『トーク・リーン』は、率直かつ丁寧に自分の考えを表現する方法を教えてくれます。目標達成につながる生産的な会話をするための、効果的で実践しやすいヒントが紹介されています。
この本から得られること：会議から欲しい結果を手に入れる方法
私たちは実に多くの会議をしています。それなのに、なぜその多くが時間のムダだと感じられるのでしょうか。チームミーティングでも、上司・同僚・部下との1対1の対話でも、あるいは好きな人に何を話せばいいのかわからないときの会話でも、私たちは「言いたいことを言う」ことに苦労しています。そこで役立つのが、本書で紹介する「リーンな話し方」です。
リーンに話すとは、明確で率直、要点を押さえた話を、丁寧で穏やか、礼儀正しい態度で伝えることです。それが、みんなの時間をムダにせず、会議から最大限の成果を得る最善の方法なのです。本書では、次のようなことを学びます：
- 「あなた（You）」ではなく「私（I）」で文を始めるべきタイミング
- なぜ修辞的な質問が会議を台無しにするのか
- 自分の言いたいことを確実に相手に伝える方法
すべての会議の冒頭で、心にあることを丁寧かつ率直に伝える
本心を伝えるのが怖くて、会議が非生産的になってしまった経験は何度あるでしょうか。でも、会議の最初の1分から自分の意図を宣言することで、それを変えることができます。目的を早い段階で明確にすることが重要です。曖昧な時間が長引くほど、相手は「何か隠しているのでは」と不安や疑念を抱き始めるからです。目的は、乱暴や失礼にならずに、率直で直接的な言葉で伝えましょう。
そうすることで、その後の会話全体に、丁寧で礼儀正しい先例を作ることができます。たとえば、有能だが常習的に遅刻する部下を持つマネージャーを想像してみましょう。彼女は毎回、時間通りに来るよう注意していますが、語調が攻撃的なため、部下は「上司が失礼だった」という記憶だけを残して、本来の指摘内容を忘れてしまいます。言ってはいけない例：「いったいなぜ毎日毎日そんなに遅れて来るの？」より良い例：「ジョン、今後は遅刻をしないようにするために、私にできることは何かある？」後者の言い方なら、ジョンは自分の行動を振り返り、改善策を提案せざるを得なくなり、良い結果につながりやすくなります。
会議を同じような流れにしたいなら、準備が重要です。まず相手から何を得たいのかを考え、そこから逆算して、それを達成するための最善の方法を見つけましょう。そうすれば、相手から望ましい反応を引き出せるように会話をリードできるようになります。つまり、「会議の終わりにどうなっていてほしいか」を自問し、その答えをもとに冒頭の発言を組み立てるのです。そうすることで、自分の考えを正確に伝え、最初から相手がこちらのメッセージを理解している状態を作り出せます。
生産的な会議のために、オープンな環境を作り、注意深く耳を傾ける
会議の切り出し方を理解したところで、次にどう進めるかを見ていきましょう。私たちはしばしば、言い出す勇気のない考えや感情を抱えたまま会議に臨みます。心にあることを言葉にできないまま、失敗をしたり、ジェスチャーや表情、ボディランゲージを通じて無意識に言わないはずの考えを伝えてしまったりします。あるいは、相手を萎縮させて、自分の見解を共有できないようにしてしまうこともあります。
皮肉や修辞的な質問は、往々にして自分が優位に立っているという印象を与え、相手の貢献意欲をそいでしまいます。あらゆる会議や会話で最善のアプローチは、自分の視点から話すことです。そのためには、文を「あなた（You）」ではなく、一人称の「私（I）」で始めましょう。たとえば「あなたは間違っている」ではなく「私はあなたに同意できません」と言うのです。自分自身と相手に注意深く耳を傾けることも有効です。単に耳で聞くだけではなく、相手が使う言葉に注意を払い、直感に導いてもらいましょう。
これは口で言うほど簡単ではありません。というのも、ほとんどの人は感情的なインパクトのある情報を最もよく覚える傾向があるからです。 相手の言葉を要約したり自分の言葉に置き換えたりせず、相手が言った正確な言葉やフレーズをメモしましょう。 相手の言葉をメモしておけば、後で会議の正確な記録を作れるだけでなく、その場で適切に応答することもできます。 そして、相手の言ったことが十分に理解できないと気づいたら、ただ質問すればいいのです！
もちろん、先に述べたように、自分自身の声に耳を傾けることも重要です。同僚の言葉を書き留めながら、自分がどう感じているかを自問してみましょう。自分の中に疑問やモヤモヤを感じたら、それを口に出して話し合うことができます。ここまで学んだように、注意深く聞くことは生産的な会議の重要な要素なのです。
