『How to Be a Productivity Ninja』（2014年）は、旧来の時間管理術や生産性向上のアドバイスを、現代の働き方に合わせてアップデートした一冊です。「より賢く働き、より少なく苦労する」ための実践的なガイドとエクササイズが満載です。
生産性ゲームをレベルアップさせよう。
正直になりましょう。「毎朝30分早く起きる」といった従来の生産性向上のコツは、悪気はないものの、効果はありません。現代では、テンポが速く、非常に要求の厳しい役割を担う人が増えています。そして、ほぼ全員がスマートフォンを持ち歩き、いつでもどこでも仕事の連絡が届いてしまうのです。
毎日何百通ものメールを受け取る状況で、30分早く起きたところで、ほとんど影響はないでしょう。それに、そもそも誰が進んで早起きしたいと思うでしょうか？ もしあなたが従来の生産性ハックを試して失望し、本当に効果的な戦略を探しているなら、あなたは「生産性ニンジャ」になる準備ができています。ここで紹介するのは、現代のビジネス環境に本当に即したアドバイスと、あなたのワークフローを本気で合理化するアイデアです。この要約で学べることは以下の通りです：
- 一見不可能に思える「受信箱ゼロ」を達成する方法
- なぜタイムマネジメントが時間の無駄なのか
- なぜCORDモデルが生産性ニンジャの秘密兵器なのか
あなたは自分自身を「生産性ニンジャ」に鍛え上げることができる。
彼らは、睡眠時間3時間でやりくりし、17のタスクを同時進行し、ナノ秒でメールに返信する方法を教えてくれます。要するに、あなたを生産性のスーパーヒーローに変えると約束しているのです。ここに問題があります。スーパーヒーローは存在しません。
そして、放射能を帯びたクモに偶然噛まれたりしない限り、「超人的」と真に呼べるレベルの生産性を達成することは決してないでしょう。一方で、ニンジャは存在します。日本の武術を習得した者だけではありません。一般的に「ニンジャ」とは、卓越したスキルと集中したマインドセットを持つ人を指します。適切なテクニックを用いることで、誰でもニンジャになれるのです。重要なポイントは：あなたは自分自身を「生産性ニンジャ」に鍛え上げることができる、ということです。 生産性ニンジャはどのような資質を持っているのでしょうか？
まず、ニンジャは冷静さを保ちます。ToDoリストがうずまく中でも、難しい決断や競合する優先事項に取り組むために必要な、落ち着いたマインドセットを養います。どんなタスクも見落とさない仕組みを持っているため、圧倒されることがありません。ニンジャは非情でもあります。最終的な目的に貢献しないタスクや義務は断り、不必要な中断や注意散漫を許しません。
さらに、ニンジャは武器の扱いに精通しています。ただし、ここで話しているのは生産性ニンジャだということを忘れないでください。彼女は刀や手裏剣を持ち歩きません。その代わりに選ぶ武器は、よく研ぎ澄まされたワークフローと時間管理術、つまり、必要に応じて巧みに適用できる組織的ツール一式です。生産性ニンジャが持つもう一つの資質は、型破りであることです。より速く、より良く物事を成し遂げるためなら、リスクを取ったり、現状に挑んだりすることを恐れません。彼女は官僚主義を斬り捨て、ToDoから完了までの最短ルートを進みます。
ニンジャは敏捷性も兼ね備えています。仕事量を効率的に処理し、タスク間をいつ移動すべきかを知るプロです。チャンスに応えたり、脅威を排除したりするためには、いつでもすべてを放り出す準備ができています。最後に、これらすべての素晴らしい資質にもかかわらず、ニンジャに一つだけないもの、それは「完璧」です。時には締め切りに遅れたり、タスクを忘れたり、ToDoリストに取り組む代わりに午前中をインスタグラムのスクロールに費やしたりもします。
それでいいのです。彼女が目指しているのは完璧ではなく、一貫性だからです。あなたの中に眠る生産性ニンジャを解き放つ準備はできましたか？ 生産性とはタイムマネジメントのことである、というのが一般的な考え方です。
