の使い方を知っているマネジャーは60秒で多くのことを達成できます。どうやって？1分間ゴールを定義することでです。1分間ゴールとは、社員ごとの具体的な目標で、1枚の紙に収まる測定可能な業績指標としてまとめられたものです。うますぎる話に聞こえますか？仕組みはこうです。あなたと社員は、その社員の目標について合意し、それぞれの目標を非常に簡潔な形、つまり250語以下で書き出します。
こうすることで、目標は常に1分で読めるようになり、あなたと社員の両方がそれぞれのコピーを保管して、簡単に参照できるようになります。例えば、営業スタッフの1分間ゴールを定義したいとします。次の四半期の目標として「売上を5％増やす」と設定することができます。これは簡単にモニタリングできる目標です。なぜこの目標が効果的なのか？それは人を動機づけるからです。
ほとんどの企業では、社員は具体的な責任範囲を持っていないため、自分の業績を測る唯一の方法はマネジャーからのフィードバックです。そしてそのフィードバックは、マネジャーがミスに注目しがちなため、否定的なものになりがちです。しかし1分間ゴールがあれば、社員には目指すべき具体的な目標があり、自分がどれだけうまくやっているかを自分で確認できます。これがモチベーションを高めます。
もちろん、各目標が1枚の紙に収まるとはいえ、何十もの目標を設定したら書類の山に埋もれてしまうでしょう。だからこそ、80対20の目標設定ルールに従う必要があります。社員の仕事の約80％は、目標のわずか20％を達成するためのものです。つまり、その20％の目標、具体的には多くても3〜6個の具体的な達成事項を定義すればいいのです。
1分間称賛：素晴らしい仕事に対してポジティブなフィードバックを与える方法
ほとんどの企業では、マネジャーは社員が何か間違いを犯したときにしか状況に気づかないため、社員は否定的なフィードバックしか受け取れません。これは社員を苛立たせ、モチベーションを奪います。なぜなら、どうせマネジャーを満足させることはできないと感じてしまうからです。これを避けるために、1分間称賛の習慣を身につけるべきです。1分間称賛とは、社員が成し遂げたことに対する満足感を伝えることです。効果的にするには、称賛は具体的で、その行動の直後に行う必要があります。
例えば、次のように言うことができます。「ジョニー、昨日のプレゼンは素晴らしかった。驚くほど細部まで作り込まれていたね。本当に誇らしく思うよ！」状況や社員によっては、背中をポンと叩くような身体的なジェスチャーを添えてもいいでしょう。1分間称賛は、社員が評価され、感謝されていることを示し、あなたが彼らに期待するレベルも伝えます。
これは特に新入社員にとって重要です。だからこそ、マネジャーは入社後最初の数週間に、彼らの仕事の中から称賛に値するものをぜひ見つけるべきです。ただし、事前に社員に対して「仕事ぶりをチェックする」と伝えておくことが重要です。そうすれば「監視されていた」と感じることはありません。では、なぜ1分間称賛がこれほど効果的なのでしょうか？社員は、誰かが自分の仕事を気にかけてくれていることを知り、次はもっと頑張ろうという気持ちになり、やがて素晴らしいパフォーマンスにつながるのです。
1分間叱責：社員を大切にしながら不満を伝える方法
最後に、称賛が1分でできるのと同じように、ミスを叱るのも1分以上かける必要はありません。経験豊富な社員と接するときは、1分間叱責を恐れずに使いましょう。経験豊富な社員はすでに1分間ゴールと1分間称賛を解釈できるので、自分に何が期待されているか、うまくやっているかを理解しています。しかし、彼らがミスをしたり、仕事が遅れたりしたときは、1分間叱責を行ってあなたの不満を伝える必要があります。
1分間称賛と同様に、1分間叱責もミスや問題行動の直後に行い、何が間違っていたのか、そしてマネジャーとしてあなたがどう感じたかを正確に説明する必要があります。ただし、叱責の後に恨みやわだかまりが残ってはいけません。だからこそ、少しの称賛も含める必要があります。社員の行動は許容できないものであったとしても、彼らが依然として大切な存在であることを伝えるためです。例えば、次のように言うことができます。「ジョニー、あの営業トークは雑で説得力がなかった。本当にがっかりしたよ。でも、君は依然として非常に貴重な社員だから、他のプロジェクトではその調子で頑張ってくれ。」
繰り返しになりますが、事前に社員に仕事ぶりをチェックする意向を伝えておけば、わだかまりを避けるのに役立ちます。では、なぜ1分間叱責がこれほど効果的なのでしょうか？社員が、自分のミスが公平に扱われていると感じるからです。第一に、叱責はミスの直後に行われるため、どちらの側にも敵意を募らせる時間がありません。
代わりに、物事は話し合われ、空気はすぐにクリアになります。第二に、1分間叱責に含まれるわずかな称賛が、社員に自分の価値を思い出させ、モチベーションを維持させます。これは、アルコール依存症者への家族の介入に似ています。介入の参加者は、依存症者の人生を台無しにしたことを叱責するだけでなく、その人が人間として愛され、大切にされていることも強調します。
まとめ
本書の核心となるメッセージ：優れたマネジャーは、社員の潜在能力を最大限に引き出すことに注力すべきです。それが会社の業績を向上させる最善の方法だからです。これを効果的に実践するために、マネジャーは3つの時間節約ツールを使うべきです。1分間ゴール、1分間称賛、1分間叱責です。実践的なアドバイス：新入社員のオンボーディング。次に新しい社員を採用するときは、1分間マネジャーのツールを使ってみましょう。
まず1分間の業績目標を定義し、その後、業績を評価するために社員の仕事を観察・レビューすることを説明します。そして仕事をレビューする際には、何か—何でもいいので—正しくできたこと、少なくともおおよそ正しくできたことを見つけて、1分間称賛を与えましょう。それがモチベーションを高め、次はもっと頑張ろうという気持ちにさせてくれます。関連書籍のおすすめ：『7つの習慣』スティーブン・R・コヴィー著 『7つの習慣』は、周囲の世界と特に効果的に関わる人々に共通する習慣を紹介しています。著者は、成功し充実した人生を送る人々は、個人の独立という状態を究極の目標として追い求めるのではなく、誠実さや誠意といった普遍的な原則に内的に自分を合わせていると考えています。