適切に応答する
しかし、それだけではありません。会話をより高いレベルに引き上げるには、相手の言葉に適切に応答することが不可欠です。そもそも、自分の応答によって議論がストップしてしまってはいけません。「最悪だね！」といった否定的な返しをすると、こうしたことがよく起こります。そのような応答は、相手が自分の考えを広げたり、さらに交渉したりする余地をほとんど残しません。
本質的に必要なのは、相手に安心感を与えることと、自分のニーズを明確にすることのバランスを見つけることです。そのためには、文の構造に注意を払うと効果的です。たとえば、相手の言ったことが理解できない場合は、過去形と代名詞「あなた（you）」を使うのが良いでしょう。「今言ったことはどういう意味ですか？」「今日私と会うことに同意した理由は何ですか？」一方、ある程度の強さを伝えたい場合は、「必要です」「好きです」「欲しいです」のようなフレーズを使って、現在形と「私（I / me）」で意見を述べましょう。また、問題解決をしているのであれば、相手が良い解決策を持っている可能性が高いでしょう。
あなたの言葉は、相手が立場を示したり、提案をしたり、行き詰まった状況を打開したりするための「招待状」であるべきです。どちらの場合も、会議を前進させるために上品に行うことができます。その線で言えば、一緒に解決策を見つけたいのであれば、未来形と「私たち（we / us）」を使うのが最善です。たとえば「これから私たちはどうすればいいでしょうか？」「もし私が〇〇をしたら、あなたは△△のために何をしてくれますか？」最終的には、言葉を慎重に選び、適切に応答しさえすれば、目の前の問題や課題を解決できるようになります。
ボディランゲージに賢く対処し、会議の締めに品質チェックを行う
あなたが冒頭の挨拶をしている間、相手がずっと天井を見つめていた理由が気になりませんか？私たちは皆、人間の仕草を解釈しようと最善を尽くしますが、何年研究しても練習しても、ボディランゲージには確固たる科学はありません。つまり、他人の考えをボディランゲージだけで正しく推測することは決してできないのです。だからこそ、ただ質問してみましょう！
周りで起きていることに対してオープンで好奇心を持てば、会議の参加者からより多くの尊敬と信頼を得られるはずです。その明快さが生産性を高めます。同様に、他人もこちらのボディランゲージを読み取っています。どんなに隠そうとしても、ジェスチャーや表情は本心を表してしまいます。だからこそ、本当に信じている考えを表現するとき、メッセージは他者に多大なインパクトを与えるのです。一方、自分の考えと一致しないジェスチャーで本心を隠そうとすると、確信のなさを露呈することになります。
それはメッセージを不明瞭にし、他者に疑念を抱かせます。ここまで見てきたように、非言語コミュニケーションは物事を混乱させがちです。だからこそ、会議の終わりに品質チェックを行い、話し合われた考えや解決策の効果を確認することが有益なのです。自分のアイデアが完全に理解されたか、全員が会議の進め方に満足しているかを確認しましょう。品質チェックの実施は簡単です。
次のシンプルな質問をしてみましょう：
- 私がここで話した内容についてどう思いますか？
- 今日の会議についてどう思いましたか？
- より個人的な話し合いでは、「私のことをどう思いますか？」と聞いてもよいでしょう。
最終的なまとめ
本書の重要なメッセージ：生産的な会議は、会議から何を得たいのかを率直に述べる勇気から生まれます。相手の話にも注意深く耳を傾け、否定的な応答は避けましょう。それはさらなる議論を妨げるだけだからです。自分のボディランゲージがどんなシグナルを送っているかにも注意を払いましょう。すぐに実践できるアドバイス：会議の目標を明確にしましょう。
次に会議の予定があるときは、数分かけて、出席者と一緒に何を達成したいのかを正確に考えてみましょう。そして、その目標を建設的に表現する方法を見つけ、会議の最初にそれを伝えましょう。
さらに読みたい方へ：『クルーシャル・カンバセーションズ』ケリー・パターソン、ジョセフ・グレニー、ロン・マクミラン、アル・スウィッツラー著。理性的な会話がすぐに手に負えなくなる状況は誰にでもあります。本書はその根本原因を探り、そうした会話を前向きで解決志向のものに変えるテクニックを教えてくれます。ハイリスクな会話が怒鳴り合いに発展するのを防ぎながら。