あなたの注意力は貴重な通貨だ。慎重に使おう。
しかし、ニンジャは決して一般的ではありません。生産性ニンジャは、超高度な生産性の鍵はタイムマネジメントではなく、アテンションマネジメント（注意力管理）だと知っています。毎日15分早く起きる、ランチ休憩中に会議を入れる、トレッドミルで走りながら仕事の電話を取るなど、あらゆる時間管理術に従うことはできます。しかし、そうしてなんとか捻出した余分なタスクに高い注意力を向けられなければ、その時間管理はすべて無駄になってしまいます。
重要なポイントは：あなたの注意力は貴重な通貨だ。慎重に使おう。 人は一日の中で、一般的に三つの注意力レベルを行き来します。一つ目は、頭が冴えて集中し、ゾーンに入っているプロアクティブ（積極的）な注意力。二つ目はアクティブ（活動的）な注意力で、良いリズムで仕事をしているが、注意力が低下し、気が散りやすい状態です。最後はインアクティブ（非活動的）な注意力。デスクに座っているかもしれませんが、正直なところ、昼寝をしていたいと思っている状態です。プロアクティブな注意力の時間帯は、ピークの生産性を達成するのに最適ですが、誰も四六時中それを維持することはできません。
しかし、生産性ニンジャは、貴重なプロアクティブな注意力を決して無駄にしないようにできます。つまり、注意力が最も鋭い時に無意味な会議には決して出席しません。逆に、注意力が低下している時に、重要な顧客との交渉を予定したりしません。これをどのように実現するのでしょうか？ まず、自分の注意力サイクルを把握します。数日間、自分の注意力レベルをマッピングし、最高のパフォーマンスを発揮できる時間帯と、調子が落ちる時間帯を記録します。
おそらく、朝一番にプロアクティブな注意力を発揮し、昼食直後にインアクティブな注意力になることに気づくでしょう。そして、自分のリズムに合うようにスケジュールを調整します。クリティカルな思考や重要な決断は午前中に行います。メールの削除といった頭を使わないタスクは、昼食後のために取っておきます。もちろん、生産性ニンジャは、自分の注意力の時間帯を管理するだけでは簡単ではないことを知っています。外部からの妨害に対しても警戒しなければなりません。そこで彼はステルスモードで活動します。
不必要なタスクにはノーと言い、自分が利害関係者でない会議への招待は断ります。ゾーンに入っている時は、メール通知をオフにし、携帯電話はマナーモードにします。時にはヘッドホンをつけて、同僚に邪魔されたくないという合図を送ることもあります。一日の中で余分な時間を見つける必要はありません。注意力を守れば、生産性は自然と流れ出すのです。
受信箱ゼロを達成し、維持することは本当に可能だ。
映画で、ニンジャが四方八方から数十人の襲撃者に囲まれ、最終的に敵を倒すまでに、印象的なキックや跳躍、剣さばきを披露しなければならないシーンを見たことがありますか？ 現代の職場では、あなたの生産性を攻撃しようとする何千もの敵に毎日直面しています。それがメールです。しかし、少しのニンジャのノウハウがあれば、汗をかかずにそれらすべてを倒すことができます。どうすればそれが可能でしょうか？
二つの言葉をマントラにすることです：「受信箱ゼロ」重要なポイントは：受信箱ゼロを達成し、維持することは本当に可能だ。 未返信のメールに取り憑かれているようでは、プロアクティブな注意力の時間帯を最大限に活用できません。だからこそ、メールを管理下に置く必要があるのです。まず、メールを「チェックする」のをやめ、代わりに「処理する」ことを始めましょう。
これは、受信箱をToDoリストやファイリングキャビネットとしてではなく、メールの「着陸場所」として使うということです。メールを受信箱から素早く出し、指定された一時保管場所へ移動させるのです。メールを効率的に処理するには、「3つのD」を覚えておいてください。もし2分以内で対処（deal）できるか、削除（delete）できるか、委任（delegate）できるなら、すぐに実行するのです！ 2分以上かかるメールは、他の三つのフォルダのいずれかに振り分けるべきです。一つ目のアクションフォルダは、2分以上かかる対応が必要なメール用です。次に、リードフォルダは、時間がある時にもっと注意深く読みたいメール用です。
そして最後に、ウェイティングフォルダは、他の誰かの対応が必要なメール用です。アクション、リード、ウェイティングのフォルダを作成したら、サブフォルダを作成したいという誘惑に駆られないようにしましょう。すべてのメールに対してたった3つのフォルダしかないと、整理整頓されていないと感じるかもしれません。しかし、メールを丸めた紙切れだと想像してみてください。それを適切な入れ物、つまり、失くならず、かつ確実に処理される場所に投げ入れたいのです。大きなバケツが3つあれば、そこに入れるのは簡単ではないですか？
それとも、何十個もの小さなカップの方が入れやすいでしょうか？ 受信箱ゼロは本当に簡単です。メールをチェックするのではなく処理し、それを超シンプルなファイリングシステムに流し込むのです。メールを一括処理し（例えば1日3回）、各セッションの終わりに受信箱ゼロを達成することで、この魔法の数字を維持しましょう。映画のアクションシーンほど印象的には見えないかもしれませんが、マウスを数回素早くクリックするだけで何百ものメールを倒せば、自分が無敵になったように感じられるはずです。物事を成し遂げるためには、何をやるべきかを知る必要があります。
未処理のタスクを捕獲し、一箇所に集めよ。
これはとてもシンプルに聞こえますが、タスクをまとめることに関しては、多くの人が間違ったやり方をしています。彼らは、やるべきことをリストアップし始めますが、それをどうやって実行するか戦略を練っているうちに気が散ってしまいます。あるいはさらに悪いことに、圧倒されてリストを完全に放棄してしまいます。中途半端なToDoリストとは、CORDモデルで戦いましょう。これは、現代生活の現実に適応したToDoリスト作成アプローチです。
最初のステップである捕獲と収集（Capture and Collect）により、ToDoリストが未処理のタスクを正確に反映したものになります。重要なポイントは：未処理のタスクを捕獲し、一箇所に集めよ。 タスクを分析せずに捕獲する習慣をつけましょう。スマートフォンにタスクを書き留めるか、あるいは昔ながらのノートを使うことで実行します。そして、タスクだけに留めないでください。シャワー中に思い浮かんだ素晴らしいアイデアも捕獲できます。ただ、書き留める前に体を拭くのを忘れずに。
また、「生命保険に入った方がいいかも」といった繰り返し浮かぶ考えであるナグ（nag）も捕獲しましょう。これらを捕獲しても、すぐに対処する義務は生じませんが、最終的に完了させる助けになります。タスクを捕獲したら、次はそれらを収集する必要があります。ここで、始めるためのエクササイズを紹介します。トレイ、ペン、そして何枚かの紙片が必要です。スマートフォンやノートにある捕獲システムに戻りましょう。
次に、捕獲した各タスクをリストから紙片に移します。終わる頃には、紙片の山ができているでしょう。しかし、まだ終わりではありません！ 主要な収集ポイントを一掃しましょう。それは、メールの受信箱、物理的な郵便受け、オフィスの未処理トレイなど、タスクが溜まりがちな場所です。見つけた各タスクを、それぞれ別の紙片に書きます。ここでも、タスクを分析するのではなく、単に捕獲しているだけだということを忘れないでください。
最後に、自分のスペースを歩き回り、他の未処理タスクの物理的な証拠を探します。それは付箋、請求書、手紙、あるいはクーポンかもしれません。それらをトレイに追加しましょう！ この時点で、あなたは小さな紙の山を目の前にしているはずです。
それを見てストレスを感じるかもしれません。結局のところ、それはあなたがやるべきことすべてを物理的に思い出させるものです。しかし、トレイを散らかすことで、実際には自分の頭の中を整理整頓しているのです。これでCORDモデルの「捕獲と収集」フェーズは終了し、未処理タスクの大きな山が残りました。
ToDoリストをハックして、生産性を高めよう。
しかし、間違えないでください。目の前にあるToDoの山は、まだToDoリストではありません。少なくとも、まだです！ しかし、CORDモデルの次のフェーズである整理（Organizing）に取り組めば、それはToDoリストになります。シンプルなToDoリストは、最も人気のある生産性ツールの一つです。
「プレゼン準備」から「牛乳を買う」まで多岐にわたるタスクの番号付きリストという最も一般的な形式では、それは効果的とはほど遠いものです。しかし、生産性ニンジャの手にかかれば、ToDoリストは無意味な紙切れから強力な武器へと変わります。重要なポイントは：ToDoリストをハックして、生産性を高めよう。 多くの人がToDoリストで犯す間違いは、「捕獲と収集」の段階でそれを放棄してしまうことです。先ほど収集した大きな紙の山にあるToDoを完了に変えたいなら、それらを整理する必要があります。まず、タスクを二つのカテゴリーに分類します：プロジェクト と マスターアクションです。
プロジェクトは、最も手間のかかるタスクです。実際のところ、それらはもはや単一のタスクではありません。「インターネットプロバイダーを変更する」というタスクを楽観的にリストアップしたとしましょう。これには、古いプロバイダーを解約し、新しいプロバイダーを調査し、契約を交渉することが含まれます。これは一つのToDoではなく、いくつかのタスクなので、プロジェクトに分類します。これらの大きな全体像のプロジェクトを書き留め、頻繁に参照することで、それらを完了させるという目標を見失わずに済みます。
次に、プロジェクトをアクションアイテムに分解します。このプロジェクト関連のアクションリストは、マスターアクションリストの一部を形成します。「運転免許証を更新する」や「火曜日の会議室を予約する」といったプロジェクトに関連しないタスクもここに含まれます。基本的に、実行可能なものであれば、マスターアクションリストに載ります。アクションアイテムを書くときは、可能な限り具体的にします。つまり、動詞と詳細を使って、タスクの明確なイメージを描くのです。「火曜日までにインターネットの契約を解除する」は、「インターネット」のような曖昧なアクションアイテムよりもはるかに有用です。
アクションアイテムをプロジェクトごとに整理したくなるかもしれません。しかし、本当のニンジャハックとして、場所ごとに整理してみてはいかがでしょうか？ タスクを「オフィス」「自宅」「外出先」などのカテゴリーにグループ化します。例えば、そうすれば、机に座った時にオフィス関連のタスクを一気に片付けることができ、どのプロジェクトに取り組むかで時間を無駄にする必要がなくなります。
さらに、これらの場所の中にサブカテゴリーを作成することもできます。例えば、「メール」と「オンラインバンキング」を「オフィス」カテゴリーの下に置き、「電話」を「外出先」のサブカテゴリーにすることができます。ToDoリストを武器化できたら、いかに簡単にタスクからタスクへと流れ、ToDoをチェックし、大きなプロジェクトを完了できるかに驚くでしょう。次にどのタスクに取り組むかで悩まないことで節約された精神的エネルギーはすべて、CORDモデルの第三フェーズであるレビュー（Review）で有効に活用できます。重要なポイントは：何をするかを考えることは、それをすることと同じくらい重要だ。
何をするかを考えることは、それをすることと同じくらい重要だ。
たとえそれが効率的であっても、考えなしに働くことと生産的であることを混同してはいけません。結局のところ、あなたはロボットではなく、ニンジャなのです！ そして、ToDoリストとワークフローを容赦なくレビューすることは、エリートレベルの生産性を達成するのに役立ちます。このレビューはどのように機能するのでしょうか？
さあ、あなたの生産性の武器庫に、さらに二つのリストを追加する準備をしましょう：週次チェックリスト と 日次チェックリストです。週次チェックリストは、タスク、目標、パフォーマンスを徹底的にレビューするものです。週に約2時間、このために時間を確保する必要があります。まずは「捕獲と収集」のラウンドから始め、すべてのタスクを記録します。最初に、ミクロレベルで捕獲します。その週に行ったすべての捕獲を収集し、受信箱などの収集ポイントを一掃して、さらなるタスクがないか確認します。
次に、マクロレベルで捕獲します。プロジェクトや目標といった全体像の項目を見ます。ここで新しいアクションアイテムを生成する必要がありますか？ これで、来週の仕事について考えることができます。どの新しいアクションを優先する必要がありますか？ 何をアジェンダから外せますか？ 最後に、ToDoリストを洗練させるために、いくつかの重要な質問をします。
数回の週次チェックリストの後には、自分自身に合った質問を調整できるようになるはずですが、始めるための例をいくつか挙げます：ここに、不明確なタスクや再定義が必要なタスクはありますか？ より達成可能なタスクに分解できるアクションはありますか？ 自分が実行を抵抗していることはありますか？ もしそうなら、なぜですか？ 日次レビューはよりシンプルですが、同じくらい重要です。ToDoリストに飛び込む前に、その日のアジェンダと迫っている締め切りについてカレンダーを確認します。
次に、ビッグロック（大きな石）、つまり、精神的な負荷が大きいタスクを特定します。最後に、今日取り組むものを決定し、それらのためにプロアクティブな注意力の時間を割り当てます。簡単に言うと、ToDoリストを把握し続ける鍵は、そう、より多くのリストなのです。しかし、より多くのリストがより多くの仕事を意味するわけではありません。
週次および日次チェックリストに取り組む時間は、実際の仕事に勢いとフロー感覚を持って取り組むことを可能にします。ついに、CORDモデルの最終段階に到達しました。あなたは照合し、整理し、レビューしました。次は何でしょう？
物事を成し遂げる最善の方法は、それらを実行することだ。
ニンジャレベルの生産性の秘密を解き放つ、謎めいた最終ステップとは何でしょうか？ その秘密とは…
秘密などない、ということです。何をする必要があるかを確立し、それをどう実行するかを整理し、実行へのアプローチを洗練させたら、あとはただ、それを実行するだけです！ だからこそ、CORDモデルの最後の構成要素は実行（Do）段階なのです。重要なポイントは：物事を成し遂げる最善の方法は、それらを実行することだ。 もちろん、「物事を実行する」ことと、「ニンジャ流で実行する」ことは別物です。ここでは、生産性ニンジャがどのようにToDoに取り組むかを紹介します。
生産性を超加速させるために、ニンジャは仕事をしながら自分自身と向き合い、ToDoを自分の注意力レベルに合わせます。集中していると感じますか？ データ入力ではなく、深い思考をする時間です。大きな企画書に取り組んでいる時にエネルギーが低下していませんか？ インアクティブな注意力モードにあることを認識し、代わりに事務処理に切り替えます。敏捷性を養うことはニンジャにとって重要です。
彼は、自分の一日が午前9時の時点であるように見えても、正午までには全く異なっている可能性があることを知っています。あるタスクから別のタスクへ方向転換する必要がある場合、彼は単にマスターアクションリストを参照してスピードに乗ります。ニンジャが何より嫌うことがあるとすれば、それは準備モードに時間をかけすぎることです。彼はタスクの準備に時間的コストがかかることを認識しています。
例えば、オンラインバンキングやメールは、ログインしてウェブページを読み込むという準備が必要です。レポート作成には、草案を読み通し、主要な概念を再確認するという準備が必要です。だからこそ、ニンジャは一度タスクの準備をしたら、できるだけ長くそれに取り組みます。あるタスクから別のタスクへ切り替えると、準備時間に深刻なコストが発生する可能性があります。単一のタスク、または同じ準備で済むタスクに取り組むことは、真の生産性向上につながります。退屈はニンジャの敵です。
退屈すると、先延ばしに陥りやすくなります。だからこそ、彼は物事を面白く保つように注意します。オフィスで数日過ごした後は、自宅で仕事をします。月曜日に一人でプレゼンテーションに取り組んだら、火曜日は共同作業を優先します。要するに、できるだけ集中力を維持するために、物事をうまく組み合わせるのです。ですから、注意力を管理し、柔軟性を保ち、準備コストを最小限に抑え、退屈から身を守りましょう。そうすれば、物事をただ成し遂げるだけでなく、うまく成し遂げることができるでしょう！
スマートな戦略で生産性を高めよう。
最後に、あなたの武器庫に持つことができる、最も効果的な生産性テクニックをいくつかまとめましょう。マルチタスク、つまり、多くの異なるタスクを同時に処理することについて聞いたことがあるでしょう。いわゆるマルチタスク実行者は、これを誇りの印として見せびらかしがちですが、そうすべきではありません。確かに、選択すれば多くのタスクを同時に管理することは可能です。
しかし、もしタスクを効率的に、摩擦なく完了させたいなら、最初から最後までそのタスクに全注意を向ける方がはるかに優れています。ですから、マルチタスクの代わりに、モノタスク（シングルタスク）を試してください。言い換えれば、一度に一つのタスクを行い、それをうまくやり遂げ、終わったら次に進むのです。そうすれば、はるかに多くのことを成し遂げられることに気づくでしょう。重要なポイントは：スマートな戦略で生産性を高めよう。 モノタスクだけが使うべきテクニックではありません。
すべての生産性ニンジャが知っているように、アテンションマネジメントはタイムマネジメントよりはるかに重要です。しかし、注意力レベルを本当に高めることができるタイムマネジメントテクニックが一つあります。それはポモドーロ・テクニックと呼ばれ、その前提は実にシンプルです。長時間よりも、短い時間集中する方がプロアクティブな注意力を維持しやすいのです。そして、計画的に短い休憩を取ることで、集中力のレベルはさらに高まります。ポモドーロ・テクニックを使うには、タイマーを25分に設定します。これが1「ポモドーロ」です。ポモドーロの終わりには、次の25分の仕事に取り組む前に5分間の休憩を取ります。
各ポモドーロの終わりにSNSをスクロールするための5分間があるとわかっていれば、集中力を鋭く保ち、先延ばしを防ぐのは簡単です。すべての生産性ニンジャがツールキットに持つべき最後のテクニックは、パワーアワーです。この技は、ずっと恐れていたタスクに取り組むのに特に役立ちます。もしかしたら、今年の税金の申告を始めるのが不安なのかもしれません。あるいは、業績評価を書くのが大嫌いなのかもしれません。それが何であれ、先延ばしにすればするほど、ますます恐ろしくなります。
ですから、正面からそれに立ち向かいましょう。ただし、たった1時間だけです。パワーアワーをカレンダーにスケジュールするのです。たとえ積極的に嫌っているタスクであっても、1時間は何かに費やすのにそれほど長い時間ではありません。そして、1時間の終わりには、おそらく十分な進歩があり、頭痛の種だったタスクは、それほど困難なものには思えなくなっているでしょう。
最終的なまとめ
この要約の重要なポイントは：生産性とは、習得可能なスキルである。 そして、適切なテクニックとマインドセットがあれば、エリート生産性というニンジャレベルに到達できる。 機敏さ、マインドフルネス、整理整頓を維持することで、最も困難なToDoリストでさえも迅速に処理できる。 そして、さらに実践的なアドバイスを：必要以上の時間を自分に与えないこと。
パーキンソンの法則を聞いたことがありますか？ 仕事は、完了までに与えられた時間いっぱいに膨らむという法則です。レポートを書くのに2週間かけるにせよ、2日かけるにせよ、おそらく締め切り間際まで最後の仕上げをしているでしょう。ですから、特定のタスクに割り当てる時間には容赦なくなりましょう。本当に真剣に取り組めば1時間で終わる経費精算に、5時間も割り当てる意味はありません。
